第 20 章 追蹤修訂與註解 著作權所有 © 旗標出版股份有限公司
本章提要 啟動追蹤修訂功能 使用註解 檢閱修訂記錄與註解 同意／拒絕修訂以及刪除註解 列印修訂記錄與註解 以電子郵件傳送文件
啟動追蹤修訂功能 如果文件需要多個人傳閱修改, 那使用 Word 提供的追蹤修訂功能, 是最省時省力而有效率的方法。追蹤修訂功能可以記下每個人對文件所做的修改, 並讓您清楚看見文件修改之處, 而您可以接受或是拒絕他人所做的修訂。從此, 您可以揮別以往文件經過多個人塗塗改改之後, 面目全非不知從何整理起的惡夢了。
啟動追蹤修訂功能
啟動追蹤修訂 如果修改一份文件時, 要文件能夠記下您所做的修訂, 一定要啟動追蹤修訂功能才行！請開啟範例檔案 Ch20-01, 這是一份廣告文案, 正要給經理做最後的修訂, 請您就當那位經理來修改文件吧！ 1. 請先切換至整頁模式, 然後執行『工具/追蹤修訂』命令, 啟動追蹤修訂功能：
啟動追蹤修訂
啟動追蹤修訂 2. 接著開始修改文件。請將插入點移到 "定價：" 之後：
啟動追蹤修訂 3. 請輸入 "490" 您會發現輸入的文字色彩與段落原來的色彩不同：
啟動追蹤修訂 4. 再將 "局彩印刷" 的 "局" 刪除, 改成 "全"：
關閉追蹤修訂 再執行一次『工具/追蹤修訂』命令, 可以將追蹤修訂功能關閉, 而關閉追蹤修訂之後對文件所做的修改, 就不會記錄下來。 如果你是文件的檢閱人, 並不是文件的原始作者, 最好在啟動追蹤修訂的狀態下修改文件, 才不會竄改了文件, 造成別人的不便。所幸 Word 提供了一項「保護文件」的功能, 可以預防上述的意外發生, 這部分我們將於 21-2 節做介紹。
其他啟動／關閉追蹤修訂的方法
使用註解 如果您並不想修改文件, 而只是想要對文件提出些意見, 那麼使用 Word 的註解功能就可以讓您在文件中放入一些意見文字, 而不會影響到文件原來的版面, 所以與 13 章介紹的註腳是不同的, 可別搞混了。
使用註解
插入註解 請開啟範例檔案 Ch20-02, 現在就請您扮演老闆來審閱廣告文案的內容, 並提出一些意見： 1. 選定文件中第 2 頁的 "提供精心設計的網頁製作素材"字串：
插入註解 2. 執行『插入/註解』命令, 立即出現註解方塊, 請在註解方塊中輸入 "往後請仿照此書, 須提供網頁製作素材" ：
回應別人的意見 如果您想對別人所做的註解, 提出您的意見回應, 其方法如下： 1. 延續前面的範例, 請按一下文件中如下圖的註解, 老闆要對這個意見提出回應。
回應別人的意見 2. 執行『插入/註解』命令, 或按下檢閱工具列的插入註解鈕 , 也可以插入註解。這時在註解下方會出現另一個註解方塊, 請輸入 "這倒是不會, 反而可以讓讀者了解魔法書系列書籍的特色"：
修改註解 如果要修改註解內容, 只需將插入點移到註解方塊內, 就可以修改註解內容。若文件中看不到註解, 請執行『檢視/標記』命令, 就可將其顯示出來。
檢閱修訂記錄與註解 想要瀏覽文件中使用追蹤修訂功能所做的修訂記錄, 以及加入文件中的註解, 可以執行檢視功能表中的『標記』命令, 以及運用檢閱工具列, 就可既輕鬆又有效率地檢閱文件。
