会计档案管理. 会计档案管理 会计档案定义 会计核算材料的归档 会计档案的整理会计电算化系统档案管理会计档案的鉴定与销毁 会计档案定义 会计核算材料的归档 会计档案的整理会计电算化系统档案管理会计档案的鉴定与销毁.

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1 会计档案管理

2 会计档案管理 会计档案定义 会计核算材料的归档 会计档案的整理会计电算化系统档案管理会计档案的鉴定与销毁 会计档案定义 会计核算材料的归档 会计档案的整理会计电算化系统档案管理会计档案的鉴定与销毁

3 专业 领域 形成 主体 一、会计档案的定义 会计档案是国家机关、社会 团体、企业、事业单位、个体工 商户和其他组织在会计核算活动 中形成的具有保存价值的原始记 录，是记录和反映单位经济业务 的重要史料和证据。 会计档案是国家机关、社会 团体、企业、事业单位、个体工 商户和其他组织在会计核算活动 中形成的具有保存价值的原始记 录，是记录和反映单位经济业务 的重要史料和证据。（符合档案构成的三个要件）

4 通过定义明确： 1 、会计档案属于专门档案，具有专业性特点； 它的范围包含：会计凭证、会计账簿、财务 报告等专业核算材料（归档范围）。 （归档范围）。 2 、在财务会计各项管理活动中形成的其他文 件材料，如：政策法规、计划总结、请示批 复等均属文书档案归档范畴。 文书档案归档范畴

5 会计档案的特点 （ 1 ）形成的范围广泛 （ 1 ）形成的范围广泛 （ 2 ）档案类别稳定 （ 2 ）档案类别稳定 （ 3 ）外在形式多样 （ 3 ）外在形式多样

6 二、会计核算材料的归档 归档范围 归档时间 归档要求和归档手续 归档范围 归档时间 归档要求和归档手续

7 《会计档案管理办法》规定会 计档案的归档范围包括：会计凭 证、会计账簿、财务报告及其他 会计核算材料 《会计档案管理办法》规定会 计档案的归档范围包括：会计凭 证、会计账簿、财务报告及其他 会计核算材料 《会计档案管理办法》归档范围 《会计档案管理办法》归档范围 归档范围

8 不是会计档案归档范围 工资年报，职工工资、奖金及各种 福利审批名册，养老保险缴纳名册，调 整、新增审批表，职工聘用、转正等审 批表、协议书，事业统计报表，清产核 资材料，财务制度，上级指标文件等均 属文书档案。 工资年报，职工工资、奖金及各种 福利审批名册，养老保险缴纳名册，调 整、新增审批表，职工聘用、转正等审 批表、协议书，事业统计报表，清产核 资材料，财务制度，上级指标文件等均 属文书档案。

9 归档时间和责任人 归档时间： 年终立卷，可暂时保管一 年，移交本档案机构统一保管。（企业可 根据自己情况在会计机构专柜保管） 责任人 ：会计人员、档案员（档案室存 放） 出纳人员不得 兼管会计档案

10 归档要求和手续 要求： 真实准确 ( 密封处理、加经手章） 齐全完整、保持卷册的封装手续：移交清册

11 三、会计档案的整理 会计档案的分类会计档案的组卷会计档案的编目

12 会计档案分类方案 类别－年度 会计凭证类会计账簿类财务报告类其它类

13 ①把全部会计档案按四类分开：会计凭证类、 会计账簿类、财务报告类、其它类。 ②每一种类的下面，按会计年度排列，一年 内的会计档案可根据保管期限的长短依次排 列。 保管期限 ③四类会计档案分别编制独立的案卷号，单 独流水，形成四本案卷目录。

14 现金 １ 永久 1 25 年 2000 年 2000 年 银行 ２ 总帐 ３ 定期 2 15 年 明细 ４ 财务报告 帐簿 2001 年 3 25 年 5 2001 年 15 年 2002 年 2002 年

15 会计核算材料的组卷 会计凭证的组卷方法 会计账簿的组卷方法 财务报告的组卷方法 其它核算材料组卷方法

16 会计凭证 会计凭证 是用来记录经济业务，明确 经济责任、作为记帐依据的书面证明。

17 会计凭证的组卷要求 按月组卷按会计凭证的形成的时间顺序排列剔除凭证内的金属物 装订 （一般不超过 2cm) ( 以上操作原则上符合财政局和审计局的要求就可以了 ) 加盖骑缝章 ( 以上应为会计操做 ) “ 标案卷号 ” 装盒 —— 填写封面 抄写会计档案案卷目录

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22 会计档案案卷题名 密云县档案局 2005 年 7 月记账凭证 密云县档案局 2005 年 7 月记账凭证 单位名称会计年度 或时间 会计核算材 料名称

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24 会计账簿 会计账簿 是以会计凭证为依据， 连续、系统、全面地记录经济业务的 簿籍，是编制财务报告的依据。 会计账簿 是以会计凭证为依据， 连续、系统、全面地记录经济业务的 簿籍，是编制财务报告的依据。 会计账簿种类及划分 活页账、死页账总账、明细账、银行存款账、现金日记账

25 会计账簿的组卷 ①死页账 （直接标案卷号） 注：会计跨年度帐放在用完年的年度 ( 即截止年 ) ②活页账 要求：按年度组卷，结合保管期限

26 活页账  A 、抽出空白页 —— 编页号  B 、 加装封皮，拟写案卷题名，填写案卷封面  C 、 装订、装盒 （不能混期限）， 填写盒面内容  D 、编写案卷目录

