Chap 11： ERP導入 王　淑　貞.

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1 Chap 11： ERP導入 王　淑　貞

2 內容大綱 導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論

3 IT或企業專案? 假如ERP 導入只是IT性質專案 假如ERP 導入是business 性質專案 就如同更換email 系統一般
不須考慮任何企業利益 以最節省人力與物力建置完成 在系統運作後，公司不再預期做任何business process調整 假如ERP 導入是business 性質專案 將公司預期之企業目標設定清楚 為達營運目標，可能需較多人力物力 在開始運作後，系統流程必須再經過進一步的調整

4 ERP專案導入重點 導入企業資源規劃時,導入範圍和順序及時間 企業對導入企業資源規劃系統的期望 企業是屬於何種產業和營運模式
將流程運作所需的正確資料輸入系統中

5 ERP導入應配合企業策略 使用不同的策略方法論以辨認競爭優勢 決定企業的營運模式(Business Model) 辨認營運模式的核心流程
辨認企業在價值鍵中所具有之價值 決定企業的營運模式(Business Model) 辨認營運模式的核心流程

6 台灣企業導入ERP的原因

7 台灣企業導入ERP模組分佈比率

8 ERP導入階段

9 初始評估 導入前,企業評估為何須使用ERP系統與預估導入後效益與成本費用. 並非所有企業皆適合導入套裝的ERP軟體系統.
須評估與選擇軟體與顧問公司. 企業選擇自行導入,未借重顧問,雖然節省經費,須注意員工是否有此專業知識,增加導入的風險. ERP導入專案不適宜與企業流程再造一起執行. 企業營運的淡季中從事ERP導入較為適宜.

10 ERP導入策略 模組與地點上線順序 多模組導入策略 何種策略導至較佳之結果? 逐步式(Step by Step) 模組分批上線
大躍進式(Big Bang) 所有模組同時上線 複製式(Roll-Out) 先一個據點建立完整系統,再複製其他據點 何種策略導至較佳之結果? 無明顯差距 39.4% Big Bang (NCU 2003 Survey)

11 逐步式模組導入(step by step) 優點 缺點 單位時間內所需投入人力較少 專案品質隨成員技術及知識的累積而增加
前一個部分專案的經驗可以不斷累積到下一個部分專案 變革過程較為平順 導入成本有較長時間分攤 缺點 專案導入時間較長 不斷調整暫時性客製化系統介面以維護新模組及舊模組的銜接,耗費成本與時間 成員的衝勁與動機可能因時間拉長而減低 使用者無法立即體會到系統整合的優點 過程較長, 因此可能因環境改變, 導致企業流程須重新調整

12 大躍進式(Big-Bang) 優點 缺點 專案時程縮短 整合後的功效可馬上展現 專案成員的衝勁較高 在短時間內需投下龐大人力與物力
需要高階管理人員的緊密參與及對問題的快速回應 須進行大量的教育訓練與組織的變革管理 不成功的風險比較高

13 逐據點導入(Roll-Out) 優點 缺點 專案成員可以從前面的據點所建立的導入過程中學到經驗 所需資源較所有據點同時導入少
因為主要問題已在首要據點解決,可以降低後續各點風險 據點與據點間可增進彼此了解 缺點 可能會忽略各據點特有的流程 但若考慮各據點的獨特運作方式,可能使系統的建置變的複雜 導入時間較長,暴露的風險較高 計畫人員長時間的離開原工作環境,增加未來歸建的風險

14 內容大綱 導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論

15 專案準備 進行高階主管訪談 設定專案目標 建立專案組織: 規劃專案key user 與MIS 投入人力 決定導入策略 安裝開發與測試環境
這是IT專案或Business專案? 建立專案組織: 規劃專案key user 與MIS 投入人力 是否須自力將系統導入至其他地方? 是否預期自行維護此系統? 決定導入策略 投入資源與承受風險？ 安裝開發與測試環境 訓練專案key users(種子) 評估技術上的需求 評估網路與資料庫的資源是否足夠 例如,系統要求能在外部網路登入，則公司之網路設備是否準備好？

16 高階主管訪談 了解高階主管的策略思考:以利進行企業藍圖規劃時,規劃出高層所需的企業流程與系統功能。
對於導入過程與結果做溝通:對預期的導入經過與結果,做意見溝通與交換。