顯示修訂記錄和註解 若不確定文件中是否包含追蹤修訂的修訂記錄和註解, 只要執行『檢視/標記』命令, 就可將修訂記錄和註解通通顯示出來。請開啟範例檔案 Ch20-03 來做個練習：
顯示修訂記錄和註解
顯示修訂記錄和註解
查看修訂記錄和註解的 檢閱者資料 將指標移到修訂記錄和註解方塊中的內容上, 或是指在文件中的插入內容上, 都會出現說明方框顯示檢閱者的名字、日期時間資料, 以及註明修訂的形式為插入、刪除、或是格式化, 而若是註解就會註明已註解。
查看修訂記錄和註解的 檢閱者資料
查看修訂記錄和註解的 檢閱者資料
更改檢閱者名字 請執行『工具/選項』命令, 並切換至使用者資訊頁次, 檢閱者的名字就是來自這裡的設定。如果更改這裡的資料, 將會影響所有 Office 軟體的使用者資訊設定。
依序檢閱修訂記錄和註解 運用檢閱工具列的上一個鈕與下一個鈕, 可以幫您將修訂記錄和註解, 依照前後順序一個個找出來。我們繼續用範例檔案 Ch20-03 來試試檢閱的操作方式：
依序檢閱修訂記錄和註解
依序檢閱修訂記錄和註解
依序檢閱修訂記錄和註解
檢閱窗格 按下檢閱工具列的檢閱窗格鈕, 會在文件下方開啟檢閱窗格, 即可在裡頭看見條列式的修訂記錄與註解內容。如果文件中有插入與刪除圖片與文字方塊的修訂記錄, 在文件內與一旁的註解方塊中是無法顯示這些修訂內容, 必須開啟檢閱窗格才能看見這些修訂記錄：
檢閱窗格
篩選顯示修訂記錄和註解 如果文件中的修訂記錄和註解很多, 讓工作區的內容紛亂不易檢閱, 此時您可以篩選檢閱的內容, 讓您更便於檢閱。 請拉下檢閱工具列的顯示功能表, 您可以選擇顯示或不顯示註解、插入與刪除的修訂記錄、以及格式化的修訂記錄, 另外還可以指定顯示某個檢閱者所做的修改與意見。我們繼續使用範例檔案 Ch20-03 來練習如下的操作：
篩選顯示修訂記錄和註解
篩選顯示修訂記錄和註解
篩選顯示修訂記錄和註解
篩選顯示修訂記錄和註解
篩選顯示修訂記錄和註解
切換顯示原稿與完稿狀態 如果您想要看看文件未修改之前的原稿內容, 或是修改之後的的完稿狀態, 可以從檢閱工具列的顯示供檢閱列示窗中切換。
切換顯示原稿與完稿狀態
切換顯示原稿與完稿狀態
切換顯示原稿與完稿狀態
切換顯示原稿與完稿狀態
追蹤修訂的相關設定
同意／拒絕修訂以及刪除註解 文件經過其他人的修改與審閱之後, 回到原作者的手上要進行的工作, 就是同意或是拒絕別人的修改, 以及將看過的意見刪除。一旦同意或拒絕了修訂, 或將註解刪除之後, 文件中就不再留下這些記錄了。
一次處理所有修訂和註解 按下檢閱工具列的接受變更鈕旁的向下箭頭, 選取接受文件中的所有變更, 可以一次接受所有的修改。若是按拒絕變更／刪除註解鈕旁的向下箭頭, 選取拒絕文件中的所有變更, 可以一次拒絕所有的修改；而選取刪除文件中的所有註解, 則可以一次刪除所有的註解：
一次處理所有修訂和註解
一次處理所有修訂和註解
個別處理修訂和註解 透過檢閱工具列的上一個鈕和下一個鈕可依序檢閱每一個修訂和註解, 同意按接受變更鈕, 不同意或刪除註解按拒絕變更／刪除註解鈕 。
處理某檢閱者的修訂和註解 若要針對某個檢閱者所做的修訂記錄和註解, 請先利用檢閱工具列的顯示功能表, 顯示出該檢閱者的修訂和註解, 且隱藏其他人的修訂和註解, 再按檢閱工具列的接受變更鈕, 選取接受所有顯示的變更, 一次接受該檢閱者所有的修改。 若是按拒絕變更／刪除註解鈕選取拒絕所有顯示的變更, 可以一次拒絕該檢閱者所有的修改；選取刪除所有顯示的註解, 則可以一次刪除該檢閱者所有的註解。
