採購作業 Q & A.

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1 採購作業 Q & A

2 採購作業 Q & A 第一章 請 購 作 業 2

3 採購作業 Q & A 問題一:各單位應何時提出請購單？
依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」（100年04月16日版），各單位在下述狀況時應提出請購單： （一）採購預算來源如為政府補助款且屬資本門。 （二）採購金額未達新台幣1萬元（不含）之非消耗性物品(如:傳真機、行動硬碟)。 （三）採購金額達新台幣2萬元(含)以上之消耗品。 （四）採購金額雖未達新台幣2萬元，唯若使用統支預算時。 （五）財物採購金額達新台幣1萬元（含）以上之採購(如:桌上型電腦、冷氣機、儀器設備及其它機器設備等等)。 （六）凡屬圖書、視聽資料等圖儀設備者，無論金額大小。

4 採購作業 Q & A 問題二、在什麼狀況之下不需提請購單？ 答：考量實際狀況及參考現行做法，如有下述情況時得以不需提請購單：
（一）採購金額未達新台幣2萬元（不含）之消耗品（含採購預算來源如為政府補助款且屬經常門）。 （二）凡預算屬「第一、二類電信服務－行政」、「公務車油料費」、「各項稅捐」、「水費」、「電費」及「瓦斯費」等，因屬「『類』公家機構」收據，故不需提請購單。 （三）凡各單位提撥經費補助學生辦理與教學、課業、慶典、競賽等相關活動，且使用屬消耗性物品之預算，因學生無法進入電子請購系統提出請購時。 （四）其他經權責長官核准不需提請購單者。 4

5 採購作業 Q & A 問題三、如何區分財產及物品（含消耗 性物品及非消耗性物品）？
答：各單位購置之財物，依行政院主計處「財物標準分類」（可至本校總務處保管組協作平台下載參考）： （一）財物之定義：財物，乃財產及物品之總稱。 （二）財產：包括供使用土地、土地改良物、房屋建築及設備、暨金額超過新台幣1萬元（含）以上且使用年限在2年以上之機械及設備、交通及運輸設備及什項設備，惟圖書館典藏之分類圖書仍依有關規定辦理。 （三）物品：係不屬於前述財產之設備、用具，包括非消耗品及消耗用品。 （四）若在認定上有任何問題，可洽詢總務處保管組承辦人唐虎（分機2233）、李汶玲（分機2207、陳冠榮(分機2232)、張國威(分機2249)，或總務處採購組各承辦人董偉群（分機2257）、周佳君（分機2223）、董惠禎（分機2238）、陳麗娟（分機2218）、傅淑真（分機2215）等。 5

6 採購作業 Q & A 問題四、如何區分消耗性物品及非消耗性物品？
答：依據「樹德科技大學財產管理及保管辦法」及行政院主計處「財物標準分類總說明」（可至本校總務處保管組協作平台下載參考）： （一）非消耗性物品：採購金額達新台幣2仟元（含）以上，但未達新台幣1萬元或使用年限可達2年以上者。如事務用具、衛生用具、炊事用具、餐飲用具、被服用具、防護用具、陳設用具、康樂用具、手工用具及醫療用具等。 （二）消耗性物品：非屬前條所列之物品者。如事務用品、紙張用品、衛生用品、炊事用品、餐飲用品、餐飲用料、防護用品、陳設用品、報章雜誌、康樂用品、手工用品及醫療用品等。 （三）若在認定上有任何問題，可洽詢總務處保管組各承辦人或總務處採購組各承辦人。 6

7 採購作業 Q & A 問題五、如何辦理請購作業？
答：各單位修繕或申購物品，除特殊情況（2萬元以下之消耗品及5萬元以下境外辦公室或境外專班相關經費等）外，一律採線上電子請購系統提出，請先上電子公文系統之電子表單模組點選行政類，進入請購單或零星工程申請單頁面，填寫零星工程單或請購單須將請購物品之品名、規格、請購數量、單位及預估價格（請購單位須於請購單附件欄附上一家估價單）、預算來源及預算科目代號等資料填妥，逐級經各單位權責主管核可後，送交總務處採購組發包。(依據樹德科技大學採購作業管理辦法第四條請購作業） ◎操作使用方式，請逕上 電子公文系統－電子表單模組－電子表單清單－行政－請購單 7

