城建档案管理 苏州市城建档案馆 周小明.

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1 城建档案管理 苏州市城建档案馆 周小明

2 第1章 城建档案概述

3 1.1 城建档案的定义 城建档案定义的含义 1.定义包含了三个基本要素:形成者、具有保存价值以及载体形式的多样性。
2.定义的基本含义有以下三个方面: （一）城建档案是人们在有关城乡建设的社会实践活动中形成积累的。包含城乡规划、建设、管理、科研工作等活动。这一含义说明了城建档案的来源和性质。 （二）城建档案是对国家和社会具有保存价值的历史记录。 这是对城建档案保存范围的确定，是城建文件转化为城建档案的重要前提。 （三）城建档案的载体形式多样。包含有直接载体和间接载体两种。

4 1.2 城建档案的属性 1.城建档案的原始记录属性 原始记录性是城建档案的本质属性，它决定了城建档案与其他文献资料有着明显不同的区别。也是档案最真实、最可靠、最为宝贵的根本所在。在城市建设活动中，需要进行勘察、规划、设计、施工、安装、检测、管理等一系列工作，必然会直接形成和使用许多文件材料，而这些文件材料有的日后需要查考，具有很好的保存价值，就整理保存下来，转化为城建档案。因此，无论从形式和内容特征上，城建档案都具有很强的原始性，即人们通常所说的 第一手材料。

5 1.2 城建档案的属性 2.城建档案的知识属性 城建档案是积累和传播知识的一种形式。城建档案产生于城市建设活动中，承载着城市建设实践活动的大量事实、数据、经验、成果和理论等知识，反映了人们对城市建设、 管理的客观事物、现象的认识，是人类认识自然、改造世界的智慧和结晶。档案之所以能世代流传，就是因为其记录的知识可供人们借鉴参考。城建档案记载着城市建设、管理的经验与知识，能为当代和今后的工作借鉴和利用，从城建档案中获取有价值的知识信息，可以帮助人们更好地规划、建设、管理和研究城市。

6 1.2 城建档案的属性 3.城建档案的信息属性 城建档案是城市的重要信息。城建档案信息作为社会信息的一种，不仅具有其他信息一样的共性:可以收集、发布、传递、存贮、检索、处理、交换和利用，而且，还有其自身的特点。城建档案是城市建设活动的直接记录信息，是用文字、数字、图表、声像等方式存贮在一定载体上的固定信息，是能让人、物、事的历史原貌得到重现的原始信息。因此，城建档案为人们提供的是不同于其他信息的依据性、凭证性信息，这是一种原始的记录信息，是没有经过加工编辑的。

7 1.2 城建档案的属性 4.城建档案的社会属性 城建档案是人们在建设城市和改造城市的大环境中形成的，并非只局限于城建部门一家。城建档案产生的主体是社会性的组织和人，而城市建设本身涉及社会的方方面面，有关千家万户的切身利益，具有广泛的社会性。因此，城建档案是具有社会作用和社会价值的重要财富，具有广阔的利用空间。以苏州馆为例，馆藏档案的利用者涉及社会的各个方面，有政府机关、公检法、规划建设管理、编史修志、学校、科研等部门，有建设、施工、监理、设计、勘察等单位和个人，有房屋业主、承租户、拆迁户等社会个人。

8 1.2 城建档案的属性 5.城建档案的价值属性 城建档案的价值属性主要体现在有益的实用性。城建档案对城市规划、建设、管理和城市研究等工作有查考价值。对城市的建设发展具有重要的依据作用和广泛的参考作用，是开展城建工作不可缺少的重要依据。因此，价值是城建文件转化为城建档案的重要条件，也是决定城建档案如何保存和保存多久的主要因素。价值重要的城建档案就需要永久保存，传世后人，失去保存价值的档案就该剔除销毁。

9 1.3 城建档案的特点 1.综合性 城建档案涉及建设领域30多个专业，关系到城市建设发展的各个方面,是由不同部门、不同专业、不同内容、不同形式、不同环节在不同阶段形成的多种文件材料组合在一起的结合体。具有很强的综合性特点。 2.成套性 城建档案一般是以项目成套。一个项目内的档案材料是有机联系的整体。无论项目大小，尤其是工程档案，都是以项目为单位进行收集、整理、归档的，而利用也往往是按项目查找，成套使用。

10 1.3 城建档案的特点 3.动态性 随着城乡建设的不断发展，城建档案工作必须跟上城建发展的步伐，进行必要的动态跟踪管理，根据现实变化状况，对原存档案进行及时的补充、更新，使城建档案随时能全面、准确、系统地反映出地上、地下建筑物、构筑物以及管线、隐蔽工程等真实状况，以满足城市规划、建设、管理和科研工作的需要服务。 4.权威性 城建档案是城市建设活动直接的原始记录，是自始至终完整反映城建活动过程的第一手材料。与其他科技文献相比，城建档案一旦形成，就具有法律效力。权威性主要体现在它的凭证依据作用较其他记录更为可靠。

11 1.3 城建档案的特点 5.专业性 城建档案的专业性特点集中表现在形成单位、形成过程、内容性质三个方面。首先，从形成单位方面来说，城建档案大多产生于专业性较强的，如规划、交通、园林、建筑、市政、管线等部门。其次，从形成过程方面来说，城建档案形成于城市规划、建设、管理、科研等各种专业活动过程中，是各类专业活动的真实历史记录，能真实反映专业活动的开展过程和结果。其三，从内容性质上看，城建档案的内容涉及很多专业，一般涉及的专业有10多个，大的建设项目会涉及30多个专业。

