第十三章 資料表格化與整理：Excel 2000的使用

Presentation on theme: "第十三章 資料表格化與整理：Excel 2000的使用"— Presentation transcript:

1 第十三章 資料表格化與整理：Excel 2000的使用
計算機概論編輯小組

2 大綱 啟動Excel 2000 離開Excel 2000 範例一﹕計算學生成績 範例二﹕計算公司業務報表
提供使用者將文字﹑數值﹑及各式各樣的公式輸入所謂儲存格中﹐ 然後經過快速運算製成報表﹔利用繪圖精靈製作相關圖形﹔ 並且提供資料庫管理指令﹐協助使用者做好排序﹑篩選等工作。 註：本教材提到的許多指令，其執行步驟並非唯一，許多圖示按鈕亦可達到相同結果。

3 13.1 啟動Excel 2000 步驟：【開始】按鈕【程式集】【Excel 2000】(或捷徑圖示) 圖13.1

4 Excel2000視窗上的重要元素 儲存格（Cell）﹕儲存格是Excel 2000存放資料的基本單位﹐儲存格可以存放標記（即一般文字）﹑數值﹑及公式。 活頁簿（Book）﹕我們每開一個新的Excel 2000檔案﹐通常是指開啟一個活頁簿﹐而一個活頁簿包括許多各式各樣工作表。 工作表（Sheet）﹕也稱為試算表﹐提供使用者輸入及處理資料的場所。 現用工作表﹕目前正在使用的工作表。 功能表﹕是Excel 2000指令的中樞﹐一共有檔案﹑編輯﹑檢視﹑插入﹑格式﹑工具﹑資料﹑視窗﹑說明等九個選項。 列﹑欄號﹕每一個儲存格都有相對應的欄列號﹐例如最左上角儲存格的欄號是A﹐列號是1﹐則稱此儲存格是A1。 工具列﹕將一些常用的指令﹐利用簡單易懂的圖示按鈕﹐提供使用者快速的選擇欲執行的指令。 資料編輯列﹕可以顯示目前游標所在的儲存格的欄﹑列號（例如A1﹑B2等）以及該儲存格的資料。 註：請對照上頁圖13.1 ，並詳見下面各頁之說明

5 Excel 2000視窗上的重要元素(續)-功能表
檔案選項:包含開啟新舊檔案﹑儲存檔案﹑設定列印格式及結束等。 編輯選項:主要負責編輯工作表的內容﹐包含復原﹑剪下﹑複製﹑貼上。 檢視選項:提供使用者選擇顯示工作表的屬性﹑以及選擇是否將各類工具 列顯示在視窗上等功能。 插入選項:提供使用者選擇插入各式各樣的資料﹐例如空白的列或欄﹑各 種函數﹑圖表及圖片等。 格式選項:設定儲存格及工作表之各種格式﹐例如欄列的高度及寬度等。 工具選項:提供使用者拼字﹑搜尋﹑及保護資料等工具。 資料選項:幫使用者對工作表上的資料做排序﹑篩選及分析等。 視窗選項:提供工作表視窗之分割﹑凍結﹑重排等 說明選項:提供Excel 2000的解釋與說明。

6 Excel2000視窗上的重要元素(續) -列﹑欄號工具列資料編輯列

7 13.2 離開Excel (1)檔案(F)功能表的【結束】 (2)Excel圖示選單的【關閉】

8 13.3 範例一﹕計算學生成績 本例是一個老師要計算學生成績的範例。這位老師一共有若干個班級﹐每一個班級的成績統計放在一個工作表上。然後這位老師把所有班級的成績放在一個活頁簿上。 開啟一個新檔以便存放活頁簿。 (圖13.5) 選擇一個工作表﹐以輸入一個班級的成績。(圖13.6) 輸入標題（包括班級名稱﹑科別）(圖13.7) 輸入“小考”﹑“期中考”﹑“期末考”﹑“學期成績”﹑“姓名”等標記。(圖13.8)

9 範例一﹕計算學生成績(續) 輸入所有學生姓名及各項成績。(圖13.9) 利用數學公式算出每位學生的學期成績。(圖13.10-13)
利用數學公式算出所有學生的學期平均成績。(圖13.14~17) 利用排序工具將學生成績由高而低排好。(圖13.18~19) 重覆2-8步驟﹐輸入其他班級的成績工作表。 將結果存檔。(圖13.20)

