人員編制及工作職掌 工友管理 採購業務 九十四年工作重點 困難及建議 未來展望 事務組業務簡報.

Presentation on theme: "人員編制及工作職掌 工友管理 採購業務 九十四年工作重點 困難及建議 未來展望 事務組業務簡報."— Presentation transcript:

1 人員編制及工作職掌 工友管理 採購業務 九十四年工作重點 困難及建議 未來展望 事務組業務簡報

2 人員編制及工作職掌 組長李俊儒(分機410) 綜理全校事務事宜。 督導本組各承辦業務。 上級臨時交辦事項。 教職員工同仁交通費之申請業務。
辦事員鄭景福(分機411) 督導工友工作及勤惰考核。 校園環境整潔、綠化、美化。 慶典場地佈置。 民防、消防編組及組訓。 公務車派遣。 會議場地借用。 勞眷保業務。 工友福利退休等人事業務。 協助採購招標事宜。 組員王淑賢(分機412) 辦理財(勞)物之採購業務。 外購教學儀器之採購報關結匯。 財(勞)物採購之驗收。 本組資訊系統通報及網頁設計管理。

3 人員編制及工作職掌 有關零用金之申領及發放。 零用金之申請核銷、撥補。 各項專案零用金之申請核銷、撥補。 協助採購招標事宜。
組員王亮月(分機413) 有關零用金之申領及發放。 零用金之申請核銷、撥補。 各項專案零用金之申請核銷、撥補。 協助採購招標事宜。 其他臨時交辦業務。 辦理十萬元以下小額採購 。 技士蘇笛鳴(分機415) 音樂廳燈光、音響等電子視聽設備 之維護。 負責雅音樓音響設備之檢修與保養。 執行音樂會文宣事宜。 承辦音樂廳場地及設備之使用事宜。 其他臨時交辦事項： １、本校十萬元以下專案計畫各項財物 勞務之採購。 2、承辦全校性會議室維護、使用管理。 3、事務組網頁設計管理等、、。

4 工友集中管理實施由來-- 總務處工友因勞力替代及政府計劃性縮減員額之現實情況及遇缺不補之情形下，目前僅剩工友三十八人。加上新增多個系所，已無法滿足以系所處室專人方式服務。又為讓工友能充分在學校事務性工作上發揮最大效益，只能以集中管理方式以求落實清潔為主之服務項目。敬請各單位自行處理器材借用管理及相關行政支援工作。(集中管理已於九十一年一月一日施行。) 工友集中管理分組情況: 大樓管理組 園藝花卉組 公文傳遞組 會議室管理組 機動組 工友管理

5 採購業務 十萬元以下採購案—因未電腦化,案件繁多不易統計 十萬元以上招標—93年度共65件,總金額46,908,177元整
校內集中採購—文具辦公用品、實驗性消耗器材及藥品 中央集中採購十萬元以上—93年度共72件,總金額 22,576,257元整 1.中央機關向國外採購之財物(不含教育部所屬學校、軍品採購及國營事業之國外採購)。 2.中央機關公務用機車、公務車輛及公務車輛租賃。 3.中央機關各項事務設備，如：辦公桌、辦公椅、傳真機、影印機、投影機、冷氣機(窗型及分離式)、電視機、電冰箱、飲水機、辦公室公文櫃、屏風及影印機租賃(含二手影印機)等。 4.中央機關共通性之電腦設備用品，包括個人電腦、筆記型電腦、印表機及電腦周邊設備。 5.中央公務機關(國防部除外)及學校之油料。

6 九十四年度工作重點(一) 94年01月（1）九十三年度工友考核造冊並核發考績獎金。 （2）安排寒假工友輪班事宜。
94年02月（3）協辦94年春節團拜。 （4）校園花卉植栽。 （5）協助辦理開學典禮。 94年03月（6）公務車（校長座車）投保汽車險。 94年04月（7）草皮春季施肥。 （8）校區環境消毒。 94年05月（9）校園樹木病蟲害防治。 （10）校園花卉植栽。 94年06月（11）協助辦理畢業典禮。 （12）樹木剪枝。

