98年度國科會專題研究計畫 作業(含經費核銷)手冊

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1 98年度國科會專題研究計畫 作業(含經費核銷)手冊
編製： 研究發展處學術推廣組

2 手冊大綱 計畫核准通知 聘用助理人員 設備、耗材之採購 專題研究計畫經費核銷 收據、發票應注意事項 經費核銷小提醒 專題計畫之變更申請
線上登錄經費收支明細

3 核准通知 國科會核准來文 通知計畫主持人 主持人線上簽署執行同意書 研發處備文簽約請款，國科會撥款後再通知老師經費使用事宜。

4 聘用兼任助理人員(1) 依據「行政院國家科學委員會補助專題研究計畫助理人員約用注意事項」
1.助理人員聘用時，應由計畫主持人循執行機構行政程序簽報核准始可約用。(上簽核准後才能開始聘用) 2.助理人員分為三類： (1)專任助理-在職或在學人員不得擔任。 (2)兼任助理-1.講師、助教級、2.研究生、 大專學生 (3)臨時工-已是專任或兼任助理不得再擔任。 務必先報准再使用

5 聘用兼任助理人員(2) 聘用程序(一) 由計畫主持人上簽呈 檢附相關文件 1.助理人員約用名冊(建議薪資填寫0~XXXX元，較可彈性調整)
2.薪資撥款明細表(下方黏貼證件、請固定助理統籌 帳戶) 3.助理人員證明文件(依職級不同提供證明文件) 身分證影本(均需) 學生證影本、歷年在校成績單(兼任助理) 講師證影本(講師、助教級兼任助理) 畢業證書影本(臨時工) 學生證影本需蓋有當學期的註冊章，如97年度開始，需蓋97學年上學期註冊章，98年2月聘用，建議蓋有下學期註冊章 繳交薪資撥款明細表後仍需填寫填寫存款或匯款單

6 聘用兼任助理人員(3) 聘用程序(二) 核可後請主持人將簽呈正本及附件予研發處存放，以利轉送國科會。 簽呈需陳請校長簽准 簽呈會辦單位
人事室 會計室 研發處學術組 核可後請主持人將簽呈正本及附件予研發處存放，以利轉送國科會。

7 應注意事項 依據行政院國家科學委員會九十七年八月二十九日來文規定：助理人員之聘用，應迴避進用主持人或共同主持人之配偶及直系血親。
若因計畫之特殊需要，而必須約用配偶及直系血親時，主持人應敘明關係及約用理由，依行政程序簽報核准始得約用。

8 應注意事項 欲變更聘用助理任何事項(職級、聘用人數、薪資等)， 皆需上簽報准，且不得支領超過已約定薪資之金額。
大專、研究生兼任助理須為在學身分，並且與計畫性質 相關，休學者不可擔任。 兼任助理之”月薪÷每月工作天數”，建議不要超過 1,000元日薪。(4,000元÷4天) 臨時工不可是已擔任上述助理者，薪資須訂於合理範圍 之內，建議以不超過800~1,000元/日為原則。(時 薪100元*8小時) 如：預計用一專→二兼，需說明，可在申請時一起報准 臨時工薪資以不超過1000/日為原則，或是不超過該職級專任助理/30日之一日薪資，並且不得同一時間支領二份臨時工薪資

9 應注意事項 臨時工係按日或按時支給臨時工資，同一天或同一時 間不得同時具領2件計畫之臨時工資，否則即有重覆 具領工資之情形，如經發現，即予以剔除。 請款時應檢附工作簽到表及匯款單(存款單)，簽到處 需由助理親簽或蓋私章。(臨時工按時計資才需填時數) 簽到表下方計畫主持人與製表，均由主持人親簽或蓋 章。

10 設備、耗材之採購要點摘要 依 據 國科會補助專題研究計畫經費處理原則 德明財經科技大學採購作業辦法 德明財經科技大學會計制度第六章第三節
依 據 國科會補助專題研究計畫經費處理原則 德明財經科技大學採購作業辦法 德明財經科技大學會計制度第六章第三節 德明財經科技大學零用金管理辦法

