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项目档案工作的 几个基本问题 广东省档案局档案督导处 钟伦清 广东档案信息网：
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四大问题 一、是什么？ 二、为什么？ 三、做什么？ 四、怎么做？
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是什么？ ——弄清项目建设与项目档案的含义
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一、项目档案是什么？ （一）项目档案的概念 项目档案是项目建设、管理过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。
项目档案的形成有两个原因：一是项目建设过程自（必）然形成的；二是有关参建单位（或人员）为全面反映项目建设和管理过程或为方便以后对项目的管理和维护有意识形成的。
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一、项目档案是什么？ （二）项目档案的范围
凡在建设项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的对今后工作具有查考利用价值的文字、图表、声像等形式的文件，都属于项目档案的范围。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
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一、项目档案是什么？ （三）项目档案工作的性质是什么？ 1、是整个项目建设工作的重要组成部分和不可缺少的环节
项目档案是伴随着项目建设而产生的，没有项目建设就没有项目档案； 档案工作是项目建设和管理系统工程的一部分内容； 项目建设和管理不能没有项目档案，因而也不能缺少档案工作。
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一、项目档案是什么？ （三）项目档案工作的性质是什么？ 2、是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作
档案工作是一项专业性工作，它有相应的法律法规、标准规范； 项目档案工作又是一项服务性工作，其目的是为项目建设和管理服务。
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一、项目档案是什么？ （三）项目档案工作的性质是什么？ 3、是实现建设项目科学管理和运行维护的基础性和技术保障性工作
项目档案工作是一项基础性工作，这个基础不牢，项目的管理和运行维护就会出问题； 项目档案工作又是一项技术保障性工作，当项目在运行和维护中碰到技术问题时，完整、准确、系统的项目档案将成为解决问题的重要依据和参考。
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为什么？ ——理解做好建设项目档案的意义
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二、为什么要做好项目档案工作？ （一）做好项目档案工作，是项目建设和管理的内在要求。 （二）做好项目档案工作，是项目参建各单位的责任要求。
（三）做好项目档案工作，是中国特色社会主义的政治要求。 （四）做好项目档案工作，是国家有关法律法规的法制要求。
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（一）内在要求 1、在项目建设期，项目档案是项目管理、验评、结算、审计的主要依据。 以三峡输变电工程档案为例：
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典型事例（一） 据国家电网公司介绍，三峡输变电工程建设共形成档案33679卷，在工程建设的10年（ ）间，仅在国家电网公司总部及其下属的交、直流公司、信通公司等档案部门查阅三峡输变电工程档案的就有几千人次，调阅案卷上万卷次。其中三峡输变电工程审计查阅档案4000余卷，环保验收查阅档案近600余卷，后评估调阅档案800余卷，单项工程达标投产、工程创优调阅档案达几千卷。完整、系统的档案资料为领导决策、工程建设管理提供了可靠依据。
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（一）内在要求 2、在项目运行维护期，项目档案是项目管理和维修的重要依据和参考。 还是以三峡输变电工程档案为例：
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典型事例（二） 在2008年抗冰抢险工作中，三峡输变电工程档案更是发挥了不可替代的作用。冰雪灾害影响了三峡输变电工程5条交流线路、2条直流线路，倒塔及严重损坏的铁塔80余基，涉及到12家施工单位、9家监理单位、35个铁塔厂家和42个导线厂家。为及时给抗冰抢险现场抢修工作提供资料图纸，档案部门加班加点，共查阅施工记录、监理记录、铁塔供货合同、设计变更、铁塔杆塔明细表等案卷800余卷，传真、扫描、复印1023页，及时、准确地把资料信息输送给抢修一线，为抗冰抢险赢得了时间，提供了胜利保证。
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（一）内在要求 3、项目档案验收已成为项目竣工验收的重要组成部分，项目档案未通过验收或验收不合格，项目不能通过竣工验收。 请看以下典型事例：
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典型事例（三）
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典型事例（四）
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（二）责任要求 1、建立并管理好项目档案，是项目参建单位应尽的责任。 请看来自国外的两个体现“组织责任”的典型事例：
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典型事例（五） 2002年的一天，位于武汉市中心的景明大楼的业主收到了一封来自英国的挂号信，信中写道： 景明大楼为本建筑设计事务所设计，设计的安全年限为80年，现已超期服役，敬请业主注意。
