採購與驗收作業流程說明會 辦理單位: 總務處採購組 主 持 人: 沈全榮組長 主 講 者: 柯碧峰組員 日 期: 95年2月27日

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1 採購與驗收作業流程說明會 辦理單位: 總務處採購組 主 持 人: 沈全榮組長 主 講 者: 柯碧峰組員 日 期: 95年2月27日
辦理單位: 總務處採購組 主 持 人: 沈全榮組長 主 講 者: 柯碧峰組員 日 期: 95年2月27日 時 間:上午9:00~12:30

2 採購作業流程說明會 克盡我們的本分 放下心中的不安

3 說明會內容 共同供應契約請購作業流程 IC卡申請方式 招標案件注意事項 各種作業系統操作 驗收核銷注意事項 請購作業流程

4 共同供應契約採購項目 指定訂約機關(中信局股份有限公司)及採購項目: 依據 [中央機關共同供應契約集中採購實施要點]
行政院九十二年五月二十八日 院臺工字第○九二○○二五四五二號函核定修正 指定訂約機關(中信局股份有限公司)及採購項目: 可參考採購組網頁登錄資料

5 共同供應契約請購作業 由共同供應契約系統http://sucon1.pcc.gov.tw/登錄進行採購作業 本校已實施電子支付作業
應注意事項如下: 登錄號及密碼(可到本組網頁查閱) 請購人或經辦人要記得完成請購作業程序(交貨完成及驗收完成之點選及填上資料)印出驗收紀錄表用印確認並附於請購單送出核銷 付款方式點選[電子支付] 注意黏貼憑證金額欄內有沒有顯示[電子支付]於指定位置上 10萬元以上核銷時要通知保管組會計室及秘書室驗收

6 共同供應契約請購作業 一般常見的問題: 實務操作http://sucon1.pcc.gov.tw/
下訂後發覺資料錯誤、要更改、要取消 (都可以取消但請先聯絡該供應商擬取消該訂單的原因後再做刪除動作) 下訂時的請購金額與申請時的請購金額不同—原因:增減採購、異動(採購送核銷時下訂金額要與請購金額相符) 下訂後經廠商交貨不滿意要取消 (要說明理由以免產生困擾) 不論金額多寡一定要做驗收完成動作否則會計及出納無法做付款作業 請購單未做下訂動作(請定時查閱刪除) 實務操作

7 一般常見的問題 共同供應契約指定項目可不可以不向中信局購買:
- 依共同供應契約實施辦法第六條規定:應利用該契約辦理採購但第二項規定如有正當理由者,得不利用該契約,並將情形通知訂約 機關 市面上賣的價格比共同供應契約項目便宜(相同品牌型號規格),可不可以自己購買 -答案在上面(本於權責自行核處) 共同供應契約採購登錄作業未完成 -未完成登錄驗收作業,往後電子支付時會找不到檔案,到時候會影響核銷作業流程 驗收紀錄表登錄資料作業未完全 設備規格表資料未完全

8 IC卡申請方式 連上XCA組織網站http://xca.nat.gov.tw/ 點選憑證申請項目進入後點選「我要申請附卡」 下拉點選[學校]
OID: 用戶代碼:一律打100006 然後鍵入您的基本資料 完成後[上傳申請資料] 列印憑證申請書2份(一份備文函送[行政院研究發展考核委員會]另一份送採購組備查) 接到IC卡後一定要送本組開卡登記否則到時無法處理電子支付

9 採購額度分類 本校採購辦法第三條規定 本年度起約聘僱人員適用採購法 本校採購辦法第四條規定 限額內的採購 限額外的採購
10萬元以下的採購(各單位自行辦理) 1500萬元以下的書刊資料採購(圖書館辦理) 10萬元以下書刊資料國外採購(另依規定辦理:簽陳) 限額外的採購 由總務處(各業務組:事務,營繕,採購)負責經辦 本年度起約聘僱人員適用採購法 本校採購辦法第四條規定 共同供應契約項目的採購(不計金額由各單位自行辦理)