12 1.3 城建档案的特点 6.地方性 城建档案是在不同地方的城市中产生的，不同的城市又各有其不同的历史背景。因此，作为记录和反映城市建设状况的城建档案，由于地方因素，无论是城建档案的收集门类或特色方面，还是工程项目的内容或数量方面都存在着一定的差异。 城建档案馆应该根据当地的实际情况，因地制宜地做好城建档案的收集和管理,特别是加强特色档案的收集力度。

13 1.4 城建档案的范围和主要种类 1.城建档案的范围 城建档案的范围是由城建档案定义的外延所决定的。根据城建档案的定义，在城市规划、建设和管理工作中形成的各种业务和专业技术档案都属于城建档案。因此，城建档案的内容范围比较广泛，可从以下不同角度进行划分。 可以从城建档案的来源、内容、形成时间、所有权属、载体形式等角度来划定档案的范围。

14 1.4 城建档案的范围和主要种类 2.城建档案的主要种类 有以下12个：
城乡规划档案、城市勘测档案、建设工程档案、规划管理档案、房地产管理档案、房屋征收补偿档案、建设工程勘察设计管理档案、工程建设管理档案、园林绿化名胜古迹档案、城市抗震防灾档案、城市市容和环境卫生管理档案、城建声像档案。

15 1.5城建档案的作用 1.城建档案的作用 1.1城建档案是积累城建经验，储备城建技术的手段 1.2城建档案是进行城市规划工作的基础
1.3城建档案是城市建设管理工作的重要依据 1.4城建档案是城市一切建筑物、构筑物维护、管理、改建、扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径 1.5城建档案是城市防灾、抗灾、减灾和灾后应急管理、恢复重建的重要依据 1.6城建档案是征用土地、房地产权产籍的法律凭证 1.7城建档案是城市科学研究的重要资源

16 1.5城建档案的作用 2.城建档案作用的性质 2.1依据性 城建档案可以为城市规划的修订，建设工程改造、扩建、维修，城市的规范化管理等多方面，提供重要、准确、系统的依据材料。因此，城建档案对城市规划、建设和管理等各项活动都具有重要的依据作用。 2.2参考性 城建档案对于人们查考既往情况，掌握历史资料，总结历史经验，研究城市规划、建设和管理活动的发展规律，创新工作方法、提高工作效率，以及编史修志等具有广泛的参考作用。 2.3凭证性 城建档案是确凿的原始材料和历史凭证，可以成为调查、取证和处理问题解决矛盾的证据,是法律信证，有一定的法律效力的，具有无可置疑的证据作用。

17 第2章 城建档案工作

18 2.1 我国城建档案事业的发展回顾 1.城建档案事业的创建时期 2.城建档案事业的初步发展时期 3.城建档案事业的恢复整顿阶段
1.1大连、哈尔滨会议的召开，城建档案初步理论的提出 1.2加强管理城市基本建设档案文件的颁布，城市基本建设档案试行工作的开展和总结 2.城建档案事业的初步发展时期 3.城建档案事业的恢复整顿阶段 3.1国家档案局恢复工作 3.2召开全国档案工作会议 3.3召开全国科学技术档案工作会议和颁布《科学技术档案工作暂 行条例》 3.4颁发加强城市基建档案工作的通知，城建档案馆的建立和管理体制的明确 3.5召开三次城建档案工作座谈会

19 2.1 我国城建档案事业的发展回顾 4.城建档案事业的全面发展阶段 5.城建档案事业的加快发展阶段 5.1建设部设立城建档案工作办公室
4.1印发《城市建设档案分类大纲》等三个业务规范 4.2开展城建档案人员的教育和培训 4.3召开第一次全国城建档案工作会议 4.4颁布第一部全国性城市建设档案管理规章 4.5成立中国城科会城建档案信息研究会 5.城建档案事业的加快发展阶段 5.1建设部设立城建档案工作办公室 5.2召开第二次全国城建档案工作会议 5.3建立健全城建档案法规体系 5.4加强城建档案业务标准和规范建设 5.5城建档案馆目标管理考评工作

20 2.2城建档案工作的内容、任务和性质 1.城建档案工作的内容 2.城建档案工作的基本任务
城建档案工作，从广义上说，是一项城建档案事业。主要内容包括:城建档案馆(室）工作、城建档案法规标准建设工作、城建档案行政管理工作、城建档案教育培训工作、城建档案科学研究工作、城建档案宣传出版工作、城建档案国内外合作交流工作等七个方面。 2.城建档案工作的基本任务 城建档案工作的基本任务，就是按照一定的原则和方法，科学地管理城建档案，积极地开发城建档案信息资源，及时、准确地提供城建档案，为城市规划、建设、管理服务的工作。归纳起来，就是“科学管理，开发利用”八个字。

21 2.2城建档案工作的内容、任务和性质 3.城建档案工作的性质 3.1城建档案工作是一项管理性的工作 3.2城建档案工作是一项服务性的工作
3.3城建档案工作是一项专业性的工作 3.4城建档案工作是一项政治性的工作

22 2.3城建档案工作的基本原则和管理体制 1.城建档案工作的基本原则 2.城建档案工作的管理体制 1.1统一领导、分级管理
1.2维护城建档案的完整、准确、系统和安全 1.3便于社会各方面的有效利用 2.城建档案工作的管理体制 2.1城建档案管理体制 2.2城建档案管理机构

23 2.4 城建档案监督和指导 1.城建档案监督 1.1城建档案监督的含义 城建档案监督是指城建档案管理机构，依照法律、法规所赋予的权限，对单位档案部门、社会组织和个人贯彻实施城建档案法规情况的监督检查，依法对违反城建档案法规的行为进行指出、劝导和纠正。 1.2城建档案监督的对象 有三类：城建档案、城建档案工作和城建档案事业管理。 1.3城建档案监督的原则 有四项：制度化、系统化、灵活性和联合性。 1.4城建档案监督的内容和形式 内容：宣传贯彻、监督检查、调查。 形式：备案审查、执法检查、受理举报申诉等。

