公文写作的基础知识与 常见问题分析.

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1 公文写作的基础知识与 常见问题分析

2 一、概述 首先要对“公文”有个宏观的认识，包括公文的定义、公文的特点和公文的分类。

3 一、概述 （一）公文的定义 公文是党政机关及其他社会组织(包括企事业单位）在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定（或特定）效用和规范体式的文件，属于应用文的一个重要组成部分。

4 一、概述 （二）公文的特点 是特定的作者制定和发布的。 具有法定（或特定）的现行执行效用。 具有规范的文体、结构和格式。
需要履行法定（或特定）的程序。 文字必须庄重、朴实、准确、精炼。 整体上立意准确、结构严谨、层次清晰、逻辑性强、素材翔实、措施得当、语言规范。 公文是党政机关、企事业单位实施行政管理、商洽和交流工作的重要工具，与一般的应用文书有明显的区别。归纳起来有以下特点。

5 一、概述 （三）公文的分类 按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。
按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文（我司仅分为紧急和正常两种）。 按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文（我司仅分为秘密和普通两种）。 公文产生于社会实践，又服务于社会实践。从不同的角度，可以依照不同的标准，对公文进行不同的分类。解释说明不同类别的公文 。 1、行文方向：是以发文机关为立足点向不同机关运行的去向。上行文——向上级机关运行的公文，如报告、请示。下行文——向下级机关运行的公文。平行文——向同级或不相隶属的机关单位运行的公文。 2、按照公文的紧急程度，即送达和办理公文的时限要求，可将公文分为：特急公文、急办公文和常规公文。 3、按照公文的秘密程度，即公文内容涉密程度的等级，可将公文份额为：绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

6 二、常用公文文种 “常用公文文种”分三部分讲述：我国现行党政机关使用的文种、我公司常用的主要公文种类、我公司常用的非规范性公文。重点讲述“我公司常用的主要公文种类”。

7 二、常用公文文种 （一）我国现行党政机关使用的文种 我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 国家行政机关使用的公文种类有13个: 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要； 不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关的有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。 根据国务院办公厅2000年8月24日重新修订的《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政公文分为13类。 法定文种有18个：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要、公报、指示、决议、条例、规定、命令（令）、议案、通告、公告。

8 二、常用公文文种 （二）公司常用的主要公文种类 1.决定 2.通报
适用于总公司对重要事项或者重大行动做出安排，如机构设立与撤销；变更或撤销分公司不适当决定。 2.通报 传达重要精神或者通报有关重要情况，也适用于对全系统各单位或个人的表彰与批评。 表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召 批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求 情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求

9 二、常用公文文种 3.请示 适用于总公司向国务院有关部委、保监会，分公司向当地政府有关部门、保监局等监管单位的请求指示和批准；也适用于分公司必须以公文形式向总公司的请求指示和批准。 应用范围 （1）遇到问题无法解决，需要上级指示； （2）处理较为重要的事件和问题，要上报批准； （3）遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助； （4）对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答； （5）下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁； （6）请上级领导参加活动，指导工作。 请示，适用于向上级机关请求指示、批准，是上行文；使用范围广泛，具有强制回复的性质。

10 二、常用公文文种 注意事项 （1）主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式； （2）只能主送上级机关，不能送领导者本人；
（3）不得越级； （4）必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话 ； （5）常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）。 补充两点：严格一文一事；用好附件，简化正文。

11 二、常用公文文种 4.报告 适用于总公司向国务院有关部委以及保监会等汇报工作，反映情况，答复上述有关单位的询问；分公司向当地政府有关部门、保监局以及总公司汇报工作，反映情况，答复上述有关单位的询问。 工作报告 情况报告 建议报告 回复报告 备案报告 5.批复 适用于批准分公司以公文形式上报的请示事项。 注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。 可以逐一解释一下5种报告，课件31有详细阐述。

12 二、常用公文文种 6.函 7.通知 适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，不在公司内部使用。 公函和便函 发函和复函
注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。 7.通知 适用于总、分公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发保监会（局）的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。 发布指示的通知 颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。 被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。

13 二、常用公文文种 8.会议纪要 批转、转发文件的通知 晓谕性通知（比如会议通知等） 任免通知 适用于记载、传达会议情况和会议事项。 决策型
交流型 研讨型 注意：会议纪要一般不加盖公章

14 二、常用公文文种 （三） 常用非规范性公文 1.常用非规范性公文 2.签报 3.电话记录单
调查报告、工作计划、工作总结、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。 2.签报 签报适用于总公司部门、分公司向总公司责任人或分公司部门、中支向分公司负责人（分公司直接管辖的支公司、服务部向分公司负责人）以及支公司、服务部向中支负责人请示除必须以正式公文形式行文的有关事项，不得越级签报。 3.电话记录单 适用于接听上级机关的电话通知后，予以及时记载，便于领导处理及有关部门办理。

