会计电算化 李国彬 EMAIL:liguobin@163.com 9/2/2005.

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1 会计电算化 李国彬 9/2/2005

2 第一章 会计电算化概论 计算机技术的高速发展冲击着各个领域，将计算机技术用于会计工作已经成为历史的必然，会计电算化将成为现代会计学科的重要组成部分。

3 第一节 会计电算化的基本概念 一、 会计电算化的由来与演变 （一） 会计
（二）计算机：它主要由输入设备、输出设备、存储器、运算器、控制器等几总分硬件组成，1946年，世界上第一台计算机“ENICA”问世。

4 第一节 会计电算化的基本概念 一、 会计电算化的由来与演变
（三）会计电算化：会计电算化，是计算机技术和现代会计相结全的产物，1954年，美国通用电器公司开创了利用计算机进行会计数据处理的新纪元。1979年，长春第一汽车制造厂大规模信息系统的设计与实施，是我国会计电算化发展过程的一个里程碑。1981年8月，第一次提出了“会计电算化”的概念。会计电算化的基本含义是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中，应用会计软件指挥各种计算机设备替代手工完成，或手工很难完成，甚至无法完成的会计工作的过程。

5 第一节 会计电算化的基本概念 二、 会计电算化的基本内容 （一） 从会计电算化信息系统的角度看 1、人员 2、计算机硬件
3、计算机软件。是指系统软件和应用软件。会计软件就是一种应用软件。 4、会计规范。

6 第一节 会计电算化的基本概念 二、 会计电算化的基本内容 （二） 从会计电算化的发展过程来看 1． 会计核算电算化。
（1）设置会计科目电算化。 （2）填制会计凭证电算化。 会计凭证包括原始凭证和高账凭证。 （3）登记会计账簿电算化。 （4）成本计算电算化。 （5）编制会计报表电算化。 2、会计管理电算化。

7 第一节 会计电算化的基本概念 二、 会计电算化的基本内容 （三）从会计电算化工作的角度看：
会计电算化工作的组织和规划、会计电算化信息系统的建立、会计电算化管理制度的建立、会计人员的培训、会计电算化信息系统的管理、计算机审计等等。

8 第二节 会计电算化的作用 一、 减轻劳动强度，提高工作效率 二、全面、及时、准确地提供会计信息
三、提高会计人员素质，促进会计工作规范化 四、促进会计职能的转变 五、促进会计理论的技术的发展，推进会计管理 制度的改革。 六、推动企业管理现代化

9 第三节 会计电算化的发展 一、 国外会计电算化发展概况：
国外的商品化软件，一般包括总账、应收账款和应付账款三个功能模块，这三个功能模块是最基本的功能模块。 二、我国会计电算化的发展： （一）发展过程： 1、缓慢发展阶段（1983年以前）。 2、自发发展阶段（ 年）。 3、稳步发展阶段（1987年至今）。 （二）会计软件产为与会计电算化管理： 我国会计软件一般包括账务处理模块、工资核算模块、固定资产核算模块、材料核算模块、销售核算模块、成本核算模块、应收应付核算模块、报表模块等。

10 第四节 学习会计电算化过程中应注意的问题 一、 准备会计和计算机基本知识。 二、准备会计电算化的软件和硬件环境。 （一）硬件环境的准备
（二）软件环境的准备 1、会计软件的选择 2、软件的安装与调试 三、合理安排理论教学与上机实验的时间 四、认真理解电处化信息系统中会计数据处理过程

11 第二章 电算化会计信息系统 第一节 会计信息系统的基本概念
一、数据： 数据是对客观事物属性的描述。 它是反映客观事物的性质、形态、结构和 特征的符号。 数据可以是具体的数字，也可以是文字或图 形等形式。

12 第一节 会计信息系统的基本概念 二、信息。 （一）信息的含义：信息是反映客观世界中各种事物特征和变化的知识，是数据加工的结果，信息是有用的数据。信息必然是数据，但数据未必是信息，尽管数据和信息存在差别，但在实际工作中，二者经常被不加区别地使用。 （二）会计信息：会计信息特指在会计核算和管理中需要的各项数据。1、财务信息。2、管理和决策信息。 （三）信息的特点：信息一般具有可靠性、相关性、时效性、完整性、易理解性，以及可校验性等特点。

