國立中正大學 教職員工差勤管理實務及 線上差勤無紙化作業系統操作

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1 國立中正大學 教職員工差勤管理實務及 線上差勤無紙化作業系統操作
國立中正大學 教職員工差勤管理實務及 線上差勤無紙化作業系統操作 講師：人事室 王家韵 主任 2013年 12月 23日

2 講解大綱 壹、本校現行紙本假單 貳、推動線上差勤系統目的 參、系統設計概念說明 肆、請假、出差及出國相關規定 伍、主管核假常見問題
陸、同仁請假常見問題 柒、Q & A

3 壹、本校現行紙本假單 假別：17種 附表：現行公務人員、教師、專案工作人員、技工工友各類假別一覽表▲
事假、家庭照顧假、病假、生理假、延長病假、婚假、喪假、產前假、娩假、流產假、陪產假、哺乳、捐贈骨髓或器官假、公假療傷、休假、補假（加班補休息）、公差補假（因假日公差補休）

4 壹、本校現行紙本假單 101年本校紙本假單數量 假別 非公假 (休、事、補休) 公假 出差 出國 加班 合計 筆數 20,549 2,637
12,711 1,061 7,742 44,700

5 ◎目的：節省人力、物力且簡化工作流程、提升行政效率
貳、推動線上差勤無紙化系統計畫 ◎目的：節省人力、物力且簡化工作流程、提升行政效率 紙本式與電子差假管理比較表 項目 紙本式差假管理 電子式差假管理 1.差假申請地點 限於本校申請 申請時、地不受限制 2.差假單填寫 填寫欄位易疏漏 系統自動檢誤及提醒 3.節能減紙 無法減少紙張 落實環保，節省紙張及印刷成本 4.傳遞方式 須有專人分發及遞送 內部網路傳送，無須人員遞送 5.流程掌控 送請簽核後無法查詢 可於系統查詢流程進度 6.節省人力 紙本表單人工歸檔 資料自動轉入資料庫，不需人工歸檔 7.快速查詢及統計 人工統計及製表速度慢 即時查詢各類表單的統計及明細資料

6 貳、推動線上差勤無紙化系統計畫 103年1月6日 一、推動時程 階段 試辦時程 試辦單位 適用對象 第一 102年11月18日 至
102年12月15日 10個單位： 校長室、副校長室、總務處、研發處、秘書室、電算中心、主計室、人事室、文學院及管理學院(含系所) 教師、職員、工友、專案工作人員，約388人 第二 103年1月6日 全校各單位 教師、職員、工友、專案工作人員，約1,053人 第三 預計103年8月1日 加上研究計畫 專、兼任助理， 約3,500人

7 貳、推動線上差勤無紙化系統計畫 二、適用假別 階段 試辦時程 適用假別 第一期 102.11.18 起
一、請假：休假、事假、寒暑休、補假(加班補休息） 請假：公假（經人事室審核） 二、出差（經人事室審核） 三、出國（經人事室及主計室審核） 第二期 預計 (視全校上線情形調整時程) 一、短程公出單、加班單、出勤未刷卡證明單 二、特殊假別： 延長病假、病假、生理假、家庭照顧假、婚假、喪假、娩假、產前假、流產假、陪產假、哺乳、捐贈骨髓或器官假、公假療傷、停止辦公假、原住民歲時祭歲假、公差補假、保留休假、專案人員另謀工作假

8 參、系統設計概念說明 一層決行：校長核定 一、不限天數 1.校長、副校長、院長、一級行政主管之假單 2.系所主管出國(經各學院院長)。
　1.校長、副校長、院長、一級行政主管之假單 2.系所主管出國(經各學院院長)。 二、連續請假超過5日(第6日起)之假單 三、特殊情事 二層決行：單位主管核定 一、一級主管、院長核定：5日內（含) 假單 二、系所主管核定 1.5日(含)以內之假單 2.不限天數：教師計畫案出差、 教師寒暑假自費出國 請假人 職務代理人 二層：單位主管 會簽單位 一層：校長 8

9 參、系統設計概念說明 請假人 一層決行：連續請假超過5日(第6日起)假單 職務代理人 二層：單位主管 會簽單位 一層：校長 9

10 參、系統設計概念說明 請假人 二層決行：5日內（含) 假單 職務代理人 二層：單位主管 會簽單位 (人事室) 10

11 參、系統設計概念說明 假單陳核之期限 ※假單經核准後，請假人方得離校。 （一）一層決行：5日內完成。 （二）二層決行：3日內完成。
假單陳核之期限　　　※假單經核准後，請假人方得離校。 （一）一層決行：5日內完成。 （二）二層決行：3日內完成。 兼任行政職務教師之假單簽核，以行政單位之流程為主。 　未兼行政職務教師之假單簽核，以教學單位之流程為主。 （教師兼任二級主管者，職務代理人應為該行政單位之主管或職員，而非該系所其他教師。） 未符規定之問題件一律退回申請人，申請人須刪除原假單，再重新請假，流程需重跑一次以產生新的假單編號，請申請人確認請假程序無誤後再送出流程。 　

