主讲：林文兴 档案工作QQ群： 加入群密码：暨大档案人

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1 主讲：林文兴 档案工作QQ群：89621099 加入群密码：暨大档案人
暨南大学兼职档案员培训 ——学位档案管理 主讲：林文兴 档案工作QQ群： 加入群密码：暨大档案人

2 暨南大学兼职档案员培训 档案的定义 档案的作用 档案的工作流程 学位研究生档案的收集 学位研究生档案的整理 学位研究生档案的计算机管理
档案的查询利用

3 档案的定义 档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。——摘自《中华人民共和国档案法》 高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 ——摘自《中华人民共和国教育部国家档案局令》（第27号） 档案的三个要素：档案的来源，档案的价值，档案的载体形式。 档案的两个基本属性：原始性和记录性

4 档案的作用 查考作用 凭证作用 档案作用的体现 出具证明的原始凭证 各项工作的查考凭据 科学研究的可靠资料 经济建设的重要依据
宣传教育的生动素材 编史修志和档案编研 强调一点：由于档案具有原始凭证作用，部门形成的档案材料，在收集整理过程中，任何个人不得进行任何修改。

5 档案工作业务流程 档案收集与征集 档案分类与立卷 档案保管与统计 档案开发与利用 ↓ ↓ ↓
档案都产生于各业务部门，为保证档案的齐全与完整，业务部门负责档案的收集和整理。 档案部门负责对业务部门的业务指导和监督，档案的保管、统计和开发与利用。 档案开发与利用

6 学位档案材料收集范围 1 ☆硕士(博士)授予学位决议 2 ☆硕士(博士)学位论文答辩会议记录 3 ☆硕士(博士)学位论文评阅书 4
硕士(博士)学位论文评议书 5 ☆博士学位论文自评书 6 ☆硕士(博士)学位论文答辩表决票 7 ☆学位论文评阅人及答辩委员会成员审核表 8 硕士(博士)学位申请表 9 ☆研究生课程成绩单 10 ☆研究生学籍登记卡 11 研究生学位论文开题报告书（审核书） 12 研究生培养计划 13 研究生教学(社会)实践报告书 14 毕业研究生登记表 15 硕士(博士)学位论文 16 中期考核表 17 学位论文实验记录本 18 其他有关材料

7 学位档案整理规范 分类编目 档案整理 移交归档 档号由实体分类号和案卷及件号两部分组成
学位研究生档案实体分类号：四位年份-JX16.XX，XX是学位类型用代码表示，全日制博士代码用12，全日制硕士和科学学位硕士代码用13 ，专业学位硕士代码用14，专业学位博士代码用15 。 如：2014届全日制博士，则实体分类号为:2014-JX16.12 学位研究生档案案卷号：用学位证书编号的后四位编码。 档案整理 按规范将档案材料排序→把同类目材料装订成件（用不锈钢钉或线钉）→每件材料从1开始编写页码（有文字就算1页）→将每件页数录入计算机系统→打印卷内目录→装袋→ 在档案袋右上角标注分类号，如14-110。 移交归档 打印“学位档案移交目录”一式两份（档案馆和部门各留一份），将档案实体和移交目录同时移交档案馆。 学位档案材料需按材料顺序排序。（录入数据后系统自动生成档案材料的件号顺序） 打印的卷内目录装入档案袋一并移交

8 学位研究生档案整理注意事项 打☆号的材料和论文必须收集归档，否则需在“学位档案移交目录”对应备注栏中注明。
档案材料装订时必须使用不锈钢钉（可到档案馆免费领取）或线装。如用非不锈钢钉装订的材料要起钉重装。 移交归档的材料必须加盖学校及其相关部门印章。 毕业证书号和学位证书号用斜线/分隔。

9 暨南大学档案管理系统应用 教师用户 学生用户 登录方式 http://202.116.17.176
互联网查找：暨南大学档案馆→暨南大学档案管理系统 暨南大学主页→管理服务→校长办公室→部门链接→档案馆→暨南大学档案管理系统 用户登录 教师用户 用户名：人事编号 密码：人事编号 学生用户 用户名：XS+单位代码 密码：201011

10 账号开通申请办法 需新开通账号的申请人拟制一份账号开通申请函给档案馆，函中列明申请原因、申请数量，账号名称和密码。
账号名称为人事编号，密码设定要遵照以下原则：姓氏拼音首字母（大写）+名字拼音首字母（小写）+办公电话号码，如：李四 的密码则为Ls

11 学位研究生档案录入及编辑 进入学院学位研究生档案编辑界面 添加记录 修改记录 输入要求
点击档案管理→部门著录→点击学院名称→即可进入学院学位研究生档案编辑界面。 添加记录 点击添加案卷，即可添加学位研究生材料。（注意不是添加文件） 修改记录 打开表内查询→输入检索条件→查到数据后，在右边记录窗点击编辑按钮 ，即可编辑学位研究生材料。 输入要求 从实体分类号到学习时间的7项数据填写相应材料。 从授学位决议到其他材料的19项数据除论文题目外，其他只填页数。（页数算法:有文字的都算一页，空白页不计页数） 密级根据论文密级选择，保管期限为长期，存址、全宗号不填。

12 系统应用界面 点击选择部门 点击进入部门 点击下拉查询 点击添加数据 点击编辑数据 点击栏目可更换排序 点击开始查询 输入查询条件
1、可自行分类；2、可修改显示条目数；3、可调整显示顺序 点击删除数据 点击显示数据

13 学位研究生档案编辑界面 只 输 页 数 输入、修改完毕后点此保存，切记、切记！

14 目录打印 卷内目录打印 打印设置 移交目录打印
点击打印所有，弹出打印选择界面→在默认零星发档栏，点击选择学位档案卷内目录 →选择相关选项→自定义打印选项栏选案卷→点击打印预览，可预览打印结果→点击菜单栏文件、打印，即可打印移交目录。 移交目录打印 点击打印所有，弹出打印选择界面→在自定义打印目录栏最下栏目（自定义打印选项上一栏），点击圆点，下拉选择学位档案移交目录→自定义打印选项栏选案卷→点击打印预览，可预览打印结果→点击菜单栏文件、打印，即可打印移交目录。 打印设置 目录打印需调用部分控件，打印前需放开IE安全权限。设置如下：点击工具→IE选项→安全→自定义级别→下拉找到ActiveX控件选项→选择启用→确定 打印目录已设置页边距，在IE中的页面设置请取消边距及页码。设置如下：文件→页面设置→删除页眉、页脚、页码设置→确定

15 打印选择 点此进入打印 点此也进入打印 可上下移 点此打印移交目录 点此打印卷内目录 可下拉 选择案卷 选择案卷 选择哪一卷 选择哪一卷

16 打印设置 点此 点此 点此 点此 修改 点此 点此 点此

17 打印结果一览

18 查阅档案 点击综合查询栏目即可跳转查询界面 在输入框输入查询条件（若干条件用空格分隔，原理跟百度相同） 选择所要查询的档案表（可多选和全选）
点击查询，即可查询档案，查询到多条记录可输入页数查询数据。 点此进入查询

19 查阅档案 输入条件：请示 经费 查到记录 其中有 符号的表示系统有电子全文。可点击浏览。 输入条件 调阅全文 下拉选表 浏览全文

20 谢谢