專案管理實務 Roger Liu 2005-01-21.

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1 專案管理實務 Roger Liu

2 武漢人 路見不平一聲吼，開了武昌第一槍 醒得早，起得晚 結果落得 : 穿不過上海人， 玩不過北京人， 喝不過東北人， 打不過湖南人， 剩下個吃，却又落後四川和廣東人 變得裡外不是人*

3 ARGENDA 專案管理的基本知識 專案管理的原則 專案經理的角色 如何做一個好的專案經理 *

4 1. 專案管理的基本知識

5 專案管理沿革 跨機能管理 機能管理 流程管理 專案管理 ～ 1987 1988 ～ 1995 1996 ～ 集權領導 分權領導 協作領導
～ ～ ～ 集權領導 分權領導 協作領導 部門團隊 跨部門流程團隊 跨部門任務團隊 機能專才 流程專才 經營通才 多機能綜效 時間與成本效益 使命與價值 * 領導： 團隊： 人才： 管理核心：

6 江湖五大派 傳統學派 : 管理與控制的主旨，在藉由他人或與他人共同去完成一項工作 另一學派 : 認為模仿他人的經驗，是管理的上策
行為學派 : 認為人與人的關係和社會大環境的變遷,是決定管理的指針 決策理論派 : 強調理性思考與邏輯模式 管理系統學派 : 利用資源的流動，從輸入經處理過程而輸出的方法，來達到管理與控制的目的 這五總方法，前三種適合一般管理，後二種較適合專案管理 理論歸理論，專案管理是知易行難的考驗 *

7 何謂「專案」？ 專案是一個人或一夥人， 為了某些明確而可行的目標， 在某一特定的時間內， 甘冒風險， 運用組織， 將金錢,時間,人力等資源， 有計畫的妥為應用， 並且與專案利害相關者(Stakeholder)溝通， 以期在預設的條件下， 達到預期的目標。 *

8 「專案」具備有那些基本特性？ 無論執行時間的長短，它都具有一定的時程、明確的開始及終止點。 執行專案需使用資源，而通常專案都是在資源有限的環境下運作。 專案內部間各任務具有「相互依賴」、「介面」及「互動關係」而亦與外部環境息息相關、彼此間需密切合作按一定執行程序，並需要有高度的整合性。 它是獨一無二且未曾發生過的。 執行專案的組織內外經常隱含著「利益性的衝突」 *

9 何謂「專案管理 (Project Management)」?
『專案管理』乃是將 管理知識、技術、工具、方法 綜合運用到任何一個專案行為上， 使其能符合或超越『專案利害關係者(Stakeholder)』需求與期許的一種專門科學。 *

10 專案管理必須兼顧那些因素 ? 專案在執行過程中它必須兼顧 (1)專案的範疇、時程、成本與品質目標的達成 (2)尋求『專案利害關係者』間不同的需求與期許 (3)確認的﹝需求﹞與不確認的﹝期許﹞間之均衡 *

11 「專案管理」的目的為何 ? 簡言之，「專案管理」是一種 既有效率，又有效益 地將專案成功執行的一種程序與方法；而其所關切的是如何將一項任務能 如期 如質 如預算 的達成並充分滿足需求目標。*

12 「專案管理」與「一般管理」有何不同？ 所謂一般管理是 在既定的系統、組織、程序、資源及能力下運作 係執行例行性重複性及連續性之管理
對變動性的環境與需求較不敏感 管理者的思維較傾向於狹隘與片面 * 而專案管理則是 以極為彈性的原則在臨時性的組織下運作 具特殊性與時程及有限資源使用的壓迫性 面對變動性的環境與需求須作快速的反應 管理者的思維較為宏觀及多元 *

13 「專案管理」的具體優點 綜言之，「專案管理」可以： 提昇效率並能促進如期如質如預算地達成目標
使所有參與者(包括顧客及管理高層)間均可有良好溝通 改進計畫及評估之技術使能產生更佳的結果 由最佳的時程及資源管理以增進生產力 減少開發新產品或服務進入市場的時間 採用適當預警方式可降低“無法抗拒”問題發生之機率 專案完成後的經驗、數據及記錄可持續作為改進組織運作之重要參考。 *

