公文製作與習作 高雄市政府秘書處 文書科 科長侯燕嬌.

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1 公文製作與習作 高雄市政府秘書處 文書科 科長侯燕嬌

2 講義大綱 公文規範 公文共同格式~一般公文用語 標點符號 公文寫作要領 公文製作及範例

3 公文規範 壹、公文的種類 一、令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。
三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時 用之。 五、公告：各機關對公眾或特定對象宣布周知時使用。 六、其他公文：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手 諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執 照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單。

4 公文規範 一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之 行政規則及人事命令時使用。 二、函：各機關處理公務有下列情形之ㄧ時使用：
（一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 （二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。 （三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。 （四）民眾與機關間之申請答復時。

5 公文規範 三、書函： 公務還在磋商、諮詢階段，為求簡便，自不必使用函。代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其性質不如函之正式性
。但適用範圍較為廣泛，凡大事、小事可隨時行文，且不受行文系統與層級之限制，對行政效率提升有助益。 （一）於公務未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 （二）機關處理簡單性、例行性、固定性、通報性公文時使用 （三）政府機關答復簡單案情時使用。 （四）寄送普通文件、書刊或一般聯繫、查詢，於行文時使用

6 公文規範 書函的結構及作法： （一）書函文字、用語均比照函。 （二）書函的結構實務上可視需要採﹝三段式–
主旨、說明、辦法 ﹞或〔條例式〕 ， 但 對上級機關首長行文宜採三段式。

7 公文規範 書函與函之區別︰ （一）使用時機︰公務已達成熟階段時使用〔函〕；尚在磋商 試探階段時使用〔書函〕。
（二）受文對象︰ 〔函〕受文者大都為〔機關〕，對 〔個人 〕亦可； 〔書函〕受文者大都為〔個人〕 ，對 〔機關 〕 亦可。 （三）行文系統︰ 〔函〕行文系統需受層級限制； 〔書函 〕則可直接行文，不受層限制。 （四）署名用印︰ 〔函〕因受行文系統之不同蓋用機關首長職 章或簽字章；〔書函〕蓋機關條戳。

8 範例 檔 號 保存年限 高雄市ΟΟ國民中學 書函 地址：0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、 ） 100 高雄市ΟΟ區ΟΟ路00號 受文者：高雄市立壽山動物園 發文日期：中華民國00年00越00日 發文字號：ΟΟ字第 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：本校Ο年級學生計000人，訂於00年00月00日前往貴園參觀，屆時請派員指導，請 查照。 說明：本案本校聯絡人：ΟΟΟ，電話： 正本：高雄市立壽山動物園 副本：高雄市政府教育局 〈高雄市ΟΟ國民中學條戳〉

9 範例 保存年限 ○ ○ ○ 書函 地址：0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式：承辦人、電話〈（）〉 受文者：
檔 號 保存年限 ○ ○ ○ 書函 地址：0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式：承辦人、電話〈（）〉 受文者： 發文日期：中華民國00年00越00日 發文字號：ΟΟ字第 號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 一、 ○ ○ ○ ○ ○ 申請書接悉。（人民用接〔已〕悉、政府機關用敬悉) 二、…………… 三、復請 查照。 （機關條戳）

10 公文規範 四、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知 時使用。其方式得張貼於機關之公布欄，或利用報
刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需其他機關處理者 ，得另行檢送。 五、簽：承辦員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上級 機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。 六、開會通知單：召集會議時使用。

