電子公文管理系統常見問題 問題一： 近來電子公文所使用的附件檔案有愈來愈大的趨勢，在收文時常常顯示「無法連線：郵件伺服器不存在」。常常有好幾封公文掛在上面，收不下來，影響到收文工作，常常要委託嘉誠代為收文再E-MAIL給農會，造成困擾，希望能改進。(南庄鄉農會 温小姐 94/10/27 提問)

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1 電子公文管理系統常見問題 問題一： 近來電子公文所使用的附件檔案有愈來愈大的趨勢，在收文時常常顯示「無法連線：郵件伺服器不存在」。常常有好幾封公文掛在上面，收不下來，影響到收文工作，常常要委託嘉誠代為收文再 給農會，造成困擾，希望能改進。(南庄鄉農會 温小姐 94/10/27 提問)

2 電子公文管理系統常見問題 嘉誠公司回答： (1) 、本公司進入南庄鄉農會的公文信箱中檢視後，發現該農會
的待收公文共有六件，總計約1MB (如下圖所示)，若該農會 的網路頻寬不足則會造成無法順利收文的情形。 (2) 、另『文書及檔案管理電腦化作業規範』中提及，為能有效 推動公文電子化作業之整體發展，請各農會發文人員參考 一般公文附件處理原則。 a、如為大量附件，例：報告、書籍應於本文中敘明檔案儲 存位置，如網址，由收文方自行於該位置下載。 b 、若為第一類公文電子交換之附件大小，應以不超過500K 為原則(如:本案例)。

3 電子公文管理系統常見問題

4 電子公文管理系統常見問題 問題二： 各項報表皆無法開啟或是開啟後會出現紅色的叉叉(臺中區漁會 温小姐 94/10/27 提問)

5 電子公文管理系統常見問題 嘉誠公司回答： 本系統所使用的報表工具為CrystalReport 10(最新版)，目前該報表工具支援客戶端的作業系統為windows 2000 及 windows XP ，並不支援windows ME、windows 98 (windows ME一般是家庭用電腦使用, win 98 已是5年前產品建議可升級) 建議若各農漁會使用者端的作業系統若為windows ME或windows 98者可升級至windows 2000(含)已上

6 電子公文管理系統常見問題 問題三： 最近有農漁會反應執行電子發文作業時，按下執行發文鍵時...出現「網頁發生錯誤」‧或是無法執行；或是在發文資料登錄網頁下，無法執行「公文製作轉入」出現網頁錯誤??

7 電子公文管理系統常見問題 嘉誠公司回答： 經本公司檢查後發現此問題，是因為微軟不定時會進行安全性的更新，可能會因此覆蓋掉公文管理系統的收發文元件，但此針對上述的問題大部分都是出現在windows XP(且系統已升級至Service Pack2)的機器上，嘉誠已提供相關安全性設定的文件給有問題的農漁會，已經請使用者依文件重新進行設定。

8 電子公文管理系統常見問題 問題四： 有部分農漁會反應收到農訓協會所傳送的附件檔格式若為pdf檔，在電腦螢幕上預覽時很清楚，但是經印表機列印出來後卻又模糊不清。

9 電子公文管理系統常見問題 嘉誠公司回答： (1)某些是印表機的問題，無法列印的農漁會經調整印表機 設定後已可正常顯示
(2)另本公司測試後若pdf版本為 5.5 及7.05都是可以列印 的，惟PDF 在列印時會將壓縮image解開，這解開後高 達10MB(如下圖)，列印時可能會出現下面資料 PCL XL error Subsystem: IMAGE Error: MissingData Operatro: ReadImage Position: 使網路塞車、網路印表機無法列印,造成資料遺失

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11 電子公文管理系統常見問題 問題五： 送出電子公文之後，才發現內容有誤，要如何取消電子發文???

12 電子公文管理系統常見問題 嘉誠公司回答： 因公文交換中心每五分鐘定時自動轉發一次電子公文，若使用者能在發出公文後5分鐘內致電嘉誠(本公司)，嘉誠可手動停止該封公文之發送，因電子公文一經交換中心交換後，即無法進行刪除(如同信件交付給郵差後無法再收回)。

13 電子公文管理系統常見問題 問題六： 電子收文出現"錯誤碼:31,找不到與附件c:attch a1.pdf此類型相關應用...".附件未列印,請教如何解決?

14 電子公文管理系統常見問題 嘉誠公司回答： 因對方(發文機關)所發出該份公文之附件是pdf檔案 格式，因 貴農會收文人員之電腦未安裝acrobat reader，所以無法開啟該份公文之附件檔，請各農漁會收文人員至adobe 網站下載 acrobat reader 軟體即可， 網址如下說明: 目前所有農會收發文人員幾乎都已安裝該軟體

15 電子公文管理系統常見問題 問題七： 電子公文作業-電子發送出現上午09:03:24「訊息碼:2308」系統時差過大電子發文無法成功…

16 電子公文管理系統常見問題 嘉誠公司回答： 因收發文人員的電腦目前時間與公文交換中心的時間誤差超過5分鐘(一般來說因公文交換中心的電腦是主機(SERVER)，時間會較精確，使用者端電腦有可能電池耗損變較慢或使用者有調整時間，造成與主機時間有差距) ，建議 請使用者將他的電腦時間調成跟公文交換中心的時間一樣即可(誤差不可超過5分鐘)

17 年度公文給號問題 公文給號設置方式： 情形一：公文收進來登錄後之收文號可當做發文號 直接發文，不需再另外創稿發文(即收發同號)。
情形二：公文收進來登錄後分文給主辦股(部)，當該 股(部)要發文時，另外以該股(部)之創稿 文號發文， 不是以總發文號發文。 情形三：公文收進來登錄後便存查，發文時另外向總發 文要文號發文。 情形四：公文收進來後登錄便存查，發文時再創稿去發 文， 但【各股部】創稿使用自已單位的文號 去發文。

18 年度公文給號問題 情形一 適合情況：【總收文】，【總發文】，【各股部】皆使 用同一組流水號。
設定方式：【總收文】設置一組文號，【總發文】給號 方式同【總收文】，各股部給號方式同【 總收文】

19 年度公文給號問題 情形二 適合情況：發文(創稿登錄)時依各股部要號。
設定方式：【總收文】設置一組文號，【總發文】給號方式同【總收文】，各股部各自設置一組區間

20 年度公文給號問題 情形三 適合情況：只使用【總收文】，【總發文】兩組流水號。發文時 各股部須向總發文要號執行創稿登錄。
設定方式：【總收文】設置一組文號，【總發文】設置一組文號， 各股部給號方式同【總發文】。 特別注意的是總收文所用的文號與總發文所用的文號其文號區間不可重疊。

21 年度公文給號問題 情形四 適合情況：發文時【各股部】可用自已股部的文號去發文，也可 用總發文的文號去發文。
設定方式：設定方式：【總收文】設置一組文號，【總發文】設 置一組文號，【各股部】設置一組文號。。 ※特別注意的是每組文號區間不可重疊