機密檔案管理 檔案管理局.

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1 機密檔案管理 檔案管理局

2 機關管有檔案 依機密等級區分 一般檔案 機密檔案 絶 對 機 密 密 機 密 極 機 密

3 課程大綱 相關法令 機密檔案範圍 歸檔點收 立案編目作業 保管原則 檢調作業 解降密檢討 解密後續處置 清理作業 調離職規定
與檔案移交相關作業

4 相 關 法 令 檔案法 機密檔案管理辦法 國家機密保護法及其施行細則(法務部) 文書處理手冊(行政院秘書編印)

5 機密檔案範圍 國家機密 一般公務機密 為確保國家安全或利益而有保密必要，對政府機關持有或保管之資訊，依法核定機密等級者。
（國家機密保護法第2條） 一般公務機密 一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。 （文書處理手冊53） 稱機密檔案者，指依法規定列為機密等級之檔案，亦即有關公務活動之紀錄，依法列有機密等級者

6 歸 檔 點 收 規定事項 使用機密檔案專用封套裝封 依實註記封套封面欄位 封套封口處簽章，並得加註簽封日期
檢視封套封面上記載事項與歸檔清單符合與否（不得拆開封套) 封套上記載不全者，應退回補正 法源：機密檔案管理辦法第4條

7 機密檔案專用封套 封面欄位應載項目 規格：36cm ╳ 25cm（參考） 單位名稱 收發文字號、分類號 案由或案名 頁數、件數、附件數
案卷內文件起迄日期 保存年限 機密等級 保密期限或解密條件

8 ? 機密檔案專用封套樣式 （機關全銜）機密檔案專用封套 扼要記載案件或案卷內容，惟不得揭示機密性或敏感性內容 收發來文字號 單位名稱
年度號 分類號 案次號 卷次號 目次號 機密檔案專用封套樣式 （機關全銜）機密檔案專用封套 收發來文字號 單位名稱 案由（名） 案卷內文件起迄日期 頁數 件數 附件數 機密等級 保密期限或 解密條件 保存年限 備註 扼要記載案件或案卷內容，惟不得揭示機密性或敏感性內容 ?

9 它們是不同地 保密期限是什麼? 持續保密的一段時間 解密條件是什麼？ 依文書處理程序所示，
例如:本件於公布時解密、本件至某年某月某日解密、附件抽存後解密等 保存年限是什麼? 依照機關檔案保存年限區分表所定之年限

10 立案編目作業 機密檔案 機密檔案目錄，不予彙送公布 分類 編案 編目 業務承辦人員應就檔案涉及之業務內涵，依機關檔案分類表賦予適當分類號
不應單列機密類目 編案 依檔案內容、性質及重要性立案 毋須將機密檔案另立一案 編目 依機密檔案專用封套所載內容著錄 檔案解密後，應檢視修正檔案目錄案由(名)、密等及附註項等欄位 機密檔案目錄，不予彙送公布

11 例示(那裏不對?) 分類號 類目名稱 保存年限 類 綱 目 節 02 04 01 公共安全 作業規定 永久 業務檢查 10 03 機密 5

12 保 管 原 則 保管原則 法源 專人管理 與一般檔案分別存放 分級保管：區分國家機密與一般公務機密，並依機密等級分別保管
備保險箱或其他具安全防護箱櫃；保險室或密室 人員、 物品進出管制 使用專用封套裝封 法源 機密檔案管理辦法第6條至第8條 國家機密保護法第19條 國家機密保護法施行細則第28條

13 保 管 原 則（續） 機密檔案複製原則 法源 機密檔案管理辦法第16條及第17條 國家機密保護法第15條 國家機密保護法施行細則第25條
絕對機密不得複製 機密檔案之複製，屬國家機密者，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員以書面授權或核准；屬一般公務機密者，除辦理該機密業務者外，應經單位主管以上人員核准 註明原件之機密等級、保密期限或解密條件、複製品字樣及份數；如有多份複製品，應註記編號 以微縮、電子等儲存者，應指定專人辦理；其複製儲存，應與一般檔案分開辦理 應視同原件保管；複印者用畢歸還後銷毀 法源 機密檔案管理辦法第16條及第17條 國家機密保護法第15條 國家機密保護法施行細則第25條 減少複製之因素： 國家機密保護法三十一條規定：國家機密解除後，原核定機關應將解除之意旨公告，並應通知有關機關。前項情形，原核定機關及有關機關應在國家機密之原件或複製物上為解除機密之標示或為必要之解密措施。國家機密保護法施行細則第十七條第四項規定：國家機密之變更或解除，應於變更或解除生效後，將該國家機密原有機密等級、保密期限或解除機密之條件以雙線劃除，並於左右兩側或其他明顯之處，註記下列各款事項 事務管理手冊文書處理部分捌、文書保密七十二、（四）亦規定：變更機密等級或解密者，應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去，並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單（戳）。是機密檔案完成解降密程序，為應檔案應用之需，原機密檔案複製物之標示，即應與解密後之原件標示相同。爰應重行辦理檔案複製儲作業，此時將造成重製之資源勞費。