11 設備、耗材之採購要點摘要 耗材單項金額新台幣參仟元以上，總額新台幣壹萬元以下，由計畫主持人自行採購。(研發處統一上簽申請)
採購研究設備或金額超過壹萬元以上之物品，需填寫【請購單】，經單位主管簽核與相關單位會簽。 ＊請購單填寫- 註明計畫年度、計畫名稱、計畫編號 註明所需物品或設備之規格，可將詳細規格附於後 註明-會辦「研發處學術組」 附經費核定清單(或變更簽呈等文件) 因資訊產品日新月異，建議採購規格寫祥如附件就好，以利日後變更 因採購議價常低於預計金額，為避免造成剩餘需流用，建議主持人商請採購組將議價金額維持原定額度，可多附加設備。(尤其是研究設備費為流入者)

12 設備、耗材之採購要點摘要 設備及超過一萬元以上物品之採購，由於採購行政流程繁瑣，強烈建議老師於需求時間前一至二個月提出申請，以免延誤您運用設備之時程。 研究設備或請購之物品採購完畢後，原始憑證將由採購組進行核銷流程，建議主持人在驗收時，影印「支出憑證黏存單」留底，以利您作帳與上網登錄經費。

13 專題研究計畫經費核銷 業務費 研究設備費 國外差旅費（務必上簽核准後才可出國） 管理費 依「國科會補助專題研究計畫經費處理原則」辦理
研究人力費 耗材、物品及雜項費用 研究設備費 國外差旅費（務必上簽核准後才可出國） 國外或大陸地區差旅費 出席國際會議差旅費 國際合作研究計畫出國差旅費 管理費 由研發處彙整結報

14 專題研究計畫經費核銷 業務費-研究人力費 業務費-耗材、物品及雜項費用 計畫主持人填寫有領據之支出憑證黏存單
助理人員填寫附有領據之支出憑證黏存單並檢附： 1.工作簽到表、2.存款單或匯款單(跨行手續費30元) 業務費-耗材、物品及雜項費用 國內出差旅費-依據「國內出差旅費報支要點」執行， 包括交通費、住宿費、膳雜費，按出差人員職務等級報支。 交通費不得報支過路、油料、停車、計程車費。

15 專題研究計畫經費核銷 國科會可能要求說明之情形： 某項支出比例佔該經費項目過高，如影印費。 同一公司出具之發票日期、號碼相近且支出金額較高。
支出憑證發生地點與執行機構所在地不同。 國外出差旅費報告單之出差日期(出國期間)與核准簽呈、機票之日期不同。 →為避免國科會來文要求說明或直接剔除，請主持人盡量在憑證上註明本支出與計畫執行之相關性。

16 專題研究計畫經費核銷 建議不可購買之文具用品類： 非耗材類之文具：多功能訂書機、強力打孔機、計算機、手機記憶卡等。
一般用品：電腦桌、電子防潮箱、無線簡報滑鼠、桌上人體工學看板架、公文架等。 →以上物品國科會認為是屬於管理及總務費用，或是可以使用在別的計畫，就不得列支。 →國科會審核憑證，將視支出是否與計畫內容直接相關，故相同物品在不同計畫中購買標準不同。如確定物品實為計畫執行之必須，建議在提案申請時便載明於經費項目內。 以上這些物品，國科會認為都是屬於管理及總務費用，不得列支。 經詢問國科會會計室對”文具”之定義，所得到的回覆如下： 業務費可支用的文具以「耗材」主，並且是因本研究計畫而需用之文具，如果是”很好”的文具用品， 國科會認為可以在別的計畫使用者，就不能用這筆經費報支。 另，國科會也會視該用品的「功能」與「 價格」決定，如果是簡單的小訂書機，容易損壞的，可能還有可支用空間， 但若是明顯非消耗性用品且可長期使用者，國科會將不核予。

