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公文製作及常見問題 張佳琳 97年11月26日
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壹、前言 貳、相關規範 參、常見問題 肆、目前補正情形 伍、其他案例 陸、結語
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壹、前言 一、公文製作係幕僚作業極為重要的一環,非 一朝一夕可以速成,質量俱佳的公文必須靠 經驗日積月累而來(敬業的精神、團隊合作 的態度、再學習的能力)。 二、公文寫作的原則,不外簡、淺、明、確, 至於爐火純青的運用,就必須以藝術創作的 心情自我要求。 三、近年來,公文寫作規範,有極大的變動, 市面上應用文參考書已無法即時呈現。包含 橫式書寫格式、阿拉伯數字的使用、因應各 種電子化的作業、各機關內部的習慣等,都 使新進或原任之公務人員,頗為困擾。
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貳、相關規範 一、行政院94年1月版之「文書處理手冊」 P.4~P.13,P.22~P.29,P.72~P.75。 二、教育部 台秘管字第 號 「教育部公文處理常見的問題與改進意見 表」。 三、97年11月6日第74次副主管業務會報修正 「教育部公文品質改進加強措施」。 四、其他捷成公文製作系統、立法委員質詢 案、監察案件系統、組織案件系統、檔案 管理、行政院公報等皆有不同之技術操作 層面的規範。
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函或書函稿撰擬原則 撰擬格式 依內容、繁簡及需要性採: 一段式(主旨) 二段式(主旨、說明) 三段式(主旨、說明、辦法)
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函稿之性質 主動行文:創稿,係承辦人員據公務需 要,主動擬稿。 被動行文: (一)轉文,甲機關行文乙機關,乙機 關據以轉文丙機關。 (二)復文,甲機關行文乙機關請求釋 示或研提意見時,乙機關 將處理情形回復甲機關。
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承辦人員於辦稿(為公文之草本)時, 應分別填列下列各點:
文別:「令」、「函」、「書函」、 「箋函」、「公告」等。 速別:希望受文機關辦理之速別。填 「最速件」、「速件」,普通件不必填 列。
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「正本」、「副本」:分別逐一書 明全銜,或以明確之總稱概括表示; 其地址非眾所週知者,請註明。機 關內部得以加發「抄件」方式處理。
密等及解密條件或保密期限:填 「絕對機密」、「極機密」、「機 密」、「密」,解密條件或保密期限 於其後以括弧註記,非機密件,則不 必填列。 附件:註明名稱、型式、數量及其 他有關字樣。 「正本」、「副本」:分別逐一書 明全銜,或以明確之總稱概括表示; 其地址非眾所週知者,請註明。機 關內部得以加發「抄件」方式處理。
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撰擬要領 承轉公文如有需要,請摘敘來文要 點,無法摘敘時,可照規定列為附 件。 依來文要求辦理或復文者,請在「主旨」 內摘述事由。
擬辦復文或轉行之稿件,請將來文機關 之發文日期及字號於說明中敘明,俾便 查考。 承轉公文如有需要,請摘敘來文要 點,無法摘敘時,可照規定列為附 件。
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概括之期望語「請 鑒核」、「請 查照」、「請 備查」、「至紉公 誼」等列入主旨。
「說明」、「辦法」分項條列時, 每項表達一意。
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如要求副本收受者作為時,請在 「說明」段內列明。
文末首長簽署、敘稿時,為簡化起 見,首長職銜之下可僅書「姓」, 名字則以「○○」表示。
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鄭
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參、常見問題 一般而言,92年函送「教育部公文處理常見的 問題與改進意見表」計有「函與書函的使用時 機」、「簽與簡簽的使用時機」、「授權單位 主管代判文稿的使用」、「受文者書寫」、 「副本收受者的書寫」、「會簽意見之彙整」、 「公文夾之使用」、「稿末之署名」、「騎 縫」、「用紙」、「文書電子化」、「一般用 詞」等12項,後陸續加入「會議通知及議程」、 「會議紀錄」、「文卷之彙整」、 「習慣用 詞」、「核稿注意事項」等共17項常見問題。
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一、函與書函使用時機 (一)正式函復機關、學校、民間團體、民 眾,有關經費、請求與准駁等事項,尤其 具行政處分效果者,以「函」為之。 (二)寄發會議紀錄並希望照辦者,以「函」 發送。但純屬部內單位集會之會議紀錄, 以「書函」發送。
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(三)轉發上級或同級機關有關計畫、方案、 重要會議紀錄等,尤其希望下級機關、學 校、社教機構照辦者,以「函」發送。但 如轉發一般會議紀錄、推薦報名者,以 「書函」為之。