24 2.4 城建档案监督和指导 2、城建档案业务指导 2.1城建档案业务指导的含义
城建档案业务指导是城建档案管理机构依据有关城建档案法律、法规、规章和业务标准，对下级城建档案机构、建设系统各行业管理部门、建设工程档案形成单位的档案形成、积累、整理、编目、归档、保管、移交等业务，进行登记、告知、督促、检查、验收以及提供技术咨询、培训和示范等。 2.2城建档案业务指导的作用 引导作用、示范作用、规范作用。 2.3城建档案业务指导的原则 统一指导原则、分级指导原则、分类指导原则、重点指导原则

25 2.4 城建档案监督和指导 2、城建档案业务指导 2.4 城建档案业务指导的方法
城建档案业务指导，按照不同标准和方法，分为宏观指导与微观指导，具体包括文件指导、会议指导、远程指导、专人指导等。 2.5城建档案业务指导的类型与内容 主要有上级城建档案管理机构对下级城建档案管理机构进行指导、城建档案管理机构对管辖范围内的城建档案形成单位进行指导等二种类型。内容很多，主要是督促、检查、验收以及提供技术咨询、培训和示范等。 2.6城建档案业务指导的要求，主要三个方面。 贯彻执行档案法规、业务标准和规范，服务基层、方便用户，采用现代化先进手段，不断提高效能，提供优质高效服务。

26 2.5 城建档案馆工作和城建档案室工作 1.城建档案馆工作 1.1城建档案馆的性质 1.2城建档案馆的基本职责和主要任务
城建档案馆是以城市为单位设立的国家专门档案馆，是国家法定的永久保管城建档案的专门机构，是人民政府所属的科学技术事业单位，由地方主管城市建设的行政主管部门直接领导。 1.2城建档案馆的基本职责和主要任务 城建档案馆的基本职责是:集中统一管理对国家和社会具有长远保管价值的城建档案和有关资料，维护历史的真实面貌，确保城建档案的完整与安全，为国家和社会的需要提供服务。 主要任务，有六个方面（略）

27 2.5 城建档案馆工作和城建档案室工作 1.城建档案馆工作 1.3城建档案馆重点管理的档案范围
（1）城乡建设工程档案，包括：工业、民用建筑工程档案，市政基础设施工程档案，公用基础设施工程档案，交通基础设施工程档案，园林建设、风景名胜建设工程档案，市容环境卫生设施建设工程档案，城市防洪、抗震、人防工程档案，其他工程档案。 （2）建设系统各行业管理部门形成的建设系统业务管理档案和业务技术档案。包括: 城市勘测、城市规划制定、城市规划管理、城乡建设管理、历史文化遗存保护与管理等档案。 （3）有关城乡规划、建设和管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城乡历史、自然、经济等方面的基础资料。包括有关志书、年鉴、大事记以及城市历史沿革、经济、人口、科技、文教、卫生、资源、地名、地形地貌、地震、水文、气象、灾害等方面的基础材料。

28 2.6 城建档案专业人员队伍建设 1.城建档案专业人员的配备要求 2.城建档案专业人员的素质要求
由于城建档案工作涉及面广，专业性、技术性强，因此，城建档案管理机构的人员配备必须具备一定的专门要求。档案馆主要从整理、保管、验收、指导、信息化、声像、开发利用、编研等业务工作需要出发配备相应的人才。 2.城建档案专业人员的素质要求 主要是：政治素质和职业道德，专业知识和业务能力，相关知识。 3.城建档案从业人员在职教育 包括继续教育和岗位培训。继续教育的时间，应当每年累计不少于12天或者72学时。

29 第3章 城建档案法制

30 3.1 城建档案法制建设 1.建立健全城建档案法制的根本目的 2.建立健全城建档案法制的作用和意义 1.1保证城建档案集中统一管理
1.2保证依法管档 1.3保证城建档案工作服务于政府和公众 2.建立健全城建档案法制的作用和意义 2.1依法开展城建档案管理工作的需要 2.2维护和保障城建档案工作参与各方权利与义务的需要 2.3全面提高城建档案管理水平的需要

31 3.2 城建档案法律、法规及其主要内容 1.规定了城建档案工作参与各方的地位、权利和义务 1.1 明确了城建档案法规的适用范围
1.2 明确了城建档案的本质 1.3 明确了城建档案集中统一管理原则 1.4 明确了城建档案工作的各项保障措 1.5 明确了城建档案管理机构的法律地位 1.6 明确了相关单位在城建档案活动中的职责和义务 1.7明确了城建档案管理机构接收范围 1.8明确了城建档案工作从业人员素质的要求

32 3.2 城建档案法律、法规及其主要内容 2.规定了建设工程档案工作的管理程序及法律责任 2.1建设工程档案的报建登记制度
《江苏省城建档案管理办法》第十二条规定:“各类建设工程均应当编制建设工程档案并进行登记，实行建设工程档案责任制。” 2.2建设工程档案专项验收制度 《城市建设档案管理规定》第八条规定:“列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。 2.3建设工程档案移交制度 《城市建设档案管理规定》第六条规定:“建设单位应当在工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。”

33 3.2 城建档案法律、法规及其主要内容 3.明确了城建档案管理机构的工作要求
3.1 城建档案馆（室）对接收或者收集的档案应当及时登记、整理、编制检索工具，做好档案的保管、鉴定、统计、编研、保护和利用工作;对破损或者变质的档案应当及时采取补救措施。 3.2 城建档案馆（室）及其他形成、保管城建档案的单位，应当建立健全档案管理制度，严格执行国家保密制度，严防档案散失和泄密。任何单位和个人不得擅自销毁城建档案。 3.3 禁止出卖属于国家所有的城建档案。城建档案复制件的交换、转让和出卖，应当按照国家有关规定办理。 3.4 保管城建档案应当有专用库房。库房内应当保持适当的温度和湿度，有防盗等八防措施。 3.5 城建档案馆（室）应当使用符合国家标准的档案用品和装具，实现城建档案管理的规范化、标准化和现代化。 3.6 城建档案馆（室）应当定期向社会公布可以开放的档案目录，并编制必要的检索资料和参考资料，向社会提供服务