11 公文規範 貳、公文處理之對象 一、機關與人民。 二、機關與人民團體。 三、機關與機關—涉及政府機關組織層級體制〈行政系統〉。
參、公文行文系統之種類 一、上行文：有組織法上之隸屬關係，其下級機關對上級機關所使用之公文書。 〈一〉各機關對總統有所呈請或報告時所使用之〈呈〉。 〈二〉下級機關對上級機關有所陳請或報告時，或承辦員對長官之簽、報告 。 二、平行文：無組織法上之隸屬關係，其同級機關或非同級機關間相互往來之公文 書。 〈一〉總統與立法院、監察院間所使用之〈咨〉。 〈二〉同級機關或不相隸屬機關間公文之往復。 〈三〉人民與機關間之申請答復時。 三、下行文：有組織法上之隸屬關係，其下級機關對上級機關所使用之公文書。 〈一〉各機關公布法規、任免、獎懲官員，總統、軍事機關部隊發布命令所屬用之 令。 〈二〉上級機關對下級機關有所指示時。

12 公文規範 肆、行文系統判定標準 〈一〉以行文機關間之隸屬關係判斷：
即以是否有〈指揮監督關係〉判定，例如直轄市政府隸屬於行政院，則行政院與直轄市政府間為上、下行文關係；高雄市各中等以下學校隸屬於高雄市政府教育局，則高雄市政府教育局與本市各中等以下學校間為上、下行文關係。又如行政院以外的各部會與直轄市政府間，因雙方並無隸屬關係，則應以平行文處理。 〈二〉以主管業務督導關係判定： 如教育部掌理全國教育行政事務，於職權上有指揮直轄市及各縣市政府教育行政機關或各級學校，同理，內政部亦可指揮各地警察及消防機關。

13 公文規範 伍、公文用印與簽署 一、公文用印規格 公文必須具有法定的格式，舉凡機關公文的文別、用紙、
行款、簽名、蓋章及用印等均必須依據文書處理手冊之規 定辦理，說明如下： 〈一〉發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決 定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約、證 券、匾額及其他依法規定應加蓋用印信之文件，均蓋用機 關印信及首長職銜簽字章。 〈二〉呈：用機關首長職銜、姓名、蓋職章。 〈三〉函：上行文署機關首長職銜、姓名、蓋職章；平行文及 下行文蓋職銜簽字章。對不相隸屬之上級機關用﹝函﹞時 比照上行文規定辦理。

14 公文規範 〈四〉書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫 、洽辦等公文蓋用機關或承辦單位條戳。
〈五〉機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項， 對外行文時，由機關首長署名，蓋分層負責授權章或機關 條戳。 〈六〉機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應 由首長署名者，由代理人署名。機關首長請假〈出國〉， 發文用印均以實際發文日期為準，亦即首長批示之公文至 首長請假〈出國〉後始送發文，除署首長姓名，註明不能 視事理由外，由代行人附署職銜、姓名，加註﹝代行﹞兩 字後發文。

15 公文規範 陸、簽核版面規範 公文簽擬分三面向：擬辦、會辦、決行。
文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章，並於職名章下方註明8碼時間﹙上排月日，下排時分 ﹚。 層次決行以國字小寫為之。 代為決行章蓋在職名章下方。 決行者批示意見應在職名章上方。

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17 公文規範

18 附件係發給正本收受者，如須發給副本收受者，則須於副本收受者右方註明含附件。
公文規範 附件係發給正本收受者，如須發給副本收受者，則須於副本收受者右方註明含附件。 副本收受者一般均為副知性質，若須副本收受者有所作為時，須於說明欄內說明。

19 公文規範 機密檔案歸檔時，承辦員應使用專用封套裝封 ，並於封口處加蓋職名章，封面依規定格式詳實填註。 辦畢案件應於５日內依序彙齊，併同歸檔清單送檔案室歸檔。

20 公文規範範例

21 公文共同格式~一般公文用語

22 公文共同格式~一般公文用語

23 公文共同格式~一般公文用語

24 公文共同格式~一般公文用語

25 公文共同格式~一般公文用語

26 公文共同格式~一般公文用語

27 標點符號

28 標點符號

29 標點符號

30 公文製作要領 函的製作重點 1.主旨（何事？）（不可分項） 要把握主要意旨簡述， 最後再加期望語。 2 .說明（為何？ ）： （可以分項）
　　 A .先敘明創稿或復文或轉文。 B .再敘明來文依據或訴求，並詳細說明原因（即引據、申 述、歸結） C .視主旨之訴求，增加相關之說明。 D .檢視相關之附件（超過一項要編號標示–用見出紙）。 3 .辦法（應如何做？ ） ： （可以分項）