15 三、公文的格式

16 三、公文的格式 （一）公文格式的组成 公文格式的组成要素包括： 印刷用纸和技术要求： （1）发文单位标识（版头、红头）（2）公文份数序号
（3）密级 （4）发文字号 （5）签发人（主要用于上行文） （6）标题 （7）主送单位 （8）正文 （9）附件 （10）发文单位（署名） （11）成文日期 （12）印章 （13）附注（此件发至 XX级） （14）主题词 （15）抄送单位 （16）印刷单位和印刷时间 印刷用纸和技术要求： 用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行26-28个字。

17 三、公文的格式 （二）发文字号 （三）公文标题 编写发文字号原则：包括单位（部门）代字、年份、序号。
注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。 （三）公文标题 标准式：发文单位+发文事由+文种 凡是有红色版头的文件，因已表明发文单位，故发文单位名称可省略。 特殊形式： 研讨发文单位+文种。如《中华人民共和国主席令》 发文单位+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。 举例说明发文字号：如“穗府【2001】12号”，表示广州市人民政府在2001年度内的第12号文。 “粤府办【2001】2号”表示广东省人民政府办公厅在2001年度内发的第2号文。 举例说明标准式公文标题：如《广州市人民政府关于整治东风路的通告》。有时可根据实际情况省略其中1项或2项，这类标题称之为省略式标题。如《关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知》、《通告》。

18 三、公文的格式 （四）成文日期 成文日期确定原则 成文日期必须写 年 月 日，且要用汉字 会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。
领导签发的，以签发日期为准。 联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。 法规性文件以文件批准日期为准。 一般信函、电文以实际发出日期为准。 成文日期必须写 年 月 日，且要用汉字 成文日期指公文生效的时间。公文生效标识以发文机关印章或签署人姓名为准，一般情况除了会议纪要之外，不加印章视为无效。

19 三、公文的格式 （五）主题词 主题词是用于文件的分类和检索的标识符号，由类别词、类属词和文种词三部分组成。上行公文应当按照上级单位的要求标注主题词。 一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。 标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。 一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。 根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。 由于《金融系统主题词表》基本无法使用，所以总公司大体统一主题词如下： 一是种词一律使用发文主办部门业务代称，如业务管理部代称为“业务管理”、多元销售部代称为“多元销售”，这样就可从主题词检索中发现是哪个部门发起的文件。 二是属词可以根据内容再次细分。 三是文种词必须是公司公文规范中规定的八类文种。

20 三、公文的格式 （六）用印 一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。
根据《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 联合行文：联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，之间互不相交或相切，相距不超过3mm；当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

21 四、公文写作的共性要求

22 四、公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。 （一）确定文种
这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。

23 四、公文写作的共性要求 （二）规范写作 1.主题规范 2.使用材料规范
主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。 2.使用材料规范 公文材料的选用标准必须是真实、典型、新鲜有力的。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题，提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。 确定公文的主题一般有两种方式：一种是根据领导人的授意直接确定主题，另一种是在具体的调查研究过程中，通过对材料的分析和对客观实际的把握，逐渐地确定主题。 确定好主题以后，就要根据主题的要求进行选材。

24 四、公文写作的共性要求 写公文也好、安排工作也好（事实上，写公文也是安排工作的一种方式），一定要“有的放矢” 。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础、最真实的材料，屏弃想象；而想象则是文学作品的核心和灵魂。 3.文章格式规范 公文普遍的结构格式是：公文标题—主送单位—正文—结尾—成文时间。 为了便于大家理解，把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。

25 四、公文写作的共性要求 （1）标题的写法 （2）主送单位的写法 公文标题的一般写法是 关于+事由+文种。
公文标题的一般写法是 关于+事由+文种。 （2）主送单位的写法 一是只写受文单位的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外，比如签报）；二是上行文只写一个主送单位，其他需要送达的受文单位采取抄送方式；三是用统称或者规范的简称，不能随意写；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文。 主送单位，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。位置在标题下左侧顶格。

26 四、公文写作的共性要求 （3）正文的写法 （4）结尾的写法
正文是主送单位以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送单位之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑、层次清楚有序，说理简洁、准确并力求深刻，用语符合规范。 （4）结尾的写法 正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。 《请示》要说“妥否，请批示；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束或者用“特此通知”、“特此报告”等；讲话稿类的一般有鼓动、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度等的结束语。

27 四、公文写作的共性要求 4.文字表述规范 公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性、确定性，而非描绘性、虚拟性或可能性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。 很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩，让受众深受教育或情绪激昂。 公文和其他文章一样，都是用语言来表达思想内容的，因而，公文语言与其他文章语言具有很多共同的要求。但公文又以其特有的权威性、严肃性、政策性、实用性等而区别于其他文章，这就决定了它又有与一般文章不同的要求，及语言必须准确、庄严、严谨、简洁、平实、规范。