34 3.3城建档案工作的法律责任和行政执法工作 1.城建档案工作的法律责任 1.1城建档案法律责任的概念
城建档案法律责任是指行为主体由于违反城建档案法律、法规的相关条款，按照城建档案法律、法规必须承担的法律后果。 它主要包含以下内容:一是主体，即在城建档案活动中，主体包括法人、公民，即谁违反城建档案法律、法规，谁承担相应的法律后果。二是主体违反城建档案法律、法规，一旦形成违法、违规行为，其法律责任也就产生。三是违反了城建档案法律、法规，必须承担相应的法律后果。 1.2城建档案法律责任的特点.即强制性特点. 1.3城建档案法律责任的种类与内容 城建档案的法律责任可分为三种，即刑事法律责任、民事法律责任和行政法律责任。主要形式是行政法律责任，行政法律责任一般分为行政处分和行政处罚二种。行政处分是一种内部处罚。行政处罚主要包括行政罚款和没收违法所得。

35 3.3城建档案工作的法律责任和行政执法工作 2.城建档案行政执法工作 2.1城建档案行政执法的概念 2.2 城建档案行政执法主体
依法对城建档案活动进行监督、检查，对违法行为行使行政处罚的行政行为。 2.2 城建档案行政执法主体 县级以上建设行政主管部门或是其委托的单位。 2.3城建档案行政执法分类和效力 主要分四类:行政决定,行政检查,行政强制执行,行政处置. 效力包括:确定力、拘束力、执行力. 2.4城建档案行政执法程序 主要有:立案,调查,处理,执行. 2.5城建档案行政处罚文书 统一格式文书.

36 第4章 城建档案的管理

37 4.1 城建档案的收集 1.城建档案收集工作的意义、内容和要求 1.1城建档案收集工作的意义
主要体现在三个方面:城建档案收集工作是档案工作的基础;城建档案收集是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施;城建档案收集是决定档案馆存在和发展的重要条件。 1.2城建档案收集工作的内容 包括三个方面:对本单位形成的需要归档的各类档案进行接收归档;对列入进馆范围的各类城建档案进行接收,对城建历史档案、重要档案、珍贵档案等进行广泛征集。 1.3城建档案收集工作的要求 加强城建档案形成单位的调查和指导,保证进馆档案的完整、齐全和准确,积极推行进馆（室）档案的标准化. 1.4城建档案收集工作的方式 城建档案馆收集方式是以接收和征集两种方法为主。单位（部门）档案室收集工作的方式以接收为主。

38 4.1 城建档案的收集 2.城建档案馆收集档案的范围 同2.5讲的城建档案馆重点管理的档案范围相同. 3.城建档案接收工作
3.1城建档案接收的原则和要求 遵循统一管理和分级、分类集中保管的原则。 3.2城建档案接收的方式 有定期接收和随时接收两种。 3.3城建档案接收的步骤 城建档案管理机构对建设工程档案的接收,按下列步骤进行:核对档案移交目录和档案实物，填写建设工程档案接收和移交证明书;办理接收手续，双方在建设工程档案接收和移交证明书上签名盖章。 城建档案形成单位移交档案的时间,应符合下列规定: （1）建设工程的勘测、设计、施工、监理等单位应在本单位承担的工程任务完成后， 将本工程形成的文件立卷后向建设单位和本单位的档案机构移交。 （2）建设单位对列入城建档案管理机构接收范围的工程，应在工程竣工验收后3个月 内向当地城建档案馆移交。 （3）地下管线工程档案应在工程竣工验收备案前向城建档案馆移交。

39 4.1 城建档案的收集 4.城建档案征集工作 4.1征集工作的含义
征集就是城建档案管理机构对散存、散失的具有永久保存价值的城建档案采取应征性收集的行为。 4.2集工作的重点范围 历代形成的反映本城市（镇）自然面貌、发展变迁，记录各项工程建设的档案史料;对国家和社会具有保存价值或者应保密的档案;城市历史、自然、经济等方面的基础资料。 4.3征集工作的途径和对象 4.4征集工作的方法 无偿征集,有偿征集,购买,征收,交换. 4.5征集工作的要求 4.6城建档案征集工作的具体做法 广泛宣传,调查摸底,注重实效,长期打算.

40 4.2城建档案的整理 1.城建档案整理的内容 2.城建档案整理工作的原则 主要包括两个方面的内容:城建档案的系统整理和科学编目。
系统整理，是对城建档案进行合理分类、有序排列，使之条理化和系统化，从而反映 城建档案的自然形成规律，保持城建档案内在的有机联系。其具体工作内容有:分类、组卷和排列。 科学编目，就是通过一定的形式，按照一定的要求，正确地固定系统整理的成果，准 确地提示城建档案的内容和成分。其具体工作内容有:卷内文件编目、案卷编目和编制案卷目录。 2.城建档案整理工作的原则 2.1城建档案整理工作应当遵循城建档案的自然形成规律 2.2城建档案整理工作应当充分尊重和利用原有的整理基础 2.3城建档案整理工作应当最大限度地保持城建文件之间的有机联系 2.4城建档案整理工作应当便于城建档案保管和利用