17 專案規劃 專案規劃包括: (1)導入專案願景的釐清. (2)導入策略的制定 (3)專案內單元或模組確認

18 專案目標 ERP專案如為企業專案就應訂定專案目標 專案目標特色 清楚 簡單易懂 可量測 可用以評估成本效益 可實現但又有挑戰性

19 專案目標範例 模組名稱 目標 衡量方法 預期節省金額/ 每年 銷售及配送 1. 確保在客戶諮 隨機檢查地區銷售 詢之後的兩小 單位及其客戶
模組名稱 目標 衡量方法 預期節省金額/ 每年 銷售及配送 1. 確保在客戶諮 隨機檢查地區銷售 詢之後的兩小 單位及其客戶 時之內回應 2. 確定對顧客回 同上 應的正確性 3. 行銷售流 可每年節省$40,000 $40,000 程的精簡 4. 需求與備料間 可每年節省$60,000 $60,000 的平衡 財務 5. 平均付款時間 未付款時間從75天 減少5天 降至70天 生產規劃 6. 降低訂單計劃 工作日由10天 / 物料管理 至生產時間50 % 降至5天 7. 降低庫存40 % 節省$580, $580,000 整體 8. 增加員工生產力 可減少員工8人 8 * 500,000 = 4,000, $4,000,000 預估每年節省總成本 $4,680,000

20 ERP 績效(DT和Benchmarking Partner )
有形利益 無形利益 l       人員減少 l       存貨減少 l       生產力增加 l       更快速的財務循環 l       訂單流程的改善 l       採購成本的降低 l       減少IT的花費 l       改善現金管理 l       利潤的增加 l       維護成本的減少 l       增加即時交貨的準確率 l       運售與配銷成本的減少 l       提高資訊的可見度 l       嶄新的或已改善的企業流程 l       改善對顧客的回應速度 l       標準化電腦作業平台 l       對各系統間的嚴密整合 l       改善成本結構 l       更佳的彈性 l       改善Y2K的問題 l       全球化的資訊分享 l       改善經營績效 l       改善供應鏈的績效 l       創造新的經營模式

21 專案組織範例圖

22 專案組織(督導委員會) 督導委員會 高階主管組成 督導專案目標達成與否 制定專案導入的政策 確保資源的可用性 快速的決策 對專案經理的支持

23 專案經理 了解專案、企業、整體環境 穩定的情緒管理、本身具有高度壓力 正面的人際關係 為企業所接納與信任 清楚瞭解組織影響力
善於利用非正式的聯誼 習慣於沒有掌聲的環境

24 專案管理組 主要任務:在於管理專案的進度與品質,負責小組之間的協調與溝通。 其工作及權責為: 專案的導入
溝通, 協調及控制所的專案進度與品質 對功能性的議題進行評估與決策

25 專案小組(工作及權責) 致力於解決企業目前及未來的流程 對專案管理組提供支援 建構及客製化系統 對使用者提供支援及教育訓練 測試新系統
蒐集正確資料以便輸入系統中

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28 安裝開發與測試環境 ERP系統為企業日常運作息息相關,屬於不可停頓 建議客戶安裝三套ERP系統,分別為開發、測試、正式運作系統

29 專案小組成員訓練 訓練內容 系統功能:重點在教導系統功能 企業流程:重點在教導最新經營管理觀念,以符合新軟體的流程及控制程序.
專案管理:重點在教導專案管理技巧,以便能在專案中執行應履行的義務.

30 內容大綱 導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論

31 企業藍圖規劃 為企業訂定未來企業組織架構與流程 確認未來營運模式與組織架構 規劃並設計未來作業流程 完成系統基本功能架構討論
確認外掛程式需求及時程 執行企業藍圖確認研討會

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43 內容大綱 導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論

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45 規劃並設計未來作業流程 作業流程與系統功能不搭配時有以下幾種解決方式: 從系統標準功能中再找尋一次
快速解決法? 如果是系統中未設計的欄位,可否用其他欄位代替 在作業流程與系統功能找到妥協 外掛程式 直些修改系統程式 (應極力避免, 因可能導致系統日後無法升級)