13 第一节 会计信息系统的基本概念 三、系统。 （一）系统的概念：系统是由两个或两个以上的要素相互联系、相互作用而构成的有机体。
（二）系统的分类：系统可分为自然系统和社会系统，在实际应用中根据其自动化的程度可以分为人工系统、自然系统和基于计算机的计算机。（三）系统的特点：1、独立性。2、目的性。 3、层次性。4、运动性。5、适应性。

14 第一节 会计信息系统的基本概念 四、信息系统： （一）信息系统的概念： 信息系统是以收集、处理和提供信息为目标的系统。
（二）信息系统的基本功能： 1、数据的收集和输入。 2、信息的存储。 3、信息的传输。 4、信息的加工。 5、信息的输出。

15 第一节 会计信息系统的基本概念 五、会计信息系统（电算化会计信息系统）： 会计信息系统分为手工会计信息系统和电 算化会计信息系统。

16 第二节 会计信息系统的特征 一、会计信息系统中会计数据处理方式的演变： （一）手工会计信息系统阶段。 （二）机械会计信息系统阶段。
（三）电算化会计信息系统阶段。

17 第二节 会计信息系统的特征 二、会计信息系统的特点： （一）数据量大。 （二）数据结构复杂。 （三）数据加工处理方法要求严格。
（四）数据的及时性要求高。 （五）数据的全面性、完整性、真实性和准确性要求严 格。 （六）数据的安全可靠性要求高。 （七）数据具有可校验性。 （八）同其它子系统联系紧密。

18 第二节 会计信息系统的特征 三、电算化会计信息系统的特征： （一）数据的准确性明显提高。 （二）数据的处理速度明显提高。
（三）提供信息的系统性、全面性、共享性大大 增强。 （四）各种管理模型和决策方法的引入，使系统增强了预测和决策能力。

19 第三节 电算化会计信息系统数据处理流程 一、手工会计数据处理流程。 二、电算化会计信息系统数据处理流程。
（一）数据输入：（1）直接输入方式。（2）间接输入方式。 （3）自动输入方式。 会计数据审核的方式有3种：（1）静态审核，即人工审核 （2）屏幕审核。（3）二次录入校验。 （二）会计数据处理：1、成批处理。2、及时处理。 （三）会计信息输出：1、显示输出。2、打印输出。 3、软盘输出方式。 （四）会计数据存储：以数据库存文件形式保存在磁介质中。

20 第三节 电算化会计信息系统数据处理流程 三、电算化会计信息系统对传统会计信息系统的影响。 （一）会计科目编码的变化：
会计科目化码的长度应在8位以内为宜，一级科目代码的长度固定为3位（但外企为4位）。第一位为1者是资产类科目，为2者是负债类科目，为3者是所有者权益类科目，为4者是成本类科目，为5者是损益类科目。 （二）记账凭证的变化：比较常见的做法有：1将记账凭证分为收款凭证、转账凭证三类；2分为现收、现付、银收、银付、转账五类；3不分类，只设一种通用的记账凭证。 在电算化方式下，记账凭证有3个来源：1、人工凭证。2、各业务子系统产生的机制凭证。3、由账务处理子系统产生的机制凭证。

21 第三节 电算化会计信息系统数据处理流程 三、电算化会计信息系统对传统会计信息系统的影响。 （三）会计核算形式的变化：
在计算机会计信息系统中，记账工作完全由会计软件代替。 （四）账簿和报表的变化： 1、纸张介质改变为光、电磁介质。 2、账簿输出方式的变更。 3、账簿分类的变革。 4、报表编制方法的变更。

22 第三节 电算化会计信息系统数据处理流程 三、电算化会计信息系统对传统会计信息系统的影响。 （五）内部控制的变化：
会计电算化岗位设置系统管理员、系统操作员、凭证审核员、系统维护员、会计档案资料保管员等岗位。 （六）会计职能及方法的变化。 1、会计职能的进一步扩展。 2、会计方法的发展及变化。 3、会计管理职能的进一步强化。

23 第四节 电算化会计信息系统的划分及其关系 一、 电算化会计信息系统的划分 电算化会计信息系统 财务处理子系统 工资核算子系统 固资核算子系统
材料核算子系统 往来核算子系统 销售核算子系统 成本核算子系统 报表子系统 财务分析查询