12 參、系統設計概念說明 職務代理設定問題： 可設定為3人，未兼行政職教師的代理人可選擇「無」。
請假人員應覓妥職務代理人，假單核准後方得離校 (請假人員離校前請進公文系統設定職代) 本校職務代理原則如下，並請所屬主管確實查核： 1.一級主管及簡任職人員請假時，不得由委任職人員或專案工作人員代理。 2.二級主管請假時，不得由專案工作人員代理。 （教師兼任二級主管者，職務代理人應為該行政單位之主管或職員，而非該系所其他教師） 3.因特殊狀況，無合適人員可代理時，可跨單位請同職務等級人員為職務代理人(如一級單位各組組長可互為代理，或請其他一級單位組長代理)。 請假人 職務代理人 二層：單位主管 會簽單位 一層：校長 12

13 參、系統設計概念說明 會簽單位: 教務處：教師調課補課單 1.有課:教師請假期間課程應妥適安排，請上 傳調課補課單，紙本另請送至教學組審核。
請假人 會簽單位: 教務處：教師調課補課單 1.有課:教師請假期間課程應妥適安排，請上 傳調課補課單，紙本另請送至教學組審核。 2.無課:事由欄請註明「無課」,以利主管審核。 人事室、總務處： 1.邀請函、會議日程表 2.未提前十日申請出國理由表(未提前申請者) 3.因公出國人員搭乘外國國籍航空公司班機申請書 4.赴大陸地區(港、澳、蒙古除外)應附證件 5.其他證明資料(觀光或探親者免附證明文件) 主計室：公費出國申請案件(自費者免會） 職務代理人 二層：單位主管 會簽單位 一層：校長 13

14 ◎證明文件之夾帶— PDF格式 參、系統設計概念說明 可夾帶5個檔案，每個檔案300 K
1.掃描請用最小解析度 100 dpi，約A4 三頁內容 2.一般影印機解析度 為150 dpi ，約A4二頁內容 (一)申請公假、出差應檢具相關資料：一律經人事室。 1.邀請函、會議日程表(註明會議日期以供判別) 2. 調課補課單(請假事由請註明「無課」,以利主管審核。) 3.其他證明資料 ◎國立中正大學教職員工（含專案工作人員）請假、出差注意事項▲

15 參、系統設計概念說明 ◎證明文件之夾帶— PDF格式 (二)申請出國應檢具相關資料： 1.邀請函及會議日程表(註明會議日期以供判別)
2.調課補課單(請假事由請註明「無課」,以利主管審核） 3.未提前十日申請出國理由表(未提前申請者) 4.赴大陸地區（港、澳、蒙古除外）應檢附證件 5.因公出國人員搭乘外國國籍航空公司班機申請書 (核銷時才須檢附) ◎國立中正大學教職員申請出國注意事項▲

16 參、系統設計概念說明 ◎證明文件之夾帶— PDF格式 (二)申請出國應檢具相關資料：
4.因公或簡任第十一職等以上公務員及特定身分人員進入大陸地區申請表 1.請於差勤系統「出國管理」項下填寫本表，列印並自行傳真至內政部入出國及移民署。 2.請於出國前一週列印本表(核完機關官防後)，逕傳真至內政部入出國及移民署（傳真： ），並致電確認（電話： 轉3102），如未經許可逕赴大陸地區者，將有受罰鍰之虞。

17 參、系統設計概念說明 ◎銷假規定 1.審核中假單：
請假、出差、出國假單送入流程後就不能修改，但可請下一流程人員點選「當事人取消」鍵，當事人再至網路版差勤系統刪除該假單。 2.已審核完成的假單 必須至人事室表單下載填寫銷假單，將紙本銷假單送至人事室，才可刪除該假單。(維持現行紙本作法)

18 肆、請假、出差及出國相關規定 ◎法源依據 一、教師(含兼任行政職務教師)：依「教師請假規則」辦理 二、職員：依「公務人員請假規則」辦理。
三、工友：依本校「工友工作規則」辦理。 四、專案工作人員：依本校「專案計畫工作人員工作規則」 　　、「勞基法」及「勞工請假規則」等相關規定辦理。 ◎國立中正大學教職員工（含專案工作人員）請假、出差注意事項▲ ◎國立中正大學教職員申請出國注意事項▲ ◎人事室網頁／人事法規／八、差假（九、出國）