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30 财务报告 财务报告 是根据日常会计核算定期编制的， 综合地反映一定时期的资产、负债和所有 者权益状况，以及某一特定时期的经营成 果和现金流动情况的书面文件。 财务报告按时间划分：会计年报（包括内 容：资产负债、利润分配、经费情况、资 金活动、财务分析及说明、附注等）、月 报、季报。

31 财务报告组卷要求 按会计年度组卷，结合保管期限。会 计报表、报表备注、财务情况说明书不要 分开，一并组卷；同时对于不同年度、不 同保管期限的要单独组卷 按会计年度组卷，结合保管期限。会 计报表、报表备注、财务情况说明书不要 分开，一并组卷；同时对于不同年度、不 同保管期限的要单独组卷

32 财务报告整理步骤 步骤：同活页帐 组卷 —— 编页号 —— 填写卷内目录 —— 填写封 面 —— 装订 ( 左侧 )—— 装盒 编写案卷目录 保管期限：资产负债表、利润分配表、经费情况 表、资金活动表、含财务说明、分析、辅助等永 久，其它 ——5 年、 3 年

33 顺序号 题名 日期 页号 文号 责任者

34 卷内文件目录

35 注意的问题 1 、加盖骑缝章 ( 凭证、账簿、报表） 2 、案卷号必须一卷一号（特别注意凭证） 3 、案卷题名三要素（企业名称、时间、核算材料名 称） 4 、不管用何种档案盒，一定要填写必填项： 案卷题名、案卷号、起止日期、页数、保管期限

36 其它类会计核算材料 其它类会计核算材料的组卷方法： ( 一般的 文件材料不多，银行存款余额调节表，银 行对帐单等属归档之列 ) 会计档案移交清册、 保管清册、销毁清册也属归档范围 ) 要求：与财务报告的组卷方法相同。 银行余额调节表、银行对账单 ——5 年 销毁清册、保管清册 ————— 永久 移交清册 ——————————15 年

37 编制会计档案案卷目录 检索工具 要求：按照会计档案的分类方法和案卷的 排列顺序编制会计档案案卷目录 ( 四本或 三本目录 ) 。案卷目录的抄写与案卷一致， 基本上就是卷皮（盒）上的内容。 一般为两套 ( 可复印 ) ，档案室和会计部门 各存一套）

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39 案卷号 类别 题名 页数 起止年月日 期限 签字

40 案卷号类别 题 名 起止年月页数保管期限存放地点备注 二○○六年凭证号 1凭证类 2006 年 1 月份记帐凭证 2006 年 1 月份记帐凭证2006.11-20 15 年 2凭证类 2006 年 2 月份记帐凭证 2006 年 2 月份记帐凭证2006.21-34 15 年 3-5凭证类 2006 年 3 月份记帐凭证 2006 年 3 月份记帐凭证2006.31-341-351-20 15 年 案卷号：会计凭证可按盒抄写，但案卷号是实际案卷 号，而不是盒号, 例 : 一盒内有 3 本凭证，案卷号是 3-5 ， 在案卷号这栏填写 3-5 。 会计档案案卷目录

41 会计档案案卷目录 案卷号类别 题 名 起止年月页数保管期限 存放存放地点地点存放存放地点地点 备注备注备注备注 二○○五年 15 账 簿类 亨通斯博有限公司 2005 年银行存款、现金日记帐 亨通斯博有限公司 2005 年银行存款、现金日记帐 2005.1- 12 105 25 年 16 账 簿类 亨通斯博有限公司 2005 年 1-12 月份总帐、明细帐 亨通斯博有限公司 2005 年 1-12 月份总帐、明细帐 2005.1- 12 80 15 年

42 会计档案案卷目录 案卷号类别 题 名 起止年月页数保管期限 存放存放地点地点存放存放地点地点 备注备注备注备注 二○○五年 21报表类 亨通斯博有限公司 2005 年决算报表 亨通斯博有限公司 2005 年决算报表 2005.1- 12 38永久 22报表类 亨通斯博有限公司 2005 年经 济分析年报表 2005.1- 12 90永久

43 会计档案案卷目录 会计案卷目录照抄实录 四 ( 三 ) 本目录 制作两套 ( 可复印 )

44 档案排架

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48 会计电算化系统档案管理 打印输出的凭证、账册、报表 等书面形式的会计档案按纸质会计 档案管理。（必须有会计主管的签 章才能存档保存） 打印输出的凭证、账册、报表 等书面形式的会计档案按纸质会计 档案管理。（必须有会计主管的签 章才能存档保存）

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50 会计电算化系统档案管理 随计算机配置的系统、各类应用程序软 件以及购买的商品化会计核算软件、数据备 份光盘（磁盘），必须作为会计档案保存。 随计算机配置的系统、各类应用程序软 件以及购买的商品化会计核算软件、数据备 份光盘（磁盘），必须作为会计档案保存。 三套保存 （一套封存、一套异地保存、一套利用） 存放安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所钢丝录音机

51 会计档案的鉴定与销毁 对到保管期限的档案进行鉴定，确实无 保管利用价值的 可 进行销毁，但必须按程序 办理。 对到保管期限的档案进行鉴定，确实无 保管利用价值的 可 进行销毁，但必须按程序 办理。 “ 高龄原则 ” 总之，不轻易销毁 “ 高龄原则 ” 总之，不轻易销毁