97學年度臺灣大學國際事務人員系列研習校園國際化- 國際會議規劃與管理

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1 97學年度臺灣大學國際事務人員系列研習校園國際化- 國際會議規劃與管理
97學年度臺灣大學國際事務人員系列研習校園國際化- 國際會議規劃與管理 主辦: 臺灣大學國際事務處 主持: 林淑靜 組長 講師: 呂秋霞 專業會議經理人（PCO） 日期: 97年8月28日 08/28/2008

2 課程安排 9:00~10:30 國際會議規劃與管理 10:30~10:50 茶敘 10:50~11:50 國際會議規劃與管理 及 Q&A
9:00~10:30 國際會議規劃與管理 10:30~10:50 茶敘 10:50~11:50 國際會議規劃與管理 及 Q&A 08/28/2008

3 國際會議規劃與管理 呂秋霞 專業會議經理人（PCO） 08/28/2008

4 MICE：會展產業 Meeting, Incentive, Conference, Exhibition
Meeting, Expositions, Events, and Conventions (MEEC) Conference Industry (Meeting & Convention Industry) Exhibition Industry Hospitality Industry Tourism Industry 08/28/2008

5 國際會議的定義 以下是三個會議組織對國際會議所評定的不同標準： 1. 總部設在阿姆斯特丹的「國際會議協會」
（International Congress & Convention Association, ICCA） 2.總部設在布魯塞爾的「國際組織聯盟」 （Union of International Association, UIA） 3.我國中華國際會議展覽協會（Taiwan Convention & Exhibition Association, TCEA）根據國內會展產業之 主管機關經濟部商業司所認定： 08/28/2008

6 ICCA UIA TCEA 至少3個國家輪流 舉行 至少5個國家輪流 至少5個國家 與會人數至少在50人以上 與會人數在300人 以上
與會人數在100人 國外人士占與會人數40%以上 國外人士占與會人數40%以上或80人以上 固定性會議 3天以上會期 08/28/2008

7 國際會議的種類 包括產品發表會、獎勵性質的會議、國際性展 覽中的會議、業務會議、教育訓練及行銷會議。
◆「企業界會議」（Corporate Meeting） 包括產品發表會、獎勵性質的會議、國際性展 覽中的會議、業務會議、教育訓練及行銷會議。 ◆「非企業界會議」（Association Meeting）。 包括國際性政府組織的會議與國際性非政府組織 的會議（如民間社團組織）兩種。 08/28/2008

8 國際會議的效益 ★提供大量商機、促進經貿合作及區域經濟的發展 ★帶動相關產業、增加就業機會 ★創造可觀的直接經濟效益 ★提升國際知名度及形象
根據香港展覽會議產業協會調查，展覽會議產業 每1港元的支出，將帶動4.2港元的其他消費。受惠最大的 行業為旅館、交通及零售業，赴香港參加或參觀展覽及會 議的國外人士，住宿旅館平均天數較觀光客多50%，平均 消費則為觀光客的二倍。 08/28/2008

9 台灣國際會議的現況 2007年亞洲各城市舉辦國際會議數量排名 世界排名 城市名稱 會議數量 2006年排名 3 1. Singapore
120 8 2. Beijing 87 7 2. Seoul 12 3. Hong Kong 72 13 3. Beijing 14 4. Bangkok 70 15 4. Kuala Lumpur Seoul 16 5. Hong Kong 18 6. Taipei 67 20 6. Bangkok 19 7. Kuala Lumpur 66 31 7. Shanghai 28 8. Tokyo 47 35 29 9. Shanghai 45 40 9. Taipei 93 10. Manila 52 資料來源：整理自ICCA 2007 Statistics Report 08/28/2008

10 ■台北市展覽暨會議公會 (TECA 1999年成立) ■ 亞洲展覽及會議協會聯盟 (AFECA 2004年成立)
政府於2004年起，已將「會議產業服務業發展四年計畫」列為「挑戰2008國家發展計畫」中的重點計畫，經濟部商業司為會展產業之主管機關，總計將投入新台幣11億4千萬元，並於經濟部商業司設置「會展專案辦公室」 。( 我國會議產業目前有三個主要相關的民間社團組織： ■中華國際會議展覽協會 (TCEA 1991年 成立） 會員包括會議顧問、展覽公司、會展設計及裝潢、航空旅 運及交通、飯店、翻譯及口譯服務等。 ■台北市展覽暨會議公會 (TECA 1999年成立) ■ 亞洲展覽及會議協會聯盟 (AFECA 2004年成立) 創始會員國有我國及中國、日本、印尼、馬來西亞、 菲律賓及新加坡。 08/28/2008

