研究發展處－研究助理研習營 財物與勞務 採購程序與核銷作業

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1 研究發展處－研究助理研習營 財物與勞務 採購程序與核銷作業
總務處事務組 報告人：紀芳元 2016年2月24日更新版

2 一般財物勞務採購區分 詢洽廠商採購 共同供應契約 公告金額〈佰萬(含)〉以上 公開招標、限制性招標(不同條款) 公告金額〈佰萬〉以下
限制性招標(指定廠商) 、 公開取得報價單或企劃書 10萬元以下 單位自行辦理 逾10萬元(含) 委託總務處 辦理

3 業務單位研擬計劃－編列預算－蒐 集採購資訊(訪查規格及價格等)－訂 定需求規格(或規範）－提出請購案 －主計室審核－單位主管核定(必要
單位自行採購－作業流程 業務單位研擬計劃－編列預算－蒐 集採購資訊(訪查規格及價格等)－訂 定需求規格(或規範）－提出請購案 －主計室審核－單位主管核定(必要 時得簽訂合約）－通知廠商履行標的 供應(履約管理）－驗收－核銷(保固) 結案

4 委託總務處採購－作業流程 業務單位研擬計劃－編列預算－蒐集 採購資訊(訪查規格及價格等)－訂定需求 規格(或規範)－提出請購案－總務處簽 辦－主計室審核－校長核定－辦理招 標－廠商投標－訂定底價－開標－審 標－決標－廠商履行標的供應（履約 管理)－驗收－核銷(保固)結案

5 學校首頁/iNCCU愛政大/輸入帳號密碼 後登入/ 新平台校務系統/在職教職 員/教職員資訊系統/採購管理/財產物
如何進入財產物品請購系統？ 學校首頁/iNCCU愛政大/輸入帳號密碼 後登入/ 新平台校務系統/在職教職 員/教職員資訊系統/採購管理/財產物 品請購單/新增/輸入請購品項及預估 金額等資料/請購層級選擇 自行採購 或委託總務處採購/點選驗算檢查 無 誤/再點確認/列印請購單

6 驗算檢查 如屬共同供應契約產品之請購，請點選。 6

7 請購案應備文件 (視案件性質不同！) 請購單（空白處可作說明）或 簽呈(案件複雜須詳細說明時、需備請購單併陳)
經費核定清單 (研究計畫編號) 或預算表 活動企劃書 需求規格（或項目） 限制性招標申請書（例如指定廠商供應） 廠商報價資料（愈詳細明確愈好） 其它（例如佐證之公文、 獨家產品證明…等）

8 請購案應備文件 (共同供應契約案) 請購單（空白處可作說明）或 簽呈(案件複雜須詳細說明時、需備請購單併陳)
經費核定清單 (研究計畫編號) 或預算表 共同供應契約請購單 (毋須核章) 活動企劃書 廠商報價（愈詳細明確愈好） (視需求陳核) 其它（例如佐證之公文…等）

9 請購案應備文件 (逕向國外採購案) 建議以簽呈請購（因案件較複雜，須詳細說明、同時另備請購單併陳） 經費核定清單(研究計畫編號)或預算表
活動企劃書 國外廠商報價資料 （含與國外廠商議價之 完整紀錄） 其它（例如佐證之公文…等）

10 逾10萬元以上招標、決標 招標方式 決標原則《訂有底價》 - 限制性招標 《限制性招標申請書：敘明理由，並備有關文件》
- 公開取得報價單或企劃書《佰萬(不含)以下》 - 公開招標《佰萬(含)以上》 - 適(準)用最有利標《最有利標決標申請書：敘明理 由》 - 選擇性招標《建立合格廠商名單並定期檢討、少用》 決標原則《訂有底價》 - 議價或比價 - 適(準)用最有利標《評選（評審）標》

11 案件單純逾10萬元以上 請購至決標概估時程（一）
1.單位請購案送出，總務處及主計室會簽後，陳 報首長核准。(約10-15天) 2.總務處與單位溝通，準備招標文件。(約2-4天) 3.限制性招標：安排時間，逕洽廠商蒞校辦理議 價。(約3-5天) 4.政府採購網公告招標（含部分限制性招標）： 佰萬以上→上網公告並刊登公報(2天)+等標期 (14天)+收件開標(2天)。(約18天) 佰萬以下→上網公告並刊登公報(2天)+等標期 (7天)+收件開標(2天)。(約11天)

12 案件單純逾10萬元以上 請購至決標概估時程（二）
5.決標：一般案件，開標（議價）當天決標。 6.概估時程： 限制性招標：15＋4＋5＝24天 公告招標：15＋4＋18(11)＝37(30)天 惟流標或廢標，則總務處須另簽公文辦理， 約10-14天後，再行招標(上網公告或議價)。 7.以上估算不含例假日，請購單位應概估所需 時程，採寬鬆計日估算並提早請購。

13 履約管理 1.履約日期或期限，由採購(業務)單位於請購 單敘明，俾便會辦、審核及整理招標文件。 2.決標確定後，採購(業務)單位應與得標廠商 保持聯繫，確認廠商履約無慮。 3.廠商履約有慮，請儘快與總務處(○○組)或 有關單位聯繫，俾尋求解決方案。 4.少部分單位，會先請廠商送貨或執行需求事 項，再辦理請購作業，係違反相關規定，應 檢討責任歸屬並自行負責。 （101年1月17日政總字第 號）

