實用中文 公　文 授課教師：呂立德.

Presentation on theme: "實用中文 公　文 授課教師：呂立德."— Presentation transcript:

1 實用中文 公　文 授課教師：呂立德

2 公 文 一、公文的意義 二、公文的類別 三、公文結構 四、公文用語 五、令的結構與作法 六、函的結構與作法 七、簽的結構與作法
公　文 一、公文的意義 二、公文的類別 三、公文結構 四、公文用語 五、令的結構與作法 六、函的結構與作法 七、簽的結構與作法 八、公告的結構與作法 九、公文範例

3 一、公文的意義 公文是處理公務的文書，有一定的製作、傳遞程序及格式。 公文的發文與受文者當中，至少有一方為機關。
所謂機關，不限於「公務機關」，也包括一般的「私人機關」，只要它是處理公務，而不是私人的事務。 如民眾與政府機關接洽公務，所使用的文書是公文，民眾與民營公司接洽事務，對該公司而言，屬於公司之「公務」，所用的文書也是公文。

4 二、公文的類別 依「公文程式條例」公文分為六種： (一)令: 公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、 部隊發布命令時用之。 (二)呈:
對總統有所呈請或報告時用之。 (三)咨: 總統與立法院、監察院公文往復時用之。

5 (四)函: 各機關處理公務有下列情形之一時使用： 1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。 4.民眾與機關間的申請與答復時。

6 (五)公告: 各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或 特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於 機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大 眾傳播工具廣為宣布。 (六)其他公文: 其他公文為其他因辦理公務需要之文書， 依行政院祕書處《文書處理手冊》舉例， 計有書函、開會通知單、公務電話紀錄、 手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘 書、證明書、證書或執照、契約書、提案 、紀錄、節略、說帖及定型化表單共十六 種。

7 本書因限於篇幅及實際授課需求，僅選定令、函、簽、公告四種說明。
簽是承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

8 三、公文結構 構成公文的各部分，稱之為公文結構，因公文類別或內容目的的不同，項目會有所增減。 (一)發文機關及文別:
發文機關是發文的主體，文別是 指公文的類別，發文機關必須用 全銜，如「正修科技大學」、 「行政院原住民族委員會」。文 別如「令」、「函」、「開會 通知單」。

9 (二)發文機關資料: 為便利公文收發機關或民眾間相互聯絡 作業，有關相互往來之公文如函等，列 有發文機關之相關資料，包括「地 址」、「傳真」、「電話」、「電子信 箱」及「聯絡人」等。「聯絡人」通常 即為案件承辦人。

10 (三)受文者: 受文者是公文行文的對象，機關應寫全銜 ，個人則寫姓名，姓名後加「先生」、 「女士」或「君」。但公布法律的令， 另有它的形式，不列「受文者」。公告 因為是要使公眾周知，也不列「受文 者」。至於下級機關首長對直屬上級機 關首長的簽，可將受文者寫在本文之 後，只在對方的名銜之前加「謹陳」、 「敬陳」字樣即可。

11 (四)發文日期: 發文日期是公文發出的日期，以中華民 國紀元為準，包括年、月、日。 (五)發文字號: 發文字號是公文發文時編列的一組代字 及號碼，以便於公文的查考及引據。 「字」是承辦單位的代字，由機關自行 訂定。

12 正修科技大學所發出的一份公文，字號為「正工字第0990005168號」，即代表「由工學院 所承辦，於九十九年發出的第5168號公文」。
例如： 正修科技大學以「正工」代表「工學院」。至於「號」是包括年分及流水號的一組數字，通常為十碼，前三碼代表年分，之後為流水號，流水號於每 年一月一日重新起算。 正修科技大學所發出的一份公文，字號為「正工字第 號」，即代表「由工學院 所承辦，於九十九年發出的第5168號公文」。

13 (六)速別: 速別是指希望受文機關辦理本件公文的時 限。公文的速別分為「最速件」、「速 件」及「普通件」，發文機關應確實考量
案件的緩急，註明「最速件」或「速 件」，如為「普通件」則不必填列。 ※※一般公文的處理時限，最速件為一日，速件為 三日，普通件為六日。

14 (七)密等及解密條件: 密等是指公文的機密等級。機密文書 區分為國家機密文書及一般公務機密 文書，國家機密文書的密等分為「機 密」「極機密」「絕對機密」； 一般公務機密文書則列為「密」等級 。不屬機密文書則不必填列。保密期 限或解除機密條件之標示，應以括弧 標示於機密等級之下。其解密條件有 「本件於公布時解密」、「本件至某年 某月某日解密」、「本件於工作完成 或會議終了時解密」等。