17 專題研究計畫經費核銷 研究設備費 國外差旅費 由採購組依校內流程辦理核銷 如有賸餘盡量申請流用。
單價低於一萬元之研究設備，建議將經費變更流用至業務 費執行。 國外差旅費 依「國外差旅費報支要點」辦理，應於出差前簽報機關 首長核準行程及日數，務必於出國前上簽申請核准出差 行程。(與申請變更不同) 需搭乘本國籍航空最直接航程之班機，如本國無該班機， 需事前申請核准後方可搭國外航班(需填寫申請書)。 回國後需線上繳交心得報告，並填寫國外出差旅費報告表 進行核銷。 心得於返國一個月內上網繳交

18 專題研究計畫經費核銷-國外差旅費 將相關憑證黏貼於支出憑證黏存單，並檢附 【出差旅費報告表】、【核准簽呈】，相關憑證有：
一、機票費-機票票根或電子機票、國際線航空購票證明單或 旅行社代收轉付收據及登機證存根。 (如不報領機票費，亦須檢附機票票根影本或出入境證明影本) 二、註冊費-銀行刷卡單、大會開立之收據。 三、生活費-註明於差旅費報告表，檢附外幣兌換水單或出國 前一天台灣銀行賣出即期美元參考匯價證明。 四、手續費、保險費-旅行業代收轉附收據、保險收據。 五、其 他-研討會手冊封面、印有主持人發表論文或時程之 頁面。

19 國外差旅費-生活費 計算方式：日支數額*天數*匯率 1.日支數額： 依「中央政府派赴國外各地區出差人員生活費日支數額」計算匯率計算
2.天數計算原則 (1)搭乘飛機第一天及回國當天若夜宿飛機上，日支生活費各以4折支給 (2)研討會天數+1.4天 (出發日住宿當地*1、返國日*0.4) 3.匯率計算： A.出國前兌換匯水單 B.出國前一天台灣銀行美元即期賣出匯率計算並附證明文件。

20 收據或發票應注意事項 依據「支出憑證處理要點」及「國家科學技術發展基金作業手冊」辦理 可使用單據 二聯式發票-收執聯
三聯式發票-收執聯與扣抵聯 電子收銀機統一發票(長條式) 收據-蓋有店章、負責人章

21 收據或發票應注意事項 單據的日期應為執行期限內 需開立抬頭：德明財經科技大學 學校統一編號：03812501
收據之抬頭、統編、日期皆須填寫清楚，且物品單價*數量應與總價相符，並蓋有店家之免用統一發票章及負責人章。 金額須以大寫表示 壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖、零、拾、佰、仟、萬 憑證範例 三聯發票不可只有收執聯

22 收據或發票應注意事項 內容、金額如有更改，其更改處應加蓋廠商負責人印章或發票章
品名、數量及單價要詳寫，如：文具(筆、修正液、膠水..等)、耗材(空白光碟片、墨水匣、碳粉匣) 電子收銀機統一發票如僅有貨品代號，應註明貨品名稱，並由主持人簽章。

23 收據或發票應注意事項 打字排版費、印刷費 問卷調查費 打字費 資料處理費 資訊檢索費 除檢具收據或發票外，並須檢附樣本
論文抽印本內，應有國科會資助之字樣，及國科會編號 問卷調查費 檢附支出憑證、問卷樣本及計酬標準 打字費 檢附支出憑證，請說明工作內容及計資標準 資料處理費 應說明工作內容及計資標準 資訊檢索費 應說明資訊檢索內容

24 收據或發票應注意事項 收銀機發票應由經手人加註品項名稱，將合計數用原子筆圈起來，金額不清楚時，請用原子筆在旁邊再寫一次
請於發票上加蓋計畫主持人私章 郵局購票證明單、劃撥單據 郵資請檢附郵局所開立之「購票證明單」及「用郵清單」，並蓋經手人章 用郵清單註明收信人，能寫用途更好

25 黏貼憑證提醒事項 請勿於結案時才將所有憑證一併核銷，以減少憑證自行吸收比率。 黏貼時，請勿重疊黏貼，以防疏漏。
多年期計畫，建議隔年7月底前將第一年之憑證核銷完畢。 所有單據的日期必須在執行期限之前。 每年7月31日前必須將所有憑證依規定黏貼送到會計室審核。

