港島區校長分享會 - 資助學校資源運用與管理 「財務和人力資源管理紅綠燈」 校本經驗分享 中華傳道會劉永生中學 鄭德富校長 24-1-2014.

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1 港島區校長分享會 - 資助學校資源運用與管理 「財務和人力資源管理紅綠燈」 校本經驗分享 中華傳道會劉永生中學 鄭德富校長 24-1-2014

2 簡介 : 學校背景與校情  1999 年創校，津貼中學，位於柴灣  學生主要來自基層家庭  2006 年成立法團校董會 (IMC)

3  財力和人力資源投放側重點 * 首 4 年 : 學生支援 ( 訓導、輔導、課外活動等 ) : 校舍、教學配套及環境 基礎建設 * 第 5 年起：學與教 ( 包括教師和教學助理人手 ) ：進一步建設

4 A. 財務管理要旨 B. 撥款的運用、調撥與儲備要點 C. 每學年一般財務管理流程 D. 財務管理恆常反思與改進 分享大綱

5 紅燈 : 不衝燈 綠燈 : 小心駕駛， 不：超速、越線 入錯線 A. 財務管理要旨

6 1. 規劃人力資源 維繫士氣；讓教師在穩定環境工作 ( 增聘編制外 / 非常額老師、教學助理 、外聘服務 ；調控教席凍結的數目 ) 2. 遵守法規，妥善運作 (ref.:EDB 網頁 ) * 主頁 > 學校行政及管理 > 行政規則 > 學校行政手冊 link 主頁 學校行政及管理 行政規則 學校行政手冊 * 主頁 > 學校行政及管理 > 財務管理 > 有關財務管理 link 主頁 學校行政及管理 財務管理 有關財務管理 A. 財務管理要旨 ( 接續 )

7 3. 加強問責、透明度： * IMC 和教職員發揮各自角色與功 能 ，參與製定預算、支出、運作和 監 控。 * 上載財務相關文件到校網 ，供持 分者與公眾閱覽。 http://www.lws.edu.hk/doc/report.html linkhttp://www.lws.edu.hk/doc/report.html 4. 善用 Websams 系統處理日常財務 5. 善用彈性與自主權，調撥各資助金額

8 6. 配合學校發展計劃 ( 例如：英文學與教、跨學科英文教學 、啟發潛能教育、自主學習等 ) 7. 用於學生的培育 * 現屆資助盡量用於現屆學生，避免 對現屆學生不公允。 * 若有盈餘保留，要計劃日後如何運 用；若預計日後有重大支出，現今 要作好適當儲備。

9 P lanning I mplementation + Monitoring E valuation 緊記 PIE Cycle A. 財務管理要旨 ( 接續 )

10 1. 教師及教學支援人手 10 年規劃 Link A Link A Link B B. 撥款的運用、調撥與儲備要點 要點：  紓緩整體教師工作量  配合學校發展方向。 聘請 :  非常額教師 ( 近年比編制多 4-8 名教師 )  教學助理 (5 名 ) 、 IT 技術員 (2-3 名 )  語文支援外聘服務 …

11 教育局相關撥款 link : 教育局相關撥款 * 學校發展津貼 (CEG) * 整合代課老師津貼（ TRG ） * 小數位職位現金津貼（ FPCG ） * 高中課程支援津貼 （ SSCSG ） * 擴大的營辦津貼（ EOEBG ） 留意 1. 個別撥款的累積結存不超過限額， 否則 clawback 。 2. 各撥款用途的互通性。

12 2. 靈活運用擴大的營辦開支整筆津貼 (EOEBG/OEBG, 營辦津貼） 2005 年至 2008 年 : 每年結存 遞增 2009 年 : 結存減少 80 萬 2010 年 : 結存減少 90 萬 2011 年 : 結存減少 80 萬 2012 年至 2013 年 : 每年結存 稍遞增 仔細規劃 !

13 儲備用途 : 工程及購置 ( 近 5 年 ) 1) 電腦與 IT 、網絡  學校網路重新舖設（ 55 萬）  Licensed Office Software (6.5 萬 )  校園電視台（ 36 萬）  更新電腦（ 45 萬 ) 仔細規劃 !

14 2) 裝修與加建  英語學習中心 (English Café) （ 14 萬）  輔導員辦公室（ 3.4 萬）  增設副校長室（ 13 萬）  有蓋操場加設小禮堂用途（ 67 萬）  加建電腦室 (18 萬 )  教員室、小班教學室裝修（ 11 萬）  學生活動中心活動間板更換（ 9.7 萬） 仔細規劃 !

15 3) 其他  定音鼓 [ 管弦樂團用 ] (9.7 萬 )  禮堂音響及燈光更換 （ 45 萬）  校園雕塑及浮雕壁畫 – 生命教育 （ 20 萬）  生態湖園藝工程 – 生態教育 （ 4.5 萬） 仔細規劃 !