31 公文寫作要領 ﹝一﹞「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期 望，應力 求具體扼要，以不超過60個字為原則。
分段款式 ﹝一﹞「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期 望，應力 求具體扼要，以不超過60個字為原則。 ﹝二﹞「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細 之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段 名可因公文內容改用「經過」、 「原因」等其他名稱。 ﹝三﹞ 「辦法」 ：為簽之重點，須擬具體意見供裁示，例如 有〔甲〕、〔乙〕、〔丙〕數案供裁示時 ，必須於說明 段內分析優劣點，不能僅用〔陳核〕、〔請示〕等。或向 受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，以本段 列舉。本段段名可因公文內容改用「建議」「請求」、 「擬辦」、 「核示事項」等其他名稱。

32 公文寫作要領 一般原則 〈一〉應力求「簡–文句少而意義足；淺– 不用奇字、奧字、僻典；
明– 不為隱語誇張、諷刺 ；確– 時間數字精確真實」，亦即語 意肯定、用詞堅定﹐內容清晰、完整、簡潔、具體、精確。 〈二〉注意雙方身分–上行文應謙謹有度，平行文應卑亢合宜， 下行文應詞婉義正。 〈三〉文句應正確使用標點符號，使句讀清楚，便於閱讀，免除誤解。 〈四〉文內避免層層套敘來文，僅摘述要點。 〈五〉應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 〈六〉段落要分明採三段活用式之結構，各段陳述清楚。

33 公文寫作要領 寫作要求 正確–避免錯誤、遺漏、主題偏差及主觀 清晰–文意清楚、肯定 簡明–用語簡鍊，詞句曉暢，主題鮮明
迅速–自蒐集→分析→結論務必保握時效 整潔–文稿保持整潔，字體字型一致 一致–用語、結構格式、數字用法均應一致 完整–對案情全盤深入瞭解，應考慮機關與單位之協調，擬具周詳具體、適切可行意見供核

34 公文寫作要領 各段規格 〈一〉每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之 下加冒號「：」。 〈二〉「主旨」一段不分項，文字緊接段名之冒號下
書寫。 〈三〉「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名之冒號下 書寫；如分項條列，應另縮格書寫為一、二、 三......，〈一〉〈二〉〈三〉...... 1、2、3、......，〈1〉〈2〉〈3〉 。 〈四〉「說明」、「辦法」中，其分項條例內容過於繁雜或含有表格者，應編列為附件。

35 公文範例 簽 於文書科 98年5月2日 檔 號 保存年限 主旨：檢陳本府辦理「短期促進就業措施—機關檔案管理作業計畫」第1次定期實地督導紀錄表（如附件），簽請 　核示。 說明： 一、本科前於本98年3月26日簽奉核准辦理「短期促進就業措施—機關檔案管理作業計畫」第 1次定期實地督 導，並依督導期程於4月27日、5月4、11日分別實地督導新興衛生所、新 興地政事務所、新興區公所、 警察局新興分局、警察局、前金衛生所、前金區公所、市立圖書館、鹽埕戶政事務所、鹽埕衛生所、鹽 埕地政事務所、警察局三民第二分局、工務局 新工處、三民衛生所等14個用人機關執行情形本次實地督 導之用人機關大部分表示所進用之短期人員工作十分認真，對檔案業務推動助益頗大，雙方互動良好，建 請希望延長工作期限。惟警察局三民第二分局所分配之2名人 力中，僅1名從事檔案相關工作，另1名則派 至偵防組從事當舖資料之建置，與本專案規定 工作項目不符，擬將不符之人力改分至警察局。 三、另本處於4月29日收到分配於監理處之短期就業人員ooo電子郵件，文中提及該處每日規定應完成之數量 過多，因擔心無法完成而壓力大，請求協助本處，立即於5月5日上午至該 處瞭解實際情形，經實地查訪 後，發現該處規定之數量尚屬合理，並與該處3名進用人員溝通後，決定自5月6日起將ooo與原分配於民生 醫院之ooo互調，本處並於5月8日分別以電話詢問是否適應，當事人均表示良好。 擬辦：奉核准後，依說明二辦理，並續辦其餘實地督導事宜。