26 經費核銷流程 主持人將憑證“平貼”於黏存單 →單位主管、院長簽章 →研發處(初步檢驗單據是否無誤，特別是國外差旅費)
使用研發處提供之支出憑證黏存單 主持人將憑證“平貼”於黏存單 →單位主管、院長簽章 →研發處(初步檢驗單據是否無誤，特別是國外差旅費) →總務處、會計室、校長室用印 →黏存單送回主持人處(建議老師影印留底) →主持人上網輸入品項金額 →正本送往會計室開帳 (會計室開帳後，老師才會拿到請領之經費) 使用研發處提供支出憑證粘存單 憑證皆須經過核銷流程才得請款

27 經費核銷小提醒 說明1-「研究助理費」於核銷檢附匯款單或轉帳單。 (匯款單範例) 說明2-經採購流程者，請於驗收後再上網輸入實際金額。
說明3-恭請主持人自行上網輸入是為降低帳冊錯誤率， 且利於控管經費使用情形。 每3個月會計室將會計報表電子檔寄送學術組，提供主持人 對帳(切勿依報表內容輸入) 說明4-請款流程完成後，黏存單將暫存於會計室，於結 案後三個月內，研發處將彙總各案之黏存單進行 核對及製作帳冊。

28 經費核銷小提醒 說明5-建議三個月進行一次核銷，勿到結案時才一併核 銷，以免發生超支或結餘卻無法流用之情形。
說明5-建議三個月進行一次核銷，勿到結案時才一併核 銷，以免發生超支或結餘卻無法流用之情形。 說明6-建議於隔年2/1前，將前半年(8/1~1/31)憑 證完成核銷；隔年7月底前，將後半年 (2/1~7/31)憑證完成核銷，以利會計作帳與 學術組製作帳冊。 說明7-為辦理所得稅扣繳，每年1/5及8/10前，請負責報帳的助理填寫扣繳明細表。 為減輕主持人結報及行政作業負擔，

29 相關表單計畫代號填寫 每個計畫都有2個代號- 1.國科會核予(NSC98-…)16碼以上 2.研發處核予(9824…)共7碼 填寫用途如下：
請購單用途欄-計畫名稱+代號1、2 聘用助理名冊、薪資撥款明細表-代號1 支出憑證粘存單 用途欄-計畫名稱+代號1。 計畫代號欄-代號2

30 國科會經常使用表單 簽呈 支出憑證黏存單 請購單(至採購組領取) 國內出差旅費報告表 國外出差旅費報告表

31 專題計畫線上變更申請 專題計畫變更項目 執行機關 計畫主持人/共同主持人 計畫中/英文名稱 計畫期限 計畫經費變更、流用 貴儀使用額度追加

32 專題計畫線上變更申請 計畫經費變更、流用 若流入數超過該項目經費之20%，流出數超過原項目經費之30%，或變更計畫補助原未核定之補助項目經費者，以及變更之設備項目單價在新台幣30萬元以上者，計畫主持人應於事前填具申請表並敘明理由，由執行機構於計畫執行期間送國科會申請，經國科會同意後始得流用、變更採購之。 如：業務費5萬元，研究設備費3萬元，欲由業務費流出至設備費，不可超過9千元(3萬*30%<5萬*20%) 若流用第二次，計算比例仍依原核定金額為基礎

33 專題計畫線上變更申請 辦理一般變更程序 主持人循校內行政程序簽報核准後辦理 登入「研究人才個人網」 點選「專題計畫線上變更申請」
填寫「欲變更項目」 列印「專題研究計畫變更申請表」併同簽呈送校內行政程序簽核後，正本轉至研發處辦理變更事項。

34 專題計畫線上變更申請 ＸＸＸ 按下執行中計畫的變更圖示，進入變更作業

35 專題計畫變更項目 按下變更項目，進入變更作業

36 1.經費流用及變更內容說明 按此圖示，進入變更內容/說明

37 2.變更經費內容/說明-如：研究設備費

38 3.經費流用

39 4.變更申請表-總表 輸入變更資料後，皆會回到此【專題研究計畫變更申請表】畫面 按下【附件】，可新增電子附件檔案。
請老師務必按下送出 輸入變更資料後，皆會回到此【專題研究計畫變更申請表】畫面 按下【附件】，可新增電子附件檔案。 按下【列印】，進行列印變更申請表。 按下【送出】，送執行機關審核。