11 國際會議相關產業 08/28/2008

12 你的角色—Meeting Planner/PCO
Association Meeting Planner Corporate Meeting Planner Independent Meeting Planner 國際會議籌備三階段： 一、 會前階段 【會前6-24個月】 二、 會中階段 【會前3天&會期3-5天】 三、會後階段 【會後1個月】 08/28/2008

13 會前階段（一） Organize Yourself, before You Organize a Conference !
【會議籌備企劃書】 08/28/2008

14 組織籌備委員會 08/28/2008

15 ＊基本作業流程 籌備委員會 Meeting Planner 基本原則構想 收集資料/提出建議方案 選定/調整方案作成決議 執行與協調
監督指導 定期報告及控制進度/預算 08/28/2008

16 訂定工作進度表與節目的設計 一、「工作進度表」之訂定 1.會前：規劃階段 此階段通常時間最長、事情最多，因此最好儘早開始。 要多早呢？
2.會期：執行階段（會前三天至會期） 所有會前的籌劃、準備就是為了這幾天的會期，有萬全 的準備，這個階段就會有完美的演出。 3.會後：善後階段（會後一個月內） 很多籌備會議的人通常會忽略這個階段，要把這 些工作完成之後，會議才算結束。 08/28/2008

17 設計豐富的節目是會議成功的關鍵因素。協助
二、大會節目設計 設計豐富的節目是會議成功的關鍵因素。協助 節目組的成員參與設計大會的演講節目、開閉幕 典禮、餐飲、社交活動、展覽活動等。 1. 節目設計應考慮的要素 (1)基本要素：瞭解以往節目設計的型態和主題， 強調學術或是要受組織、公司、與會者的認同？ 是否要賺錢？ (2)是否為例行會議、年會或雙年會。 (3)考慮與會者的期望、興趣。 08/28/2008

18 編列預算與財務管理 良好的財務管理和預算控制能讓會議籌辦人瞭解收入來 自哪些地方；分析錢用在哪裡。 一、預算如何編列及籌募
良好的財務管理和預算控制能讓會議籌辦人瞭解收入來 自哪些地方；分析錢用在哪裡。 一、預算如何編列及籌募 1.建立預算的財務哲學：是要打平還是要有利潤？ 2.建立費用的預算；相關費用歸類。 3.建立收入預算（籌募經費）：保守預估，謹慎規劃。 08/28/2008

19 會前階段（二） 會議前的作業安排 場地的選擇 會議行銷 印刷設計與製作 視聽設備的安排 會場臨時工作人員安排 其他相關服務的安排
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20 場地的選擇 一、考量因素： 1.確定會議目的 2.確定會議型態 3.決定實質上的需求 4.考慮與會者的期望 5.交通是否便利
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21 二、會議場地介紹 ․大都會飯店 ․市郊的飯店 ․機場飯店 ․休閒飯店 ․會議中心(私人經營，conference center)
․會議中心(政府經營，convention center) ․大學 08/28/2008

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23 三、評估選擇之正確性 (1)空間估計 ․空間估計考量重點 ․餐會(晚宴)空間考量 (2)實地視察現場 (3) 確定場地 08/28/2008

24 會議行銷 要清楚確定會議的目的是什麼、行銷對象是誰： 一、如何宣傳 1.宣傳品 2.網際網路宣傳 3.e化宣傳作業 ․大會通知 ․大會報名
․飯店住宿 ․投槁與審稿 08/28/2008

25 擬定策略，訂定宣傳目標，將活動內容持續有 1.訂定推廣時間表
二、如何推廣 擬定策略，訂定宣傳目標，將活動內容持續有 效的推廣出去： 1.訂定推廣時間表 2.控管時間表 3.郵寄和廣告 4.收集郵寄名單 5.郵費的考量 6.e化的會議推廣 08/28/2008

26 印刷設計與製作 一、會前使用之印刷品 1.信封、信紙 2.宣傳品：海報、宣傳小冊、會議通知、報名表 二、開會期間使用之印刷品
1.大會節目手冊 2.其他印刷項目 ․名牌 ․與會證書／感謝狀 ․晚宴邀請卡、餐券 08/28/2008