(四)立委辦公室來文索取或查詢資料、請 求協助事項等,建議以「書函」回復。立 委以笺函致函部長者,以部長「笺函」復 之。
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(五)民眾不論以何種方式致函部長或本部, 如屬查詢教育相關資訊或提供意見者,建 議以「書函」回之。
(六)「函」稿之文末應署「部長 鄭 ○○」;「書函」稿之文末應署「教育 部」。
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二、簽與簡簽使用時機 (一)屬開創性及案情須詳加說明者,通常 為「先簽後稿」,建議以「簽」為之。惟 「簽稿併陳」者,應於簽文末「敬陳 核 示」之前,標示「簽稿併陳」。簽署由上 而下蓋用職章,日期時間標記於職章的右 方如0415或下方(注意預留長官核印的空 間)1420
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(二)案情單純但須上呈給部次長知悉者, 以「簡簽」為之。
(三)部內會議之紀錄無另加說明之必要者, 建議「以稿代簽」;但案情複雜須說明前 因後果者,宜加簡簽摘述。 (四)行政院或部外函送到部的會議紀錄, 宜以簡簽摘述重點或補述會議相關過程。
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(五)應電腦化需要,存查文請用「簡簽 (存查文)」。惟一層核判者,請於「敬 陳 核示」之次一行,標示「○○司」, 簽署由左而右蓋用職章,日期時間標記於 職章的下方如 (注意預留長官核 印的空間)。
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機關內部陳首長簽
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下級機關對上級機關首長簽,簽末必須留1/2版面供院長批核。
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以本部部長名義簽陳行政院院長簽時機之三原則:
一、12職等以上主管人員(含國立大專校院校 長)之任用。 二、緊急事件為把握時效時。 三、院長或副院長交辦案之回報辦理情形。
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職章請依自上而下,由左而右方式蓋章。
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三、會議通知及議程 (一)如為某委員會會議,出席者僅列委員, 並以○○○委員稱之,並以姓氏筆劃排序 (另附委員名單書明其單位與住址以便寄 發);其餘單位或人員列於「列席者」欄 位。
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(二)「出席者」如有部外單位或人士,應 列於前,本部單位與人員另起一行列於後 (如「本部中教司、國教司吳司長○○、 楊副司長○○、邱科長○○」)。
(三)「會議通知」稿,於最後一行書明 「教育部」。
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議程一般原則 會議議程一向單純,其目的在於清楚呈現會議進行的程序,讓會議據以順序進行,無論是用條列式或表格式都可以,一般具備要項:主席致詞、業務單位報告(可含確認上次會議紀錄)、報告事項、討論事項、臨時動議、散會等,視會議之性質(如簡報、審查會等)不同而彈性調整。
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行政院 院會議程
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經濟部 會議議程
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內政部 部務會報 議程
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四、會議紀錄 (一)須逐一書明: 「○○○○○會議紀錄」。
時間:(年月日時)(時採12小時制,只記 開始時間,如為下午2時30分,則文末不 寫「整」字)。 地點:(標示處所及會議室)。
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主席:吳司長○○ 紀錄:楊○○。 出列席人員:(如附簽到單)。 以上4項可以表格化呈現
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OO年O月O日上午9時30分 教育部216會議室 主持人 會議 時間 地點 紀錄 列席單位及人員:(請依現況調整欄位) 秘書室 出席人員
紀錄 出席人員 請假人員 列席單位及人員:(請依現況調整欄位) 秘書室
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壹、主席致詞:(略)。 貳、業務單位報告(或報告事項):-如有 數項報告案「提案一」-「案由:」-「說 明(如有必要):」-「決定」。 參、討論事項: 「提案一」-「案由:」- 「說明(如有必要):」-「決議」(如 做結論式之決議,此項標列「主席裁示」, 條列紀錄)。
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肆、臨時動議:(無)(如做結論式之決議, 此項可免)。
