归档文件整理介绍.

Presentation on theme: "归档文件整理介绍."— Presentation transcript:

1 归档文件整理介绍

2 档案工作前提条件 三纳入、四同步、四参加。 有完善的公文管理制度并严格执行。
按制度管理公文，这是档案收集完整的前提条件。有完善的档案工作管理制度。 对于档案的收集整理、日常管理、借阅利用等工作作出明确的规定。 有完善的档案工作管理网络。 确定分管领导、主管领导、专职档案员或兼职档案员，责任到人。

3 三纳入 四参加 四同步 “三纳入” 即档案工作纳入到单位工作计划；纳入到领导工作议事日程；纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制中。
“四参加”即档案人员参加产品鉴定会；参加科研课题审定会；参加工程项目验收会；参加设备开箱验收。 “四同步”即各单位在下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料的形成情况同步；评审鉴定成果与验收、鉴定档案材料的完整、准确、系统情况同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

4 档案工作的前提 建立档案工作管理网络，明确责任 分管领导 主管领导（办公室主任） 专职档案员 各科室 兼职档案员 各科室 兼职档案员 各科室

5 《归档文件整理规则》简介 2001年1月1日起实施的档案行业标准。
2015年10月25日重新发布，2016年6月1日起执行《归档文件整理规则》 (DA/T 22—2015) 代替(DA/T 22—2000)

6 在2000版的基础上进行了改进 1、标准适用范围由纸质文件扩展到纸质和电子文件。归档文件即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 2、增加归档文件档号编制 3、明确装订方法 4、统一为件号，去掉馆编件号 5、调整归档章和编目项目 6、增加了编制页码的要求

7 适用范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
事业单位、企业单位部分档案可以参考此规则。如：行政管理类、党群管理类、生产管理类、经营管理类等管理类文件。 适用于所有单位文书档案整理，其他门类的档案可以参照执行。有特殊规定的除外。

8 案卷与归档文件的区别 案卷：由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位。
归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件：归档文件的整理单位。

9 案卷与归档文件的区别 归档文件 案卷

10 案卷

11 归档文件

12 新旧两种整理方法的比较 传统立卷方法 优点： 1、便于管理，不易散失。 2、在手工检索下， 便于连锁查找。 缺点： 1、人为因素过多。 2、手工劳动量大，工作效率过低。 3、利用不方便。 改革后的立卷方法 优点： 1、立卷方法简单、易学、易用。 2、提高了工作效率。 3、提高了档案检索利用的效果。 4、便于计算机管理。 缺点： 1、易散失，不便于管理。 2、对于手工检索，利用时稍显繁琐。

13 立卷改革 2001年开始立卷改革，《归档文件整理规则》执行。 新规则的优点： 1、简化了整理。 无需再拟写案卷标题； 无需再组合案卷；

14 归档文件整理原则： 1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

15 纸质归档文件的整理流程 组件---修整---装订—分类—排列—编号—编页—编目---装盒---排架 电子归档文件的整理环节 组件—分类---排列—编号—编目—格式转换—元数据收集—归档数据包组织—存储

16 纸质归档文件整理的八个步骤 一、区分全宗 ； 二、组件和装订； 三、分类； 四、文件排列； 五、编制档号； 六、编目； 七、装盒；
八、排架。

17 一、区分全宗

18 什么是全宗 全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。
它的基本涵义有三点，即全宗是一个有机整体，全宗是在一定的历史活动中形成的。全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

19 确定哪些文件材料应该归档 机关可参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）划定本单位归档范围。
第十二条，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

20 确定哪些文件材料应该归档 企业可参考《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号令）划定归档范围。
第十六条 ，地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级档案行政管理部门同意后执行。 医院、学校等事业单位可以按相关规定。

21 需要归档的文件 （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

22 原则：以“我”为主 以本单位为主 （1）上级制发，需要贯彻执行的文件，一般都是针对本单位，需要本单位自身执行的。 （2）本单位制发的所有文件。 （3）同级或非隶属机关制发的，需要本单位贯彻执行的文件材料 （4）下级机关报送的文件材料。

23 本机关不需要归档的文件 （一）上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

24 本机关不需要归档的文件 （二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

25 本机关不需要归档的文件 （三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

26 不归档文件的处置办法 制订不归档文件的处置制度，包括不归档文件的范围和处置方法。 首先，这部分文件进行鉴定和登记；
第二，留出备查时间，一般存一到两年； 第三，按照严格程序进行销毁（登记造册，监督销毁）； 第四，留存销毁清册； 部分无密级文件留在相关科室使用。

27 二、组件和装订

28 1、组件： 归档文件一般以每份文件为一件。要正确理解“件”的概念，并不是指单独一份文件。 以下的几种情况下，应当将文件保存为1件：

29 应当将文件保存为1件的情况 （1）正文和附件； （2）文件正本和底稿； 目前由计算机打印出的底稿清样可能与正文完全一样，此底稿清样也需要保存，OA系统要求打印底稿，领导补签后保存。 法律法规等重要文件的历次修改稿应全部保存。