40 5.列印專題研究計畫變更申請表 按下【列印】，進行列印變更申請表， 與申請變更簽呈一併進行校內簽准程序
本表僅供機關學校內部使用，請勿送國科會 按下【列印】，進行列印變更申請表， 與申請變更簽呈一併進行校內簽准程序

41 計畫變更應注意事項 執行計畫過程中，如有任何與原計畫不同之變更，主持人應於事前循執行機構行政程序簽報核准(ex：申請變更簽呈）始可辦理，特別是國外差旅費，出國前一定要上簽報准，國科會不接受事後變更。 如：1.出國之地點、天數、次數、人員、人數。 2.助理人員聘用之人數、職級、薪資等。 所有簽呈相關資料（含用印），建議以系上卷宗送出，審核人為各系，單位主管含系主任、院長。 主持人在完成線上作業後，務必通知學術組（以免耽誤時限），並確認是否需列印相關紙本資料，於完成後併上簽呈，並會簽研發處。 流程完成後，務必將正本（含所有附件）送回研發處，才算完成申請動作 就算是線上沒有得提出的一樣要辦理

42 線上登錄經費收支明細 因畫面與管理單位不同，故無法完整呈現，敬請見諒！！ 請由此進入輸入畫面

43 請由此進入輸入畫面 若有變更等特殊情事請填寫 先不用填寫

44 請填寫支用項目，若是兼任助理或是臨時工等，請註明人名
輸入完成後，按此新增資料

45 報告繳交 出國心得報告： 期中進度報告： 期末研究成果報告：
返國後一個月內線上繳交。如因研究計畫需要變更，導致應繳交之出國心得報告種類與原核定不同，請告知學術組以利發函知會國科會，以憑修改應繳交出國心得報告之種類。 EX：出席國際會議變更為大陸地區差旅費 期中進度報告： 多年期計畫於隔年5月底前線上繳交。 期末研究成果報告： 計畫結案後三個月內線上繳交(請提供紙本乙份予研發處)

46 報告繳交 依據國科會九十八年五月二十七日來函，主持人如擬撤銷或修改已於線上繳交之成果報告或期中進度報告，請於繳交日起7天內辦理；如超過7日而擬撤銷或修改，請由線上提出申請(須敘明具體理由並檢附新究報告修改部分之對照表)，經國科會同意後，於規定期限內重新上網繳交修正後之報告。

47 應注意事項 結錄自95/10/30國科會補助專題研究計畫業務說明會
由於專題計畫之簽約單位是執行機構，執行機構才是受補助者，應確實審核計畫主持人之資格，符合資格者始得造冊向國科會申請計畫，乃增訂有關研究計畫經核定補助後，如發現計畫主持人之資格不符合規定，申請機構應依規定辦理繳回或追繳研究計畫補助款等事宜之規定，以資明確權責。

48 應注意事項 不當支用補助經費之權責 計畫主持人之權責
計畫主持人執行研究計畫，應對各項支出所提出支出憑證之真實性負責，如有不實，應負相關責任，國科會按情節輕重，停止受理計畫主持人所有補助申請案若干年。

49 應注意事項 不當支用補助經費之權責 計畫執行機構之權責
申請機構應確實審核研究計畫補助經費之各項支出憑證，如發現計畫主持人有未依補助用途支用或虛報、浮報等情事，應不得報銷，並責成計畫主持人改進對申請機構(學校)降低管理費補助比例 申請機構執行研究計畫之各項支出憑證，經國科會查核，如發現有未依補助用途支用者，應追繳該項支出款

50 國科會相關法規及要點 1.國科會補助專題研究計畫經費處理原則 2.國科會補助專題研究計畫助理人員約用注意事項
3.國科會補助專題研究計畫兼任助理人員工作酬金支給標準表 4.國家科學技術發展基金作業手冊 5.國內出差旅費報支要點 6.國外出差旅費報支要點 7.中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表 8.支出憑證處理要點