伍、散會(下午6時30分)。 四、2.須附「簽到單」。 四、3.如有說明會議過程之必要或相關後續 擬辦事項,以「簽稿併陳」方式處理會議 紀錄;但如無另加說明之必要者,「以稿 代簽」,處理,惟請於文類(如函稿)之 後加註「(以稿代簽)」。
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五、授權單位主管代判文稿的使用 (一)基於機關的整體性,除人事處、會計 處因指揮系統之必要外,原則上不鼓勵以 單位名義行文,而以「書函」或「單位主 管代判文稿」之方式為之,由單位主管判 行。 (二)若以「單位主管代判文稿」較適格, 但又須上呈部次長知悉者,可「先簽後 稿」,或於「簽稿併陳」時,單位主管於 稿面先行批示「奉核可後發」。
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(三)先簽後稿之公文,若已簽奉部次長核 定,則稿的部分,請由二層判行即可, 不必上陳。
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六、受文者書寫 (一)發送下級主管教育行政機關之公文受 文者建議分別標示:臺北市政府教育局、 高雄市政府教育局、臺北縣政府教育局、 各縣市政府、福建省金門縣政府、福建省 連江縣政府。 (二)受文者應標示機關(構)或學校之全 銜,如「行政院文化建設委員會」,禁用 簡稱如「文建會」。
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(三)受文者中對於對方之稱謂,宜與其來 文所標示之名稱一致,如「立法委員黃 ○○國會辦公室」,則宜照列。
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七、副本收受者書寫 「副本收受者」書寫方式建議:部外機關 (單位)列於第1行,並以全銜名之。部 內單位列於第2行,可簡寫,但數單位同 列時,第1個單位前加冠「本部」,如 「本部高教司、技職司、中教司、社教 司」。因副本原則上由承辦人存用,故避 免於本單位後加列司內同仁或承辦人。
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八、會簽意見之彙整 (一)案件涉其他單位權責時,宜先請該單 位惠示意見;如屬本單位權責應先表明單 位意見,再知會或請相關單位表示意見。
(二)如上陳之簽稿有其他會文單位表示不 同意見,原簽陳單位應加彙整並表明本單 位之立場,重簽後再上陳。
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九、文案卷之彙整 陳核之公文,全卷排列的次序如下:簽、 稿、會簽、來文、隨案存查的附件、隨文 寄送的附件,並以燕尾夾2只夾於文卷左 側。至於,參考性質之法規、前案或相關 備以核對的資料,則夾附於卷宗夾的左側 (公文核判後交由承辦人收執)。
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十、公文夾之使用 (一)建議確實依速別套用公文夾;同時, 各單位應注意淘汰過於破爛之公文卷宗夾 (白色-普通件;藍色-速件;紅色-最速件; 黃色-機密件)。 (二)密件應標示等級及解密條件,並以密 件專用封袋傳遞陳核;「機密」件以上 (機密、極機密、絕對機密)建議承辦人 或指定專人親自持送陳核。
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十一、稿末之署名 (一)「函」稿不論上行文、平行文、下行 文,於稿末均書寫「部長 鄭○○」,至 於用印部分由文書科依文書處理之規定辦 理。
(二)「書函」稿,則於稿末書寫「教育 部」。
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十二、騎縫 上陳之簽稿兩頁以上者,其騎縫處建議一 律加蓋承辦人職章;正式函文則由文書科 加蓋騎縫章。
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十三、用紙 (一)凡須存檔與對外發文之公文書及其附 件,應使用潔淨的A4第1次用紙。
(二)試印文稿,及傳閱本部相關單位之文 件,建議多多利用背頁紙。
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十四、文書電子化 (一)基於公文電子交換之需要,文稿存檔 時,系統自動顯示「附件管理」畫面,若 無附件須點選「無附件」;若有附件且為 電子檔,須點選「電子交換附件」,且附 件說明及名稱須照列;若有不能電子化之 實體附件,須點選「非電子交換附件」, 附件說明與名稱不可空白。
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(二)文稿內容包括主旨及說明等之文字不 得併排,並請參照文書處理手冊附錄1-行 政機關公文製作表解、附錄2-法律統一用 字表、附錄3-法律統一用語表、附錄4-標 點符號用法表、附錄5-公文書橫式書寫數 字使用原則等相關規定辦理。
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(三)製作一文多稿時請點選「一文多稿( 令、函、書函稿)(批示)」,當擬完第一 份稿時,點選公文製作系統工具列之綠色 「開新稿」圖示(或點選檔案->開新稿選 項),將前一稿之內容拷貝至第二稿內以 供修改。若需檢視各文稿,則點選「文字」 功能列的「上一稿」、「下一稿」即可。 一文多稿可單獨或多稿存檔,發文傳送與 一般公文同。