10 開新檔案、選擇並命名一個工作表 開新的活頁簿 當使用者開啟Excel時﹐系統給一個預設的新活頁簿，例如BOOK1等。
利用【檔案(F)】選單的【開新檔案】開新的活頁簿。 工作表重新命名 例如在Sheet1(欲更改的工作表)上快按二下滑鼠﹐輸入新的名字即可。 圖13.6

11 輸入標題及適當的標記 儲存格（Cell） 是Excel存放資料的最小單位。 存放的資料如果是標記（文字）﹐系統預設會靠左（數字會靠右）。
如果想置中﹐先選擇儲存格﹐再按【置中】圖示按鈕 資料編輯列顯示使用者輸入的資訊﹐同時它的左邊會出現圖示按鈕 圖13.8

12 輸入所有學生姓名及各項成績 資料輸入後欲更改某一儲存格的資料方式 移至欲更改的儲存格上，重新輸入正確的資料﹐然後按【Enter】。
在欲更改的儲存格上快按二下滑鼠左鍵(或F2功能鍵)﹐然後移動游標到欲更改的位置﹐進行更改工作。之後利用或確認或取消 圖13.9

13 利用數學公式算出學生的學期成績 公式可由使用者自行輸入 或Excel提供的現成函數（例如三角函數、統計、資料庫等）
公式用到的相關儲存格的值也可以是其他公式，但不可以是標記文字， 儲存格的最前面要加上“+”或“=”號，否則會被誤認為文字標記。例如不可以只輸入C5*0.3+D5*0.3+E5*0.4 正確的是+C5*0.3+D5*0.3+E5*0.4 算完第一位同學學期成績的結果 圖13.10 圖13.11 算完第一位同學學期成績的結果

14 利用數學公式算出學生的學期成績(續) 計算其他同學的成績（放在F6…F24儲存格上） 更改分數
先將儲存格游標移到F5上，按一下複製圖示。然後複製到F6至F24 F6、F7的公式，分別是+C6*0.3+D6*0.3+E6*0.4及+C7*0.3+D7*0.3+E7*0.4。餘此類推(圖13.12) 更改分數 更改學生1的期末考分數(圖13.13) 圖13.12 圖13.13

15 利用數學公式算出學生的學期平均 庫存函數:【插入】功能表 單的【函數】選項(圖 13.14-15) 直接輸入函數的方式(圖 13.16)
結果(圖13.17) (圖13.14) (圖13.15)

16 利用數學公式算出學生的學期平均(續) 圖13.16直接輸入函數 圖13.17 計算各項平均值的結果

17 利用排序工具將學生成績排好 依照學期成績由高到低順序排列﹐步驟如下﹕ 選擇範圍(B4到F24)
選擇【資料】【排序】選項-->【排序】的對話方塊 選擇排序條件 圖13.18 圖13.19

18 將結果存檔 首先重覆2-8步驟﹐輸入其他班級的成績工作表 將結果存檔 執行【檔案(F)】選單的【儲存檔案】﹐即可將結果存檔
圖13.20

19 13.4 範例二﹕計算公司業務報表 一個公司要計算公司業務報表。這家公司有若干部門﹐將每一個部門一年四季的業績統計放在一個工作表上﹐再利用Excel繪製統計圖。然後把所有部門的業績統計放在一個活頁簿上。 開啟一個新檔以便存放活頁簿。 選擇一個工作表﹐以輸入一個部門的業績統計。 輸入標題（包括部門名稱等）。 輸入各種商品﹑一年四季等標記。 輸入各種商品﹑一年四季的業績情況。 利用數學公式算出各項小計資料 (以上步驟與上節相似結果見圖13.21)

20 範例二﹕計算公司業務報表(續) 繪出各種商品業績分佈圖。(圖13.22-42)
重覆2-7步驟﹐輸入其他部門的業績統計及繪出各種商品業績分佈圖。 將結果存檔。 圖13.21