30 应当将文件保存为1件的情况 （3）转发文件与被转发文； （4）原件与复制件（手抄体或复印件、传真件等）为一件； （5）正本与翻译本为一件（中文本与外文本、少数民族文字文本与汉文文本）；

31 应当将文件保存为1件的情况 （6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；
（7）会议纪要或会议记录一般一次为一件（如果是用一般散纸记录的），如果是用记录本记录的，可保存为一件；简报、周报等材料一期为一件； 不能跨年度保存成一件。

32 应当将文件保存为1件的情况 （8）来文与复文（请示与批复）可以共同保存为一件。批复放在前面。也可以分别保存为两件。如果请示与批复文件相隔时间过长，甚至跨年度的，应该保存成两件。在备考表和目录中说明批复的档号，指明存在哪个位置。

33 应当将文件保存为1件的情况 （9）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。（文件与文件处理单、拟办单、发文稿纸、传阅单、领导批示的签批条等）

34 应当将文件保存为1件的情况 行政审批、处罚等材料：机关行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料，以及行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，一次审批或处罚材料之间联系紧密，如各自组件会影响档案的检索利用。一般情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。 或保存为行政执法案件档案。

35 2、件内文件排序 发文：正本+发文稿纸+定稿 收文：文件处理单+收文
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

36 3、修整 装订之前对文件进行修整： 修裱破损文件。 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。 去除金属钉、曲别针、大头针等易腐蚀性金属物。 一些纸幅比较大的文件，比如图表等进行折叠。纸幅比较小的要进行托裱。规整页面到A4纸大小。

37 4、装订 归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。 如果装订处太窄，可以加上纸质衬边，然后再装订。

38 装订要求 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

39 装订方法 （1）线装法（推荐使用）： 三孔一线法，适合较厚的文件，在左侧装订。 直角装订法，适合较薄的文件，用在左上角装订。
永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。

40 三孔一线法 ①确定三个孔的位置 ②从背面穿入中 间的孔

41 ③依次从上、下两个孔穿过，再回到中间的孔。

42 ④线的两头在背面抱住中间的线打结

43 正面效果

44 直角装订法

45 正面效果图

46 背后打结

47 另一种直角装订法 1 2

48 3 4

49 修剪线头 正面效果

50 其它装订方法的优劣 缝纫机轧边装订：易损坏不推荐使用 不锈钢订书钉装订：可用于永久档案
不锈钢夹装订：易在盒内一侧堆厚，浪费空间，并使文件变形 浆糊装订：不可用化学浆糊 无酸纸封套：易散失，建议先装订，再封套

51 5、编页 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 文件中有图文的页面为一页。

52 三、分类

53 1、年度分类法 将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

54 2、机构（问题）分类法 机构分类法是根据机关内部设置第一层机构（处、室）对归档文件进行分类，哪个机构形成、阅办的文件就归哪个处室。
问题分类法是按照文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类。主观性强，慎重采用。 机构分类法和问题分类法不可同时使用。

55 3、保管期限分类法 按文件划定的保管期限分类 （1）2001-2006年，分为永久、长期、短期
（2）2007年以后，分为永久、30年、10年

56 保管期限的新旧区别 永久、30年、10年不能与永久、长期、短期简单对应，有部分文件的保管期限延长了，例如，上级机关制发的重要文件材料从长期变为永久，有关于固定资产，涉及经济利益的文件由长期改为了永久，也有部分文件本是短期，在新的分类方法中分在30年。中间地带减少，尽量完整地保管自身单位的文件。

57 确定保管期限的依据 机关可参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）划定本单位归档范围。
企业可参考《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号令）划定归档范围。 医院、学校等事业单位可以按相关规定。

58 如何确定保管期限 永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

59 如何确定保管期限 定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

60 4、复式分类法 任何一种分类方法都不可单独使用，须两种以上结合。 归档文件一般采用： 年度—机构（问题）—保管期限
年度—保管期限—机构（问题）

61 选择分类法 选择分类方法时，年度、保管期限是必选项，任何一种复式分类方法必须具备，也即是任何机关整理归档文件都必须分年度、分保管期限进行。
将必选项（如年度与保管期限分类法）和选择项（如问题分类法）科学的结合组成复式分类法。

62 一般采用的分类法： 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。
年度－保管期限分类法

63 四、文件排列

64 四、排列文件 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

65 五、编制档号

66 档号编制的五个原则 唯一性原则：一个档号指向一个件； 合理性原则：与整理分类体系相适应； 稳定性原则：一经确定，不随意改变； 扩充性原则：留有适当空间，以便扩充； 简单性原则：编号项目应精简，以节省存贮空间，提高存贮效率。