24 第三章 基层单位会计电处花的组织与实施 第一节 会计电算化工作的组织与计划
一、建立会计电算化组织策划机构。 二、组织制定会计电算化实施计划： （一）机构及人员配置计划。 （二）计算机及其它硬件设置购置计划。 （三）软件开发和购置计划。 （四）费用预算。

25 第二节 电算化会计信息系统的建立 一、硬件的配置： （一）单机系统。 （二）多用户系统。 （三）网络系统。 二、系统软件的配置。
三、会计软件的配置：配备会计软件的方式主要有选择通用会计软件、定点开发、选择通用会计与定点开发相结合等三种。

26 第三节 会计电算化管理制度的建立 一、会计岗位的划分： （一）基本会计岗位。 （二）电算化岗位： 1、系统管理员。 2、系统操作员。
3、凭证审核员。 4、系统维护员。 5、会计档案资料保管员。 二、人计电算化岗位责任制度。

27 第四节 电算化会计信息系统的管理 一、 宏观管理： （一）管理电算化会计信息系统的运行。 （二）申请采用计算机替代手工记帐。
（三）完善电算化会计信息系统。 二、微观管理： （一）日常使用管理：1、机房管理。2、上机操作管理。（二）系统维护管理：1、硬件维护。2、软件维护。（三）会计档案管理：1、记账凭证的生成与管理。 2、会计账簿、报表的生成与管理。 3、关于磁性介质及其它介质的管理。 4、关于电算化会计信息系统开发文档资料的管理。

28 第四章 商品化会计软件 第一节 会计软件常识 一、会计软件的基本概念：
软件是控制计算机系统运行的计算机程序和文档资料的统称，计算机软件一般分为系统软件和应用软件。 系统软件是支持、管理、控制计算机系统资源运行的软件，主要包括操作系统、编译系统（语言系统）等； 应用软件则是由计算机应用技术人员开发的、应用于解决某一方面问题或辅助人工完成某一类业务处理的软件系统，如办公自动化系统、管理信息系统和决策支持等软件系统。 会计软件是以会计理论和会计方法为核心，以会计制度为依据，以计算机及其应用技术为技术基础，以会计数据为处理对象，以为会计核算、财务管理和企业经营管理提供信息资料为目标，将计算机技术应用于会计工作的软件系统。会计软件属于计算机应用软件的范畴。

29 第一节 会计软件常识 二、会计软件的发展 三、会计软件分类：
其功能上划分，可以分为：早期的单项核算型会计软件（此类软件已被淘汰）；核算型会计软件；管理型会计软件和高度集成化、网络化的未来企业级会计软件。 软件从其开发目的和适应范围划分：专用软件，通用的商品软件。 软件从其软硬件系统结构上划分：单机版和网络版

30 第二节 商品化会计软件 一、商品化会计软件的特点： （一）通用性。 （二）保密性。 （三）软件由厂家维护。 （四）易学性较弱。
（五）各项性能指标较高。

31 第二节 商品化会计软件 二、商品化会计软件的基本功能要求： （一）会计业务处理功能。1、会计数据的输入。
2、会计数据的处理。3、会计数据的输出。 （二）系统控制功能。1、数据完整性、可靠性控制。 2、数据安全性检查。3、保留足够的审计线索。 （三）系统操作的简便性和容错性功能。 1、系统的菜单层次应符合日常会计核算流程。 2、系统的初始设置工作的用户操作量应尽量减少。 3、系统应有良好的人一机界面。 （四）系统的可移植性。

32 第二节 商品化会计软件 三、商品化会计软件的发展趋势： （一）通用化。 （二）核算与管理一体化。 （三）高度集成化。 （四）产业化。

33 回顾复习：第一章至第四章 第一章 会计电算化概论 1、基本概念、内容（重点） 2、会计电算化的作用 3、会计电算化的发展
第一章 会计电算化概论 1、基本概念、内容（重点） 2、会计电算化的作用 3、会计电算化的发展 4、学习会计电算化过程中应注意的问题

34 回顾复习：第一章至第四章 第二章 电算化会计信息系统 1、会计信息系统的基本概念（数据、信息、系 统、信息系统） （重点）
1、会计信息系统的基本概念（数据、信息、系 统、信息系统） （重点） 2、会计信息系统的特征 3、电算化会计信息系统数据处理流程（重点） 4、电算化会计信息系统的划分及其关系