21 商品業績分佈圖的製作(I)直條圖 選擇與繪圖相關之儲存格區域(B3到F7)﹐如圖13.22所示。 選擇【插入】選擇表單的【圖表】選項。
依【圖表精靈】對話方塊4個步驟完成繪圖的工作 步驟1:圖表類型(如圖13.23)。此時以按著【按住不放可預覽】按鈕﹐可先睹為快(圖13.24) 步驟2:圖表資料範圍(如圖13.25) 資料範圍出現﹕”靜宜科技!$B$3:$F$7”﹐靜宜科技是工作表名稱﹐而$B$3:$F$7是B3到F7的絕對參照儲存格位置 數列資料有【列】(圖13.25)與【欄】(圖13.26) 步驟3:圖表選項(如圖13.27)。包括圖表標題、X及Y軸座標標題、圖例放置的位置(上方﹐如圖13.28所示；右方﹐如圖13.27) 步驟4:圖表位置(如圖13.29) 圖表存成另一新的工作表﹔ 或與工作表放在一起(如圖13.30)

22 商品業績分佈圖的製作-直條圖(I) 圖13.22 選擇B3到F7為繪圖的來源 圖13.24按著【按住不放可預覽】
圖13.23 圖表精靈—步驟4之1﹕圖表類型選定

23 圖13.25 圖表精靈—步驟4之2﹕選擇圖表資料範圍；數列資料取自【列】
商品業績分佈圖的製作-直條圖(II) 圖13.26 圖表精靈—步驟4之2﹕數列 資料取自【欄】 圖13.25 圖表精靈—步驟4之2﹕選擇圖表資料範圍；數列資料取自【列】

24 圖13.27【圖表精靈-步驟4之3-圖表選項】對話方塊的選擇標題部分
商品業績分佈圖的製作-直條圖(III) 圖13.28選擇圖例放置的位置﹕置於上方 圖13.27【圖表精靈-步驟4之3-圖表選項】對話方塊的選擇標題部分

25 商品業績分佈圖的製作-直條圖(IV) 圖13.29 【圖表精靈—步驟4之4-圖表位置】的對話方塊
圖13.30 將完成的圖表與靜宜科技工作表放在一起的畫面

26 商品業績分佈圖的製作-內容更動 儲存格的內容更動時﹐相關的儲存格﹑圖表等也會改變(如圖13.31)
修改圖形﹐例如標題部分的字大小，步驟如下： 用滑鼠選擇標題部分﹐如圖13.32所示。 快按二下滑鼠﹐在如圖13.33所示之對話方塊﹐選定字型﹑字型樣 式﹑大小等欲更改之部分﹐然後按確定。結果在圖13.33。 圖13.31

27 圖13.33 選定字型（標楷體）﹑字型樣式（斜體）﹑大小（14）
商品業績分佈圖的製作- 內容更動(續) 圖13.32修改標題步驟一﹕選擇標題部分 圖13.33 選定字型（標楷體）﹑字型樣式（斜體）﹑大小（14） 圖13.34完成修改的結果

28 86年度第一季各項產品佔該季營業額比例分佈圖-環圈圖
本圖製作過程和上個例子類似﹐僅簡述重要圖表 選擇資料來源﹕C3到F4(圖13.35 ) 【圖表精靈-步驟4之1-選擇的圖表類型】:標準類型的環圈圖(圖13.36) 按著【按住不放可預覽】按鈕﹐先睹為快(圖13.37) 【圖表精靈—步驟4之2 】 ﹕選擇圖表資料範圍(圖13.38) 【圖表精靈-步驟4之3-圖表選項】對話方塊的選擇標題圖(13.39) 選擇資料標籤選項-顯示百分比(圖13.40) 【圖表精靈—步驟4之4-圖表位置】的對話方塊(圖13.41) 將完成的圖表與靜宜科技工作表放在一起(圖13.42 )

29 環圈圖(I) 圖13.35 選擇資料來源 圖13.37【按住不放可預覽】 圖13.38 圖表精靈—步驟4之2 ﹕選擇圖表資料範圍
圖13.36 圖表精靈-步驟4之1-選擇圖表類型

30 環圈圖(II) 圖13.41 圖表精靈—步驟4之4-圖表位置 圖13.40選擇資料標籤選項-顯示百分比 圖13.42完成的圖表
圖13.39 圖表精靈-步驟4之3-圖表選項:選擇標題 圖13.41 圖表精靈—步驟4之4-圖表位置 圖13.40選擇資料標籤選項-顯示百分比 圖13.42完成的圖表