公文、應用文寫作 專題報告人 : 中國文化大學 中文系教授兼主任秘書 陳 金 雄 與提升行政效能.

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1 公文、應用文寫作 專題報告人 : 中國文化大學 中文系教授兼主任秘書 陳 金 雄 與提升行政效能

2 2 內容綱要 應用文 公文寫作 辨文類 、 曉用途 明結構 、 知取捨 序倫常 、 熟術語 謹稱人 、 記抬頭 慎自稱 、 詳側書 遵用字 、 究意涵

3 3 何謂應用文 凡人與人之間，各級政府間，政府與（法 人）團體間，事業機構間，或個人與政府、 （法人）團體、事業機構間，為處理公、 私事務，表達情愫、 意思、期望 …… 等所 使用具備一定形式或約定成俗之有組織之 文字、文章，而為彼此所共同依循，並據 以撰作、運用之文體。

4 4 應用文必備的條件 一、對象： 個人與個人、政府、團體 政府與政府、團體 團體與團體 二、內涵： 處理公務或私事 三、形式： 具備彼此共同依循或約定成俗之規矩

5 5 應用文的種類 1. 公文 2. 契約 3. 規章 4. 會議文書 5. 書信 6. 便條 7. 名片 8. 電報（代電） 9. 柬帖 10. 廣告 11. 啟事 12. 對聯 13. 題辭 14. 慶賀文 15. 祭弔文 16. 標語 17. 簡報 18. 演講辭 19. 文告 20. 條（單）據 21. 傳真 22. 信用狀與存證信函 23. 書狀 24. 感謝狀 25. 自傳 26. 履歷表 27. 企劃文書

6 6 應用文寫作之六要項 一、辨文類、曉用途 二、明結構、知取捨 三、序倫常、熟術語 四、謹稱人、記抬頭 五、慎自稱、詳側書 六、遵用字、究意涵

7 7 一、辨文類、曉用途 ( 之一 ) 公文分類： ( 一 ) 令：公布法律、發布法規命令及人事命令 ( 二 ) 呈：對總統有所呈請或報告時使用 ( 三 ) 咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用 ( 四 ) 函：各機關處理公務 1. 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復 2. 下級機關對上級機關有所請求或報告 3. 同級機關或不相隸屬機關間行文 4. 民眾與機關間之申請及答復 ( 五 ) 公告：各機關就主管業務，向公眾或 特定之對象宣布週知時使用 ( 六 ) 其他公文： 1. 書函 5. 簽 9. 證明書 13. 紀錄 2. 開會通知單 6. 報告 10. 證書或執照 14. 節略 3. 公務電話紀錄 7. 箋函或便箋 11. 契約書 15. 說帖 4. 手令或手諭 8. 聘書 12. 提案 16. 定型化表單

8 8 公文處理時程 （一）最速件： 1 日 （二）速件： 3 日 （三）普通件： 6 日 （四）限期公文：依限辦理 公文夾顏色 （一）紅色：用於最速件 （二）藍色：用於速件 （三）白色：用於普通件 （四）黃色：用於機密件 一、辨文類、曉用途 ( 之二 ) 公文會簽、會核時限 （一）最速件： 1 小時 （二）速件： 2 小時 （三）普通件： 4 小時 （四）會簽、會核應依序送會， 請 勿遺漏而逕送秘書室， 以免耽誤時間。

9 9 二、明結構、知取捨 ( 之一 ) ：函的結構 「函」的結構： ( 一 ) 發文機關 ( 二 ) 機關地址及傳真、 承辦人電話 ( 九 ) 本文： 1. 一段式：主旨 2. 二段式：主旨、說明（或 經過、原因） 3. 三段式：主旨、說明、辦 法（或建議、請求、擬辦 、核示事項） ( 十 ) 正本 ( 十一 ) 副本 ( 十二 ) 蓋章戳 ( 三 ) 受文者 ( 四 ) 速別 ( 五 ) 密等及解密條件 或保密期限 ( 六 ) 發文日期 ( 七 ) 發文字號 ( 八 ) 附件

10 10 （一） 每個段名不冠數字 ( 項次 ) ，段名下則須加 冒號「 ： 」 （二）主旨： 1. 為全文精要，以說明行文目的與期望，應 力求具體扼要 2. 主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫 3. 案情簡單可用「主旨」一段完成者，不必 硬性分割為二（主旨、說明） 、三段（主 旨、說明、辦法） 二、明結構、知取捨 ( 之二 ) ：函的結構

