档案整理工作提要 常熟市档案局 二00九年五月.

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1 档案整理工作提要 常熟市档案局 二00九年五月

2 档案的系统整理 制订科学合理的分类方案(P9页) 一要把本单位的全部档案纳入分类方案中，统一给予编号。（文书、业务、科技、会计、特载、实物）
二要不同种类的档案应用不同的分类方法，按照文件材料形成的各自独有规律进行。 三要结合单位机构职能和档案内容实际制定方案，不能生搬硬套。 四要分类层次合理实用，一般不超过三级，特别大的单位不超过五级，同一级中类别不能交叉

3 档案的系统整理 文书档案的分类 按照《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法要求，现我市各单位文书档案都已采用按件归档，分别采用：“保管期限----年度”和“保管期限----年度----机构(问题)”两种分类方法。随着现代化管理手段的普及和数字化程度的提高，一般单位我们推荐采用“保管期限----年度”

4 档案的系统整理 业务档案的分类 业务档案各单位都不相同，应按照业务工作流程和材料形成规律进行确定分类方法，以便于保管和利用为原则

5 档案的系统整理 科技档案的分类 基建档案分到工程项目（办公用房—XX项目—流水号）
设备档案分到使用性质，一般不需要分到型号。（办公设备---流水号） 产品、科研的分类也分到项目

6 档案的系统整理 会计档案的分类 按独立核算单位进行分类，再以年度——形式进行排列 特殊载体档案和实物档案的分类
按种类（形式）分类，其中照片档案可再按“问题——年度”或“年度—问题”分类 企业档案分类国家有参考范例（十大类）

7 档案的系统整理 系统整理的时间要求 文书档案 年初三月前完成上年度各部门材料收集，5月底前形成归档文件目录并报市局，6月底前入库上架排列。
业务档案 一般参考文书年度，也可按业务工作年度。如社保结算年、学校学期年度。

8 档案的系统整理 科技档案 会计档案 特殊载体档案和实物档案
基建、产品、科研类在项目验收结束后三个月移交档案室；设备档案要在设备购进开箱后即时整理归档。 会计档案 在会计年度结束后，由会计机构保管一年后再移交档案室 特殊载体档案和实物档案 1\随时归,2\在活动、事件结束后归,3\年终统一归

9 档案的系统整理 制订单位的文件材料归档范围和保管期限表 文书档案归档范围和保管期限严格按照国家档案局8号令要求进行，分永久、30年、10年
科技、会计、业务、特殊载体和实物档案仍按国家相关规定进行，分为永久、长期、短期

10 文书档案整理提要 件的确定(P11页) 一般以每份文件为一件，但有９种特殊情况： 文件正本与不同稿本、 正文与附件
文件正本与不同稿本、 正文与附件 正文与文件处理单、 原件与复制件 转发文与被转发文、 来文与复文 报表、名册、图册 未装订的式样同一的表格 不便拆开整理的会议记录类材料

11 文书档案整理提要 注意不能把属同一事由的文件材料作为一件。如召开一次会议，形成通知、议程、领导讲话等5只材料，那么就有5件，不能总的作为1件。 批复与请示分别作1件时，排列时批复在前，请示在后，不要按形成时间

12 文书档案整理提要 事由的确定 事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程，或一次活动，一次会议。一个事由其形成的每份材料应分别作为一件整理，但排列时应集中。(党员先进性教育\江南文化节\校庆纪念活动\同一事件的请示与批复)

13 文书档案整理提要 在著录和排列时存在 问题一：同一事由的文件不输入相同的关联词，导致同一事由的文件不排列在一起
问题二：在所有文件的事由一栏中都输入一个词，导致事由不成其为事由，排列混乱。 问题三：把不是同一事由的文件作为一个事由来处理，特别是与原来组卷时的“相同问题”这一概念混淆起来。 如把党务工作、人事工作、干部任免、表彰先进等作为一个个事由。

14 文书档案整理提要 归档范围和不归档范围的确定（8号令） 保管期限的确定 价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。国档8号令在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主，以人为本，把事关人的档案期限适当提升，把部分上级机关和下级机关的保管期限适当下调。

15 文书档案整理提要 上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复；上级机关、上级领导视察本机关工作时形成的重要文件材料等。一般性文件材料30年，其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

16 文书档案整理提要 本级机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年。（表中界定得具体清晰）
同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。 下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年；一般的保存10年。

17 文书档案整理提要 区分“重要”和“一般”就是要分清主次，以我为主、以与本机关职能有联系者为主。主者“重要”、次者“一般”。主者永久，次者保存３０年或１０年。 表彰材料：如何掌握县级以上这一概念，条线表彰材料虽不与人事局联合表彰的，但也是全市性的表彰，因此保管期限统一为永久。机关内部的表彰就30年 单位内部科室年度计划总结：重要部门的３０年。另外专题、条线方面的总结３０年。一般科室的10年。单位半年度、季、月度总结10年。

18 文书档案整理提要 非常设机构任命材料：属本单位主业、以你为主的永久，如全市性建设工作非常设机构任命材料，建设局就要归永久，其他参与性的单位1０年。本单位内部成立非常设机构30年（如条线领导小组）。 会议材料：通知、日程、报告、讲话等永久；代表发言、选举材料、交流材料放３０年（不是一套会议材料一个价值）

19 文书档案整理提要 归档时间的确定 归档文件目录的编制中的注意点(P17页)
一般是文件材料的形成时间，跨年度的工作总结、活动以办结年为归档时间，跨年度计划、规划为文件签发年，特别长的跨年度的活动可分阶段在自然形成年度归档；几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度，如正本与定稿、原件与复制件、请示与批复；文件上未注明日期的要考证并编写。 归档文件的排列在最小一级类目下：事由结合时间 归档文件目录的编制中的注意点(P17页) 责任者：录用信息类以录用信息名称为标题，责任者是本单位；合同、协议、责任书等责任者为签字几方；