15 (八)附件: 附件是隨同公文附帶遞送的物件。附件應註 明內容名稱、媒體形式、數量等；附件有二 種以上者，應分別標以附件一、二、……； 附件未隨文發送者，應予註明；附件以正本 為原則，如需附送副本收受機關，應在「副 本」項內之機關名稱右側註明「含附件」。

16 ◎函採「主旨」、「說明」、「辦法」三段式； ◎簽採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式； ◎公告採「主旨」、「依據」、「公告事項」三段 式。
(九)本文: 即公文的主體。 ◎令可以不分段； ◎函採「主旨」、「說明」、「辦法」三段式； ◎簽採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式； ◎公告採「主旨」、「依據」、「公告事項」三段 式。 ◎但「主旨」一段可完成者，不必強分二段、三段 ；二段可完成者，不必強分三段。

17 (十)正本: 正本是指公文發送的主要對象，可以是一 個機關或人民，或一個以上的機關或人民。 (十一)副本: 公文有分行之必要者，為避免重複辦稿， 可儘量利用副本。使用時機如受理之案 件，主體機關或通案分行之機關用正本， 其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關用 副本。又如收到其他機關來文，一時未能 函復，須向其他機關查詢者，可將查詢行 文之副本抄送來文機關。副本除知會外， 尚須收受副本機關處理者，得於文內「說 明」段加敘請就某一事項予以處理。已抄 送副本之機關單位，如其後續來文，內容 已在前送副本中列明者，即不必再答復。

18 (十二)署名: 署名即在公文之末，由機關首長簽署職 銜姓名，或加蓋印章，以示負責。 上行文應署機關首長全銜、姓名； 平行文及下行文則僅署首長職稱、姓名。 遇有機關首長出缺由代理人代理首長職務時，由代理 人署名； 機關首長因故不能視事，如病假、事假、出國等，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註「代行」二字。

19 (十三)印信: 公文蓋用印信，目的在防止偽造、變造， 以資守信；副本之蓋印與正本同。一般公 文蓋用機關印信的位置，以在首頁右側偏 上方空白處為原則，簽署使用之章戳位置 則於全文最後。不過目前政府單位、學校 等為提升時效，多數公文已採電子交換方 式傳遞，不用印信，而另以具有防偽功能 ，類似密碼的辨識方式處理。 (十四)副署: 副署是依法應副署的人在公文的首長署名 之後，加以署名，以示與首長共同負責之 意。副署不是公文的必備要件，但依法應 副署而未副署的公文，不具效力。

20 四、公文用語 類別 用語 適用範圍 備註 稱謂語 鈞 有隸屬關係的下級機關對上級機關用，如「鈞部」、「鈞府」。 直接稱謂時用。
書寫本類別之稱謂語時，對上級、平行及人民團體均應空一格以示互重。 書寫「職」或自稱名字時，應側書。 「先生」、「女士」、「君」亦用於間接稱謂。 大 無隸屬關係的較低級機關對較高級機關用，如「大院」、「大部」。 貴 對平行機關、或上級機關對下級機關、或上級機關首長對下級機關首長、或機關與人民團體間用之，如「貴府」、「貴校」、「貴會」、「貴公司」。 鈞長、鈞座 屬員對長官、或有隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長用。 台端 機關或首長對屬員、或機關對人民用。 先生、女士、君 機關對人民用。 本 機關或首長自稱，如「本縣」、「本館」、「本局長」。 職 屬員對長官、或有隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長自稱時用。 本人、（名字） 人民對機關自稱時用。 該、職稱 機關全銜如一再提及可稱「該」，如「該局」；對職員則稱「該員」或「職稱」。 間接稱謂時用。

21 四、公文用語 引述語 ……奉悉。 接獲上級機關或首長公文，於引敘完畢時用。 ……敬悉。 接獲平行機關或首長公文，於引敘完畢時用。 ……已悉。
接獲下級機關或首長公文，於引敘完畢時用。 復（來文機關發文年月日字號及文別） 復文時用。 依（依據）（來文機關發文年月日字號及文別或有關法規、契約、……）辦理 告知辦理之依據時用。 ……（發文年月日字號及文別）……諒蒙 鈞察 對上級機關發文後續函時用。 ……（發文年月日字號及文別）……諒達（計達） 對平行或下級機關發文後續函時用。