19 肆、出國報告上傳作業 返國二個月內，經費核銷前，繳交出國報告 出國人 繳交出國報告 紙本出國報告(出國報告電子檔規格)、出國審核表
經費來源：本校預算、國科會提成管理費、在職專班經費、 建教合作 (廠商或合作對象未收報告者) 等。 繳交出國報告 返國二個月內，經費核銷前，繳交出國報告 紙本出國報告(出國報告電子檔規格)、出國審核表 人事室審核 將出國報告、校長核章後出國審核表 上傳至公務報告資訊網 教師上傳報告 經人事室點收無誤後(如有誤將退回修正)； 再經教育部點收無誤後(如有誤將退回修正) 點收、修正 教育部點收無誤開放後即完成出國報告上傳作業， 始可進行核銷作業 核銷作業 19

20 伍、主管核假常見問題 一、請假單未附證明者，請駁回申請。 二、請假日期與證明所載日期不符，請駁回申請。
（一）邀請函、會議日程表(請註明會議日期，以利判別) （二）調課補課單1.有課：調課補課單一定須上傳。 　　　　　　 　2. 無課：請於請假事由註明，以利主管審核。 三、判別假別合理性：奉派與否、公差、公假、加班是否核實 是否正常出勤、出勤未刷卡證明單 四、請注意同仁是否落實職務代理制度。 ◎未符規定之問題件應一律退回申請人。 ◎申請人應刪除原假單，請假流程需重跑一次。

21 陸、教職員同仁請假常見問題 一、公假申請誤為出差申請 公假簡易判別：學習性質的活動 1.參加訓練、講習或參加屬訓練或講習性質之各項研
習會、座談會 、研討會、檢討會、觀摩會、說明會 2.有公務人員研習時數。 出差簡易判別： 　執行一定職務，或代表機關出席各項會議或活動。 ◎國立中正大學教職員工（含專案工作人員）請假、出差注意事項▲

22 陸、教職員同仁請假常見問題 二、國內差旅報支一覽表 275 250 550 500 項目 交 通 費 每日膳雜費 每日住宿費 供兩餐以上
未供餐、 僅供一餐 供宿 未供宿 無單據 未供宿有單據 (覈實之上限) 簡任 薦任 出差 覈實報支 275 250 550 500 800 700 1600 1400 公假 (具公差 性質)

23 陸、教職員同仁請假常見問題 三、公假、出差路程日數計算 出差地點 核給 日數 備註 苗栗以南及高雄以北地區 （含苗栗、高雄） 0日
以實際執行業務日數核給公假日數； 惟苗栗、高雄兩地上午時段之活動，酌給前1日下午路程。 東部(宜蘭、花蓮、台東)、離島地區 2日 酌給前後各1日路程，僅有半日之活動，活動前後路程不得超過2日。 新竹以北及屏東以南地區 1日 酌給前1日路程，僅有半日之活動，酌給活動前後各半日路程

24 陸、教職員同仁請假常見問題 出國人員請至差勤系統「出國管理」項下辦理出國請假手續，免再另填出差假單。
教職員出國開會、訪問、考察、觀摩等出席會期加上途程往返時間，途程前後往返時間最高標準： 　（一）亞太地區前後各1天。 　（二）歐洲、北美洲地區前後各2天。 　（三）中南美洲、非洲地區前後各3天。 　（四）澳洲、紐西蘭、大洋洲前後共3天。 ※僅補助出國當天、開會、訪問、考察、觀摩期間及回國當天生活費。 ◎國立中正大學教職員申請出國注意事項▲

25 路程 12/2,3 路程 舉例：A師參加國際研討會(出國時間 12/1-12/11) 此例會出現第二種假別(出國假別可填3種不同假別)
二、出國日數計算 舉例：A師參加國際研討會(出國時間 12/1-12/11) 此例會出現第二種假別(出國假別可填3種不同假別) 1.公假：12/2-12/9(含路程：赴美國開會為前後各2天) 2.事假或休假(有無兼行政職區分)：12/1及12/11 (共2天) 3.假日：12/10(不計) 如 A師除研討會外仍有須蒐集資料、訪問學者、研究等需要，請於出國申請備註欄填寫，將可視實際需求延長公假時間。 路程 12/2,3 會議時間 12/4～12/7 路程 12/8,9 事休假 12/1 假日 12/10 事休假 12/11

26 陸、教職員同仁線上請假常見問題 一、如何請假？ 二、如何上傳附件？ 三、如何列印需核銷之差假單？ 四、如何將假單退回申請人？ 五、如何刪除假單？ 六、如何設定環境？

27 Do You Need Help ? 您需要幫忙嗎? 無紙化作業系統自103年1月6日起全校上線。
設置「教職員工線上差勤無紙化作業系統專區」 ，方便同仁查閱各項訊息。 訓練專案工讀生，於上線期間協助解決同仁實際 操作之各類問題，請洽18125。

28 柒、Q&A

29 報告完畢 謝謝聆聽