10 採購的歸屬--- 招標案?承辦單位? 採購組承辦:1.儀器財物設備 2.財物設備的維修. 租賃等勞務 3.約聘人員
營繕組承辦:1.工程營繕,通訊 2.水電及冷氣機購置 事務組承辦:1.清潔外包勞務 2.保險 各單位承辦:10萬元以下的採購

11 招標採購案 本組要求事項 請購單(經費系統) 招標採購會核單(公文系統) 開標及驗收通知單 標明請購人及經辦人 品名以一筆為原則
多筆經費採購時要同時送出 要附上設備或勞務規格明細表 要附上一家廠商估價單 請購單單位經辦人一定要簽章(寫下TEL) 招標採購會核單(公文系統) 多筆請購單的以金額最大的為主 開標及驗收通知單 由本組採購作業系統直接電子傳送給請購人及經辦人(作業成熟後將不再書面通知) (接到通知單時請傳回覆訊息) 開標時間及標單本組網頁也可查知與下載

12 操作示範 經費系統 公文系統 問題討論 中場休息10分鐘

13 採購及驗收的表格文件 使用注意事項 請購單及黏貼憑證—請購陳核及核銷 一般經費支出憑證---分批付款核銷 分批付款表---分批付款時檢附
採購及驗收的表格文件 使用注意事項 請購單及黏貼憑證—請購陳核及核銷 一般經費支出憑證---分批付款核銷 分批付款表---分批付款時檢附 經費分攤表---有多種不同經費 購置同一設備 本校驗收記錄表— 招標案件 共同供應契約驗收記錄表— 用於集中採購設備 電子支付----黏貼憑證核銷金額欄 加註字樣 機具設備規格明細表---設備招標採 購 勞務規格明細表---勞務招標採購

14 分批付款表---分批付款 1.有分批付款的案件時使用 2.當完成交貨要核銷時,使用”一般支出憑證”填妥請購案號及第n次付款後印出
3.分幾次付款就先影印好幾次的”驗收紀錄表及分批付款表”備用 4.於最後一次核銷時再把原案一起送出结案 主管及請購人用印

15 經費分攤表 1.發票僅一張而有2筆以上經費時要檢附分攤表 2.發票正本置於主經費內其餘經費用影本即可
3.用途別科目名稱:填入全部購置設備的經費別及其分攤金額 4.填妥資料後影印分攤筆數的數量後經辦人用印後送主管簽章 5.將分攤表分別黏貼於憑證上並就相關的經費於計畫名稱前打 “v” 註明

16 本校設備驗收記錄表 申請驗收時應填寫清楚的部分 分批付款時影印N份,付款時送採購組 第n次付款 ,付款金額:

17 本校勞務驗收記錄表

18 共同供應契約驗收記錄表 使用時機: 1. 10萬元以下者,要核銷時填上相關人員姓名後送出核銷 主驗人員:單位主管 協驗人員:設備請購人
1. 10萬元以下者,要核銷時填上相關人員姓名後送出核銷 主驗人員:單位主管 協驗人員:設備請購人 廠商代表:廠商代表姓名 紀錄:經辦人或登錄人員 2. 10萬元以上時,核銷時要先通知保管組安排驗收 會驗人員:保管組 監驗人員:會計室及秘書室

19 共同供應契約---電子支付

20 機具設備規格明細表---設備招標採購 一定要填妥資料與用印簽章

21 勞務規格明細表

22 採購作業流程 採購應備文件--- 估價單?簽?規格明細表?
採購作業流程 採購應備文件--- 估價單?簽?規格明細表? 限額內的採購 (1萬元以下)--- 1.請購單黏貼憑證 2.發票或收據 (1萬元以上10萬元以下)--- 1.請購單黏貼憑證 2.1張估價單 共同供應契約採購(不計金額)--- 1.請購單黏貼憑證 2.上網登錄後的訂購單 限額外的採購 10萬元以上的設備招標採購--- 1.請購單黏貼憑證 2.1張估價單 3.機具設備規格明細表 10萬元以上的勞務維護租賃招標採購--- 1.請購單黏貼憑證 2.1張估價單 3.維護租賃項目表 4.勞務契約條款 直接外購議價案--- 1.簽准文件 2.國外廠商報價單(註明付款方式交貨期限) 3.請購單黏貼憑證 4.機具設備規格明細表