67 档号的结构 档号的结构宜为： 全宗号－档案门类代码·年度－保管期限－机构（问题）代码－件号。

68 上、下位代码之间用“—”连接，同一级代码之间用“·”隔开。
如： Z109－WS·2011－Y－BGS－0001

69 档号按照以下要求编制 a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 编制。 b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

70 档号按照以下要求编制 c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

71 档号按照以下要求编制 明确档号为新版规则增加的内容
e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。 明确档号为新版规则增加的内容

72 档号章：归档文件在首页上端空白位置加盖档号章并填写相关内容

73 档号章

74 新旧对比 √ 新规则将 “室编件号” “馆编件号”合为“件号”，增加了“页数” X ↑ 新 ↑ 旧 ↓

75 归档章示例 示例一 示例二

76 六、编目

77 编制归档文件目录 逐件编制目录。来文与复文为一件时，对复文的编目应体现来文的内容。 互见号

78 目录格式 归 档 文 件 目 录 永久 1 序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注

79 归档文件目录格式

80 例子： 序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注 1 2 Z109-WS·2011-Y-BGS-0001 ××局办公室
××局关于召开贯彻落实××××会议的通知 机密2年 6 2 Z109-WS·2011-Y-BGS-0002 ×〔2011〕9号 ××局馆室司 ××局关于进行数字档案室试点工作的批复[及请示] 9

81 归档文件目录格式 A4纸，横向设置，用软件或者电子表格。
归档文件目录需要纸质和电子两种版本。纸质归档文件目录装订成册。需要编制封面，归档文件目录封面宜采用与归档文件目录不同颜色的纸张打印。 归档文件目录每年按照分类方案装订成册。

82 归档文件目录的填写 a）序号：填写归档文件顺序号，年度小流水。 b）档号：如前述。 c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。 d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

83 归档文件目录的填写 f) 日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。
g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 h) 页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。 i) 备注：注释文件需说明的情况。

84 目录封面 归档文件目录 全 宗 号_______ 全宗名称___________ 年 度__________ 保管期限___________
全 宗 号_______ 全宗名称___________ 年 度__________ 保管期限___________ *机构(问题)_____

85 我市档案整理要求盒内装一份目录。

86 七、装盒

87 装盒注意事项 按件号顺序装盒，切勿把不同年度和不同保管期限的混装。 背脊及封面的填写：要求整洁，美观。
（1）封面上的立档单位名称可盖章，或定制印刷。 （2）背脊尽量不用手写，可用数字章或整体打印后贴在背脊上。

88 档案盒 规格：310MM长，220MM宽，盒脊厚度20MM，30MM，40MM，50MM，也可根据需要特别定制。 档案盒用纸：无酸纸

89 档案盒：封面标注全宗名称

90 全宗名称印章

91 盒面效果

92 盒脊 档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号等必选项，设置机构（问题）为选择项。

93 盒脊与盒底式样

94 背脊或盒底格式 新 √ 旧 X 全宗号 年度 保管期限 *机构（问题） 起止 件号 盒号 全宗号 年度 保管期限 *机构（问题） 起止 件号
新 √ 全宗号 年度 保管期限 *机构（问题） 起止 件号 盒号 全宗号 年度 保管期限 *机构（问题） 起止 件号 室 馆 盒号 旧 X

95 盒脊 档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号等必选项，设置机构（问题）为选择项。

96 装盒 1、将归档文件按照顺序装入档案盒，不同年度、保管期限、机构（问题）的归档文件不能装入同一个档案盒 2、标注档案盒封面、盒脊 3、编制备考表

97 盒号的编写： 国家档案局8号令对档案的保管期限做了重新规定，因此盒号的编写需要注意：
（1） 年的档案，保管期限为永久、长期、短期，三个保管期限的盒号都从1开始，大流水顺延，长期和短期至2006年终止。 （2）2007年到现在的档案，保管期限改为永久、30年、10年，永久接2006年继续顺延，30年和10年的从1开始向后顺延。

98 备 考 表 盒内文件情况说明： 整理人： 年 月 日 检查人： 年 月 日

99 编制备考表 a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 c）整理日期：归档文件整理完成日期。 d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

100 八、排架

101 排架： 分开保管期限排列，留出一定的余量。 排架方向：按照阅读的方向，每行从左到右，密集架每组从左到右。

102

103 密集架排架

104 结束语 归档文件整理方式较过去更加简单易学，工作量也比立卷少了很多，但是档案工作仍然需要足够的耐心、细心和高度的责任心，我们的档案室也要有完善的管理制度，才能使我们档案工作更加完美，并在各项建设工作中发挥更大的作用。 单位执行严格的公文管理制度，收、发文按照正规程序进行，有利于档案的收集整理。 建议各单位每年及时整理，切勿累积，容易丢失文件，造成收集不齐全，增大工作量。

105 参考资料 《归档文件整理规则》DA/T 国家档案局令 第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

106 推荐资料： 1、《数码照片归档与管理规范》 DA/T 50—2014 2、《会计档案管理办法》 中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号