35 回顾复习：第一章至第四章 第三章 基层单位会计电处花的组织与实施 1、会计电算化工作的组织与计划 2、电算化会计信息系统的建立
3、会计电算化管理制度的建立 4、电算化会计信息系统的管理

36 回顾复习：第一章至第四章 第四章 商品化会计软件 1、会计软件常识（基本概念、发展、分类） 2、商品化会计软件（特点、功能要求、发展）

37 第五章 系统运行管理 第一节 软件安装 一、 会计软件安装前的准备 （一） 清理硬盘 （二） 安装汉字操作系统平台 （三） 校准计算机的时钟
第五章 系统运行管理 第一节 软件安装 一、 会计软件安装前的准备 （一） 清理硬盘 （二） 安装汉字操作系统平台 （三） 校准计算机的时钟 二、 会计软件的安装

38 第二节 会计软件的运行环境调配（略） 第三节 操作人员管理
第二节 会计软件的运行环境调配（略） 第三节 操作人员管理 进行操作人员分工的主要根据是基本会计岗位分工和会计电算化岗位责任制中有关职责的要限的规定。 人员分的意义是保证了系统使用权按全性和会计信息保密性。一般地说，操作人员分工，包括操作人中姓名、操作权限、操作密码等内容。

39 第四节 数据管理 一、 数据维护 （一） 数据备份 （二） 数据恢复 （三） 系统自动进行的数据维护 1． 统自动进行的检查性维护：
（1） 在初始化过程中，设置会计科目时，软件自动进行科目体系完整性校验；输入会计科目余额时，软件自动进行平衡关系校验。

40 第四节 数据管理 （2） 凭证处理过程中，正在输入记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡或没有输入金额，给出提示并拒绝执行；正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，给予出提示并拒绝执行。正在输入的的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目，付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，给出提示 并拒绝执行。 2、系统数据刷新时的自动备份与恢复数据至记帐前状态。

41 第四节 数据管理 （四） 重建索引 1． 发同数据顺序发生混乱，系统的运行异常，必须重新建立索引。
2． 恢复了备份数据后，为防止数据造成混乱，必须对所恢复的数据库重新进行索引，本系统才能正常运行。

42 第四节 数据管理 （五） 删除以前年份的数据 （六） 更版数据转换 二、 备份数据的保管
以磁性介质或光盘存储的会计数据作为正式会计档案进行保存。在管理中必注意以下几点：第一，按规定进行打印。第二，要定期限进行检查，定期进行复制。第三，要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。第四，借出，应该履行相应的借阅手续，借阅归还时还应该认真检查病毒，防止感染病毒。第六，保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。

43 第四节 数据管理 三、 计算机病毒的防治 （一） 计算机病毒的实质及特征
计算机病毒是一种人为制造的、隐藏在计算机系统信息资源中的、能够自我复制进行传播的程序。其主要特点有如下几个方面：1、传播性。 2、潜伏性。3、激发性。4、破坏性：（1）占用系统资源。（2）破坏系统中的程序和数据文件。（3）干扰系统中的正常运行

44 第四节 数据管理 （二） 防范计算机病毒的策略 1． 定期对计算机系统进行检查，可使用杀毒软件
2． 工作人员使用的软磁盘的数量、内容要编号、注册和登记。 3． 不随意叫其他人员进入工作区并使用计算机设备，严禁其他人使用自带的软盘操作。 4． 严禁工作人员在计算机上进行其他方面的活动，特别是计算机游戏。

45 第六章 账务处理系统（上） 第一节 账务处理系统的基本结构
第六章 账务处理系统（上） 第一节 账务处理系统的基本结构 一、账务处理流程 （一） 传统的手工会计账务处理流程。 （二） 电算化会计信息系统的账务处理流程。 二、账务处理系统的数据流程图。 三、账务处理系统功能结构。

46 第二节 账务处理初始化 三、 初始化设置工作： （一）设置账簿。 （二）人员管理。 （三）科目设置。1、科目设置。
（1）科目编码。（2）科目名称。（3）科目类型：即科目性质，包括：资产、负债、权益、成本、损益。（4）助记码。（5）账类。（6）计量单位。（7）外币名称。（8）账页格式：包括：金额式（三栏式）、复币式（原币金额式）、数量金额式、数量外币式等。