22 四、公文用語 准駁語 應予照准、准予照辦、准予備查 上級機關對下級機關或首長用。 應予不准、應予駁回、未便照准、礙難照准、應從 緩議
如擬、可、照准、准如所請 機關首長對屬員或其下屬機關首 長用。 敬表同意、同意照辦 對平行機關用。 不能同意辦理、無法照辦、礙難同意、歉難同意 請示語 是否可行、是否有當 通用。

23 四、公文用語 期望及目的語 請 鑒核、請 核示、請 核備、 請 備查、請 釋示、請 核轉 對上級機關或首長用。 請查照、請 查照辦理、請 辦
請 鑒核、請　核示、請　核備、 請 備查、請 釋示、請 核轉 對上級機關或首長用。 請查照、請 查照辦理、請 辦 理惠復、請 查照惠復、請 查照轉知 對平行機關用。 希查照、希照辦、希辦理見復、希 查明見復、希請查照轉知、 請照、請 照辦、請辦理見復、 請 查明見復、請 查照轉知 對下級機關用。 附送語 附陳、檢陳 檢送、檢附、附送 對平行及下級機關用。

24 五、令的結構與作法 令有公布法律、發布法規命令及人事命令二種。 (一)公布法律、發布法規命令: 1.令文可不分段，敘述時動詞一律在前。 如：
訂定「○○○施行細則」。 修正「○○○辦法」第○條條文。 廢止「○○○辦法」。 2.公布法律、發布命令應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。

25 (二)人事命令: 1.人事命令包括任免、遷調、獎懲。 2.基於文書簡化原則，人事任免等例行案件，宜用定型稿。

26 六、函的結構與作法 函是最常使用的公文類別:
(一)函的結構　採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式。可用「主旨」一段完成者，不必作成二段、三段；可用二段完成者，不必作成三段。 1.主旨: (1)為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求 具體扼要。 (2)「主旨」為必要段落，不分項，文字緊接段名 冒號之後書寫。 (3)概括之期望語「請　核示」、「請　查照」 等，列入「主旨」，不在「說明」、「辦法」 段內重複。 (4)訂有辦理或復文期限者，宜在「主旨」內敘 明。

27 2.說明: (1)當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細 之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段 說明。 (2)說明僅一項時，文字緊接段名冒號之後書寫 ，如分項條列，應另列縮格書寫。 3.辦法: (1)向受文者之具體要求無法在「主旨」內簡述時 ，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用 「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事 項」等名稱。 (2)「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於 繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。

28 (二)函的作法: 1.擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及 字號，俾便查考。 2.文末首長簽署、敘稿時，首長職銜之後可僅「姓」，名 字則以「○○」表示。如：董事長　吳○○。 3.文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，達到「簡、淺、明、確」的要求。 4.簽辦公文應簽名或蓋職章，並註明時間，以明責任。如：六月三十日下午四時二十分寫作0630/1620。

29 5.文稿如有添註塗改，應於添改處蓋章。 6.公文及原稿有一頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。 7.文稿各段分項標號應另列縮格以全形書寫，而其中之括號則為半形，依層次依次為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)、……，1、2、3……，(1)、(2)、(3)、……。舉例如下：

30 一、依據中華民國八十九年八月十六日院頒「文書處理手冊」第八十點第一項有關一般公文處理時限規定：
(一)一般公文： 1.最速件：一日；速件：三日；普通件：六日。 2.限期公文： (1)來文或依其他規定訂有期限之公文，應依 其規定期限辦理。 (2)來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾 文中所訂期限者，該文得以普通件處理時 限辦理。

31 (3)變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。
3.涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。 8.中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 9.阿拉伯數字、外文字母及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。 ＊以上3以下不僅為函的製作原則，也是公文製作的一般原則。

32 七、簽的結構與作法 簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級了解案情，並作抉擇之依據，分為下列二種：
(一)機關內部單位簽辦案件　依分層授權規定核決，簽末 不必敘明陳某某長官字樣。 (二)下級機關首長對直屬上級機關首長　文末得用「敬陳　 ○○長官」字樣。 (三)簽的結構　採用「主旨」、「說明」、「擬辦」三段 式。

33 1.主旨: 扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分 項，一段完成。 2.說明: 對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處 理方法之分析，作簡要之敘述，並視需要分項條 列。 3.擬辦: 為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處 理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條 (四)簽的作法: 1.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複說明。 2.簽宜載明年、月、日及單位。

34 八、公告的結構與作法 (一)公告的結構 分為「主旨」、「依據」、「公告事 項」三段。可用「主旨」一段完成者，不必作成二 段、三段。
(一)公告的結構　分為「主旨」、「依據」、「公告事 項」三段。可用「主旨」一段完成者，不必作成二 段、三段。 1.主旨: 應扼要敘述公告之目的和要求，其文字緊接段名 冒號之後書寫。 2.依據: 應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文 名稱或機關來函。