36 公文範例 高雄市政府 函 檔 號 地址：0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、E-mail） 受文者：
高雄市政府 函 檔 號 保存年限 地址：0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、 ） 受文者： 發文日期：中華民國　　　年　　　月　　　日 發文字號：高市府秘文字第 號 速別：普通件 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：有關貴分局「短期促進就業措施－機關檔案管理作業計畫」進用人員重新配置案，請 查照。 說明： 一、貴分局原配置「短期促進就業措施－機關檔案管理作業計畫」進用人員2名，經本府秘書處於5 月11日實地督導查訪，其中1人（ooo）未依規定從事檔案相關工作，有違本專案執行目的。 二、為使該等人力充分發揮應有效能，本案經簽奉核准，自98年5月15日起，依據契約書第十二條規 定，調整該名人員工作地點。貴分局除留置1名人力（ooo）外，另1名人員（ooo）改分 派至警察局。 三、請貴分局於98年5月14日下午5時前將該名人員之契約書（正、副本各1份，共計2份）、5月份薪 資清冊及出勤紀錄表親送本府秘書處文書科陳素芳（連絡電話 #2047）。 四、另請轉知該名人員於98年5月15日上午8時親至本府秘書處文書科報到，未能準時報到者，當日 以曠工計，不予核薪，並依契約書第十條第六項規定辦理後續作業。 五、請警察局於98年5月15日上午8時30分派員至本府秘書處帶領新分派人員至貴局正式上班。 正本：高雄市政府警察局三民第二分局 副本：高雄市政府警察局、、高雄市政府秘書處（文書科） 市長　陳　 。

37 公文範例 簽於oo處oo科 民國o年o 月o日 檔 號 主旨：本府98年5月19日第1350次市政會議假本市蓮潭會館舉行乙案，簽請 核示。
保存年限 主旨：本府98年5月19日第1350次市政會議假本市蓮潭會館舉行乙案，簽請 核示。 說明： 一、為加強市政建設行銷與深化城市意象，本府第1350次市政會議特於蓮潭會館（會議中心）舉行。 二 、為便於各首長共乘公車前往，擬租用公車處大型車輛4輛（去程2輛、回程2輛）於是日集中接 送，請各首 長於是日下午1時40分及1時50分於本府廣場搭乘，回程時間為下午5時40分及5時50 分假蓮潭會館前登車 返回，合署辦公大樓外之機關請自行前往，每部車輛以1小時，計4小時，每1小時864元，合計約需3,456 元。 三、是日市政會議之舉行，除向該館租用場地，作為會議進行之會場，所須費用約為oooo元外（詳如附件並擬 請廠商於會場架設投影機及電視與音響等相 關器材設備，費用約需oooo元（詳如附件二），總計經費共約 ooooo元，擬由事務管理－庶務 管理－業務項下勻支。 擬辦：奉核可後，移請總務科辦理採購相關後續事宜。 會辦單位：總務科 會計室 第一層決行 決行 承辦單位 會辦單位 總務科 會計室