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典型事例（六） 2005年的一天，广州市市政部门也收到50多年前提供建造广州海珠桥钢材的英国企业的一封来信。信中说： 修建海珠桥的钢材已经有100年的历史，接近使用寿命，建议进行检测，并根据测试结果进行加固。 原来，海珠桥是1950年由广州市政府着手重建的，所使用的钢材是从当时英国的一座旧钢桥上拆卸下来的，所以就其寿命计算，估计快有100年了。
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一点感想 两封遥远的来信，让我们掂量出“责任”这两个字的分量。 岁月流逝，景明大楼当年的设计者、海珠大桥当年的材料供应商，恐怕现在已是退离工作岗位，或者是已经不在人世。然而，他们人离开了工作岗位，离开了人世，但其组织的责任却没有丢。这些公司的工作人员传承了这种责任感，依然在履行着他们神圣的责任。
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（二）责任要求 2、建立并管理好项目档案，是落实“工程质量终身负责制”的必然要求。
象前面所说的两家英国企业，如果不是因为其档案保管得好，即使其想对其产品质量“终身负责”，也是无法落实的。
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（二）责任要求 3、在涉及项目的事故处理时，项目档案可以帮助有关部门确认参建各方的责任。 请看以下典型事例：
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典型事例（七） 索赔的重要证据 在广州地铁一号线建设中，3000KV电缆出现质量问题，电缆头没有填充料而整条报废，有关部门调用录像和照片档案，向外商索赔了300万马克，折算人民币900万元。
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处理事故的重要依据
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追查责任的重要依据
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应急抢险的重要参考
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维修改造的重要参考
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（三）政治要求 1、党和政府对档案工作高度重视，在为档案工作制发的一系列方针政策中，充分肯定了档案工作的重要作用，并提出了明确要求。
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典型事例（八） 1985年2月8日《中共中央、国务院批转〈关于调整我国档案工作领导体制的请示〉的通知》中指出：
档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。 通知要求：各级党委和人民政府进一步加强对档案工作的领导，把档案工作作为一项事业列入国民经济和社会发展计划，解决档案部门存在的一些实际问题，逐步实现档案管理的现代化。
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典型事例（九） 经国务院批准，1980年12月27日国家经委、国家建委、 国家科委、国家档案局发布的《科学技术档案工作条例 》第三条指出：
科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，各工业、交通、基建、科研、农林、军事、地质、测绘、水文、气象、教育、卫生等单位（以下简称各单位），都应当把科技档案工作纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中，加强领导。
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（三）政治要求 2、党和国家领导人对档案工作有高度认识，曾就档案工作发表过重要讲话。
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典型事例（十） 胡锦涛说：“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的主要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”
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典型事例（十一） 江泽民说：“档案工作是各项事业发展的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的。”
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（四）法制要求 1、《中华人民共和国档案法》 第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。
第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。 第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
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（四）法制要求 2、《中华人民共和国建筑法》
第六十一条 交付竣工验收的建筑工程，必须符合规定的建筑工程质量标准，有完整的工程技术经济资料和经签署的工程保修书，并具备国家规定的其他竣工条件。建筑工程竣工经验收合格后，方可交付使用；未经验收或者验收不合格的，不得交付使用。
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（四）法制要求 3、《中华人民共和国合同法》
第二百七十四条 勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件（包括概预算）的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。 第二百七十五条 施工合同的内容包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。
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（四）法制要求 4、《建设工程质量管理条例》