47 第二节 账务处理初始化 2、在具体进行科目设置时，应重点注意以下问题： （1）会计科目的建立应先建高级科目，再建其下级科目。
（2）某一科目开始使用（即该科目输入余额或有发生额）后，该科目不仅在本年度内不能被删除，而且对该科目的编码也不能修改。 （3）会计科目体系一旦开始使用，仅可通过该功能增加各科目的同级科目，而不能在最低级科目下再增加下级科目。 （4）银行存款科目应按本企业开设的银行存款账户设置。 （5）个人往来科目的建立。 （6）单位往来科目的建立。 （7）部门核算科目的建立。 （8）项目核算科目的建立。

48 第二节 账务处理初始化 三、 初始化设置工作： （四）设置凭证类型。 （五）录入科目金额。 （六）常用摘要定义。 （七）常用凭证定义。
（八）汇率管理。 （九）结算方式设置：结算方式设置主要包括：结算方 式编号，即对结算方式按顺编号；结算方式，即 结算方式的名称；支票管理。四、建账正确性检查。 四、建帐正确性检查

49 第三节 凭证处理 一、 凭证输入。 （一）凭证输入的基本内容。1、凭证月份和日期。2、凭证类型。3、附件。4、摘要。5、科目。6、金额。
（二）辅助核算数据的输入。 （三）辅助凭证输入功能。

50 第三节 凭证处理 二、凭证修改。 （一）错误凭证的“无痕迹”修改：所谓无痕迹，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。计算机账务处理系统中，有两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改：一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证；二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。未通过审核的错误凭证，可通过凭证的编辑输入功能直接进行修改；已通过审核的凭证，应首先通过凭证审核功能取消审核后，再通过凭证的编辑输入功能进行直接修改。 （二）错误凭证的“有痕迹”修改：所谓有痕迹，即留下曾经修改的线索和痕迹。账务处理过程中，若已记账的凭证发现有错，对此类凭证的修改要求留下审计线索；计算机账务系统中，对已记账的错误凭证只允许采用“红字冲销法”进行修改。

51 第三节 凭证处理 三、凭证审核： （审核人员通过签章操作签章后即表示该凭证通过审核），还可对已审核凭证取消审核（通过取消签章）。按会计制度的要求，具有凭证审核权的人员只能审核他人输入的凭证。

52 第三节 凭证处理 四、记账。 （一）记账处理过程：1、选择记账凭证。2、对选择的记账凭证进行合法性检验。3、打印记账凭证汇总表。4、正式记账。 （二）对记账处理的几点说明：1、记账处理只能对本月的记账凭证进行记账，所谓本月，即上月已结账。2、有不平衡凭证，不能记账。3、在记账过程中，不得中断退出。4、如果记账中断是发生在系统正式记账开始前，用户可直接重新记账，但如果记账中断是发生在正式记账过程中，应在重新记账前，先通过系统提供的“恢复记账前状态”功能恢复上次未完成记账处理前的状态后，再重新进行记账处理。5、每月的记账次数是任意的。

53 第四节 期末业务处理 一、 概述：期末会计业务是指会计人员在每个会计期末都需要完成的一些特定的会计工作。
期末会计业务主要包括：期末转账业务、试算平衡、对账、结账以及期末会计报表的编制等。

54 第四节 期末业务处理 二、成本费用的结转。 三、销售成本结转。 四、汇兑损益结转。 五、试算平衡、记账。
六、结账：进行月末结账处理时，应注意如下问题： 1、结账前应将本月所有凭证登记入账，否则，系统拒绝结账。2、某月结账后，表示该月业务处理完毕，将不能再输入核月凭证，该月不能再记账。3、结账必须按月连续进行。4、每月只能结账一次。

55 第五节 账簿输出 一、 账簿输出方式： 计算机账务系统中的账簿输出方式主要有两种：屏幕显示输出和打印机的打印输出。
二、账簿输出功能(P85)。 三、凭证输出：系统的凭证输出设置了两个功能程序，即已记账的凭证输出和未记账的凭证输出。四、账簿输出。