8 採購作業 Q & A 問題六、請購時，是否須檢附廠商估價單？ 問題七、工程修繕是否也須提出請購單，且須到哪裡申請?
答：請購單之申請金額均依據單位自附之廠商(估)報價單金額，請購單申請時務必加附(估)報價單。 (唯無法提供報價者例外，如:餐費、住宿。) 問題七、工程修繕是否也須提出請購單，且須到哪裡申請? 答:非屬「一般請購」而屬工程修繕項目者，則應填具「零星工程申請單」，有關電子化「零星工程申請單」操作使用方式，請逕上「電子公文系統－電子表單模組－電子表單清單－行政－零星工程申請單」項下查詢。 8

9 採購作業 Q & A 問題八、填寫零星工程申請時須注意事項? 問題九、填寫請購時，在規格方面有什麼應注意的事項？
答:提出零星工程申請時，應包括維修名稱、維修地點、依實際需要填註【隔間、門窗、天花板、地板、電話、網路、水電、空調、雜項設施】、附件（實體附件或電子附件、一般為估價單或相關規格等必要資料）、會辦單位（通常為總務處營繕組）等資料。 問題九、填寫請購時，在規格方面有什麼應注意的事項？ 答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第四條第二項規定，填寫請購時，在規格方面，請購單位應注意「於請購文件上不得要求或提及特定之商標或品名、專利設計或型式及特定來源地、生產者或供應者。但無法以精確之方式說明招標要求，而已在請購文件內註明『或同等品』字樣者不在此限」。 9

10 採購作業 Q & A 問題十、何謂「採購金額」？ 與「請購金額」有何不同？ 答：有關「採購金額」與「請購金額」之區別說明如下：
（一）所謂「採購金額」，即為「最後購買金額」或「最後決標金額」。 （二）所謂「請購金額」，顧名思義即為請購單位請購時所填寫請購之金額（均依據單位自附之廠商(估)報價單金額，(唯無法提供報價者例外，如:餐費、住宿）。 10

11 採購作業 Q & A 第二章 採 購 作 業 11

12 採購作業 Q & A 問題一、採購預算來源如為政府補助款時，如何辦理採購事宜？
答：採購預算來源如為政府補助款，且預算額度達公告金額（100萬元）含以上者，依政府採購法辦理。 問題二、採購預算來源如為學校預算，且採購金額未達新台幣2萬元之消耗品時，如何辦理採購事宜？ 答：採購預算來源如為學校預算，且採購金額未達新台幣2萬元之消耗性用品時，依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第五條第三項規定，授權各單位自行採購，並經單位主管驗收後，檢據核銷。 12

13 採購作業 Q & A 問題三、採購金額未達新台幣1萬元之非消耗品時，如何辦理採購事宜？
答：採購金額未達新台幣1萬元之非消耗品時，依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第五條第四項規定，採購金額未達1萬元之非消耗性物品，依請購程序核准後，授權請購單位自行購置，並經單位主管驗收後，辦理核銷作業。 問題四、提貨劵、禮劵、量販店等採買行為時，因需以現金採購，無法取得廠商報價單，究應如何處理？ 答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第五條第七項規定，提貨劵、禮劵、量販店採買、餐飲支出、補助學生考照相關費用及參觀各項教學活動門票費用等，須以現金採購或該物品價值無法比價(例:二手物品、景觀石等)，或無法取得廠商報價單時，無須檢附估價單，惟採購人員須待校長或授權代理人核准後，始可辦理採購。 13

14 採購作業 Q & A 問題五、印刷品印製可否由單位自行洽廠商詢價印製？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第五條第六項規定，經請購程序核准之各類印刷品印製購案，採購金額未達三萬元者，由請購單位自行洽請廠商承製且免附估價單，3萬元(含)以上未達6萬元之購案由請購單位洽廠商辦理，惟須由採購組提供一家廠商進行比價後決標，6萬元(含)以上之購案由採購組發包。 問題六、採購預算如為政府補助款，且必須指定廠牌或因獨家代理之請購時，應如何處理？ 答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第五條第八項規定，採購案內容符合政府採購法第二十二條規定，且金額達50萬元(含)以上，須採限制性招標者，由請購單位敘明理由，並簽請校長或授權代理人核准後，採限制性招標方式辦理採購。 14