11 11 二、明結構、知取捨 ( 之三 ) ：函的結構 （ 三）在「說明：」段名中： １、如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫。 ２、每行文字均不可高於冒號。 ３、如分項條列，應另列（行）縮格書寫。 ４、項次寫法： 一、二、三、 ……( 一、應與說明之「明」 並列 ) （一）（二）（三） …… １、２、３、 …… （１）（２）（３） …… ５、「說明：」可改用「經過」、「原因」 等名 稱。 ６、說明項之一應敘明依據之單位、日期與文號，三者不可 缺一。 （四）「辦法：」段名：可因內容改用「建議」 、 「請 求」 、 「擬辦」 、 「核示事項」 等名稱。

12 12 二、明結構、知取捨 ( 之四 ) ：公告的結構 （一）三段式：主旨、依據、公告事項 （或說明） （二）主旨：公告 …… （三）各段寫法與函之結構略同。惟僅 「依據」，引據法規條文或機關 來函，非必要不敘來文日期、字 號

13 13 三、序倫常、熟術語（一） ( 一 ) 引述語 1 、起首引述 1) 對上級機關或首長：奉 2) 對平行機關或首長：准 3) 對下行機關或首長：據 2 、引述結語 1) 對上級機關或首長：奉悉 2) 對平行機關或首長：敬悉、 悉 3) 對下行機關或首長：已悉 3 、表明依據 1) 對直屬上級機關：遵 照 2) 其他各級機關：依照 、 根據 4 、二度敘及 1) 上級機關：諒蒙 鈞 察 2) 對平行或下級機關： 諒達、 計達 ( 二 ) 經辦語 對直屬上級機關或首長：遵經、遵即其他各級機關：業經、旋經 、迭經、均經、經已

14 14 三、序倫常、熟術語（二） ( 三 ) 准駁語 1. 准語 1) 對下級機關或首長：應予照准、准予照辦、准予 （同意）備查 2) 對平行機關：敬表同意、同意照辦 2. 駁語 1) 對下級機關或首長：恕難照准、應予免議、應予 緩議、應毋庸議、應予駁回 2) 對平行機關：恕難同意、無法照辦、歉難同意

15 15 三、序倫常、熟術語（三） ( 四 ) 期望（目的）語 1. 一般公文 1) 對上級機關或首長：請 鑒核（函報部、會）、請 核示（校內簽稿）、請 鑒察 2) 對平行機關：請 查照、請 察照、請 查照辦理、 請 查核辦理、請 惠予辦理 3) 對下行機關：希 查照、希 照辦、希 切實辦理 4) 「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」一律改 為「請」 備註：查照，公文用語「知悉」之意 ； 又查察按照之意，如「查照辦 理」之意。

16 16 2. 要求函復 1) 對平行機關：請 查照見復、請 查照辦理見復、 請 查明見復、請 惠復 2) 對下行機關：希 辦理見復 3. 要求轉知 1) 對平行機關：請 查照轉告 2) 對下行機關：希 查照轉告、希 轉行照辦 4. 要求備查 1) 對上級機關或首長：請 鑒核備查、請 核備 2) 對平行機關：請 查照備案 三、序倫常、熟術語（四）

17 17 三、序倫常、熟術語（五） ( 五 ) 抄送語 1 、 對上級機關或首長：抄陳 2 、 對平行機關、單位或人員：抄送 3 、 對下行機關或人員：抄發 ( 六 ) 附送語 1 、對上級機關或首長（函報部、會）：檢陳、附陳 2 、對平行或下行機關：檢送、檢附、附、附送 ( 七 ) 結束語 1 、對總統簽末用：謹呈 2 、對其他行政首長簽末用：謹陳、敬陳、右陳 3 、便條、便箋用：此致、此上

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25 25 四、謹稱人、記抬頭（一） 口訣：家大、舍小、令他人 ( 一 ) 直接稱謂語 1 、 對機關、團體 1) 鈞 2) 大 3) 貴 2 、 對人 1) 鈞長、鈞座 2) 貴 3) 台端 4) 先生、女士、君 ( 二 ) 間接稱謂語 1 、 對機關、團體：該 如：該部 2 、 對人： 1) 用職稱 2) 先生、 女士、君

26 26 四、謹稱人、記抬頭（二） 挪抬（空一格）： 用鈞、大、貴，稱機關或長官 用「台端」稱人民 對上級機關及平行機關所使用的期望語 上級機關「請」下級機關處理公務的客氣用語 平抬（另起一行）： 在簽或報告之末要「謹呈」總統，或「敬陳」 各級行政首長