35 3.公告事項: 應將公告內容分項條列，冠以數字，另列 書寫。公告內容僅就「主旨」補充說明事 實經過或理由者，改用「說明」為段名。 (二)公告的作法 1.一般工程招標或標購物品等公告，得用表格處理，免用三段式。 2.公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於機關公布欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字右側空白位置蓋印。

36 九、公文範例 令（公布法令）

37 令（人事命令任免）

38 令（人事命令獎懲）

39 函（下行文、三段）

40 函（平行文、二段）

41 函（上行文、一段）

42 簽（機關內簽用）

43 簽（下級機關首長對上級機關首長用）

44 公告

45 （附）公文紙格式

46 公文習作 99高考三級 試擬法務部致所屬各檢調機關函：邇來頻傳兩岸不法集團透過各種管道，蒐集、買賣民眾個人資料，從事詐騙行為，導致社會人心惶惶，應積極查緝，掃蕩不法，有效維護民眾身心、財產之安全。 98高考三級 試擬內政部致各縣政府函，為鑑於臺灣社會日益工業化與商業化結果，導致青年勞動人口紛紛集中都會地區謀生發展，形成鄉村地區老人與幼兒人口偏多問題；爰請各縣政府加強推動鄉村地區老人及兒童照護服務之創新性措施，以建構健全之社會安全體系。

47 公文習作 98普考 鑑於去（九十七）年卡玫基及辛樂克等颱風造成臺灣地區嚴重水患及土石流災情，行政院劉院長於院會聽取相關檢討報告後，就目前救災及防汛整備提示加強辦理。行政院院會爰決定：請內政部督導地方政府辦理，並請相關部會配合。試擬內政部致各直轄市、縣市政府函（副知相關部會），請加強辦理減災及防汛整備，以提升防災能力，並將災害降至最低。 97高考三級 試擬經濟部能源局致全國各機關學校函：鑑於全球暖化對環境永續威脅日益嚴重，特配合「世界環境日」，推動夏月「全民節能減碳從燈做起」運動，倡導全民養成隨手關燈生活習慣，朝向低碳經濟與低碳生活，以紓緩全球氣候變遷危機。

48 公文習作 97普考 行政院衛生署依據民國96 年7 月11 日修正公布之「菸害防制法」第35 條第2 項規定，自公布後18 個月施行，將對政府機關、各級學校、醫療機構、大眾運輸、金融機構、旅館、商場、餐飲店或三人以上共用之室內工作等公共場所全面禁菸。試擬該署致全國各機關學校函， 請宣導確實遵守各公共場所全面禁止吸菸。

49 公文習作 98地方特考三等 試擬○○縣政府致所轄各鄉鎮市公所函：為促進本縣整體之觀光事業發展，請各鄉鎮市依其自然資源、人文特色與地理環境的特殊性，研擬適切且聚焦的發展計畫，於文到一個月內函送本府彙整，用為後續推動之依據。 98地方特考四等 試擬行政院環境保護署致各縣市政府函：請研擬具體措施，提倡並推動節能省碳的觀念與做法，並於三個月內將具體成果報署備查。

50 公文習作 98地方特考五等 試擬○○縣市政府致所屬各級學校函，請配合宣傳「地方文化節」相關活動，鼓勵師生踴躍參加。 97地方特考三等
試擬行政院文化建設委員會致各縣市文化局函：為獎勵保存地方文化，請選薦 貴縣（市）各類劇團參加本會「金劇獎」選拔。 97地方特考四等 試擬行政院衛生署致所屬機構函：請確實加強食品衛生檢驗，避免再發生中毒事件，以維護全民健康。

51 公文習作 97地方特考五等 試擬教育部致全國各級學校函，請加強有關智慧財產權之宣導，避免侵權行為以提升國民素質。 96地方特考三等
請試擬教育部致全國公私立學校為強化學生多語能力，推動語言平等，訂定每周一天為「母語日」，鼓勵老師以母語教學，學生以母語交談之公文函。

52 公文習作 96地方特考四等 試擬教育部致全國各地方政府教育主管單位函：外籍配偶有逐年增多趨勢，請研擬輔導外籍配偶學習本國語言、認識本國文化的有效辦法，以利其盡速融入臺灣社會，並請確實施行。 96地方特考五等 國家圖書館函各公私立大學：「臺灣語言、文學與文化」是近年來重要之研究領域。其相關之碩、博士論文，極具典藏價值，請惠贈兩套，以供典藏。

53 下課啦