處理某檢閱者的修訂和註解
列印修訂記錄與註解 Word 預設是不會列印修訂記錄和註解的, 若要列印修訂記錄和註解, 請先將想要列印的修訂記錄和註解顯示出來, 再執行『檔案/列印』命令, 開啟列印交談窗做如下設定：
列印修訂記錄與註解 只列印文件中的修訂記錄和註解：
列印修訂記錄與註解
列印修訂記錄與註解 列印包含修訂記錄和註解的文件：
列印修訂記錄與註解
以電子郵件傳送文件 使用電子郵件作為文件流通傳遞的方式, 已經非常普遍了, Word 當然也提供了傳送電子郵件的功能, 可以將 Word 文件直接當作電子郵件本文, 或是當作附件傳送出去。而且還配合追蹤修訂功能, 提供了電子郵件檢閱功能, 讓我們藉由電子郵件快速傳送的特性, 可以更有效率的進行文件審閱修改的工作, 以下我們立刻就來了解。
當作郵件本文傳送 如果要將 Word 文件當做電子郵件本文來傳送, 請如下操作： 1. 開啟要當做電子郵件本文的文件, 然後執行『檔案/傳送到/郵件收件者』命令：
當作郵件本文傳送
當作郵件本文傳送 2. 按下傳送副本鈕, 便會將郵件立即寄出。郵件寄出之後, 文件仍會保持開啟狀態, 你可以繼續編輯它：
自動儲存電子郵件資訊 將電子郵件寄出去後, 當您下一次再將該份文件以電子郵件本文傳送時, 則之前設定的收件者、主旨、以及其他電子郵件設定會再度的呈現, 讓您可以很容易地將更新後的文件傳送給相同的收件者。
自動儲存電子郵件資訊
當作附件傳送 1.開啟要當做電子郵件附加檔案的文件, 然後執行『檔案/傳送到/郵件收件者 (當作附件)』命令, 此時會開啟 Outlook Express 的新郵件視窗傳送電子郵件：
當作附件傳送 2. 按下傳送鈕, 郵件就會立刻傳送出去啦！
命令不同？ 如果郵件收件者 (當作附件) 命令, 改以郵件收件者 (當作文字) 命令出現, 表示會將文件的內容以 「純文字」 格式寄出, 你可以執行 『工具/選項』 命令, 切換至一般頁次, 將以附件傳送選項勾選, 該命令就會出現。
電子郵件檢閱 電子郵件檢閱功能可以將文件當做電子郵件的附件, 傳送給文件的檢閱者, 當檢閱者開啟附件, 就會自動啟動追蹤修訂功能, 記錄檢閱者修改的內容。檢閱者完成修改之後, 只要按下檢閱工具列的回覆變更鈕, 就會自動將修改後的文件傳回原作者, 當原作者開啟傳回的文件, 其中的修改就會合併到原始文件中。
傳送檢閱文件 請開啟要傳閱修改的文件, 然後執行『檔案/傳送到/郵件收件者 (請檢閱)』命令, 此時會另外開啟一個 Word 的電子郵件編輯視窗：
傳送檢閱文件 按下傳送鈕, 將郵件寄出。
回覆檢閱文件 開啟電子郵件的附件進行審閱修改：
回覆檢閱文件 按下傳送鈕, 郵件會傳回給原作者。
合併檢閱文件 原作者收到檢閱者傳回的電子郵件後, 開啟檢閱者的附件, Word 會詢問您是否要將修改的內容合併到原始文件中：
合併檢閱文件
合併檢閱文件 在檢閱工具列上會顯示結束檢閱鈕, 若按下此鈕, 會詢問您是否要結束其他檢閱者傳回的修改文件與原始文件的合併動作：