27 2. 海報、會議通知封面：名稱、日期、地點、主 辦單位、主題/標語 3. 會議通知內容：強調重要演講人及講題、暫定議
三、印刷設計與製作 1. 大會Logo/CIS：用於所有印刷項目 2. 海報、會議通知封面：名稱、日期、地點、主 辦單位、主題/標語 3. 會議通知內容：強調重要演講人及講題、暫定議 程、報名費用、住宿資料、旅遊資料 4. 設計大會節目手冊：包含會議所有議程、活動及 相關訊息如開幕典禮、晚宴、午餐、場地平面 圖、報到時間/地點等。 08/28/2008

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29 視聽設備的安排 各類型的會議都需使用視聽設備，尤其是國際 會議在這方面要求更是嚴謹，最好有專業人士協助規劃。
一、放映設備（visual equipment） 1.幻燈機 2.液晶投影機 3.實物投影機 4.銀幕 08/28/2008

30 5.投影機架 6.視訊設備 7.電腦 8.附屬設備 二、音效設備（audio equipment） 1.麥克風 2.錄音 3.室內音響
4.擴音器 08/28/2008

31 會議設備與會議室周邊環境，都會影響視聽的
三、特殊視聽系統 1.多媒體 2.同步翻譯設備 3.視訊會議 四、會議室本身對於會議的影響 會議設備與會議室周邊環境，都會影響視聽的 品質與投射效果。包括： 1.天花板 2.牆壁 3.地板 4.柱子 5.窗戶 6.鏡子 門 電力 9.出口 08/28/2008

32 會場臨時工作人員的安排 不管會前的籌備工作準備的多完善，會期間 在會場各處都需要現場工作人員去執行所有規劃的
事宜。因此主辦單位需要僱用及訓練一些臨時工作 人員： 1.人力規劃 2.臨時工作人員基本要求 3.臨時工作人員工作內容 4.人員之僱用及訓練 08/28/2008

33 相關服務的安排 其他相關服務的安排 1.花藝 2.辦公室事務機器 3.辦公室傢具和設備 4.保全 5.攝影 08/28/2008

34 會前階段（三） 與會代表的作業安排 簽證與通關 交通與旅遊的安排 住宿與餐飲的安排 社交節目的安排 08/28/2008

35 簽證與通關 參加國際會議即是一種旅行，旅行就牽涉到簽證、機票、交通、住宿、旅遊等。 一、簽證 1.政府規定 二、通關 1.一般與會者通關
2.特殊規定 3.大會邀請函 二、通關 1.一般與會者通關 2.特殊禮遇通關 3.機場服務櫃台 4.參展品通關 08/28/2008

36 交通與旅遊的安排 一、交通 1.航空運輸 二、旅遊安排 1.企劃書 2.遠離市囂的地方 3.地面交通 4.飯店與會場間來回車輛接送
2.會前會後旅遊 08/28/2008

37 住宿與餐飲的安排 一、住宿 1.安排方式 二、餐飲 1.餐飲的種類 2.住宿程序 3.預定會議住宿房間 4.住宿表格的內容 5.作業程序
6.住宿服務 二、餐飲 1.餐飲的種類 2.菜單設計 3.酒類 4.餐飲的規劃 08/28/2008

38 社交節目的安排 會議期間是否有社交及娛樂節目也成為會議吸引人參加的因素之一。 一、社交節目種類
1.眷屬節目 2.藝文活動 3.體育活動和競賽節目 二、設計社交節目 三、節目宣傳 四、預算 08/28/2008

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40 會期中的作業安排 會前協調會的安排 秘書處設立與大會資料運送 報到的程序與現場的溝通 08/28/2008

41 會前協調會的安排 會議安排的每一個步驟都非常重要，但是一個會議成功與否最後還是決定於執行，務必讓每一位工作人員都詳細瞭解他們的工作內容與責任。 一、與場地人員協調 1.備忘錄列出大會程序及須協調項目細節 2.提供設備／餐飲確認單 3.視聽器材租借單 08/28/2008

42 二、指示標誌的放置與製作 1.指示標誌的放置 ․辦公室和服務區 2. 指示標誌的製作 ․標誌規格、材料、何時交貨 ․報到處和服務處
․會議室標示 ․交通車窗口和車站處 ․大會詢問處 ․會場入口處 2. 指示標誌的製作 ․標誌規格、材料、何時交貨 08/28/2008