20 文书档案整理提要 文号：期刊号不是文号；文号用中括号输入
题名：批复后标注（附请示）；重拟标题用中括号；表彰文件要用小括号列出本单位人员；报表要在标题中写出所属年度； 时间:文件的形成日间即文件的落款日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如 。 页数：每一件归档文件中有图文的页面的总数。请示与批复、正本与定稿等作为一件时，应是各文件页数的相加数，如请示8页批复1页，则该件页数就为9页。文件处理单放在文件最前面，其页数计入总页数中

21 文书档案整理提要 装盒(P19页) 档案盒中不必放入归档文件目录。档案盒中必须放入备考表，注意不要用错，与科技档案、会计档案及文书档案立卷时用的备考表是不同的。 填写档案盒上相关栏目：见常档〔2008〕28号《关于规范文书档案盒相关栏目填写的通知》，盒上各个栏目，填写时全部刻章盖印，用黑色印泥。 另每件上的八格归档章和 “永久”、“30年”、“10年”的章可到档案用品服务部购买。

22 文书档案整理提要 编制归档文件整理说明： 本年度本单位基本情况（机构、职能、领导人变化情况、主要工作情况）、本年度文件材料的收集情况（完整性、准确性）、整理情况（分类、期限划分情况、档案数量等）、其他需要说明的问题。

23 文书档案整理提要 归档文件整理工作是建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及文档管理软件辅助整理工作，重点要做到以下几点：
严格登记：收发文登记，就要在管理软件中进行，年终再由计算机转入归档整理阶段，一次输入，多次利用。 及时收集：对办理完毕、属于归档范围的文件材料做到随办随归，把集中整理化到平时整理，减轻集中整理的压力和工作量。 严格检查：对应归档的文件材料，平时在收进时就要逐件检查是否齐全完整，字迹、用纸是否符合要求，同一事由如一次活动、会议，特别是请示和批复是否办理完毕并集中在一起。工作中发现有示无复或有复无示现象很多，平时要做有心人，及时考证清楚原因，询问经办人员或是领导的口复。

24 科技档案整理提要 第一步：分项目（按分类方案进行）(P21页) 第二步：组卷
基建档案:按形成阶段结合内容分别组卷.如前期依据性\基础性\设计\施工\监理\竣工验收等 设备档案:一机一档 第三步：案卷之间及卷内文件排列 案卷间:按阶段\问题\时间\重要程度等. 卷内:文字材料排列参照文书要求,扣批复在前\请示在后,正本在前\定稿在后,文字材料在前\图纸在后,中文在前\外文在后

25 科技档案整理提要 第四步：去钉、折叠、编号
去除金属物；统一折成A4大小，风琴式；装订的在有文字的页面上连续编号，不装订的在每份的右上角盖档号章。 第五步：编制卷内目录、备考表 注意不要用错备考表（有互见号的） 第六步：装订、装盒 用软卷皮装订后再装盒，盒封面可不填，只贴标签；将内目、材料、备考依次装盒，编制盒封面、贴好标签。

26 科技档案整理提要 第七步：编制封面、脊背 题名拟写注意”三要素”（项目名称—内容特征—文种）；标签四线写法，没有的项目空着，宽度和盒厚度一致；脊背上的案卷题名可不填。 第八步：编制案卷目录 只需分类目录，不需要编总目录.档号的编写注意类与类之间用“点”，类与卷号间用“横”。如J.1.2-1 第九步：入库上架（按最低一级类目排列，每个小类后留有空余）

27 会计档案整理提要 第一步：区分核算单位(P29页) 如：行政1、工会2、食堂3等依次类推 第二步：区分年度 按会计结算自然年度
第三步：案卷整理 凭证整理、帐本整理、报表整理

28 会计档案整理提要 第四步：编目排列 分核算单位，年度，形式（凭证、帐册、报表），一年个流水号 第五步：贴标签
凭证盒标签、帐册、报表标签，统一高度，项目填写准确齐全 第六步：编制案卷目录 一个核算单位一本，用取口纸区分年度 第七步：入库上架 分核算单位—年度—形式排

29 特殊载体档案整理提要 特殊载体档案分为照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等(P35页)
总的先将全部特殊载体档案按不同形式进行分类，给定类别代号

30 特殊载体档案整理提要 照片档案的整理方法（底片另外归）(P36页) 第一步：分类（年度—问题或问题—年度） 第二步：组卷
大张照片可统一编号后，另外存放，注明存放地 第三步：编照片号 卷号—卷内张号，每卷内从1开始编张号，每张照片后面写上照片号，便于回归

31 特殊载体档案整理提要 第四步：编照片说明 单张说明和组合照片说明，组联号 第五步：装册（标准照片档案册）
第六步：编目（内封面、卷内目录、备考表、四线或脊背标签都可、案卷目录）

32 特殊载体档案整理提要 录音录像带每盒自然形成一保管单位，按照时间先后进行排序、编号，并每盒编写说明随带一起存放，并编制档案目录
光盘档案按年度或专题形成一张为一个保管单位，可盒装也可放入光盘档案专用册中，每张写出文字说明，统计时以张为单位 特殊载体档案的上架入柜 照片档案、光盘档案应当竖放，防止挤压 录音、录像、磁带应当平放

33 实物档案整理提要 实物档案分为： 权证、奖状、奖杯、锦旗、奖牌、字画、礼品等 第一步：区分形式 第二步：清洁修整（去污、除尘、抛光等）
第三步：分类排序（按时间、重要程度） 第四步：贴标签（四线标签） 第五步：编制目录（档案目录） 第六步：入库上架（分别竖放或平放）