16 C. 每學年一般財務管理流程 1. 訂定各科、組財政預算 (a) 5 月下旬，校長派發予各科、組、 部負責同事來年財政預算表格 Link 。財政預算表格 (b) 6 月中負責同事開會決議後， 呈交 來年預算 。

17 (c) 7 月下旬校長與會計秘書整理後 一同審視；如有疑問，與負責同 事商談需否補上資料或修改。 (d) 9 月中前將預算初版 Link 分發予各 負責同事。預算初版 (e) 預算初版於 9 月法團校董會通過。 ( 科、組的預算如有修定，校長立 即通負責同事。 )

18 2. 申報利益 新學年開始前，全體教師和校長須 填寫「利益衝突申報書」 Link 。「利益衝突申報書」 每學年校監及全體校董須填寫「校 董利益申報書」 Link 。「校 董利益申報書」 3. 向教師講解財務運用守則 在每年開學前和學年中間的教師會 議上，校長或副校長重申財務運用守 則 Link A Link B Link C 。 Link A Link B Link C ( 守則已記錄在《學校政策及工作程序守則》 )

19 4. 科組購買物品及服務經常性運作 (a) 科、組負責同事購買物品及服務， 須依據預算調控支出，以及進行 報價或招標程序 Link 。 報價或招標程序 (b) 科、組負責同事需跟進服務完成 或貨品收妥無誤，之後盡快把單 據連同有關報價或招標表格一併 交回校務處跟進。

20 (c) 各科、組主任可隨時在 WebSAMS 查閱預算狀況 Link 。 查閱預算狀況 (d) 負責同事若需超出預算達 15% ，須 預先提交《調整撥款申請表》 Link 給 校長批核。《調整撥款申請表》 (e) 校務處定時簽發支票和在 WebSAMS 系統記錄。某科、組如 有超支， WebSAMS 會發出指示， 校長或會計秘書會跟進。

21 5. 法團校董會發揮監察角色 (a) 校長每月以電郵傳遞財務報告 Link 予法團校董會司庫及全體成員審 閱，並接受查詢。財務報告 (b) 在每季 的 “EOEBG Expenditure Report ” Link ，詳列預算的修 改 ( 如 有 ) ，並在該季度法團校董會 會議 上報告和通過。EOEBG Expenditure Report

22 (c) 9 月及 11 月分別將已獲校董會通過 的《週年校務計劃》（ Annual School Plan ）及《學校報告》 ( School Report) 上載學校網頁 。 文件內有學校全年財政預算和報告。學校全年財政預算報告 (d) 學年完結後，學校所聘用會計師行 派員來校核數。核數報告於法團校 董會檢視和通過。 (e) 參與招標評審

23 6. 教育局核數組 教育局核數組： (a) 不定期來電查詢帳目問題，以 及到本校核數。 (b) 一年一次來信學校有關帳目修 正事宜。 校長、會計秘書與有關同事回應和 跟進，並在法團校董會會議上報告。

24 D. 財務管理恆常反思與改進 提高敏銳度 !! 依靠 : 1. 恆常自我評估 2. 每年教育局財務監控講座 3. 友校交流

25 D. 財務管理恆常反思與改進 ( 待續 ) 1. 恆常檢視報價與訂貨品 / 服務 送貨 / 服務生效日期，與報價批核 日期，孰先孰後 ? Ans. : 負責教職員須在報價獲批後才 訂貨品 / 服務。

26 2. 小心收取捐贈 書商、校服商、供應商或合作伙伴於 節日送給學校原子筆、朱古力或月餅， 學校一律拒收，避免助長送禮風氣或 甚至違法。 ( 凡捐贈或贊助均不得涉及利益衝突， 且須法團校董會通過和供查閱。 )

27 3. 不作風險投資 寧願選擇定期儲蓄。 4. 申報及披露利益衝突 一年一次開學前的整體聲明及申報 並不足夠；本校將聲明及申報的相關 程序列在每次報價、招標及合約 Link 條 文中，以免同事遺漏。每次報價、招標及合約

28 5. 留意營銷商不當促銷 新聞：有營銷商在學校沒有訂購的情況 下，把貨品送到學校。若學校不虞有詐 接收或甚至簽收了，該營銷商之後便堅 持學校付款，不肯取回貨品。 預防方法 : (a) 訂貨同事須盡量親自驗收貨品 (b) 校務處辦公時間以外盡量拒收貨品 (c) 使用特製收貨章 Link ，聲明「貨未核 驗，只是暫收」。收貨章

29 6. 避免使用信用卡購買物品或服務 如同事不欲為學校墊支款項，應要 求供應商預先給予學校發票 (Invoice) ， 由學校以支票付款。 如不得已需要使用信用卡（例如海 外或網上購物），需預先得到校長批 准，及將相關支出的信用卡優惠盡量 交還學校。

30 7. 招標及報價程序 (a) 金額限制 : (i) 根據合約總值而非每月付款額 (ii) 包括家長所繳付的款項 ( 如遊學團費 ) (b) 就算續約，也需招標或報價 (c) 下列服務也須招標 / 報價 : 影印機租賃、保安、寬頻上網、 教育課程和清潔等

31 8. 標書及財務文件的記錄 妥善保存近 8 年 ( 或更多 ) 的標書記錄 及財務文件，以備重點視學需要。 9. 節流，例如：  減少開放日支出  調控印刷開支 Link 調控印刷開支  節約能源，減省冷氣開支 Link減省冷氣開支  善用校友、家長資源

32 10. 「公司」要求學校付款支票的抬頭， 是人名，而不是公司名字。問題： a) 該公司的職員可能中飽私囊。 b) 該公司只在互聯網出現，可能沒有 作商業登記或甚至不存在。它們或 會收錢後不送貨或送劣貨。 註：該公司亦可能是可靠自僱人士開設 ：學校為了避免公司逃稅，須填寫 稅務局 I.R.56M 《支付薪酬給僱員 以外人 士的 通知書》。

33 Thank you !