38 公文範例 檔 號 保存年限 高雄市政府 函 地址：0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、E-mail） 受文者：
檔 號 保存年限 高雄市政府 函 地址：0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、 ） 受文者： 發文日期：中華民國98年 月 日 發文字號：高市府秘文字第 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：位置圖乙份（隨文引入） 主旨：原訂98年5月19日召開之1350次市政會議，改於本市蓮潭會館（102會議中心）舉行，開會時間為同日下午2時30分，檢送該會館位置圖乙份（如附件），請 查照。 說明： 一、本次市政會議結束後，隨即召開城市創新論壇（高雄與芬蘭的對話），相關議程如下：市政會 議進行時間為2時30分至3時30分；城市 創新論壇進行時間為3時30分至5時30分假該館國際1廳舉行，務請參與市政會議出列席人員全體參加。 二、為便於各首長共乘公車前往與會，去程及回程本府備有大型車輛集中接送，請各首長於是日下午1時40分及1時50分於本府廣場搭乘，回 程時間為下午5時40分及5時50分假蓮潭會館前登車返回，合署辦公大樓外之機關請自行前往。 正本：第二類發行（秘書處除外）、新建工程處、下水道工程處、養護工程處、自來水公司第七區管理處 副本：市長室、副市長室、秘書長室、副秘書長室、參事顧問室、KOC執行長、本府秘書處（總務科、文書科） 市長　陳　 。

39 公文範例 試擬：劉君因公司經營需要，奉派肯亞〈國名〉國外分公司主持業務，全家因而遷居肯亞。94年底從友人口中獲悉必須換發國民身分證。劉君因一時無法回國，又不知如何辦理手續，爰書信函1封，寄達其原所轄戶政事務所，請求戶政事務所告知其如何辦理手續。假設您是該戶政事務所承辦員，請您照附件1至3資料〈即94年全面換發國民身分證通知單、委託書暨相片規格〉以戶政事務所正式公文回復劉君。 檔 號： 保存年限： ○○市○○區戶政事務所 函 地址：0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、 ） 000 ΟΟ市ΟΟ區ΟΟ路00號 受文者：劉君 發文日期：中華民國00年00月00日 發文字號：ΟΟ字第 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：94年全面換發國民身分證通知單、委託書暨相片規格各1份。 主旨：有關台端詢問旅居國外人民如何申辦換發國民身分證乙案，復如說明，請 查照。 說明： 一、復台端00年00月00日信函。 二、本所為加強便民措施，提升為民服務，對無法親自申請換發新證之當事人，可依制式格式出具委託書﹝可自行自內政部網站 三、台端長年旅居國外，無法返國申辦換發國民身分證，自可依前項規定檢附相關附件委託他人辦理。 四、隨函檢送﹝94年全面換發國民身分證通知單﹞、﹝94年全面換發國民身分證委託書﹞暨﹝94年全面換發國民身分證相片規格﹞各1份﹝如附件﹞。 正本：劉君 副本：本所第二課﹝續辦﹞ 主任 ○○○（蓋簽字章）

40 公文範例 主旨：檢送本府警察局小港分局85年至93年已屆保存年限檔案銷毀計畫、擬銷毀檔案目錄8冊
檔 號 保存年限 高雄市政府 函 地址： 承辦人： 聯絡電話： 受文者： 發文日期： 發文字號： 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：檔案銷毀計畫、擬銷毀檔案目錄8測及本市文獻會撿選函影本各乙份 主旨：檢送本府警察局小港分局85年至93年已屆保存年限檔案銷毀計畫、擬銷毀檔案目錄8冊 暨本市文獻委員會檢選函影本各乙份（如附件）,請 審核惠復。 說明：依據〔機關檔案保存年限及銷毀辦法〕及〔機關檔案管理作業手冊〕等規定辦理 正本：檔案管理局 副本：高雄市政府秘書處（文書科） 市長 陳 O