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45 三、工作人員工作時間表和注意事項 1.每日工作時間表 2.操作手冊 • 日誌 3.會前工作說明及訓練 4.會期間每日簡檢討會議 • 指南
• 會議規定 • 餐飲 • 場地安排說明 • 平面圖和各會議室配置圖 3.會前工作說明及訓練 4.會期間每日簡檢討會議 08/28/2008

46 秘書處設立與大會資料運送 通常應在會場租一間小辦公室或會議室當作秘書處使用，作為會期間的聯絡處及辦公室。 一、秘書處設立 ․秘書處的位置
․秘書處的規劃 ․與會場人員協調 ․秘書處人員安排 08/28/2008

47 二、大會資料運送 （一）運送資料至會場 （二）運送物品清單 1.報名表檔案 （三）資料運送負責人員 2.報到資料—名牌、證書、餐券等
3.資料袋 4.節目手冊、論文等印刷品 5.飯店住房資料檔案 6.旅遊相關資料 7.文具用品 8.會議籌備期間往來書信及文件檔案資料 （三）資料運送負責人員 08/28/2008

48 報到的程序與現場的溝通 設計有效率的報到程序，避免與會者因等候感到不耐煩而影響精心設計的會議節目，這就是重要的會議管理之一。 一、報到的程序
1.會前報名 ․可大幅減少現場報到時的擁擠情況 2.現場報名 ․流程 ․現場規劃 08/28/2008

49 二、現場的溝通 成功的會議管理人要確保在會議現場的 3.名牌、餐券和收據 4.電腦報名作業 ․電腦軟硬體設備 ․作為會後分析 ․現場報名使用
有效溝通，以免會前辛苦的籌備功虧一簣。 1.會前協調會：場地及主要承包商 2.電話、無線對講機 3.服務櫃台與留言中心 4.工作人員簡報 5.總部作業 08/28/2008

50 會期中的特殊事件處理 記者會的安排 緊急事件的處理 08/28/2008

51 記者會的安排 一、會議前記者會 1.決定日期及時間 2.決定並預訂地點 3.決定主辦單位應該出席記者會的代表人 4.收集相關媒體名單及電話
5.寄發記者會通知 6.準備新聞稿及記者會資料 7.與場地服務人員聯繫協調 8.確認記者出席人數 9.會前檢視及準備 10.記者會開始 08/28/2008

52 對於注重對外宣傳及報導的國際會議，則可編列
二、會期間記者會的安排 如果主辦的會議內容或演講人夠新聞性，則必能吸引媒體記者來參加。甚至要求個別訪問。最好在會場安排一間記者室，並安排專人收集媒體相關報導。 三、公關公司 對於注重對外宣傳及報導的國際會議，則可編列 預算聘請專業公關公司代為處理新聞發佈及記者會等 事宜。並可妥善處理主辦單位與媒體的互動關係，避免出現負面報導。 08/28/2008

53 緊急事件的處理 一、緊急醫療 1.緊急醫療系統 二、衛生問題 三、示威和抗議 四、天氣 五、罷工／停工 六、火災 七、簽證問題 八、竊盜
2.會場醫務室 3.飯店緊急救護系統 二、衛生問題 三、示威和抗議 四、天氣 五、罷工／停工 六、火災 七、簽證問題 八、竊盜 08/28/2008

54 會期後的檢討評估與善後處理 會期後的檢討與評估 結帳 致謝相關人員 08/28/2008

55 會後檢討與會議評估 一、評估目標 設計問卷調查表，評估與會者對會議的節目 內容、演講人、社交活動、場地、設備等的滿意度，
作為下次會議安排的參考依據。 二、評估會議各項安排 會議籌辦人團隊及相關執行人員針對各項安排， 自我評估是否安排合宜，各項安排有無缺失，應如何改進。 08/28/2008

56 結帳 一、會後帳務處理 1.收集帳單及發票 二、會後結算 1.製作會計報表 2.核對帳單 3.政府單位補助款核銷 4.實際支出與預算對照
2.結帳及結案 08/28/2008

57 致謝相關人員 一、感謝相關人員 1.大會邀請講員 2.大會邀請的座長 3.開閉幕演講貴賓 4.政府相關單位 5.協辦／贊助單位
6.其他相關人員或組織 二、慶功宴 08/28/2008

58 Before You Organize a Conference!
Organize Yourself, Before You Organize a Conference! 08/28/2008