第十六条 建设单位收到建设工程竣工报告后，应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。 建设工程竣工验收应当具备下列条件： （一）完成建设工程设计和合同约定的各项内容； （二）有完整的技术档案和施工管理资料； （三）有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告； （四）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件； （五）有施工单位签署的工程保修书。 建设工程经验收合格的，方可交付使用。
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（四）法制要求 2007年7月27日经广东省第十届人民代表大会常务委员会第三十三次会议修订的《广东省档案条例》第二十条规定：
重大建设项目、国家和省级重大科研项目的档案，由档案行政管理部门和有关主管部门按照国家有关法律法规对项目档案进行鉴定、验收。
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做什么？ ——了解建设项目档案工作的内容
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三、项目档案工作主要做些什么？ 建设项目档案工作主要包括以下六方面内容： 1、项目档案工作的组织管理
要求：组织到位，人员落实，制度健全，同步开展，纳入合同，有效考核。 措施：由建设（代建）单位（总承包、业主、项目法人）牵头，各参建单位配合。
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三、项目档案工作主要做些什么？ 2、归档文件材料的形成与积累 要求：真实准确，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，耐久有效，签字手续完备。
措施：项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施
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三、项目档案工作主要做些什么？ 3、项目档案登记备案 要求：项目建设单位按照《国家重点建设项目档案管理登记办法 》的要求，及时做好项目档案的登记报送工作。 措施：将项目档案的登记报送工作纳入有关人员的岗位责任制；主管部门档案机构和项目所在地区档案行政管理部门应按照国家有关文件要求，及时组织和监督建设单位做好项目档案的登记报送工作。
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三、项目档案工作主要做些什么？ 4、项目文件的收集与整理归档
要求：项目文件的收集、整理、归档应与项目建设同步进行；项目档案应完整、准确、系统。 措施：建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据国家有关规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
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三、项目档案工作主要做些什么？ 5、项目档案验收工作
要求：项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成；未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。 措施：项目建设单位按规定提出档案验收的申请；有关档案行政管理部门和专业主管部门及时组织项目档案验收。
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三、项目档案工作主要做些什么？ 6、项目档案的移交
要求：各施工承包单位应在项目实体完成后3个月内将项目文件向建设单位归档；建设单位在项目正式通过竣工验收后3个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交；在大中城市规划区范围内的重要建设项目，建设单位应在竣工验收以后 6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建没及其管理有关的项目档案。 措施：保持项目档案工作与项目建设同步。
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怎么做？ ——掌握建设项目档案工作的方法
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四、做好项目档案工作的基本方法 把握重点 攻克难点 善用巧点
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（一）把握重点 1﹒必须重点熟悉的法规标准 1．转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知（粤档发〔2006〕32号）。 2．重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA／T28—2002）。重点掌握： 3．科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 版和2008版）。
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建设部国家标准所用档号章格式 国家档案局行业标准所用档号章格式
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（一）把握重点 2﹒必须重点把握的验收内容 （1）组织管理 （2）案卷质量 （3）档案安全
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国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知附件2 重大建设项目档案验收内容及要求