14 「專案管理」所探討的是一種有效的管理程序；基本上，它區分為 四大階段 八大知識領域 *
「專案管理」有那些相關的知識領域 ? 「專案管理」所探討的是一種有效的管理程序；基本上，它區分為 四大階段 八大知識領域 *

15 「專案管理」的四大階段： 專案的計畫階段 專案的執行階段 專案的控制階段 專案的結案階段 *

16 專案管理八大知識領域 專案整合管理 專案範疇管理 專案時間管理 專案成本管理 專案品質管制 人力資源管理 專案溝通管理 專案風險管理
● 專案計畫書發展 ● 專案計畫書執行 ● 整合變更控術 專案範疇管理 ● 專案起始 ● 範疇規劃 ● 範疇定義 ● 範疇確認 ● 範疇變更控制 專案時間管理 ● 活動定義 ● 活動排序 ● 活動期程估算 ● 時程發展 ● 時程控制 專案成本管理 ● 資源規劃 ● 成本估算 ● 預算編列 ● 成本控制 專案品質管制 ● 品質規劃 ● 品質確保 ● 品質控術 人力資源管理 ● 組織規劃 ● 人員獲得 ● 團隊發展 專案溝通管理 ● 溝通規劃 ● 資訊發佈 ● 績效報告 ● 結案管理 專案風險管理 ● 風險管理規劃 ● 風險辨識 ● 風險定性分析 ● 風險定量分析 ● 風險回應規劃 ● 風險監控 專案採購管理 ● 採購規劃 ● 邀商規劃 ● 邀商作業 ● 商源評選 ● 履約管理 ● 合約終結

17 2. 專案管理的原則

18 專案管理的三效原則 效能(Effectiveness) 效能是做對的事 效率(Efficiency) 效率是把事情做對
效果(Efficacy) 把對的事情做對就是好的效果 *

19 專案管理ABC理論 Authority, 也就是“權威”或“權力”的意思 專案管理者不一定擁有權力，所以只能寄望公司的上級主管能發揮四個功能
計劃的主導者 衝突時的仲裁者 優先次序不明時的決定者 專案背後的支持者 *

20 專案管理ABC Baseline, 也就是“範圍”或“底線”的意思
大部份專案失敗的原因,主要是沒有把此一專案的“底線”很明白的講清楚. 造成專案的失敗. 專案的“底線”通常包括下面的考慮點 人，時間，事件，組織, 地域，範圍，目標，限制， 介面需要，假設狀況 “底線”若未設定，則妾身未明，危機不斷 *

21 專案管理ABC Control ， 也就是專案管理的“控制” 二分法來看，專案管理一為計畫二為控制
“計畫”是確認什麼是該做的事和怎麼把資源整合起來執行這項專案計畫 “控制”包括三件事 : 什麼是已經完成的事 什麼是尚未完成的事 應該採取什麼應變行為 *

22 專案任務的互賴性 強制性的依賴(Mandatory Dependency) 蓋房子要先打地基, 新產品推出前先做樣品
判斷性的依賴(Discretionary Dependency) 專案成員的經驗或邏輯(常規)有時不靈光 外在性的依賴(External Dependency) 拜耳擇台中港建廠, 非客觀的環保聽證會否決 *

23 專案成功的秘訣 根據專家的研究結果 : 用者直接參與(16%) 高級主管支持(14%) 專案需求定義清楚(13%) 計畫適當(9%)
要求合理(8%) 16%+14%+13%+9.6%+8%=60% 另外40%是什麼 ? 專案起始會議(Project Kick-Off Meeting) 專案檢討會議(Project Review Meeting) *

24 專案起始會議(Project Kick-Off Meeting)
專案目標確認(QCD) 專案成員名單 分工與職掌 專案進度表 管控原則及執行方法 風險評估及對策 防君子不防小人….. 簽名，蓋章， …人格保證 *

25 專案檢討會議(Project Review Meeting)
防微杜漸,小錯不致釀成大禍,改進而非找碴 每一里程碑完成後都該舉行 檢討的對象是團隊不是個人 給當事人溝通的管道及機會 確認任務順利且有效達成 *

26 一個好的風險管理與危機管理為致勝的必要因素 *
專案失敗之15項主要原因 先導規劃不足 不務實之專案規劃 專案範疇低估 顧客要求變更 專案應變規劃不足 進度追蹤不力 偵測問題能力不足 專案檢查點(里程碑)設置不足 團隊小組人員的問題 技術複雜問題 專案順序變更 計畫不是團隊所承諾的 團體小組不合作 團隊精神下沉 不合格之專案人員 一般在低估上大約低估15% 一個好的風險管理與危機管理為致勝的必要因素 *

27 專案風險管理 風險管理(Risk Management) 洞燭先機,防患未然的管理 *

28 專案危機管理 危機管理(Crisis Management) 木已成舟,減少傷害的管理 *

29 3. 專案經理的角色

30 你適合做專案經理嗎 ?