14 以上均由請購(業務)單位， ◎ 本校通知廠商變更契約 ◎ 廠商要求變更契約 ◎ 履約期限延期 檢附相關證明文件，陳核奉
契約變更(展期) ◎ 本校通知廠商變更契約 ◎ 廠商要求變更契約 ◎ 履約期限延期 以上均由請購(業務)單位， 檢附相關證明文件，陳核奉 准後，辦理契約文件變更。

15 驗收作業（一） ▽ 10萬元以下： ▽逾10萬元， 採書面驗收者 ： 支出憑證黏存單之驗收或證明人欄，由請購單位 之
其他人員（非請購人員）簽章，並另備有關書面文 件送請核銷用。 請參閱（小額採購驗收作業準則） ▽逾10萬元， 採書面驗收者 ： 除請購案全部文件外，業務（請購）單位應備妥各 項書面資料（如次項說明），送總務處（採購單位） 辦理查驗。 書面資料依採購類別各有不同，例如發票、消費明 細、活動記錄、機票存根、結案報告…等。

16 驗收作業（二） ▽逾10萬元， 採實體驗收者 ： 廠商履約完成，請購單位應先初驗無訛後， 填具採購案件廠商履約完成通知書，送總務
處（採購單位）排訂驗收時間。 總務處另備驗收紀錄，赴現場（實地）查驗 ，驗收人員如下： 主驗人、會驗人(業務使用單位)、 監驗人(主計室－合約金額$50萬元以上) 協驗人(採購單位－總務處)

17 核銷作業 核銷級別判定 10萬元以下：單位自行核銷。(含逾10萬元分期核銷) 逾10萬元（含）：總務處核銷。 核銷應備文件 ＊經費結報單、支出憑證粘存單。 ＊驗收紀錄(及有關文件)、請購案完整文件(參閱前述請購案應備文件)、其它書面證明文件(例如契約書、公用清冊…) 。 ＊財產(物品)增加單一式三聯等。

18 核銷流程 單位(或總務處)備妥經費結報單等核銷文件並 簽章→主計室(核算帳務)簽章→校長或授權代 判人核定→主計室開立支出傳票並簽章→秘書 處核章(校長印)→出納組開具支票（併案開票 ）→送主計室蓋主任私章→送秘書處蓋校長私 章→回出納組蓋組長私章→出納組辦理電匯等 付款作業→支出傳票送回會計室結案。

19 核銷時程 (依案件繁簡程度而有不同！) 一、整理核銷文件：約2－4天。 二、核銷文件陳核：約4－6天。 三、主計室開立支出傳票送核：約3－5天。 四、出納組併案開支票送核：約3－5天。 五、出納組辦理付款作業：約3－4天。 六、支出傳票送回主計室結案：約2天。 七、部分案件相關憑證函送補助單位請款或結案。 註：年底請購、經費結報案件較多，核銷 時程 會再遞延。

20 (環保標章、節能標章、省水標章、綠建材標章)
政策配合 省時省力省金錢 政府電子採購網－共同供應契約 集腋成裘，照護弱勢 優先採購身心障礙福利機構團體或庇護工廠產品(身心障礙者保護法第62條) 綠色採購－申報作業 (環保標章、節能標章、省水標章、綠建材標章) 行政院環境保護署 綠色生活資訊網

21 網頁路徑： 學校首頁/行政單位/總務處/標準作 業程序/事務組－採購招標 本校財物勞務採購流程圖 採購案件流程總圖、 採購程序流程附圖
s=103 採購案件流程總圖、 採購程序流程附圖 共同供應契約流程圖、公告上網作業流程圖 限制性招標流程圖、驗收及報銷作業流程圖

22 招標規範常見錯誤態樣(一) ○限定產品取得 ISO系列驗證、或以取得 正字標記作為規範，而未允許「同等品 」競標。 ○指定特定廠牌之規格或型號或特定國家 或協會之標準，而未允許「同等品」。 ○訂定廠商資格時，未依該標準評估廠商 家數。 ○限定廠商投標時，須檢附於指定地區設 有分公司或維護站，或須擁有指定之設 備。

23 招標規範常見錯誤態樣(二) ○抄襲特定廠商之規格資料。 ○超出需求或與需求無關之規格。 ○投標時須檢附原廠製造(或代理)證明、 原廠願意供應證明、原廠品質保證書。 ○規定所有大小產品均須提供型錄。 ○限型錄上之規格須與招標規格一字不差。 ○採購指定之進口品。 ○限制專業證照或合格證書之人數或張數。

24 總務處採購業務聯絡人（一） ◎事務組 黃子芸(62108) 辦公家具、電腦軟硬體(行政,教學單位) 、事務機具電器、禮品圖書
黃子芸(62108) 辦公家具、電腦軟硬體(行政,教學單位) 、事務機具電器、禮品圖書 廖致瑞(62103) 勞務外包、影視設備、電動工具及儀器 、出國機票團費、印刷 紀芳元(62105) 廣告宣傳、電腦軟硬體(計中)、會展場 佈、國內場租餐宿(旅)、藝文活動 徐明方(62107) 共同共應契約採購（不分品項,金額）

25 總務處採購業務聯絡人（二） 吳欣樺 (62822) 綠色採購之申報 ◎環保組 ◎財產組
吳欣樺 (62822) 綠色採購之申報 ◎財產組 徐邦丁 (62805) 電腦軟硬體、事務機具、教學器材等 保固期滿後之維護保修 ◎營繕組 (62111 , 62112) 公共（建築物）設施設置及修繕 代表號 辦公處所調整之改修工程 一般(小型、零星)修繕工程

26 祝福眾夥伴 工欲完事先利器 作想成就穩妥商 愉情常保心無鬱 快意永存緒歡暢
解說完畢 歡迎洽詢指教

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