天津市归档文件整理标准 天津市档案局 2011年10月.

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1 天津市归档文件整理标准 天津市档案局 2011年10月

2 天津市归档文件整理标准 2000年12月6日，国家档案局发布了行业标准DA/T 《归档文件整理规则》为配合《规则》的贯彻实施，天津市档案局结合我市实际，2001年6月5日由天津市质量技术监督局批准发布了天津市地方标准B12/T 《归档文件整理标准》（以下简称标准），实行文件及整理。

3 定义 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理：归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件。

4 天津市归档文件整理标准 对于“件”的准确把握：一般以每份文件为一件。 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件
转发文与被转发文为一件 报表、名册、图册等一册（本）为一件 来文与复文可为一件

5 整理原则： 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。（机关单位工作活动规律、文件之间有机联系的逻辑关联、不是所有文件都要归档，划定保存期限、最终目的便于利用和管理）

6 质量要求 1 归档文件应齐全完整：从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位历史面貌；从个体上，一份文件、一个事由其内容完整无缺；
1 归档文件应齐全完整：从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位历史面貌；从个体上，一份文件、一个事由其内容完整无缺； 2 整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。

7 质量要求 界定归档范围： 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

8 质量要求 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料

9 质量要求 归档范围要突出本机关职能特色。 一是突出本机关主要职能活动特色，注重对专业文件材料、行政执法、行政审批等工作的归档；
二是突出本机关基本历史面貌的特色，注重对本机关举办重大活动、重要事件中形成的文件材料，本机关召开的重要会议文件材料的归档； 三是突出本机关及内部各项权益的特色，注重对本机关产权、债权债务关系，人员录用、调动、任免、薪金变动，以及其它涉及单位和个人权益的文件材料的归档。

10 质量要求 四是注意将工作部门职责的变化所产生新的应归档文件材料，以及照片、声像、电子文件等其他载体形式的文件材料纳入归档范围，切实做到机关职能活动中产生的、应归档保存的文件全部纳入归档范围。 五是注意明确临时性机构、综合性会议、重要活动以及声像照片、电子文件等的归档职责。如电子文件的归档应明确双套制，联合举办的会议、活动由主办部门归档等

11 整理方法 分类 归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系稳定。
单位内设机构健全、职责分工明确，按保管期限—年度—机构分类法； 单位内设机构简单或职能交叉，综合性强，采用保管期限—年度—问题分类法；

12 整理方法 1．按年度分类。将文件按其形成的年度对归档文件进行分类。 一般文件应以文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、统计年报等归入文件内容针对的年度。例如：2009年形成《×××2010 年工作计划》，应归入2010年度；请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；会议文件归入开幕年度。

13 天津市归档文件整理标准 按机构分类。将归档文件按其形成或承办机构进行分类。涉及多个机构部门共同办理形成的文件，归入单位承办机构。（避免重份归档） 按问题分类。即按照文件内容所反映的问题进行分类。要注意参照机关单位内部机构的职能来设置类别，力求简明，避免交叉。 按保管期限分类。按文件的不同保管期限进行分类。

14 天津市归档文件整理标准 排列 归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度排列。

15 天津市归档文件整理标准 2．文件装订。 　1）装订时，应以“件”为单位进行。装订前应进行排序，一般是正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 2）装订前应将“件”内的各页，按一定方式对齐。

16 装订：按件装订；去掉金属物；前后顺 序；修整；折叠；
装订：按件装订；去掉金属物；前后顺 序；修整；折叠；

17 天津市归档文件整理标准 编号 归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。（归档文件编号是对每份归档文件在全宗分类排列后所处位置进行的编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。） １．归档章的位置，一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白处，归档章尽量不要压住文件字迹，

18 天津市归档文件整理标准 归档章设置： 全宗号、年度、保管期限、件号、盒号、机构（问题）等项。 归档章

19 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。前面加注“X”，后面以四位阿拉伯数字标注。
年度：文件材料形成的年度。填写时，采用公元纪年，用四位阿拉伯数字表示，如二ОО九年填写为“2009”，不能简化为“09”。 保管期限：按照国家档案局第8号令执行，划分为“永久”和“定期”，定期实行标时制即“30年”、“10年” 填写永久、30年、10年。