41 函 範例 檔 號 臺北市政府 函 試擬：臺北市政府致所屬各級機關學校函：應密切掌握紅火蟻入侵行蹤，以確保環境居家之安全 受文者:本府○○局
檔 號 保存年限 臺北市政府　函 ： 　　　　　　　　 地址：000臺北市○○路000號 聯絡方式：（承辦人、電話-mail） 000 ○○市○○區○○路000號 受文者:本府○○局 發文日期：中華民國00年00月00日 發文字號：○○○字第 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：應密切掌握紅火蟻入侵行蹤，以確保環保居家之安全，請 照辦。 說明： 　一、最近屢傳市民遭入侵紅火蟻叮咬，致嚴重過敏休克之事件，引發民心不安，也嚴重威脅市民生命安全頗鉅。 　二、據本府研考會調查報告顯示，市民普遍對紅火蟻入侵行蹤、生活習性，及被叮咬時急救之方法知識不足，亟待各機 關學校加強宣導教育，以確保市民環境居家的安全。 辦法： 　一、請各機關學校指定專人辦理防治紅火蟻工作，密切掌握辦公處所或學校校園紅火蟻行蹤，以及時防治。 　二、加強對所屬人員及學生宣導，避免踩到「入侵紅火蟻」所築的特殊隆起蟻塚。 　三、在機關學校所在地屋外有草皮者，特別注意防範紅火蟻入侵；在屋內長期使用滅蟻餌劑誘殺。 　四、在門框或窗框定期噴灑一條防護帶，讓火蟻進不去室內。 正本：本府各級機關學校 副本：本府衛生局、環保局 市長 郝。。

42 簽及函稿的撰擬 一、簽之意義： ﹝簽﹞為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作為抉擇之依據，亦即機關組織下級對上級之報告，屬上行文。
二、簽的結構及作法： 簽為機關內部之文書，不必填列發文機關，直接以文別為首，其製作應於首行 首格書寫，以20號字標楷體書寫〈靠左對齊〉。 （一）視案情之複雜情形，可分為三段式（主旨、說明、擬辦）、二段式（主旨、 說明或主旨、擬辦）和一段式（主旨）等三種格式。 （二）會辦單位較多時，應用簽稿會核單或影印分會，再彙整成 〔綜簽〕方式辦理 （三）簽辦時如能先與各單位充分溝通可減少歧見，增進行政效率。 （四）署名：機關內部單位主管或人員向其機關長官之簽：署名於簽末最後一行， 蓋承辦員之職名章，並於職名章下方簽押時間，以明責任。 如12月6日15時簽押為 1206 1500

43 簽及函稿的撰擬 力求簡明扼要：切記講該講的，不該講的不要講–亦即 二、簽擬原則：
　（一）必須讓長官瞭解事項：緣起背景、問題關鍵、法令依據、主要理 由、產生作用、經費負擔等。 　（二）以附件附陳有關資料，以減少簽之篇幅。 （三）要有組織、有條理、有連貫。使核閱者易瞭解看懂。 （四）正確巧妙使用〔按語–一段的起頭，如關於、查…； 轉接詞– 如案經、 嗣經、爰 … 〕。 （五）有關機關意見或相關規定，以摘錄重點或敘明即可。 （六）正確使用標點符號。 （七）內容複雜時，應儘量採用表格敘述、比較，或作成附件附陳。

44 簽 範例 檔 號 簽於○○處第二科 民國○○年○○月○○日 主旨：為擬訂﹝高雄市政府公文書寫參考手冊﹞乙案，簽請 核示。 說明：
檔 號 保存年限 簽於○○處第二科 民國○○年○○月○○日 主旨：為擬訂﹝高雄市政府公文書寫參考手冊﹞乙案，簽請 核示。 說明： 一、本手冊係奉 鈞長指示，並配合政府公文書全面改為橫式格式，為協助本府同仁製作 公文有遵循之標準及參考，特邀集本府oo局等相關機關及學者專家研訂，現已完稿如 附件。 二、本手冊內容分為目錄及附錄兩部分，其中目錄計14章，附錄計有30條。 擬辦： 一、恭請 鈞長賜頒手冊出版序言1篇，謹附陳參考稿1件，敬請垂參。 二、將手冊付印，並分送本府各機關學校使用，另將手冊電子檔放置本處網站， 提供同仁自行下載使用。 敬陳 市 長 第一層決行 承辦單位 科員○○○ 1206 1530

