第六章 幼兒園的總務行政 第六章.

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1 第六章 幼兒園的總務行政 第六章

2 第一節 財務管理 壹、財務管理的基本認識 財務管理主要是提供幼兒園的財務營運狀況,給相關人員決策之參考資料
第一節 財務管理 壹、財務管理的基本認識 財務管理主要是提供幼兒園的財務營運狀況,給相關人員決策之參考資料 財務管理因使用的目的不同,分兩大系統

3 內部資料: 幼兒園的經營管理系統 外部資料: 注重幼兒園的財務狀況及經營成果之評估

4 表6-1 會計科目類別

5 表6-2 會計科目總表

6 表6-3 進銷存貨之往來單位

7 表6-4 學費結帳

8 貳、財務管理資訊系統化 管理資訊系統化,一般稱為應用程式,也有人稱之為系統 財務管理系統扮演著幼兒園財務系統的特色,在於可以大量處理資料

9 其過程有四個主要的工作: 資料蒐集 資料操作 資料儲存 文件製作

10 一、財務資訊化管理 幼兒園資料處理中所負責的是蒐集資料,也是用資料來描述幼兒園財務活動的資料,接著將幼兒園的財務資料轉變為資訊,最後讓幼兒園之內外部的相關人員都能使用這些資訊

11 二、降低財務資訊化管理成本 現今幼兒園常以削減成本的方式,來維持面對競爭與經濟壓力時所剩餘的利潤
為了要達成更符合經濟效益的資訊系統作業,財務資訊化管理對於人力及物力能充分的節省應用

12 參、會計系統 在幼兒園的財務管理中,會計制度可產生正確而可靠的經營績效與營運,同時也是做為幼兒園評估和分析營運狀況的依據
若要達到這個目的,其運行應配合: 會計科目的明確記錄、銀行轉帳的正確運用、學費結帳的處理、收款作業

13 幼兒園的會計系統規劃,有應收帳款及財務會計兩部分
帳目的內容可以分為: 每月應收費用明細、班級應收帳款、各式月別應收帳款、幼兒應收、已收帳款

14 表6-5 應收帳款

15 表6-6 應收帳款---對帳整理

16 表6-7 班級應收帳款

17 表6-8 收款作業

18 一、會計功用 將幼兒園的會計作業有系統的處理,其目的是將幼兒園之會計資訊提供給園方之管理者,協助對外界在各種行動方案中釐定決策之用,並提供園方的會計資訊,以供會計資訊使用者能了解幼兒園的財務狀況及經營成果

19 二、會計內容 主要是便於幼兒園對於財務管理及使用,以資料輸入的作業,有系統地提供會計資料,協助幼兒園的會計作業 (一)資產 (二)負債
(三)成本 (四)費用 (五)收入 (六)營業外收入 (七)營業外支出

20 肆、財務會計處理程序 幼兒園係採用現金收付制的會計基礎,其最大特色是以當期的現金收入及現金支出,做為當期收益與費用列帳的依據,幼兒園即依據執行業務所得,採用現金收付制的會計基礎

21 一、財務會計的處理程序 幼兒園財務會計運行的過程應依循著會計循環
財務會計在程序的運行上,必須劃分期間,以便於會計工作之處理,並定期了解企業(機構)的經營狀況 會計具有週期性,每一會計期間之交易,均各自分錄至決算報告為止

22 二、財務會計的內容 功能主要是便於幼兒園對於財務相關作業的使用,以資料輸入的作業,有系統地提供會計資料,協助每個幼兒園不同的財務會計作業
(一)分錄 (二)過帳 (三)試算 (四)調整 (五)結帳 (六)決算報告

23 三、會計憑證 《商業會計法》第15條規定:「商業會計憑證分下列二類: 原始憑證:證明會計事項之經過,而為造具記帳憑證所根據之憑證
記帳憑證:證明處理會計事項人員之責任,而為記帳所根據之憑證。」

24 表6-9 分類帳

25 伍、零用金 零用金是財務管理中最為繁雜瑣碎的事務,包含:零用金之申請、給付及報銷作業 零用金項目可分為以下幾個作業項目:
零用金的記帳、零用金的修改、會計簽收、傳票作業及新建傳票、傳票修改、分類帳

26 表6-10 零用金

27 表6-11 零用金修改作業

28 表6-12 新建傳票

29 陸、進銷存貨 進銷存貨的先決要件在進銷貨之簿帳記錄,以供幼兒園正常經營
良好的進銷系統,是對於進銷貨的控制,至於其他有關的採購管理,亦應強調進銷的運用及商業信用的維持

30 第二節 收費標準與成本管理 壹、收入與管理 幼兒園依公私立的不同其經費來源有所差異,公立幼兒園的經費主要來自主管機關〔教育部及各縣(市)政府〕 私立幼兒園則依大小規模之差異,而產生不同的制度

31 一般公立幼兒園的收入可能是幼兒的代收、代辦各種收入
私立幼兒園的收入來源乃是幼兒的學雜費,科目金額依幼兒人數(大規模、小規模)而異

32 貳、支出與管理 公立幼兒園的主要經費來源是政府編列預算,而財務管理屬於地方政府權責,由主管單位分配預算、編製支出及支出流程,並由各單位或支出執行業務有系統的完成,除了有完整機制外,控管的流程也是經費支出所應事先考量

33 私立幼兒園之經費支配由園內主管單位編審預算,依比率透過會計單位支出,其內容通常為人事費、行政管理費、建設費等
一般經費支出,通常分為下列幾項程序

34 依收入分析支出的比率 分配每年的預算及支出項目 撥款至單位的庫存帳戶 各單位或執行業務將支出原始憑證提出申請 經審查通過 主管單位編製付款憑證 債權人(申請單位、申請人)取得支票後,予以兌現 依取款回條登錄