14 檢 調 作 業 檢調類別 機關內部借調填具調案單 法源 核定層級 借調期限 國家機密保護法第14條、機密檔案管理辦法第9條及第10條
一般公務機密 業務承辦單位主管 國家機密 除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准 借調期限 機關逕訂期限 屆期如需繼續使用，應提出展期申請（展期核定層級同調案申請之核定人員） 借出之檔案如有必要，得隨時催還 法源 國家機密保護法第14條、機密檔案管理辦法第9條及第10條

15 檢 調 作 業（續） 檢調類別 機關間借調 法源 書面申請 經機密核定機關首長或其授權人員核准 屆期如需繼續使用，應提出展期申請
借調期間、承辦單位、承辦人員姓名及有關聯絡資料 經機密核定機關首長或其授權人員核准 屆期如需繼續使用，應提出展期申請 借出之檔案如有必要，得隨時催還 法源 國家機密保護法第21條及機密檔案管理辦法第11條

16 檢 調 作 業（續） 檢調類別 依法有權調用 備函載明法律依據、調用目的、調用期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料 法源
機密檔案管理辦法第12條

17 檢 調 作 業（續） 機密檔案之提供 機密檔案之歸還 法源 應以書面告知該機密檔案之機密等級及保密之義務 得提供複製品
借調或調用機關用畢後，應即歸還 法源 機密檔案管理辦法第13條、14條及第16條

18 解 降 密 檢 討 檔案管理人員配合事項 定期清查送請業務單位檢討機密等級（已成就解密條件或未列解密條件者)
法源 機密檔案管理辦法第22條、文書處理手冊73點 保密期限屆滿者：由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理解降密事宜 國家機密保護法第27條、國家機密保護法施行細則第33條、機密檔案管理辦法第22條及文書處理手冊75(3)

19 解降密檢討(續) 原機密核定機關組織調整 原核定機關裁併或職掌調整 無業務承接機關者 法源 由承受其業務之機關辦理
由原核定機關之上級機關或主管機關為之 法源 機密檔案管理辦法第22條之1 國家機密保護法施行細則第9條

20 解密後續處置 解密後相關作業 目錄補正處理 依一般檔案管理之 就檔案內容及形式特徵依實編目補正 案卷封面及文件機密等級以雙線劃除
國家機密保護法施行細則第17條第4項規定 於左右兩側或其他明顯之處，註記解除機密或變更後之新機密等級、保密期限等事項。 文書處理手冊75(4) 於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單（戳） 以上作業，權責人員請依機關權責分工逕為決定 前曾完成複製儲存者，應配合更新影像檔 目錄補正處理 就檔案內容及形式特徵依實編目補正 依一般檔案管理之

21 (機關全銜)機密文書機密等級變更或註銷紀錄單
通知機關 (原機密案件核定機關) 發文日期 發文字號 原機密案件 新等級或註銷 登記人 ( 職 稱 ) ( 姓 名 ) ( 日 期 )

22 清 理 作 業 定期保存檔案 永久保存檔案 屆滿保存年限者 國家檔案移轉辦法第3條規定 完成解密程序者，始得依規定辦理銷毀
檔案移轉前，依法完成檢討辦理解降密，經檢討後仍維持機密等級者，仍應辦理檔案移轉

23 清理作業(續) 機密檔案非經解密，不得銷毀(機關檔案保存年限及銷毀辦法第14條第1項者除外)
機密檔案屆臨移轉年限，移轉前應先辦理解降密；經檢討仍維持機密者，仍應辦理移轉 法源 機密檔案管理辦法第18條、第23條 國家檔案移轉辦法第3條

24 調離職規定 人員調離職或職務移交時 點交機關首長指定之人員或檔案單位主管 法源：機密檔案管理辦法第21條及國家機密保護 法施行細則第29條
應將職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿銷毀或藉故遺失 法源：檔案法第13條

25 與檔案移交相關事項 檔案移交機關： 檔案接管機關： 清查、檢出、統計移交範圍檔案及數量 繼續管理該批機密檔案及負責其後續解降密作業
檢討辦理機密等級變更或解密（解密者，併同修正檔案編目紀錄） 未能完成檢討者，應造冊交予檔案接管機關 檔案接管機關： 繼續管理該批機密檔案及負責其後續解降密作業

26 敬請指教 謝謝！ 檔案徵集組立案編目科 (02) ．