31 七種差勁的專案經理人 單打獨鬥，自以為是“藍波”型 救火隊長，樂此不疲型 憂柔寡斷，拖泥帶水型 江山術士，連哄帶騙型 官僚作風，整人為樂型
膽小如鼠，禍來你當型 正牌混蛋，真正差勁型 *

32 專案經理人常犯的十個錯誤 錯誤之一 : 迷信人多好辦事 毛澤東的理論，結果…….
你可以讓九個女人同時懷孕，但是你不能叫她們在一個月裡就把孩子生下來 龍一尾，卡贏蚯蚓一畚箕 *

33 錯誤之二 : 迷信成本預估的權威性 在相同的情況下，十個不同的人，會估出十種不同的成本 任何成本預估都是“用猜的” 經驗和分析能力是增加“猜對機率”的不二法門 *

34 錯誤之三 : 沒有膽量說….“不” 專案經理的字彙裡,最重要的一個字，但也是最不常用的一個字，就是向上司，向同僚，向部屬說…….“不” 說“不”的次數，並不影響別人對你能力的觀感 對你觀感的改變,完全是基於在什麼時候，在什麼情況下說…….“不” 明天驗收不合格要被罰款停權，身為專案經理的你，會在前一天告訴老闆說“不” ，還是在前一個月前說……..“不” ? 還是你從來就沒有膽量跟別人說…….“不”? *

35 錯誤之四 : 你可以強迫你的部屬答應你要的，但不能擔保他們能夠做得到
你可以把馬牽到河邊，但是不能強迫牠一定會喝水 專案經理不能強迫屬下承諾一些不合理的要求，因為做不到結果反而害了大家 *

36 錯誤之五 : 人少不能解決問題，人多，不但不一定能解決問題，有時還會造成更多的問題
一個能力強的部屬，強過兩個能力弱的部屬 人多嘴雜，於事無補;專案經理要把事情做好，絕對要有擺平眾人的能力 *

37 錯誤之六 : 誤信上司批准，有章為證就足以為憑，一切好像就已經搞定
主管在上級壓力及下屬加熱的二面煎熬下，有時會像“雪人”一樣不見了 主管有時也會反悔 向上管理*

38 錯誤之七 : 別人只記得你答應的事,但總是忘了這件事的前提是什麼
必須建立專案過程中的“證據檔案” 強調事情的“應配合事項” *

39 錯誤之八 : 依賴假設 站在客戶立場，你不問他，他不會告訴你 專案管理不是市場分析或股票買賣，假設越多，失敗機率越高 依賴假設，不如積極釐清事實真相 *

40 錯誤之九 : 堅持己見，一意孤行 戲法人人會變，巧妙各有不同 自己以為行得通的路，並不一定是最好的一條路 要多聽他人意見 *

41 看不到的危機，才是最可怕的危險 * 錯誤之十 : 過分樂觀 墨菲定律 : 凡是有可能發生問題的，問題一定會發生
中國人說 : 人無遠憂，必有近患 看不到的危機，才是最可怕的危險 *

42 做個多問少說的專案經理人 上帝給我們二支耳朵一支嘴巴,就是要我們多聽少說 不能只用“是”或“不是”來看專案的問題 要用5W1H歸納分析
Why Who What When Where How *

43 避免專案報喜不報憂的惡習 波爾，詹森總統的副國務卿，因為直言越戰打不贏而被炒了魷魚，但事實證明他沒錯
古巴飛彈危機驚爆十三天,內閣以九比八同意攻擊古巴核彈基地，甘迺迪最後問國防部長意見， 他說 : 我們有世上最強的軍隊，但是我不能保證可以一個不留地摧毀所有核彈，最後甘迺迪聽他的，改與赫魯雪夫談判，化解了古巴飛彈危機 報喜不報憂和希望壞事自動消失掉,是專案經理必須避免的惡習 忠言逆耳，老闆不應該只聽甜言蜜語 *