41 4.2城建档案的整理 3.城建档案的分类 城建档案的分类，就是把一个单位或一个项目的全部档案，按其来源、时间、内容和形式的不同，分成若干层次和类别，使之构成一套有机的体系。 3.1城建档案分类的意义 3.2城建档案分类的原则 （1）符合城建档案形成单位及其专业活动的性质和特点。 （2）根据文件材料的内容，选择和运用适当的分类方法。 （3）遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系。 3.3城建档案分类的要求 （1）档案类目和档案材料的划分应该具有客观性。 （2）档案分类体系应该具有逻辑性。 （3）档案的分类应该注重实用性。

42 4.2城建档案的整理 3.城建档案的分类 3.4城建档案分类大纲和分类方案的编制
城建档案分类大纲是依据城建档案分类原则编制的对城建档案进行科学分类的依据性文件，1984建设部制订印发，1993年修订。 《分类大纲（修订稿）》设定为18个大类和102个属类。小类各市根据本城市的实际情况设置。在分类方案中，大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。属类超过10个同位类目时，采用八分制，即同一级类 目的号码由1用到8，以后用“91”、“92”、“93”直到“98”。 3.5档案编号举例 档案号一般由分类号（大类、属类、小类）和案卷号组成。同时，根据情况可增加项目号和年度。 如：I43— 是指民用建筑---小学---第88卷 I11—22— 是指民用建筑---小区住宅---第22个项目---第3001卷 D43—2000—30 是指城市建设管理---房屋拆迁 年---第30卷

43 4.2城建档案的整理 3.城建档案的分类 3.6城建档案分类的一般方法
在实际的分类过程中，可以根据档案的属性和特点、档案的社会利用需要等方面的因素，确定所采用的分类标准及其运用的先后次序。分类方法一般有以下几种。 （1）年度分类法。按照文件的形成年度进行分类。主要是业务管理类档案。 （2）来源分类法。按照文件的产生形成单位来分类。 （3）专业分类法。根据城建档案内容所反映的不同专业性质来分类。 （4）载体分类法。按照文件的载体介质形式、记录方式来分类。 （5）工程（项目）分类法。按建设工程项目的每个单项工程来进行分类。 （6）程序分类法。按工程建设程序分类。 （7）问题分类法。按文件的主题内容进行分类。 （8）权属分类法。按照档案所阐述对象的权属进行分类。 上述分类方法在实际应用时，应根据具体情况并结合其他特征综合运用。 如：“工程（项目）—程序—专业”分类法。

44 4.2城建档案的整理 4.城建文件的立卷 立卷，就是按照整理工作的原则和方法，将文件材料分门别类、排列有序、编制卷内文件目录，整理成案卷，也称组卷。 4.1立卷应遵循下列原则 （1）遵循城建文件材料的形成规律，最大限度地保持卷内文件材料的完整、准确和系统。 （2）遵循案卷内文件材料保存价值及密级大体相同的原则。 （3）案卷不宜过厚，文字卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。 （4）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件应分别组卷。 4.2立卷应按下列程序进行 确定案卷文件材料，文件排列，文件编目，案卷编目。 4.5案卷编目 包括卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面的编制等内容。

45 4.3 城建档案的编目 2.城建档案著录 3.城建档案标引 1.城建档案编目工作的内容 4.城建档案目录的编制与组织
城建档案编目的内容主要包括城建档案著录、标引、目录组织等。 2.城建档案著录 著录级别,依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、案卷 级、文件级三级。 著录的必要项目包括:正题名、文件编号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。 3.城建档案标引 标引深度不宜超过10个主题词。主题标引对象应分为工程（项目）、案卷和文件三个层次。 4.城建档案目录的编制与组织 档案目录的种类，按载体形式分，分为书本式目录、卡片式目录、缩微目录、机读目录；按检索工具的功能分，分为馆藏类目录（如案卷目录）、查找类目录（如分类目录、主题目录、专题目录）；按检索工具的管理要求分，分为公开目录、内部目录、必备目录、一般目录。

46 4.4 城建档案的统计 1.统计工作的内容 2.统计工作的步骤和方法 3.主要统计报表 包括：统计调查、统计整理、统计分析和统计年报。
统计工作应按照统计调查、统计资料整理、统计分析、汇总上报四个步骤进行。 统计分析可采用专题分析、综合分析、对比分析、分组分析等方法。 3.主要统计报表 统计报表应包括城建档案工作基本情况统计报表、馆藏档案分类统计表、城建档案接收、移出、销毁统计表、城建档案鉴定情况统计表、城建档案整理情况统计表、城建档案利用情况统计表等.

47 4.5 城建档案的鉴定 2.城建档案鉴定的原则和标准 1.城建档案鉴定的内容
基本内容包括六个方面: （1）制定城建档案价值鉴定的统一标准及各类城建档案的保管期限表。 （2）具体分析城建档案的价值，划分和确定不同档案的保管期限。 （3）将无保存价值和保管期满的城建档案，按规定对其进行销毁或作相应的处理。 （4）确定归档材料的密级。 （5）定期对所保管的城建档案进行降密与解密。 （6）围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作。 2.城建档案鉴定的原则和标准 鉴定城建档案的原则:必须从国家和社会的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值，城建档案的存、毁，应遵循谨慎、认真的原则。 鉴定城建档案价值的标准:城建档案来源标准、内容标准、特征标准。

