簡報技巧 謝寶煖 國立台灣大學圖書資訊學系副教授 民國 91 年 5 月 22 日 資訊與網路資源利用.

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2 簡報技巧 謝寶煖 國立台灣大學圖書資訊學系副教授 Email:pnhsieh@ccms.ntu.edu.tw 民國 91 年 5 月 22 日 資訊與網路資源利用

3 2 簡報成功的關鍵 內容 態度 / 形象 聲音 7％7％ 58 ％ 35 ％

4 3 簡報成功的關鍵 態度 我能做好簡報 我的內容很有價值 我的觀眾很重要（顧客焦點） 我要讓觀眾很有收穫

5 4 簡報成功的關鍵 形象 情緒 我很高興來做簡報 我要用熱情感染我的觀眾 衣著 我很專業 我很有精神 男：西裝（深色）﹑襯衫（白） 女：套裝﹑裙子

6 5 簡報成功的關鍵 聲音 運用聲調技巧 停頓 感情 目光接觸 節奏快慢 強調

7 6 成功簡報七步驟 觀眾 訊息 組織 練習 講義 開講 檢討

8 7 觀眾 觀眾的基本資訊 性別、公司、工作、職位、年齡等 與簡報內容建立關係 觀眾的特性 為什麼會來聽我們演講？ 想從演講中得到什麼？ 簡報內容能否符合其需求？觀眾人數有多少？ 觀眾對主題的熟悉程度 所有人都熟悉，還是只有部份人熟悉？ 背景、教育程度、工作性質之同質 / 異質性

9 8 觀眾 愈了解簡報的對象，簡報成功的機會就 愈高，請多了解觀眾的背景。 觀眾是誰？他們在乎誰的意見？為什麼？ 觀眾為什麼來聽這場簡報？目的為何？ 對於簡報的主題，觀眾了解多少？ 觀眾的同質性為何？異質性為何？

10 9 訊息 KISS 原則 (Keep It Simple and Stupid) 文字的使用 字體大小 標題的使用 勿用標點符號 縮寫的使用 數字的使用 關聯資訊的使用 圖表的使用 動畫的使用 資訊來源

11 10 訊息 簡報設計的原則是 KISS (Keep It Simple and Stupid) 。其實準備簡報內 容和寫文章是一樣的，訂好題目後，先 列出大綱，把重要的觀念和關鍵字的關 連性架構出來，接下來再加上創意，以 數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說 明。

12 11 訊息 簡報設計的原則 KISS ： Keep It Simple and Stupid 訂好題目 列出大綱 架構重要觀念和關鍵字的關連性 加上創意 以視覺工具輔助說明 – 數據 – 圖表 – 動畫

13 12 訊息 文字的使用 善用 PowerPoint 的簡報設計範本 Magic Seven 原則 （ 7 士 2 ＝ 5 ～ 9 ）

14 13 訊息 字體大小 字體要大、行數要少 字體大，行數自然，當然就符合 Magic Seven 原則！ 字型：細明、標楷

15 14 簡報字體要多大 這是 12 點的字，您看得到嗎？ 這是 14 點的字，您看得到嗎？ 這是 16 點的字，您看得到嗎？ 這是 18 點的字，您看得到嗎？ 這是 20 點的字，您看得到嗎？ 這是 24 點的字，您看得到嗎？ 這是 28 點的字，您看得到嗎？ 這是 32 點的字，您看得到嗎？ 這是 36 點的字，您看得到嗎？ 這是 40 點的字，您看得到嗎？ 這是 44 點的字，您看得到嗎？ 這是 48 點的字，您看得到嗎？

16 15 大標題用 44 點粗體標楷體 標題 1 是 32 點，再加粗，很清楚 標題 2 是 28 點，再加粗，也很清楚 標題 3 是 24 點，再加粗，還算清楚 – 標題 4 用 20 點，再加粗，再小就看不到了

17 16 訊息 標題的使用 標題是每張投影片的主軸 簡潔有力地傳達每張投影片的重點 最好是以 5 ～ 9 個字來說明 每張投影片就是大小標題的組合，也就是概 念的串連

18 17 訊息 勿用標點符號 投影片就是大小標題的組合 以項目符號、字型字體等分段組織 儘量少用括號 特別是在標題上若加上括號就好像在大庭廣眾咬 耳朵一樣，如果在大標題中真的覺得有加括號的 必要，那就把它放到次層標題中，這樣可以讓我 們的標題簡潔有力

19 18 訊息 縮寫的使用 英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡，更專業 縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用