7 九十四年度工作重點(二) （13）安排暑假工友輪班事宜。 （14）雨季將屆，清理排水溝及各大樓屋頂 雜物，以利排水。
（14）雨季將屆，清理排水溝及各大樓屋頂 雜物，以利排水。 （15）公務車（一）投保汽車險。 94年07月（16）督導工友同仁暑期值勤。 （17）配合進修部調整各教室課桌椅。 94年08月（18）校區環境消毒。 （19）校園花卉植栽。 94年09月（20）協辦九十四學年度始業式。 （21）配合各單位開學準備事宜。 （22）全面整理校園環境準備開學。

8 九十四年度工作重點(三) （23）配合教務處調整各教室課桌椅。 94年10月（24）公務車（二）投保汽車險。
94年11月（25）籌劃九十五年度各項工作招標事宜。 （26）校園花卉植栽。 94年12月（27）檢視本組承辦發包案件執行成果。 （28）協助辦理本校一ｏ七週年校慶。 （29）工友同仁考績作業。

9 困難及建議 零用金管理 工友管理 採購業務

10 採購方面之困難及建議 困難 全校財務、業務採購案件僅有一萬元以下授權各單位自行採購，且須透過事務組審章。十萬元以上招標案件量，繁瑣、繁重，採購人員僅一人，實難兼顧採購品質。加上採購法及相關法令繁多，時常更新，採購人員專業素養不足，面對諸多案件之法令問題層出不窮，形成工作上極大壓力。 建議 擴大採購授權金額：中央及本校集中採購案日益增加，採購項目及金額公開化透明化，網站上均可查詢固定之規格及金額，並無採購技術上之問題，行政人員均有能力採購。在採購案件日益繁巨及員額不能增加之情形下，請比照其他大專院校，擴大各單位採購授權金額在十萬元以下,不經由事務組審章。 採購專業化：建議成立『採購組』讓專業採購人員解決專業之採購和法令問題。  採購電子化：配合政府e世代電子採購之政策，採購電子化以減省人力、物力、財力，對物流做最佳之控管。 困

11 工友管理及相關問題之困難及建議 一、工友集中管理後，各棟大樓均有負責管理之工友，但有些系所仍然習於以往工友常駐系所服務之慣性，未能獨立自行處理系所業務。仍然將系所業務加諸於工友身上，造成工友負擔過重，亦使工友間工作負擔不均，仍需給予時間慢慢導正觀念。 二、學生於校園進行各項活動時，難免對校園環境造成破壞如活動組海報任意張貼，甚至教室宿舍垃圾不攜出，課桌椅任意搬動，一但發現此現象，各單位立即歸責於事務組，最後仍需由工友同仁恢復舊觀，且長期以來亦經常與學務處尋求解決之道，然普遍的結論是不”忍”要求學生，如果每位同學能於活動結束進行善後，對整個校園環境有非常大的助益，這也是推動校園整潔最大的障礙。 三、各單位辦理活動時，均會向事務組提出協助場地佈置之登呈，核可後未進一步提出工作內容，一但未完成或疏漏，即歸責事務組，協辦變主辦，敘獎時根本無人會予考量，學校活動幾乎皆有參與，卻未能同主辦業務人員一樣待遇，工友同仁長期以來亦累積極大之怨言，事務組亦疲於協調及確認工作內容，更令人匪夷所思的是經常找不到主辦活動負責人，推動工作非常困難。 四、本組與營繕組經常會有認知及推動工作考量差距，如校園草坪澆水及工程完工後復原工作，希望能有更一致性的認知。

12 零用金管理之因難及建議 困難 自本校零用金上限由六千元改成一萬元後，業務量遽增，加上鼓勵教師研究發展風氣之下，教師專案日遽，採購類零用金之報銷核撥又均由本組負責，是本業務遽增之主因。 九十三年零用金付款金額為15,130,071元，從付款、登帳、請款、撥付等流程，業務繁雜，需相當之細心、耐心處理，不容出錯，在此龐大之工作量上，全由一人負擔，工作壓力大，實嫌人力不足。 建議 1.專案部份之零用金撥補，由專案研究老師之助理自行處理，不透過本組，以補人力不足之憾。 2.開發零用金系統，加速零用金之撥還速度及直接撥入廠商帳戶。 3.年末各單位之財物請購報銷儘早提出，使零用金業務有充裕作業時間。

13 落實工友集中管理 校園美化綠化 未來展望 行政電腦化