20 天津市归档文件整理标准 件号 文件排列的顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号：文件在盒内的排列顺序号室编件号即是归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号，从“1”开始用阿拉伯数字标注。 机构 作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。该件所属处室的全称或规范化简称 盒号 档案盒的排列顺序号。盒号包括室编盒号和馆编盒号。

21 归档章填写相关内容样式。 69 2008 10 1 办公室 1 全宗号 年度 页数 室编件号 馆编件号 期限 室编盒号 馆编盒号 永久
机构（问题） 期限 室编盒号 馆编盒号 永久 进馆填写 69 2008 10 1 办公室 1

22 天津市归档文件整理标准 编目：归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录及盒内文件目录。归档文件应逐件编目。具体项目：
1、件号：文件排列的顺序号。 室编件号即是归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号，从“1”开始用阿拉伯数字标注。 馆编件号由档案馆在接收时设定，一般以不超过六位数字为宜。（按进馆要求） 2、责任者： 制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者 3、文号:文件的发文字号（照实抄录）

23 天津市归档文件整理标准 归档文件目录 5、日期：文件的成文日期，8位阿拉伯数字标注，例如，20090702
4、题名：文件的标题即文件的标题。在正题名能够反映文件内容时，副题名或并列题名一般无须抄录。对于重要补充和没有标题的，要自拟标题外加 “[ ]” 。 5、日期：文件的成文日期，8位阿拉伯数字标注，例如， 6、页数 登记每一件归档文件的实际页数。是指每一归档文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，仍按一页计数。若干个“自然件”作为一件时，统计页数应将若干个“自然件”的页数相加。无页码的文件要编制页码 7、备注：注视文件需要说明的情况 归档文件目录

24 天津市归档文件整理标准 3．填写归档文件目录项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料。归档文件目录，既是盒内文件目录，也可作为归档文件总目录。作总目录时，应单独装订成册并编制封面。 如右图所示：

25 天津市归档文件整理标准 4．归档文件目录编制成册。其方式应和归档文件实体分类、排列方法相一致。
5．归档文件目录要编制目录索引，置于目录前面，其内容包括：年度、机构(问题)、起止件号、所在页数等。

26 天津市归档文件整理标准 盒内文件目录置于盒内文件前面，对盒内文件逐件登记。 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型
归档文件目录依据保管期限装订成册，归档文件目录夹封面及脊背，设置全宗名称、年度、保管期限、全宗号、目录号等项目填写全宗名称使用全称。

27 天津市归档文件整理标准 装盒 1．档案盒格式。一般采用337克以上无酸牛皮纸制作。 2．装盒要求。装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒，并严格按照件号的先后顺序排列。 装盒时应注意以下问题： 1)不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 2)不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。 3)不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。 4)应视文件的厚度选择适宜的档案盒。

28 天津市归档文件整理标准 3．档案盒项目填写 1）档案盒封面。档案盒的封面应标明全宗名称，即立档单位全称， 下加双横线。一般在制作档案盒时先行印制。 2）档案盒盒脊。盒脊设置的主要项目如下图所示： 填写档案盒脊背项目 备考表 备考表置于盒内文件之后。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期、全宗号、保管期限、年度、室编盒号、件数等项（盒内缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）

29 天津市归档文件整理标准 具体填写要求同上。
填写方法：将档案盒竖起或将档案盒平放正面向上，用号码章在相应项目上从左至右打号。件号均填写起止件号，中间用“/”号连接，如“56/98”。

30 天津市归档文件整理标准 4．备考表填写。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期、全宗号、保管期限、室编盒号、件数等项。

31 天津市归档文件整理标准 各项填写要求： 盒内文件情况说明：包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁及字迹模糊等, 及相应其它载体归档情况。
　盒内文件情况说明：包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁及字迹模糊等, 及相应其它载体归档情况。 　整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。 　检查人：填写负责检查归档文件整理质量人员的姓名。 日期：填写归档文件整理完毕的日期。 　全宗号等其他项目均与档案盒项目填写一致。

32 天津市归档文件整理标准 谢谢大家！