20 19 訊息 數字的使用 數字會說話，善用數字來支持我們的觀點或 是論證 投影片中宜以精確數字呈現 口述時，宜使用近似值，因為近似值容易記 憶容易聯想

21 20 數字的魅力 如果我們把全球人口壓縮成只有 100 人的部落 57 個亞洲人， 21 個歐洲人， 14 個美洲人， 8 個非洲人 52 個男人， 48 個女人 30 個白種人， 70 個非白種人 30 個基督徒， 70 個非基督徒 89 個異性戀者， 11 個同性戀者 6 個人將擁有全部財富的 59% ，而且這 6 個人全部來 自美國 80 個人的居家生活不甚理想， 50 個人營養不良, 1 個 人即將死亡， 1 個人即將生產 70 個文盲 ， 1 個人擁有大專學歷 ， 1 個人擁有 電腦

22 21 數字的魅力 如果您今天早上醒來時還算健康，恭喜 您，因為有一百萬人將活不過一星期。 如果您不曾經歷戰爭的危險、被監禁的 寂寞、被凌虐的痛苦、或是飢寒交迫， 恭喜您，您比 5 億人還好命。 如果您可以參加宗教活動而不必擔心被 騷擾、逮捕、凌虐、或死亡，恭喜您， 您比 30 億人還自由。

23 22 如果您的冰箱裡有食物、有衣服穿、還有地 方住，恭喜您，您比全世界 75% 的人還富 有。 如果您在銀行有存款、錢包裡有鈔票、還有 一些零錢，恭喜您，您是全世界前 8% 的有 錢人。 如果您的雙親都還健在而且沒有離婚，您算 是幸運兒。 您可以讀這篇文章，那是雙重幸運：有人想 到您這個朋友，而且有 20 億人根本不識字。

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25 24 訊息 關聯資訊的使用 資訊透過時間和空間的關聯，更具意義 流程圖、組織圖、時間表、 timelines ，都 可以讓資訊更為生動 Visio 是很好的輔助工具

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27 26 訊息 圖表的使用 表勝於文，圖勝於表 圖表自己就能說故事 圖表只須標題，勿再加上文字解釋圖表內容。 重要的資訊，要講的內容打在備忘稿中。

28 27 訊息 動畫的使用 用大餅圖、直條圖等來呈現統計數字

29 28 知之階梯 Ladder of Understanding 資料 (data) -- Paul Evan Peters, Director of the Coalition for Networked Information 資訊 (information) 知識 (knowledge) 智慧 (wisdom)

30 29 知識管理的要素 文化 (Culture) 過程 (Process) 資訊、內容與經驗 (Information, Content, and Experianec) 科技 (Technology) 知識管理

31 30 訊息 資訊來源 應尊重智慧財產權，註明資料來源 引用資訊的權威性 彰顯我們的專業 建立自己的風格，將資訊來源固定安排在投 影片的固定地方 採用標準書目格式

32 31 知識管理觀念的釐清 管理 資訊流 落實 組織學習 善用 知識庫 彰顯 組織價值 資料來源： Marianne Broadbent. “The Phenomenon of Knowledge Management: What Does It Mean to the Information Profession?” http://www.sla.org/pubs/serial/io/1998/may98/broadben.html

33 32 組織 開場白（ introduction ） 預告（ Preview ） 說明主要的和次要的概念（講給聽眾聽） 這些概念對聽眾有什麼意義（利益） 回顧：告訴聽眾我們講過了什麼 結論：聽眾現在該知道什麼或做什麼 別忘了說：謝謝！

34 33 組織 開場 好的開始是成功的一半！ 第一張投影片要充份彰顯佔簡報成功關鍵 58 ％的態度和形象 提供下列完整的資訊 會議名稱 演講主題 演講者、職稱、服務單位、連絡方式 日期

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36 35 組織 預告（ preview ） 告訴聽眾我們接下來要講什麼 以一張投影片標示內容大綱 圖示更念人印象深刻 研究成果發表，可以研究流程做 Preview 兩、三個小時的演講，可以此 preview 投影片串 場，幫助觀眾掌握進度

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38 37 組織 說明主要的和次要的概念 要用講的，就像是說故事一樣，切勿唸稿 從「很久很久以前 …… 」開始，然後 …… ，從此 王子與公主過著幸福快樂的日子。」 突顯核心概念 這些概念對聽眾有什麼意義（利益） 回顧：告訴聽眾我們講過了什麼 結論：聽眾現在該知道什麼或做什麼 別忘了說：謝謝！

39 38 練習 時間控制 PowerPoint 排練的功能

40 39 講義 講義提供 演講是無形的服務，講義是有形的強化 從彩色到黑白，遺漏了什麼 發送時機 演講前 演講後 清楚易讀 每頁二、三張為原則

41 40 開講 投影機＋透明片 電子簡報 開場白 謝謝主持人、致意重要聽眾 建立遊戲規則 建立主題與聽眾的關聯性 永遠說「我們」，而不要用「你們」 例子和經驗

42 41 檢討 要  多說故事，多舉例  用講 (Talk) ，不用唸 （是演講不是說教）  簡短（演講要像迷你裙 愈短愈好）  切題（永遠圍繞著主題）  好懂 不要  不要用術語或縮寫  不要用太多統計數字  不要太過花俏眩耀  不要超過時間  不要唸，不要背