国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知附件 重大建设项目档案验收内容及要求 一、项目档案的基础管理工作 1．项目建设单位(法人)认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。 2. 项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。 3．项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。 4．项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。 5．配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。 6．采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。 7．保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。
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国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知附件2 重大建设项目档案验收内容及要求
国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知附件 重大建设项目档案验收内容及要求 二、项目档案的完整、准确、系统情况 1．按照DA／T 28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。 2．项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB／T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。 三、项目档案的安全 1. 档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。 2．档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。 3. 归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。 4．采取有效措施保证档案实体和信息安全。
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（一）把握重点 3 ．必须重点克服的几种现象 （1）项目档案工作组织管理中的“三无”现象：无组织、无制度、无人员。
（2）项目文件材料形成中的“三假”现象：假文件、假数据、假签名。 （3）项目文件立卷与档案整理中的“三过”现象：过度裁折、过度统一、过度包装。
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（二）攻克难点 项目档案工作的主要难点： 1﹒建设单位管理不到位 2﹒档案人员变动频繁 3﹒档案人员不熟悉相关专业 4﹒各参建单位做法不一
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1．建设单位管理不到位 （1）主要症状：体制不顺、制度不全、人员不定、领导不问。 （2）主要原因：领导认识不足。
（3）破解办法：重点抓建设单位领导。①宣传教育。强调按照项目实施过程中“四制”（项目法人责任制、招投标制、工程监督制和合同制）管理的要求，项目法人的责任；②执法监督。对宣传教育无效的项目，应依法进行监督检查，并印发执法检查监督书。
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2．档案人员变动频繁 （1）主要症状：档案工作人员经常变换，有的参建单位没有相对固定的档案人员。 （2）主要原因：项目建设人员流动大。
（3）破解办法：重点抓人员落实。①强调档案人员的相对稳定；②将档案人员配备列入对参建单位的考核。
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3．档案人员不熟悉相关专业 （1）主要症状：一方面对建设项目的相关专业不熟，另一方面对档案专业不熟。 （2）主要原因：项目档案人员流动大。
（3）破解办法：重点抓相关档案人员。①强调档案人员的相对稳定；②注意发挥档案工作网络人员的作用；③加强重点培训和检查。
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4．各参建单位做法不一 （1）主要症状：参建各方各行其事，做法不一。 （2）主要原因：建设单位措施不力。
（3）破解办法：重点抓建设单位档案人员。①健全制度。应由建设单位牵头，制定一套统一的项目档案管理制度，并印发各参建单位执行；②发挥监理单位作用；③加强培训和检查。
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（三）善用巧点 巧点一：抓领导档案意识的提高，落实项目法人负责制； 巧点二：抓项目档案管理机制的完善，确保同步进行；
巧点三：抓工作方法的改进，掌握必要的专业知识和技能； 巧点四：抓档案网络的组织，形成齐抓共管的良好局面。
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巧点一：抓领导档案意识的提高， 落实项目法人负责制。
巧点一：抓领导档案意识的提高， 落实项目法人负责制。 要以学习宣传和贯彻《档案法》、《广东省档案条例》、《重大建设项目档案验收办法》等档案法规为重点，加强对重大建设项目档案工作的宣传，不断提高各级领导的档案意识，再通过领导来抓项目各参建单位。 首先，在项目建设单位，档案工作要实行法人负责制，同时，要明确负责项目档案工作的部门和领导，落实档案工作人员； 其次，在其他参建单位，也要实行各部门和有关人员档案工作责任制，并采取有效的考核措施进行落实。
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巧点二：抓项目档案管理机制的完善， 确保同步进行。
巧点二：抓项目档案管理机制的完善， 确保同步进行。 一要纳入合同管理，实行经济制约。项目文件材料的收集、整理和归档要纳入合同管理，要求要明确，控制措施要有力。在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 二要建立纳入建设程序，确保同步进行。项目建设单位和各参建单位要认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，将项目档案管理纳入建设管理程序，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
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巧点三：抓工作方法的改进， 掌握必要的专业知识和技能。