48 4.5 城建档案的鉴定 3.城建档案鉴定工作的类型 5.城建档案保管期限和密级 6.城建档案的销毁
城建档案鉴定工作的类型有两种:进馆鉴定和馆内鉴定。 (1)进馆鉴定，就是城建档案接收进城建档案馆前的鉴定. (2)馆内鉴定，就是城建档案馆对保存的馆藏城建档案进行的一种价值鉴定，包括定期鉴定、到期鉴定、开放鉴定和销毁鉴定等。 4.城建档案鉴定的基本工作方法 (1)城建档案的鉴定宜采用直接鉴定法. (2)鉴定应结合城建档案自身特点和状况，以及社会利用的需要等进行。 (3)建档案的价值可从档案的内容,档案的来源、时间和形式,档案的完整程度等方面进行分析。 5.城建档案保管期限和密级 保管期限规定为永久、长期和短期三种。长期为20～60年，短期为20年以下。介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。 密级分为绝密、机密、秘密三种。 6.城建档案的销毁 销毁前，必须严格履行审批手续，编制销毁清册，做好登记台账，应设定1～2年的待销期。销毁清册应一式两份。销毁时应有2名及以上人员监销。

49 4.6 城建档案的保管与保护 4.城建档案的异地安全保管 1.城建档案保管与保护工作的内容 2.城建档案保管与保护工作的任务
主要包括:档案库房管理,档案流动过程中的保护,保护城建档案的专门措施. 2.城建档案保管与保护工作的任务 了解和掌握城建档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少对城建档案造成危害的不利因素，延长城建档案的寿命，维护城建档案的系统性和完整性，保证城建档案的安全。 城建档案损坏和遭受破坏的因素有两种:人为因素和自然因素。 人为因素，主要表现在三个方面:故意破坏，工作疏忽，经常使用。 自然因素，主要有二个方面：档案本身的制成材料的耐久性，档案的保管条件。 3.城建档案保管与保护工作的原则 以防为主，以防为先，防治结合 4.城建档案的异地安全保管 异地安全保管工作的主要内容:制作副本、电子文件备份、异地存放。

50 4.6 城建档案的保管与保护 6. 库房管理 6.1一般要求 6.2库内的排放 库房管理工作应有专人或设专职人员负责。
库房应采取防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防磁、防鼠、防有害气体等防护措施，应当配备如下设备: （1）通风、去湿和空调设备。（2）温湿度自动记录仪及相关的监控设备。 （3）烟火传感报警装置、干粉灭火机或气体灭火机。（4）防盗报警装置、防盗门窗。（5）除尘器。（6）消毒机或消毒箱以及防虫防霉药剂。 应编制档案存放位置索引，把每个库房档案柜、档案架内档案存放的实际情况绘成平面示意图，供保管和调卷人员使用。 6.2库内的排放 绝密、重要以及珍贵的档案应与其他档案分开存放;不同载体形式的档案应分库存放;底图、地形图等应采用平放方式保存，板图可装在袋内或保护夹内，竖立放置或平放在柜架上;录音录像、磁盘等磁性载体的档案应放入专门的档案柜中保管。

51 4.6 城建档案的保管与保护 7.城建档案保护工作 7.1库房温湿度控制要求
纸质档案、照片档案、光盘档案温度控制14～24℃，湿度控制45～60%；磁性载体档案温度控制17～20℃，湿度控制35～45%； 7.2库房防光要求及相关措施 档案库房宜使用乳白色的带防爆灯罩的白炽灯，照度一般在30～50lx为宜。阅览室照度一般在75～100lx为宜。 7.3库房防尘、防空气污染要求及相关措施 档案入库前应进行除尘和消毒处理。清洁库房卫生应使用吸尘器. 7.4库房防虫、防霉和防鼠害要求及相关措施 库房内严禁堆放杂物，严禁把食物带入库房内。 7.5库房防火、防盗要求及相关措施 配备足够有效的灭火装置，安装防盗门和防盗栏，安装动防火防盗报警监控系统。严禁吸烟。定期检查库内电器和电线老化程度，严禁超负荷使用电器设备。

52 4.7城建档案的缩微 1.档案缩微的优点 2.城建档案缩微工作的基本要求
（1）缩小档案体积，减少存贮空间，便于收藏。缩微品体积很小，一般缩微比率范围为（1/7）～（1/48），特超缩微甚至可以缩小到几万分之一。 （2）延长档案寿命，有利于档案的超长期保存。最长预期寿命可超过800年。 （3）复制档案容易，有利于更好地保护档案原件。 （4）便于档案信息的存储形式转换和快速传递。 （5）查找迅速，利用方便，可以提高办公效率。 （6）信息安全可靠，法律凭证性强。 2.城建档案缩微工作的基本要求 城建档案缩微宜采用35mm卷片拍摄。 缩微片应保存两套，一套为用于长期保存的母片，另一套为用于复制和使用的二代拷贝片。

53 4.8城建档案的修复 1.档案修复应遵循的原则 2.档案修复前应做的准备工作 3.档案的去污 4.档案的去酸 （1）尽量恢复和保持档案原貌。
（2）修复方法一定要稳妥可靠，不得贸然行事，以免对档案原件造成再次损害。 （3）修复时所使用的材料和方法都要有利于档案制成材料的耐久性。 2.档案修复前应做的准备工作 登记,检查,除尘,制定修复方案。 3.档案的去污 主要有溶剂去污法和氧化剂去污法两种。 4.档案的去酸 根据大量科学试验证明，酸是纸张破损的主要原因。档案去酸就是用碱性物质把纸张中的酸中和掉，使纸质文件的pH值提高到7.0左右，以有利于档案纸张的长久保存。 去酸可以分为液相去酸和气相去酸。

54 4.9城建档案的开放与利用服务 1.城建档案利用服务工作的内容和地位 1.1城建档案利用服务工作的内容 2.城建档案利用服务工作的方式
有三个方面：构建城建档案数据库，编制城建档案检索工具；通过各种方式，直接提供利用；对城建档案信息进行加工，汇编成各种参考资料。 1.2城建档案利用服务工作的地位 利用服务工作是城建档案工作的根本目的，是城建档案工作为社会服务的直接手段，是兼顾城建档案工作内外关系的一个重要环节，在城建档案工作中占有突出地位。 2.城建档案利用服务工作的方式 （1）以城建档案原件提供利用。（2）以城建档案复制件提供利用。 （3）提供城建档案证明。 （4）综合城建档案内容编写书面资料提供利用。 （5）网上发布城建档案信息。 (6）城建档案咨询。