23 以下流程本組網頁有刊載 一般的採購(招標案件) 1.請購人接獲開標通知單後,應將當日時段空下以便審
招標前的作業流程: 1.請購單位檢附招標案件會核單、請購單,廠商估價單 及設備規格明細表(勞務維修租賃項目明細表) 送 採購組經辦 送校長核示(校長核准後的請 購單 送回請購單位) 2.請購單位將核准後的招標請購案(注意會核單上有否 需要補充的提示意見)送回本組辦理招標 3.本組接獲案件後進行開標作業資料處理並依案件先 後順序排訂開標日 4.本組上網公告招標資料後會同時發文通知( )請 購單位請購人或經辦人開標日期 開標前的作業流程: 1.請購人接獲開標通知單後,應將當日時段空下以便審 查設備規格 2.請購人因公未能出席者應填寫委任書由代理人攜帶 委任書代為審查規格資料 3.投標截止後未達三家投標時,本組會事先通知請購人 簽請改以比議價方式辦理,若不簽 則將於開標日宣布 流標,退回請購單位酌處或重新再公告 開標時的作業流程: 1.請購人或代理人於排訂開標時間前到開標場所,審查 廠商提出的產品規格 2.規格符合及資格符合時本組將進行開價格標 3.決標後部分文件由請購人或代理人簽章後即完成招 標程序

24 (議價案件) 議價(招標)前的作業流程: 議價(開標)前的作業流程: 議價時的作業流程: 1.依採購法規定得採限制性招標辦理的採購案簽准文
件(到本組網頁參考簽陳範例) 2.請購單位檢附經校長核准可以以議價方式辦理的文 件,請購單,廠商估價單及設備規格明細表(勞務維修 租賃項目明細表)用印後 送採購組經辦審查 送 校長核示(校長核准後的請購單) 送回請購單位 3.請購單位將核准後的議價請購案送回本組辦理議價 手續 4.本組接獲案件後進行議價作業資料處理並依案件先 後順序排訂議價日 5.本組發出開標通知( )給請購單位請購人或經辦 議價(開標)前的作業流程: 1.請購人接獲議價通知單後,應將當日時段空下以便審 查設備規格 2.請購人因公未能出席者應填寫委任書由代理人攜帶 委任書代為審查 議價時的作業流程: 1.請購人或代理人於排訂議價時間前到開標場所,審查 廠商提出的產品規格 2.規格符合及資格符合時本組將進行議價 3.決標後部分文件由請購人或代理人簽章後即完成議 價程序

25 (直接外購議價案件) 議價前的作業流程: 議價時的作業流程: 1.依採購法規定得採限制性招標辦理的採購案簽准文件(到 本組網頁參考簽陳範例)
2.請購單位檢附經校長核准可以以議價方式辦理的文件,請 購單,國外廠商 報價單(註明付款方式交貨期限)(最好採用 信用狀)及設備規格明細表(勞務維修租賃項目明細表)用印 後 送採購組經辦審查 送校長核示(校長核准後的請購 單) 送回請購單位 3.請購單位將核准後的議價請購案加上便條通知本組辦理議 價手續 4.本組接獲案件後進行議價作業資料處理並依案件先後順序 排訂議價日 5.本組發出開標通知給請購單位請購人 1.請購人接獲議價通知單後,應將當日時段空下以便審查設 備規格 2.請購人因公未能出席者應填寫委任書由代理人攜帶委任書 代為審查 議價時的作業流程: 1.請購人或代理人於排訂議價時間到開標場所就部分文件由 請購人或代理人簽章後即完成議價程序 2.如廠商要先收款再寄貨,請購單位要自己承擔風險

26 採購作業的問題 向誰詢問? 一般各系所新進國科會約聘人員處理採購案時一定會發生的問題所以請……. 各位先告知 從本組網頁參考相關項目範例說明
再有問題 請各位採購承辦人員先幫其解決與教導 由各位來電洽詢 總務處各業務組承辦人員

27 結語 千頭萬緒在於 一念之間 感謝各位同仁的參加 希望藉由各位同仁的幫助 讓採購案件的作業處理流程 順暢無礙