巧点三：抓工作方法的改进， 掌握必要的专业知识和技能。 小窍门：了解项目建设管理程序和工程划分对做好项目档案工作有着十分重要的作用。
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项目建设管理程序 项目建设管理程序，是指项目建设过程中各项工作应当遵循的先后顺序，总体上，项目建设管理程序包括如下七个阶段：
1．项目建议书阶段。项目建议书是由投资者对准备建设项目提出的大体轮廓性设想和建议。主要是确定拟建项目有无建设必要，是否具备建设条件，为进一步的研究论证工作提供依据。
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项目建设管理程序 2．可行性研究阶段。可行性研究阶段的工作包括：可行性研究、可行性研究报告的审批。项目建议书经批准，即可着手进行可行性研究，对项目在技术上是否可行和经济上是否合理进行科学的分析和论证。审批机关对项目可行性研究报告的同意批复是项目立项的主要依据。
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项目建设管理程序 3．设计阶段。设计是对拟建工程的实施在技术上和经济上进行全面而详尽的安排，是基本建设计划的具体化，是整个工程的决定性环节，是组织施工的依据。根据建设项目的不同情况，设计过程一般划分为两个阶段，即初步设计和施工图设计。
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项目建设管理程序 4．建设准备阶段。包括：建设准备和报批开工报告。建设准备的主要工作内容包括：征地、拆迁和场地平整；完成施工用水、电、路等临时工程；组织设备、材料订货；准备必要的施工图纸；组织施工招标投标。择优选定施工单位。按规定已进行建设准备并具备各项开工条件以后，建设单位需向主管部门提出开工申请。
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项目建设管理程序 5．建设实施阶段。这是基本建设程序中的关键阶段，是对项目具体付诸实施，是形成项目实体的关键环节。
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项目建设管理程序 6．竣工验收阶段。竣工验收是工程建设过程的最后一个环节，是全面考核基本建设成果、检验设计和工程质量的重要步骤，包括：竣工验收的准备工作；竣工验收。
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项目建设管理程序 7．后评估阶段。这一阶段主要是为了总结项目建设成功或失误的经验教训，供以后的项目决策借鉴；同时，也可为决策和建设中的各种失误找出原因，明确责任；还可对项目投入生产或使用后还存在的问题，提出解决办法，弥补项目决策和建设中的缺陷。
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项目建设管理程序简图 组 织 施 工 竣 验 收 投 入 使 用 决策立项时期 规划设计时期 建设实施时期 竣工投产时期 开展后评估
后评估时期 安 排 年 度 计 划 开 审 批 可 行 性 研 究 程 设 投资估算 施工预算 竣工决算 设计概算 提 出 项 目 建 议 书
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建设项目工程划分 在一个建设项目内，一般是先划分出若干单位工程（工程规模大的会先分单项工程再分单位工程），在单位工程中再逐次划分为若干分部、分项工程。
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建设项目工程划分 （1）单项工程 指具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
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建设项目工程划分 单位工程划分一般会综合考虑工程所在区域、工程的承建单位、工程是否具备独立施工、验收和使用条件、工程的专业属性等诸多因素。
（2）单位工程 指在建设项目中，根据签订的合同，具有独立设计文件、可单独作为成本计算对象单独组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。 单位工程划分一般会综合考虑工程所在区域、工程的承建单位、工程是否具备独立施工、验收和使用条件、工程的专业属性等诸多因素。
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建设项目工程划分 （3）分部工程 在单位工程中，再按结构部位、路段长度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程。
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建设项目工程划分 （4）分项工程（水利工程为“单元工程”） 在分部工程中，再按不同的施工方法、材料、工序及路段长度等划分为若干个分项工程。
无论是房屋建筑工程还是电力、水利、交通、通信等工程，其建设项目都可以根据类似的工程划分标准进行划分，以便项目建设的组织与管理。 工程划分示例：
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巧点四：抓档案网络的组织， 形成齐抓共管的良好局面。
巧点四：抓档案网络的组织， 形成齐抓共管的良好局面。 除项目建设单位和总承包单位外，勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。 凡纳入省重点建设计划的项目，省档案局和有关主管部门也将加强对项目档案的监督指导，通过项目档案登记备案，严把档案验收关，把执法检查与监督指导结合起来，对违反建设项目档案管理法规的行为依法进行查处，使各在建项目档案实现规范化管理。
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简要回顾 一、是什么？ 二、为什么？ 三、做什么？ “六项内容”（组织，文件，登记，整理，验收，移交） 四、怎么做？
项目档案 （直接形成，价值，记录） 项目档案工作性质 （环节，专业服务，基础保障） 二、为什么？ “四大要求”（内在，责任，政治，法制） 三、做什么？ “六项内容”（组织，文件，登记，整理，验收，移交） 四、怎么做？ 把握重点、攻克难点、利用巧点
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