35 參、採購與管理 公立幼兒園依政府頒定的採購法執行,而私立幼兒園一般依園內需求或採購內容的必要性而予以執行
一般幼兒園會依採購規模、性質、工程、財務,及勞務等分配進行採購,若依採購金額分類,可分小額採購、公告金額、查核金額,以及巨額採購

36 一般的採購原則為: 採購人與廠商間應避免不當的差別待遇 以公共利益及公平合理為原則,立定採購契約 依照採購人員之行政裁量權 避免限制技術規格之競爭 不得限制廠商資格

37 肆、其他收入與支出來源 一、計畫與預算編列 完整的幼兒園預算編列程序,包括:
長程規劃、零基預算(指以該年度的預算為主,不論以往的預算編列為何,所有的預算以零為基準)、評估、核定預算,以及作業計畫

38 編列預算從零開始,只編列該年的預算 編列決策綱目表,並分析預算的優缺點,以證明預算的必要性 每項業務均列出三種不等層次的說明,並說明各項業務之效益 所有的預算均列出先後順序,以做為分配預算的依據 各業務單位都要參與預算決策過程

39 二、收支結算 各單位依計畫執行進度所需的經費,採按月或按期支出,除此之外,有關憮恤金、退休金,及各項補助款等,則列入主管機關統籌預算表申請,核准後,以支出概況於每月或每年終了編造收支結算表,以表示執行結束

40 第三節 事務管理 壹、財產物品管理 所謂財產物品管理係指,有關於幼兒園內的財產及物品之加以管理,以方便使用及控制 財產物品管理大略分為兩大類
第三節 事務管理 壹、財產物品管理 所謂財產物品管理係指,有關於幼兒園內的財產及物品之加以管理,以方便使用及控制 財產物品管理大略分為兩大類 一、財產管理 二、物品管理

41 一、財產管理 財產管理基本原則之管理程序分為幾項 財產編號 財產登記 財產增減表 財產報告

42 二、物品管理 物品管理之程序包括: 採購 收發與保管 登記與報核 報廢與廢品處理

43 貳、庶務管理 一、辦公處所管理 辦公處所的管理原則有以下三點: 辦公處所的設計原則 室內布置與秩序 環境布置

44 二、安全管理 分以下四點: 安全管理的通則 防火 防盜 災害防護

45 三、集會管理 集會管理之通則為: 籌畫 注意節約、聯繫與配合 集會結束後之清理 檢討得失

46 參、一般行政業務 一、學期前的工作項目 二、學期中的工作項目 三、學期末的工作項目

47 一、學期前的工作項目 印製及編製圖書目錄 印製及編製教具目錄 印製及編製光碟目錄 印製各項教材、教具使用登記簿 印製採購設備、用品計畫表
印製設備、材料採購單 印製車輛保養紀錄簿 印製隨車紀錄簿

48 二、學期中的工作項目 增購各項用品 訂製或採購設備 定期維護、保養校車 園舍及設備檢查與維修 處理一般性公文

49 三、學期末的工作項目 清點各項設備 各種文書資料歸檔 本學期公文彙集存檔 本學期各項教學資料整理

50 第四節 文書管理 壹、文書的意義及種類 一、狹義的文書
第四節 文書管理 壹、文書的意義及種類 一、狹義的文書 針對政府《公文程式條例》公布之「公文」而言,包括:令、呈、咨、函、公告及其他公文等六種

51 二、廣義的文書 有關處理公務之文件均是,除包括前述之狹義文書外,尚包括:報告、通報、收據、計畫書、會議紀錄,以及其他各種簿冊表件等

52 貳、文書處理程序 一般的公文處理可依幼兒園組織的大小及事務管理規則,而訂定「文書處理實施要點」 一般文書處理程序之流程請參考圖6-1

53 表6-1 文書處理程序

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55 文書處理包括四部分: 收文處理之程序為: 簽收、拆驗、譯錄、分文登記、編號 核擬文稿之程序為: 擬辦、送會、呈核、敘稿、會稿、閱稿、判行

56 發文處理之程序為: 繕印、校對、蓋印、登記、編號封發及遞送等 歸檔: 文書處理的最終程序

57 參、文書處理實例 表6-13 來文領取掛號單 表6-14 公文保存年限分類 表6-15 通知文件 表6-16 幼兒識別證
表6-13 來文領取掛號單 表6-14 公文保存年限分類 表6-15 通知文件 表6-16 幼兒識別證 表6-17 電子郵件 表6-18 公文紙格式

58 表6-19 發文函(稿)示例 表6-20 正式發函之公文示例 表6-21 公文收發示例---收文示例 表6-22 公文收發示例---發文示例 表6-23 電子公文示例

59 表6-13 來文領取掛號單

60 表6-14 公文保存年限分類

61 表6-15 通知文件

62 表6-16 幼兒識別證

63 表6-17 電子郵件

64 表6-18 公文紙格式

65 表6-19 發文函(稿)示例

66 表6-20 正式發函之公文示例

67 表6-21 公文收發示例--- 收文示例

68 表6-22 公文收發示例--- 發文示例

69 表6-23 電子公文示例

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71 實務思考題 請試以幼兒園園長的角色,詳閱表6-23的公文後撰寫回文,並進行收發文登錄於以下表格中

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73 請試以本書所附的光碟內之班務收費管理系統,自擬一班30位幼兒的學生資料檔及學期收費結帳處理
幼兒園開源節流的觀念該如何落實在每位教師的班級經營上?試具體舉例說明


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