27 27 四、謹稱人、記抬頭（三） 不可行行吊腳：宜採平抬（另起一行）、挪抬 （空一格）互用 抬前不抬後：「勝墩 吾 兄勛鑒」 （不必勝墩 吾 兄勛鑒） 抬人不抬己： 吾 師、 吾 兄 （不寫成 吾 師、 吾 兄） 行底不成抬：在行底添、減字，俾顯出另行抬頭 抬頭不拆行：逢人姓名或稱呼，絕不可拆置兩行

28 28 五、慎自稱、詳側書 敬側：李校長 天任 ：只能側書名字、不可 側書職稱。 謙側：字體寫小偏右：如 舍、愚、晚、後 、 拙、敝 前側後不側： 小兒 高祥 、 敝 校 、 拙 作 《 海水正藍 》 謙側不當頭：謙側不宜寫在每行之頂格 生側死不側：習俗死者為大，原於生時應側書 者，死後可免 謙側不拆行：謙側用語，宜避拆行書寫

29 29 六、遵用字、究意涵 對於規章用語之意涵、法律用字與用語的統一，都有明 確規範 書寫之際，詳究用語意涵，庶免一字之差，謬以千里， 損及應有權益，後悔莫及 答復（非覆） 切（非確）實 鑒（非鑑）核 提升（非昇） 抬（非擡）頭 東床（非牀） 坐落 ( 非座 ) ※備註：依教育部編「國字標準字體楷書母稿」舉例

30 30 法律統一用字表 用 字 舉 例說 明 公布、分布、頒布 部分、身分 占、占有、獨占 計畫名詞用「畫」 策劃、規劃、擘劃動詞用「劃」 紀錄名詞用「紀錄」 記錄動詞用「記錄」 雇員、雇主、雇工名詞用「雇」 僱、僱用、聘僱動詞用「僱」

31 31 法律統一用語表 統 一 用 語說 明 「設」機關教育部設國父紀念館 「置」人員司法院置秘書長一人 「處」徒刑處五年以下有期徒刑 「科」罰金科五千元以下罰金 「處」罰鍰處五千元以下罰鍰 第九十八條不寫第九八條 第一百條不寫第一○○條 第一百十八條不寫第一百「一」十八條

32 32 公文書橫式書寫數字使用原則 依推動方案，自 94 年 1 月 1 日全面適用 數字用語具一般數字意義或以阿拉伯數字表示較清楚者， 使用阿拉伯數字 數字用語屬描述性用語、專有名詞、慣用語者，或以中 文數字表示較妥適者，使用中文數字 代號、序數、電話： M123456789 、 93 年 7 月 8 日 描述性用語：一律、一致性、一流大學、第二專長 專有名詞：九九峰、五南書局、三國演義 慣用語：星期一、週二、十分之一、二百多人 法規條項款目：事管規則共分 15 編、 415 條條文 法規制訂、修正及廢止：財產管理第五十點、第五十一點，並自中 華民國九十三年二月十六日生效 百分比 、 金額 、 人數： 80% 、 3.59% 、 6 億 3,944 萬 2,789 元、 639,442,789 人

33 33 貼郵票處 4 0 8 67 1 1 1 14 55 199 鈞啟：上級、長輩 道啟：老師、教授 勛啟：公務人員 台啟：平、晚輩 直式信封明信片

34 34 國內郵件橫式信封 貼郵票處 408-67 台中市南屯區 向上路二段 199 號 陳○○ 寄 111-14 台北市士林區 陽明山華岡路 55 號 中國文化大學韓文所 林 所 長 明德 道啟

35 35 國際郵件橫式信封 貼郵票處 Yu Chi Enterprises Co.,Ltd. 5 Lane 80 Taiyuen Road Taipei, Taiwan 10356 Republic of China Mr. George Hsiao 118 South State Street Chicago, Illionis 60603 U.S.A.

36 36 拜訪名片 95. 5. 18 正 面背 面

37 37 介紹教職名片 95. 5. 18 正 面背 面

38 38 附 錄附 錄 一、奉獻教育志業之人生觀： （一）求生求榮 （二）愛家愛國 （三）利人利己 二、奉獻教育志業之服務觀： （一）負責盡職 （二）突破創新 （三）妥處危機 三、奉行教改理想： （一）學生：快樂學習、適性發展 （二）教師：快樂教學、因材施教 （三）主管、職工：快樂服務、適才適任 四、期勉後進開創人生願景： （一）專業、通識並進 （二）感情、理智調和 （三）個人、團體雙贏

39 39 簡報內容將於近期內 於文書組網頁上公告之 簡 報 完 畢 敬 請 指 教