45 簽 範例 檔 號 簽於文書科 98年6月3日 主旨：檢陳98年度「高雄市政府公文檔案影像管理系統維護」5月份驗收情形，簽請 鑒核。 說明：
檔 號 保存年限 簽於文書科 年6月3日 主旨：檢陳98年度「高雄市政府公文檔案影像管理系統維護」5月份驗收情形，簽請 鑒核。 說明： 一、本採購業經簽奉核准採書面驗收方式辦理在案（如附件1） 。 二、依本科書面資料審查驗收結果：合格（如附件2） 。 三、本案契約總價為O萬O千元，依契約第5條第1項規定以12個月平均分攤，擬每月份支付 廠商價金O萬O千元。（如附件3）。 四、檢附98年5月份維護紀錄表6份（如附件4） 。 擬辦： 一、書面驗收紀錄表請各協驗、監驗、主驗人員核章。 二、奉核准後依規定辦理付款事宜。 會辦單位：陳參議oo、總務科、會計室、 政風室 第一層決行 承辦單位　　　　　　　　　　　　　　會辦單位 決行 　 陳參議oo 總務科 會計室 政風室

46 簽 範例 範例二 簽於oo處oo科 民國o年o 月o日 主旨：職王五現任第二科科員，因學用不合，擬請改派第五科工作，敬請 核示。 說明：
擬：為現職工作非己所長，試擬簽請改派工作 檔 號： 保存年限： 簽於oo處oo科 民國o年o 月o日 主旨：職王五現任第二科科員，因學用不合，擬請改派第五科工作，敬請 核示。 說明： 一、職係oo年高考分發本處服務，時以第二科缺人，故派職於本科工作，迄今已滿 3年6個月，久任一職，缺乏歷練。 二、職係oo大學社會系畢業，高考錄取科目為社會行政人員，而現任工作為財產管 理，無法學以致用及發揮所長。 三、現聞五科陳科員有成已離職，該職位係辦理社區發展工作，與職所學甚合，由 職遞補該職缺，當有助士氣提升。 擬辦：如奉核准，擬請人事室依程序辦理調任作業。 第一層決行 承辦單位 科員○○○ 1206 1530

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49 簽及函稿的撰擬 一、擬辦方式：須視案情之繁簡度運用 ﹝1﹞先簽後稿 ◆訂定、修正、廢止法規案件。 ◆有關政策性或重大興革案件。
◆牽涉較廣會商未獲結論案件。 ◆擬提決策會議討論案件。

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53 簽及函稿的撰擬 ﹝2﹞簽稿併陳 ◆文稿內容須另為說明或對以往處理情形 需酌加析述之案件。 ◆依法准駁，但案情特殊須加說明之案 件。
◆須限時辦發不及先行請示之案件。

54 簽稿併陳範例 主旨：檢陳高雄市政府、高雄縣政府會銜函會辦單、函稿及「高雄縣市合併改制
檔 號 保存年限 簽稿併陳 簽於oo局 98年5月5日 主旨：檢陳高雄市政府、高雄縣政府會銜函會辦單、函稿及「高雄縣市合併改制 計畫建議書」暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份，請 鑒核。 說明：為請行政院儘速形成「高雄縣市合併之政策」 ，以落實總統「3都15 縣 」政見，使高縣市合併後，縣市資源共享，建立機能完整及具國際競爭 力之直轄市。有鑑於此，亟需與高雄縣政府將「高雄縣市合併改制計畫 建議書」及「高雄縣市合併之民意調查」會銜函請內政部參辦。 擬辦：奉 核後，移請高雄縣政府會辦，並以高雄市政府、高雄縣政會銜函請內 政部參考。 敬陳 市長 第一層決行 承辦單位