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(四)一文多稿中夾有令稿與公告稿,有分 為有受文者及無受文者兩種,若於一文多 稿時選擇檔案->公文用紙->更換基本公文 用紙,再將文稿更換成令稿或公告稿即可。
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登報用公告稿不用署機關首長銜名
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十五、一般用詞 (一)對於其他機關的稱謂,在公文中第一 次出現時建議用全銜,如「行政院文化建 設委員會」;第二次以後才用簡稱,如 「文建會」。上行政院之函文,對於其他 機關的稱謂亦遵前項原則,不宜用「鈞院 文化建設委員會」之類的稱謂。
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(二)部長笺函中對女性的稱謂,不宜「稱 兄(姐、妹)」,部長之署名亦不宜「道 弟」。
(三)笺函結尾敬辭如「耑此」,應緊扣於 文末,勿須抬頭;但結尾請安語如「順頌 勛祺」,後二字則需抬頭。一般常見的結 尾用詞,如「……。知關 錦注,耑此奉 復。耑此,順頌 勛祺」。
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鄭 瑞 城
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(四)上行文公文主旨請示語「請 鑒核」 中的「鑒」字,建議採慣用的「鑒」,而 不用「鑑」,行政院用「請 鑒核」,監 察院用「請 鑒察」。惟依據相關法規規 定報送之資料,仍應從其規定措詞, 如 「備查」、「核備」、「核准」等 。 另也有人用「請 詧照」,用於對具業務 監督性質之平行機關 之敬稱。
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十六、習慣用詞 (一)描述性用語、專有名詞、計畫名稱及 慣用語涉及數字部分,如「第二專長」、 「五年教育促進方案」、「九年一貫課 程」、「十二年國教」及「星期三」等, 仍用國字書寫。 (二)函復行政院秘書處及行政院秘書長之 文稿,請統一以「貴秘書長」及「貴秘書 處」方式處理。
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(三)稿內涉及數字之敘寫,如 「802,534,567元」請敘寫為「8億0,253 萬4,567元」;「12,492,345人」請敘寫 為「1,249萬2,345人」;「26,457班」請 敘寫為「2萬6,457班」,以求一致性。 (四)收據及支票金額以國字(大寫數字) 書寫,金額後一律加上「整」字;公文簽 稿內涉及金額部分以阿拉伯數字書寫,金 額後均不必加上「整」字。
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十七、核稿注意事項 (一)科長與承辦人共同負擔簽稿之全責, 應著重簽稿內容的正確性,尤其是引用之 法規條文與文號,應逐一加以核對,並確 認已附於文後。 (二)專門委員之核稿,應注意函稿之格式 是否恰當、文號是否正確(發文之文號與 來文之文號)、稿面基本形式是否完整 (如「速別」、「受文者」、「附件」 等),尤其函稿附件之資料,應加以審閱。
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(三)單位副主管爲主管把關,除整體審視簽 稿之適切性外,宜特別關注簽稿中單位名稱、 相關數字與措辭是否正確。
(四)秘書室核稿秘書,宜關注簽稿決行之層 級、相關單位意見主政單位是否已處理、上 陳部次長之公文是否有不確定或不完備之處。
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肆、目前補正情形 近年來,核稿實例中亦可歸納出「格式」、 「錯漏字」、「漏銜」、「金額」、「文 號」、「騎縫」、「會簽」、「阿拉伯數 字」、「附件」等9類需補正之情形,新 修正再加「具體擬議」、「文義邏輯」2 項 。
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以教育部96年公文為例,本部196,956件,中辦69,191件,合計266,147件,其中陳一層核判公文21,926件,約佔8
以教育部96年公文為例,本部196,956件,中辦69,191件,合計266,147件,其中陳一層核判公文21,926件,約佔8.23%,上陳公文中經核稿需補正者約佔2.70%,比95年之3.24%以及94年之4.39%已有明顯的進步 。
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一、格式-取錯文稿(含一文 多稿、立法院質詢答復)、送刊 公報用稿缺漏訛誤、陳核圈選人 選表格不符規定、左邊裝訂、使 用正確單位名之公文卷夾等。
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有關法規作業,請參照行政院公報送繕表單規定處理,並應加會法規會及新聞組。
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有關委員建議人選圈選作業,請參考本表辦理,正備選欄位基於需要可以合併。
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二、錯漏字-簽稿或附件文字訛誤 (含字體大小、受文者或漏字。 )