55 第5章 城建档案编研

56 第5章 城建档案编研 5.1 城建档案编研工作的意义和作用 1.城建档案编研能够满足社会日益增长的利用需要
5.1 城建档案编研工作的意义和作用 1.城建档案编研能够满足社会日益增长的利用需要 2.城建档案编研继承了我国文献编纂的优良传统 3.城建档案编研有助于城建档案工作的发展 5.2 城建档案编研工作的特点和内容 1.编研工作的特点 1.1编研成果的创造性 1.2服务方法的主动性 1.3信息提供的系统性 1.4产生效果的广泛性 1.5编研成果的专业性和跨学科性 1.6编研成果的实用性 1.7编研成果形式的多样性 2.编研工作的内容 目前我国城建档案机构所开展的编研工作主要有编纂公布城建档案、编写城建档案参考资料、编史修志和撰写论著三个方面的内容。如果按照文献加工的深度来分析，这三个方面的内容分属不同的文献加工层次，分别对应于一次文献编研（编纂）、二次文献编研和三次文献编研。

57 第5章 城建档案编研 5.3城建档案编研工作的基本原则和要求 1.城建档案编研工作的基本原则
1.1 存真求是原则。档案材料加工过程中必须遵守标注、慎改原则。 1.2 切合客观实际需要原则，也可称为社会实用原则或社会需求原则 1.3立足馆藏原则 1.4有所选择原则 1.5安全保密原则 2.城建档案编研工作的要求 2.1存真性要求 2.2实用性要求 2.3优化性要求 2.4正当性要求 坚持公开性和保密性相结合的原则

58 第5章 城建档案编研 5.4城建档案编研成果的结构和主要类型 1.结构.分主体部分和辅助部分。 3.几种常见的城建档案编研成果
1.1主体部分,主要由题名、目录、正文、注释以及插图和附录等构成。 1.2城建档案编研成果的辅助部分,由封面、序言、编辑说明、索引组成。 2.主要类型 有10种：检索型编研成果、汇编型编研成果、文摘型编研成果、编绘型编研成果、视听型编研成果、缩微型编研成果、介绍型编研成果、工程技术型编研成果、史志型编研成果、译著型编研成果。 3.几种常见的城建档案编研成果 重点工程简介 专题汇编 城市建设大事记 档案馆指南 利用效益事例汇编

59 第5章 城建档案编研 5.5城建档案编研工作的基本程序 1.选题 2.拟定编研方案 3.选择与核实材料 4.加工材料
4.1加工内容与工作环节 内容：转录加工、点校加工。 环节：①校勘。②删节。③编写。④格式化处理。 4.2加工原则 存真原则、求实原则、慎改原则、标注原则、适合编研成果类型要求原则。 5.总纂 包括材料编排和结构完善两方面的内容。 6.校核审定与出版传播 7.收集利用编研成果的反馈信息

60 第6章 城建声像档案

61 6.1 城建照片档案 1.城建照片档案的构成及特点 2.城建照片档案数码文件的技术指标要求 3.城建照片档案的管理
1.1构成。城建照片档案主要由原底片（数码照片为原始影像文件）、照片以及揭示照片内容的文字说明等三部分构成。 1.2特点. 客观真实,直观形象,表达生动,信息丰富,形式多样,交流广泛,传播方便,形成便捷. 2.城建照片档案数码文件的技术指标要求 1.1数码照片档案的图片格式一般采用JPEG、TIFF格式。JPEG格式的文件大小一般应大于1M，TIFF或RAW格式的文件大小应大于10M。 1.2数码照片的像素指标不能不低于500万像素。 1.3扫描常规的3×5寸照片,一般至少采用300～500dpi进行扫描。 1.4归档的数码照片应是原始版，不能进行技术修改。 3.城建照片档案的管理 照片的文字说明材料应当包括照片题名、事由、时间、地点、人物、背景以及摄影者等。说明不宜过长，总说明一般不超过300字，单张照片的说明一般控制在100字以内。 数码原始影像文件应按年度或专题刻录成只读式光盘。光盘中应包含文件夹目录、文件夹内照片目录以及光盘说明文件。 存有数码照片档案的光盘应放在坚硬的专用塑料盒内竖立存放，不能挤压、弯折或堆叠存放。在正常情况下，存有数码照片档案的光盘一般每隔5年转存一次，原盘同时保留时间也不少于5年，

62 6.2城建录像档案 1.城建录像档案的特点 2.城建录像档案的管理 1.1原始记录性强 1.2时间、空间感强 1.3系统表达性强
1.1原始记录性强 时间、空间感强 系统表达性强 1.4作品感染力强 不易修改作假 易复制，原件与复制件难区分 2.城建录像档案的管理 2.1录像档案应存放在聚丙烯塑料盒内，在盒套外边要用标签贴上，标签上要写明录像主题内容（题目）、盒数以及编号、时间长度、起讫时间。盒套内要有内目录。 2.2录像档案的使用环境要远离磁场源. 2.3录像档案应该贮存在密闭的有磁屏蔽的容器或专用防磁柜。 2.4录像带一般为3年应进行一次倒带，倒带速度不宜过快，张力要恒定，保持1.7～2.2N（牛顿）以免损伤磁带。 2.5档案部门必须采用定期复制或安全转录的方法，来解决录像信息的长久保存和有效使用。一般来说，正常保存的录像磁带应每隔8～10年复制一次。转录一般为向上式发展，即高级设备(如DV带)替代低级设备（VHS带），更新型的载体替代旧的或落后的载体。档案部门在转录的技术方式以及载体替代材料的选择上应该根据档案的性质特点，以相对长久稳定、安全可靠为先，合理选择灵活运用。