15 採購作業 Q & A 問題七、勞務、工程之採購金額達新台幣20萬元（含）以上時，應注意哪些事項？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第五條第九項規定，「勞務、工程之採購金額達20萬(含)元以上，及財務採購金額達50萬元(含)以上者，須簽定合約規範(共同供應契約採購者除外)。採購人員依合約制定保固金證明書，由出納組於付款時收取保固金，保固金額度依購案金額及性質，參照政府採購法適切訂定之」。 15

16 採購作業 Q & A 問題八、廠商所提供的報價單是否都須為正本或一定要蓋公司大小章？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第五條第十三項規定，廠商之報價單得於校長或授權代理人核准該請購單前提供，然採購程序須於請購單核准後始可決標下訂。廠商之報價單須加蓋廠商之大小章或報價章或發票章或具有法定效力之代表戳章，以傳真或電子郵件報價者亦視為合格報價單。 16

17 採購作業 Q & A 問題九、若預算經費來源是校外補助經費(如:國科會計畫案)，是否可以自行採購？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第五條第十九項規定，校外補助經費(含國科會計畫案、產學合作案、民間企業委託案、各項標案…)等，符合政府採購法第四條規定者，須遵照政府採購法辦理。 (一)單筆預算金額達5萬元(含)以上者，依本校採購作業管理辦法辦理。 (二)單筆預算金額未達5萬元者，依請購程序核准後，授權請購單位(計畫主持人)自行辦理採購，並經系所主管驗收後，檢據辦理核銷作業，國科會計畫及政府機關補助案之經費運用須依國科會及政府機關訂定之相關辦法辦理採購。 17

18 採購作業 Q & A 第三章 驗收及核銷作業 18

19 採購作業 Q & A 問題一、採購金額達新台幣1萬元（含）以上之設備物品時，如何進行驗收工作？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第六條第一項規定，財物採購之決標金額達1萬元(含)以上者，採購品項經送達後，由使用單位先行拆封測試，測試合格後，由採購組長(主驗人員)會同保管組或相關專業人員(協驗人員)、會計室(監驗人員)、請購單位(會驗人員)辦理驗收，並填寫驗收記錄表及保固切結書（圖書或無法提供保固證明者除外），送校長或授權代理人核示後，辦理核銷。 19

20 採購作業 Q & A 問題二、工程採購完工後，如何進行驗收工作？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第六條第二項規定，工程採購之決標金額達20萬元(含)以上者，由採購組長(主驗人員)會同相關專業人員(協驗人員)、會計室(監驗人員)、請購單位(會驗人員)辦理驗收，並填寫驗收紀錄表及保固切結書，送校長或授權代理人核示後，辦理核銷。20萬元以下之工程採購，由營繕組及使用單位承辦人員驗收合格後辦理核銷。 20

21 採購作業 Q & A 問題三、若預算經費來源是校外補助經費(如:國科會計畫案)，並經請購程序採購完畢了，如何進行驗收工作？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第六條第四項規定，決標金額達1萬元(含)以上之資本門設備案，採購品項經送達且由使用單位先行拆封測試合格後，由該單位主管(主驗人員)會同保管組或相關專業人員(協驗人員)、會計室(監驗人員)、請購單位(會驗人員)辦理驗收，並由該單位行政助理填寫會計憑證單、財產增加單、驗收記錄表及保固切結書，送校長或授權代理人核示後，辦理核銷。 21

22 採購作業 Q & A 問題四、各項經費核銷時(無法取得報價者除外)，廠商(估)報價單須檢附幾家(估)報價才合理呢？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第七條第一項規定，採購金額達1萬元(含)以上未達6萬元(不含)者須檢附二家估價單，採購金額達6萬元(含)以上之購案，須檢附三家估價單，3萬元（含）以下之印刷品採購案免附估價單。 問題五、購買了一台3仟元的燒錄機，核銷時會計憑證單是不是直接送達會計室核銷就好呢？ 答：所購買物品屬為非消耗品(單價2仟元(含)以上且使用期限達2年以上)，應經請購程序核准後採購，核銷時須同會計憑證檢附非消耗品增加單，並交由保管組登錄建帳，上述單據資料未齊全前請勿送會計室核銷。 22