例:同音字-一率[律]、實力[例] 、建制[置] 錯漏字-引文號錯漏字、引法規漏字、副總統 年度訛誤-學年度、用舊年度檔
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引述法規或來函,請確認法規或來函之發布或來函日期,避免錯誤。
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有關法規作業,請審慎確認法規名稱,避免錯誤。
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紀錄-名詞。(研商…會議紀錄;紀錄 :ooo) 聲請-對法院用。 申請-對行政機關用。
規劃-動詞。(規劃可行方案) 計畫-名詞。(E世代人才培育計畫) 記錄-動詞。(請記錄相關意見) 紀錄-名詞。(研商…會議紀錄;紀錄 :ooo) 聲請-對法院用。 申請-對行政機關用。 (文書處理手冊P.66法律統一用字表)
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依據來文而擬稿,說明必須引述來 文機關或個人及其日期、文號,經常 有同仁漏列。 三、漏銜-簡簽末未具單位名稱、文稿 缺機關銜名或部長銜名。
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簡簽陳一層核判需於簽末署單位銜名。 函稿或書函稿,需署部長銜或部銜。
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四、金額-簽稿經費數額錯誤。 五、文號-文稿文號漏列或錯誤。 六、騎縫-簽或稿2頁以上、一文多稿 未蓋騎縫章。 七、會簽-除會議紀錄外,涉及他單 位應會而未會、或會簽意見未彙整 加以說明。
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八、阿拉伯數字-公文橫書數字 使用不符「公文書橫式書寫數字使 用原則」規範。
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描述性用語、專有名詞、計畫名稱 及慣用語涉及數字部分,如「第二 專長」、「五年教育促進方案」、 「九年一貫課程」、「十二年國教」 及「星期三」等,仍用國字書寫。
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簽稿內涉及數字之敘寫,如 「802,534,567元」請敘寫為「8億 0,253萬4,567元」;「12,492,345 人」請敘寫為「1,249萬2,345人」; 「26,457班」請敘寫為「2萬6,457 班」,以求一致性。
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引述法規條文用阿拉伯數字,如:依 兒童福利法第44條規定:「違反第2條 第2項規定者,處新台幣1千元以上3萬 元以下罰鍰。」;但,法制作業(法規 修正、制定)則採中文數字,如發布法 規命令的「令」--修正「民法」第一百 十一條條文。
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法制作業敘述條文請以小寫國字書寫。
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法制作業敘述條文請以小寫國字書寫。
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九、附件-附件缺漏、引述佐證資料 缺漏(例如:會議議程、簽到單、 來文影本等)。
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10.具體擬議-重要政策簽案未能就不 同擬議分析利弊得失及提出最適方 案。
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11.文義邏輯-公文內容詞義不通、缺 乏邏輯,未能清楚表達公文之重 點。
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伍、其他案例 回復來文仍應以來文單位為主要回復對象。
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批示欄位被佔用,應重新列印原案上陳,免再加會,原簽置於下方。
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「文書處理手冊」第57頁。
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來文形式為箋函,應以同樣形式回復,惟應注意性別,女性不稱兄。
鄭瑞城 敬上
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來文形式為箋函,應以同樣形式回復,男性可稱兄署弟。
鄭瑞城
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單位內長官大幅修正調整文字,應重新清稿後上陳。
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涉及金額龐大,應先簽後稿。
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行政院秘書長或行政院秘書處,與本部為平行機關,故行政院秘書長或行政院秘書處來函回復時,以
”貴秘書長或貴處”稱之。 若行政院來函,回復文提及秘書長或秘書處時,以鈞院秘書長或鈞院秘書處稱之。