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50 流程差異與調整 如設計的流程與系統功能不搭配,可以如下幾種方法解決 從系統標準功能中再找尋一次
快速解決法? 如果是系統中未設計的欄位,可否用其他欄位代替 在作業流程與系統功能找到妥協 外掛程式 直些修改系統程式 (應極力避免, 因可能導致系統日後無法升級)

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53 系統設計與開發 設定系統參數 撰寫外掛程式 執行系統測試:安裝測試、單元測試、功能測試、整合測試、外掛測試 建立授權架構 資料轉檔準備與測試
建置正式系統環境 一般使用者教材開發 由專案團對中的主要使用者(key user) 開發

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55 常見外掛程式 螢幕輸出入介面 輸入表單格式 輸出報表格式 線上處理的溝通介面 資料轉檔 和其他系統作資料交換

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57 內容大綱 導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論

58 系統上線規劃 預先規劃如何從測試環境移轉到上線環境,並使一般使用者能熟悉系統操作及作業流程,主要任務有以下幾點: 研擬系統上線計畫
將客製功能由測試環境移轉轉到正式環境 安裝一般使用者作業環境 訓練使用者 建立上線支援站 執行資料轉換

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61 上線支援站 主要目的是當系統上線發生問題時,使用者有操作困難時提供協助管道. 通報與處理程序可分成以下幾級:
第一線支援:由各專案小組成員負責,解決系統管理,使用者操作. 第二線支援:由專案負責人,專案顧問負責解決系統設定及外掛程式錯誤. 第三線支援:系統業者負責,提供24小線上服務機制.

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63 系統上線與後續支援 選擇適當的系統轉換方式 按照上線規劃輸入資料 按照規劃輸入資料並核對資料正確性 協助使用者熟悉系統
平行運作(Parallel run) 立即轉換(Cut over) 按照上線規劃輸入資料 會計年度起始 待處理訂單最少時 按照規劃輸入資料並核對資料正確性 各部門按序停止運作並將資料輸入新系統 月結報表是否正確 協助使用者熟悉系統

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67 持續改善 專案結束是企業使用ERP系統的起點 未來企業會將ERP與其他企業E化軟體整合.

68 內容大綱 導入規劃 專案準備 企業藍圖規劃 系統設計與開發 系統上線及持續改善 專案管理 結論

69 專案控管 專案控管週期: (1)訂定目標 (2)離差測量 (3)檢討修正 (4)學習提升. 風險管理 品質控制 成本控制

70 風險管理 ERP專案因耗費龐大人力,物力與時間,因此如失敗對企業可能影響很大 可進行風險控管以降低失敗機會

71 風險管理評估分析例子 風險因子 發生的可能性 影響程度 因應方法 1. 人員離職 增加薪水、 準備接替人選、 增加成就感 2.不恰當的 報請督導委 員案人力編組 會增加人力、 延後時程 3. 專案成員 保留詳細 知識和能力 的文件、 的不足 內 /外受訓、 求助顧問 4. 不好的 撤換、 培養外界顧問 內部顧問、 加速軟體知識轉移 5. 使用者的 資訊分享、 接受能力低 教育訓練、 個別手冊、 上線輔導

72 台灣企業導入ERP可能遇到的問題

73 影響專案成功十大障礙 使用者的技能與教育訓練差 企業本身的技術能力不足 系統主要功能不合用 組織的抗拒 須與很多舊系統整合
使用者須改變的範圍大 系統客製化的程度多 大的專案 專案進行中人員離職 預算不足

74 變革管理 減少員工的抗拒,讓全體企業齊心度過變革股臉的任務.

75 抗拒原因 害怕失去對原先資料擁有權利 害怕失敗 怕被新系統綁住,失去與社會連結 安於現況,懶得對”改變”回應 害怕整個結構改變
其他個人或商業考量

76 變革方法 溝通 教育訓練 提供資訊 工作調整 解雇

77 成功關鍵因素 高階主管支持 專案成員間的互信 簡單,清楚且可衡量的目標 高素質的專案成員 公開誠實的資訊政策 良好的專案導入方法
確實規劃資料轉換 確實的變革管理 強而有力的專案管理 控制外掛程式的數目

78 結論 ERP 系統可即時整合資料以便企業運作 為了從這樣的系統中獲得企業利業，必須小心規劃並依循正式導入方法論 專案準備 企業藍圖 系統實現
最後準備 上線及支援 持續改進