55 範例 地址 受文者：發文日期： 主旨：檢送「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份，惠請卓參 ,請 查 照。
保存年限 檔 號 高雄市政府 函〈稿〉 地址 承辦單位 聯絡電話 受文者：發文日期： 發文字號： 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份。 主旨：檢送「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份，惠請卓參 ,請 查 照。 說明：敬請 貴部轉請行政院儘速形成「高雄縣市合併之政策」 ，並落實總統「3都15縣」政見，使高縣市合 併後，縣市資源共享，建立機能完整及具國際競爭力之直轄市。 正本：內政部 副本：高雄市政府oo局 市長 陳 o

56 主旨：檢送「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份，惠請卓參， 請 查照。
檔 號 保存年限 高雄市政府、 高雄縣政府 函 地址 承辦單位 聯絡電話 受文者： 發文日期： 發文字號： 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份 主旨：檢送「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份，惠請卓參， 請 查照。 說明：敬請 貴部轉請行政院儘速形成「高雄縣市合併之政策」 ，並落實總統「3都15縣」政見，使高縣市合併後，縣 市資源共享，建立機能完整及具國際競爭力之直轄市。 正本：內政部 副本：高雄市政府李副市長室、高雄市政府oo局、高雄縣政府葉副縣長室、高雄縣政府oo處 市長 陳 菊 縣長 楊秋興

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59 簽及函稿的撰擬 ﹝3﹞以稿代簽 為一般案情簡單，或例行性承轉 之案件。

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63 簽及函稿的撰擬 二、款式： ﹝1﹞先簽後稿：簽應按﹝主旨﹞、 ﹝說 明﹞、﹝擬辦﹞三段式辦理。 ﹝2﹞簽稿併陳：視情形使用﹝簽﹞，如案
情簡單，可使用便條紙，不分段，以 條例式簽擬。

64 簽及函稿的撰擬 機關首長或單位主管對主管業務認為有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦員擬辦（簽、創稿）。 訂有辦理或復文期限，應在主旨敘明。

65 簽及函稿的撰擬 有附件在說明段敘述附件名稱及份數。
文稿增刪修改過多者，應送還原承辦員清稿，並將原稿附於清稿後，再陳核判，其已會核會簽者，不必再會核簽。 須以副本分行者，應在副本右方列明， 如需附本收受者有作為時，應在說明段敘明。

66 簽及函稿的撰擬 文稿ㄧ頁以上者應於騎缝處蓋騎縫章或職名章，並於每頁下緣加註頁碼。
以稿代簽之公文，承辦員應在原來文件適當位置簽註〔如另稿〕字樣，另在行文稿面左上方註明〔以稿代簽〕。 簽稿並陳之文，在〔簽〕左上方註明〔簽稿並陳〕﹙裝訂順序簽在上稿在下﹚

67 簽及函稿的撰擬 承辦員對於來文簽擬意見，案情簡單者得於來文空白處適當位置簽擬；如情節較繁、文字較長或須摘錄來文內容，得以A4、A5紙張採另簽方式辦理。 文稿裝訂順序依序為簽、稿、附件、會辦意見、來文。

68 簽及函稿的撰擬 公文夾之使用須與夾內文書性質相稱： 最速件─紅色卷宗 速 件─藍色卷宗 普通件─白色卷宗 密 件─黃色卷宗

69 簽及函稿的撰擬 機關首長或主管因故不能視事，由代理人代為核決時，應先蓋職名章，並在核決位置親自簽名或蓋職名章及註明〔代〕字樣，代為核決文稿者，應負行政及法律責任。 卸任首長任內判行文稿，如移交封印前未及發出者，應再提陳新任首長核判。

70 簽及函稿的撰擬 會簽會核應依次傳遞，最後單位會畢後仍應送還原承辦單位，會稿單位有不同意見時應由主辦單位綜合彙整，研擬具體意見後再陳核。 彙辦公文應視同速件處理，最速件1小時，速件2小時，普通件4小時。

71 簡報結束 謝謝指教