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代擬代判院函稿(立法委員質詢)。
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立法委員質詢案計有3種: 一、專案質詢:二層核判,函稿上直接答復,稿末署銜「教育部」,答復內容引言用「O委員就ooooo問題所提質詢,敬答復如下」,以行政院立場擬答,內文用「教育部」。 二、施政質詢:二層核判,函稿上直接答復,稿末署銜「教育部」,答復內容引言用「O委員就ooooo問題所提質詢,敬答復如下」,以行政院立場擬答,內文用「教育部」。 三、代擬代判行政院質詢稿:一層核判,稿與答復內容分離,稿末署銜「院長 張OO」,附件引言用「O委員就ooooo問題所提質詢,經交據教育部查復如下」,以本部立場擬答,內文用「本部」。
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代擬代判院函稿(預算審議中同意先行動支)。
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代擬代判院函稿(5000萬元以下補辦預算同意函)。
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行政院函(5000萬元原以上補辦預算同意函)。
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新聞稿作業,請會新聞組及部長室後,視性質由一層或二層決行。
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涉及採購作業程序公文陳核應依本部原則檢視,先釐清是否需要上陳。惟行政院要求評選委員會評審結果應簽報首長或其授權人員核定
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涉及經費公文陳核應依本部經費授權原則檢視,先釐清是否需要上陳。
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分層負責明細表,是公文核判之重要依據。
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94高考公文:(20 分) 隨著全球化時代來臨,台灣經濟邁向自由化,社會日趨多元化,國人跨國聯姻日益增多。截至94 年5 月底,我國外籍及大陸配偶已達三十四萬八千餘人,遂衍生這些外來配偶及其子女生活、教育及社會適應等相關問題,亟待妥善解決。內政部已於92 年整合有關機關意見,研擬「外籍及大陸配偶照顧輔導措施」,分生活適應輔導、醫療優生保健、保障就業權益、提昇教育文化、人身安全保護、健全法令制度等六大面向訂定具體措施,函報行政院核定由各部會分工推動。 試擬行政院致內政部函,提示政策理念,並促請會商有關機關配合當前需要,研擬修正充實「外籍及大陸配偶照顧輔導措施」報院核定賡續推動,使其能融入我國社會,與國人共組美滿家庭,並尊重其人權,共創多元文化價值的國家,落實我國人權治國之理念。
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95高考公文:(20 分) 根據統計,目前30 歲至49 歲之信用卡持卡人,60%以上係因創業需求、投資失敗或失業等因素背負卡債,行政院金融監督管理委員會經邀請內政部、經濟部、行政院勞工委員會、行政院經濟建設委員會及中華民國銀行公會等相關單位研商,達成提供工作機會及創業貸款等相關配套方案。 試為行政院金融監督管理委員會擬函,儘速將該方案報請行政院核備並准予轉知各直轄市及縣(市)政府宣導辦理。
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96高考公文:(20 分) 試擬內政部警政署致各縣市政府警察局函:應配合新修正之道路交通管理處罰條例之施行,對民眾加強宣導有關取締行車秩序、路口淨空及行人安全違規項目之教育工作,以共同維護交通安全。
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陸、結語 公文品質良窳,奠基於承辦人清晰的邏輯思考,以簡淺明確的文字,將行政訴求轉知,讓收文者清楚知道來文者之請求或說明,並據以遵行辦理,而不會產生模糊不清的情形。
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為提升公文製作品質,自940301起實施補正作業登記,971116再強化辦理,其目的不在於為登記而登記,而是期望透過與同仁之間的柔性溝通,相互學習的歷程,達成共同成長,提升本部整體公文製作品質之目的。
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公文製作係表層技術面,個人對於工作之認知及工作態度,才是在背後提升工作品質之關鍵,核心價值應該是解決問題,而非製造問題,主動學習溝通,有心投入將每一件工作做好,自我要求,型塑個人的品牌,創造良好口碑,絕對是不可或缺的要素。
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同仁於公文文書製作時,基本功夫極為重要,舉凡用辭、用字如有疑義時,建議多查閱本部網站重編國語辭典確認最適當用法。(
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報告完畢 謝謝 敬請指教
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