44 專案控制的要訣 不要讓人員閒置 (等事情發生) 派不忙的人去幫忙的人 派人從“非要徑”性的工作到“要徑”性的工作
每個人都知道下兩星期自己該做那些事 懂得怎樣召開問題解決檢討會 管理如蝴蝶握在手上 握緊了，蝴蝶會死 握鬆了，蝴蝶飛走了 *

45 4. 如何做一個好的專案經理

46 專案管理流程 工作說明 確立流程 專案層次 企業層次 目 標 設 定 排 程 上 級 決 策 預算 編列 時程/成本/效能/追蹤 檢討會議
規格 工作說明書(SOW) 工作分解結構(WBS) 工作說明 確立流程 專案層次 企業層次 目 標 設 定 排 程 上 級 決 策 報 酬 表 策 略 案 情 現 況 預算 編列 時間 $ 時程/成本/效能/追蹤 XXXX 時程 成本 目標效能 檢討會議 穩定度 效益

47 專案管理的元素 利害關係人 時　間 成　本 資　源 專案管理便是統合管理的能力也就是運籌為握的能力 範　疇 小 組 成 員

48 專案管理 = 運籌帷幄的技術 Do thing better or Do better thing ?

49 專案經理守則十二條 第一條 : 計畫為避免大錯之本 重視別人的意見 放眼看全局 目標要有共識 日程，進度要有彈性 先設定一般的“遊戲規則”
確定個人責任 *

50 第二條 : 執行為勝敗關鍵之本 把握關鍵工作 用幫忙解決問題的方式來影響團隊的表現 計畫不是不能改，但是不能天天在改計畫 盡量為團隊爭取資源 *

51 第三條 : 追蹤為確定專案品質之本 定期與成員討論專案進度 必要時，不排除對個人或團體表揚 追蹤方式不拘，但結果必須公開,並做成記錄 在問題未惡化前，先處理掉 *

52 第四條 : 進度評估為避免失控之本 風箏飛得再高再遠，線頭還在你的手上，人不喜歡被要求，但專案進度非管不可 因材施教，不同人需要不同管理 對“粗枝大葉”型，要注意細節 對“光說不練”型，要注意看證據 對“優柔寡斷”型，要提供方向與指導 對“自做聰明”型，要把握要點 *

53 第五條 : 過錯為吸取寶貴經驗之本 過錯不改將變成錯誤，錯誤將造成失敗 面對過錯時要保持冷靜，處變不驚的應變本領很重要 在挫折中學習經驗，經驗比知識可貴 *

54 第六條 : 人際關係為團隊精神之本 不同的人要在不同的時間說不同的話 專案經理是協助，而不是監督 要懂得說 : “不” 要避免“意料之外” Trust but Verify *

55 第七條 : 士氣為不畏艱難之本 要有肩膀，不怕負責 光環給別人戴 公開表揚，私下勸勉 要有壯士斷腕的勇氣，不要讓害群之馬影響士氣 *

56 第八條 : 溝通為化解誤會之本 最有效的溝通還是面對面的溝通 統一溝通的標準與方式 決不能讓謠言滿天飛 最重要的是知道 : 我在那?應該在那?怎樣才能到那?需要什麼幫助才能到那?什麼人領我到那?如果不能到那又會怎麼樣? *

57 第九條 : 衝突為考驗智慧之本 見不到的衝突最可怕 暗潮洶湧將招致傾國傾城 面對衝突，尋求解決之道 第一時間在第一次處理時就該解決 第一次處理的方式將成為慣例 危機重大時，殺雞儆猴有必要性 絕對避免團隊對團隊的衝突 *

58 第十條 : 善用資源為增加效率之本 將最能幹的人用在最重要的地方 一陣子…(但避免因此造成英雄主義) 省時比省錢重要 懂得取捨的重要性 花一個半的錢請一個能幹的人,勝過花二個的錢請二個人 人多的麻煩比人少的麻煩還麻煩 *