63 第7章 城建电子文件与 电子档案管理

64 7.1 电子文件的定义与基本特征 1.电子文件的定义 “电子文件”也称为“数字文件”。电子文件就是“电子”加“文件”，或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子文件的功能属性，“数字化”是电子文件的技术属性。 2.电子文件的特征 信息的转换性,载体的不确定性,结构的二重性,背景信息的不完整性,外延的模糊性,信息的易逝性. 3.电子文件的类型 3.1按存储载体分，可分为磁盘文件、磁带文件和光盘文件 3.2按电子文件的内容形式分，可分为文本文件、图像文件、图形文件、声音文件、影像文件、多媒体文件等。 3.3按文件的属性分，可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件、压缩文件等。

65 7.3电子档案概述 1.电子档案的定义 2.电子文件与电子档案
电子档案，是指具有参考和长期利用价值，并经过整理、归档、保管的电子文件。 2.电子文件与电子档案 在数字化环境中，电子文件和电子档案在时间上、作用上、管理上、概念上的区别已逐渐缩小和模糊，趋同现象愈来愈明显，这是现代信息社会计算机化、网络化的必然结果。 3.电子档案的特征 3.1电子档案的原始性.对于一份电子文件，只要它是由原作者制作，其信息内容真实、准确，未曾被修改过，就应承认它是原始的。 3.2电子档案的完整性、有效性和安全性. 完整性:指归档的电子文件必须完整，并且应包含相互依存的要素。 有效性:指归档的电子文件在相应的计算机软、硬件平台上能被识别并运行。 安全性:指电子文件载体和载体上的信息不损坏，不丢失。

66 7.4城建电子文件的收集与鉴定 1.城建电子文件的收集要求 （一）真实性要求 （二）准确性要求 （三）完整性要求
（一）真实性要求 （二）准确性要求 （三）完整性要求 （四）一致性要求 （五）有效性要求 电子文件的收集应该遵照以下要求:（1）电子文件的收集的过程中必须进行鉴定、筛选; （2）电子文件进行收集前必须进行检测; （3）对具有保密性质的电子文件需要加设密码并进行相应授权; （4）电子文件的记录载体和记录格式应当符合国家标准及有关规定。 2.电子文件的鉴定 2.1电子文件的鉴定 为了保证收集的电子文件的真实、准确、完整、有效，收集与鉴定就需要同步进行。 鉴定时要注意：确定电子文件的原始性、真实性，鉴定和检测要相结合。 电子文件的鉴定内容：归档电子文件的原始性、准确性、完整性，确定电子文件的价值和保管期限。 2.2电子文件鉴定的方法 （一）真实性鉴定 （二）完整性鉴定 （三）可读性鉴定 （四）无病毒鉴定 （五）介质状况检测

67 7.5 城建电子文件的整理与归档 整理步骤：组合、标引、分类、立卷、著录 1.城建电子文件的整理 2.城建电子文件的归档
2.1电子文件的归档方式可分为在线式归档和离线式归档两种。 在线式归档。主要指电子文件生成部门通过计算机网络将电子文件向本单位档案管理机构移交的过程。 离线式归档。主要指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案管理机构移交的过程。文件管理部门向档案管理机构移交电子文件时，必须将电子文件和与其相关的著录数据、元数据和各种管理等级数据等一并归档。 2.2归档的基本要求 推荐采用以下载体:一次写光盘（CD —R）、只读光盘（CD —ROM）、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。 存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。 将电子文件机读目录、 相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。

68 7.6 城建电子档案的验收与移交 城建电子档案的验收
1.载体检查（针对离线式移交）. 检测时，首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。 2.安全性检查.安全性检查的对象是各种计算机病毒。 3.格式检查. 电子档案格式方面的要求，是保证电子文件长期可读性的一个极为重要的问题。移交的各类电子档案需要满足通用格式要求. 4.核实电子档案的完整性和有效性 （1）单个电子文件完整性认定:内容、背景、结构等信息完整性查验。 （2）电子文件生命周期表项目完整性检验。 （3）电子文件集合完整性查验（电子文件与登记表是否吻合）。 5.核实登记表、软件、说明材料等是否齐全 检验完毕后，应将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

69 7.7城建电子档案的安全管理 1.电子档案安全概述 电子档案安全的含义: 2.电子档案管理系统的安全
(1)要保证电子档案载体物理上的安全 (2)要保证电子档案内容逻辑上的准确 (3)要保证电子档案的原始性 (4)要保证电子档案的可理解性 (5)要对电子档案载体进行有效的检测与维护 2.电子档案管理系统的安全 电子档案软件系统安全维护的内容一般有以下几个方面: （1）纠错性维护。（2）适应性维护。（3）完善性维护。（4）预防性维护。 3.载体的安全 磁带的维护,硬盘的维护,光盘的维护. 4.内容的安全 电子档案内容的原始性,真实性,完整性,可读性.

70 7.8 城建电子档案的利用 1.电子档案的利用概念与特点 1.1电子档案的利用概念 2.电子档案的利用方式
电子档案提供利用一般有以下三种方法:提供拷贝,通信传输,直接利用. 1.2电子档案的利用特点 （1）良好的共享性。（2）良好的复用性。（3）良好的交互性。 （4）运用的灵活性。（5）超地域限制性。（6）超时间限制性。 （7）更加突出的安全问题。 2.电子档案的利用方式 2.1阅览. 联机阅览,脱机阅览,复印阅览,缩微阅览。 2.2复制. 软盘复制,光盘复制,硬盘复制,磁带复制,就地复制,异地复制。 2.3网上展览 2.4网上咨询 2.5计算机编研

71 谢 谢！ 2015年6月