23 採購作業 Q & A 第四章 境外辦公室或境外專班相關經費 採購作業 23

24 採購作業 Q & A 問題一、若執行境外辦公室或境外專班相關經費，也須要上線填寫請購單嗎？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第八條第一項請購作業規定： （一）凡屬境外辦公室或境外專班相關經費採購案，請購金額未達5萬元者授權境外專責主管監督審核，除金額未達2萬元之消耗品外，其它(含達1萬元之設備採購，2仟元以上非消耗品)皆須填寫「境外經費請購申請表」逕送境外專責主管核准辦理。 （二）請購金額達5萬元(含)以上之採購案，依本校採購作業管理辦法辦理(均經校內線上請 購程序)。 24

25 採購作業 Q & A 問題二、若為境外辦公室或境外專班相關經費，可否直接向境外廠商採購就好？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第八條第二項採購作業規定： （一）請購金額未達5萬元之採購案，經填送「境外經費請購申請表」核准後，由境外承辦人辦理採購。 （二）請購金額達5萬元(含)以上之採購案，經本校請購程序核准後，由總務處採購組辦理發包。 25

26 採購作業 Q & A 問題三、若在境外購買1萬元以上之設備(例:電腦)，請問如何辦理驗收？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第八條第三項驗收作業規定： （一）經「境外經費請購申請表」核准且採購金額達1萬元(含)以上之資本門設備案，採購品項經送達後七日內由使用單位先行拆封測試，測試合格後，由境外專責主管監督辦理查驗及設備拍照驗收工作(含拍攝該設備廠牌型號)，並於發票日起二個月內由單位承辦人員填寫會計憑證單、財產增加單及境外驗收記錄表與設備驗收照片等相關核銷資料，送校長或授權代理人核示後，辦理核銷。 （二）經本校請購程序核准之採購案，則依本校採購作業管理辦法第六條驗收作業辦理。 26

27 採購作業 Q & A 問題四、執行境外辦公室或境外專班相關經費核銷時須注意哪些事項？
答：依據「樹德科技大學採購作業管理辦法」第八條第四項核銷作業規定： （一）核銷時由單位承辦人填寫會計憑證單，並附上收據或發票、境外經費請購申請表(未達5萬元之採購案)、估價單、驗收記錄表及保固書(無者可免)等資料辦理核銷請款。 （二）採購金額達5萬元(含)以上之採購案，則依本採購作業管理辦法第七條核銷作業辦理。 （三）採購金額未達一萬元之非消耗品，由單位承辦人填具非消耗品增加單，交由保管組登錄建帳。 27

28 採購作業 Q & A 附 錄 28

29 採購作業 Q & A 各項採購金額相關規定表單 29

30 ˇ (境外辦公室或境外專班經費請使用「境外經費請購申請表」)
採購作業 Q & A 各項採購金額相關規定表單 採購金額 請購單/零星單 報價單 驗收紀錄表 保固切結書 非消耗品 增加單 財產增加單 消耗性 未達2萬元 ╳ ˇ (1萬元以下核銷免附) 達2萬元以上 ˇ 依本校採購作業管理辦法 第六條辦理 印刷品 ˇ (3萬元以下核銷得免附) 非消耗品 單價2仟元以上未達1萬元 ˇ (境外辦公室或境外專班經費請使用「境外經費請購申請表」) ˇ (若於發票註明廠牌型號者可免) 設備物品 單價達1萬元以上 零星工程 達1萬元 境外辦公室或境外專班經費 達5萬元以上(不含非消耗品及設備) 依本校採購作業管理辦法　　　第八條辦理 30

31 3萬元（含）以下之印刷品採購案免附估價單。
採購作業 Q & A ◎請購單之申請金額均依據單位自附之廠商(估)報價單金額，請購單申請時務必加附(估)報價單。 ◎報價單核銷檢附(金額區隔) ◎合約訂製規範，勞務、工程之採購金額達二十萬(含)元以上，及財務採購金額達五十萬元(含)以上。 1萬元以下 1萬元(含)以上未達6萬元(不含) 6萬元(含) 報價單家數 得免附 2 3 3萬元（含）以下之印刷品採購案免附估價單。 31