59 第十一條 : 經驗為駕輕就熟之本 失敗的經驗比成功的經驗重要 自己的經驗比別人的經驗重要 最近的經驗比過去的經驗重要 多方的經驗比長久的經驗重要 *

60 第十二條 : 人際關係為萬事順暢之本 不要期望張飛一覺醒來變成孔明 用可以被接受的方式來溝通 不要試圖改變別人 保持作風的一貫性 個人的名譽是最重要的資產 *

61 5. 專案管理的工具及報表

62 專案要怎麼開始 ? 撰寫專案工作說明書(SOW) (Statement of Work) 專案使命
關鍵性的假設事項 技術規格 預期施工階段、重大事件、與交付的成果 完工評核要件 時程預估：開工、完工、里程碑、重要書面文件等等 計費辦法說明 雙方責任細則 專案變更處理規範

63 專案要怎麼規劃 ? 工作分解結構(WBS)(Work Breakdown Structure)
組織分解結構(OBS)(Organization Breakdown Structure) 里程碑(Milestone)

64 WBS 工作分解結構 專案摘要任務 1 2 3 摘要任務 1.1 1.2 子任務 1.2.1 1.2.2 1.2.3

65 WBS 常遺漏的工作任務 專案規劃 任務批准 重大專案會議 與顧客的協議 品質檢驗與瑕疵導正 訓練 測試之規劃、發展與執行 結案工作

66 Work Breakdown Structure

67 專案需要花費多少時間?多少成本? 利用(甘特圖)

68 專案工作之間的關係為何 ? 利用(網路圖)

69 哪些工作最重要 ? 使用(要徑圖) D B E G A F C A – B – D – G (1+2+6+1 = 10) 6 2 5 1
4 D 6 E 5 F 10 G A – B – D – G ( = 10)

70 專案任務狀況的追蹤與控管 結合圖形及公式來進行控管 (Microsoft Project)

71 6. [實際案例] 國家衛生研究院 公共工程

72 行政院衛生署工程施工查核 國家衛生研究院竹南院區總機擴充工程
工品施質管理報告 (國家衛生研究院、中華顧問工程司) 監造單位品質保證作業執行報告 (許常吉建築師事務所) 承包商品質管制作業執行報告 (歐科商業電訊股份有限公司)

73 專案經理人的十八般武藝 說不而不傷害對方感情的太極推手 獲得資訊如探囊取物的身手 指點迷津，帶領專案團隊脫離迷魂陣的定力
戒急用忍，鍥而不捨的磨工 自反而不縮,雖千萬人吾往矣的硬功 賞罰分明，能借力使力完成任務的領導才能 *

74 能言善道，觸類旁通的表達能力 文武雙全，上馬可做領導，下馬可寫報告 千里眼與順風耳，看得遠又善於傾聽 身無彩鳳雙飛翼，心有靈犀一點通的感應力 長袖善舞，推銷專案的輕功 善觀風向，八面玲瓏的人際關係處理能力 *

75 萬流歸宗，還是要有計畫執行管制溝通能力 專案管理人應該身兼訓練專案人員的工作 孤芳自賞的人不適專案管理人，要懂得與人合作 以小窺大，放眼全局，輸一小場贏一大仗才是正確 不只言語溝通，舉手投足顧盼之間讓眾人感受方向 做一個專案的代言人是專案經理的壓箱本領 *

76 結語 大家可以準備散場了… 請把旁邊睡著的人搖起來…… 也可以邊收拾了……. 散場時，別忘了您所攜帶的東西…….

77 專案管理能力學習模式 基本知識 流程定義 流程管制 流程改善 回饋 五階式能力成熟模式 連續改善 評比 單一手法 共通流程 共通語言
Level 5 連續改善 Level 4 基本知識　流程定義 流程管制　流程改善 評比 Level 3 單一手法 回饋 Level 2 共通流程 Level 1 共通語言 五階式能力成熟模式

78 專案管理競爭力 未成熟 成熟 完美 策略性能力 持續性 競爭優勢 PM能力 PM技巧 (skills) PM訓練 最終融合為 落實成為
進化成為 PM能力 (competencies) PM技巧 (skills) 促成 PM訓練 未成熟 成熟 完美

79 結語 在不確定的年代裡，確定要用專案管理 微利時代已經來臨，企業需要專案管理控管成本並提升整體的執行力及競爭力
專案管理成為21世紀必備的個人職場技能與企業生存要素