28 四、公文写作的共性要求 5.标点符号使用规范 6.数字和计量单位使用规范 7.行文层次序数规范
该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。 一般标题中没有标点符号，只有几种特殊情况： 一是引用书名、文件名、法律名称时可以使用书名号； 二是转发的文件标题中就带有标点符号的。 6.数字和计量单位使用规范 一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。 7.行文层次序数规范 一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次。第一个层次，是大标题，写成一、二、三、；第二个层次是小标题，用（一） （二）（三）来表示；第三个层次用阿拉百数字表示，即 ；第四个层次用（1）（2）（3）表示。

29 五、几种常见公文的写作要点

30 五、几种常见公文的写作要点 （一）常用规范性公文 1.请示 请示就是需要上级批示或批复的事项。 写请示要注意几个问题：
一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项。 二是一请一报，一个请示只能报一个主送单位，不能多头报送。 三是一般不越级请示。 四是要简短精炼，简洁明了地讲明目的、原因、困难，对请求上级批准的事项要写明白。 针对我司的情况，大体上要说明：为什么目的、干什么事情，什么人、什么时间、在什么地点，需多少花费，预算内还是预算外。 “请示”由5部分构成：标题+主送机关+正文+落款和成文日期+联系人的姓名和电话。

31 五、几种常见公文的写作要点 2.报告 报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。 （1）分类
一是工作报告，是按照上级单位要求或公司治理结构要求所做的报告，如总裁室工作报告、董事会工作报告； 二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）； 三是建议报告，即在工作中发现好的经验、做法，认为应让上级采纳或推广，可以写建议报告； 四是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于审计意见整改情况的报告）； 五是备案报告（上级的规范性文件要求的备案）。 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问，一般包括标题、主送机关、正文、落款和成文日期。

32 五、几种常见公文的写作要点 （2）写法 一是要有导语：说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据上级的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。 二是总体结构一般包括：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。 也可以先写成效（或一并写做法），再写问题，最后写建议，总共由三个部分完成。 回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（比如审计意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专项资金我们是怎么整改的）。 三是结尾：报告结尾写“专（特）此报告，请阅”；一般不能写“当（妥）否，请阅（批）示”；备案报告写“请予审查”。 注意：切忌报告中夹带请示事项。

33 五、几种常见公文的写作要点 3.通知 通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。
通知属下行文，要下级单位（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，一定要细，避免执行过程中的反复询问），要具有可操作性。 例如写一个会议通知，开会的目的、时间、地点、人员、会议内容（议程）、其他要求等等，要逐一说清楚，让执行的人一看就明白。 注意：转了又转的文件怎么处理标题？ 假如总公司来文《转发中国保监会关于加强风险管理工作的通知》，分公司可以直接转发中国保监会的文件，将题目也拟成《转发中国保监会关于加强风险管理工作的通知》，但要在文件中提一句“根据总公司《转发中国保监会关于加强风险管理工作的通知》（民寿发〔2008〕56号）要求，现将中国保监会《关于加强风险管理工作的通知》（保监发〔2008〕567号）转发你们”。 通知由四部分共构成：标题、受文对象、正文、落款和发文日期。通知的内容一般比较单纯，要求一事一文。正文一般可以包括通知缘由、通知事项、事项分析和执行要求四项内容，但并不是所有类别的通知都必须具备着四个方面，在具体撰写时可以根据组要决定取舍。

34 五、几种常见公文的写作要点 4.批复 批复的正文一般都很简短，不必像通知那样详细阐述意义或道理，也不必像请示那样充分说明理由，而只是答复问题。一般由“引语”和“答复意见”两部分组成： 引语即引述请示名称或请示主要事项来作为批复的依据，多为“××（号文）收悉”等语。 “答复意见”即针对请示问题所作的具体答复，也很简短。如果答复意见稍多，须分项来写。“答复意见”如是同意意见，必要时还可加上几点指示或说明；如是不同意见，要说明不同意的理由，以便于下级理解和接受。 在拟写批复时还要注意及时性和一致性。批复是答复请示事项的公文，对请示事项的答复，一定要及时，以免误事。凡请示事项涉及到其它部门的问题，批复前要尽快与其协商，取得一致意见，然后写成批复意见，以利于下级机构的实施。 批复适用于答复下级机关的请示事项，属于指挥性公文。批复包括：标题、主送机关、正文、落款与成文日期。

35 五、几种常见公文的写作要点 （二）常用非规范性公文 1.工作计划类
常用非规范性公文有：工作计划、工作总结、讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、签报等，下面分别作简单介绍。 1.工作计划类 是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。 计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤、检查与考核等四要素。 计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），比如重点工作任务分解、拟办事项分解、主要经营指标分解、办理责任分解等都可以采用图表式。 计划类文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而谈，更不能随便列几条交差。 非规范性公文也在我们的工作中起着重要作用，是不可或缺的重要工作工具。

36 五、几种常见公文的写作要点 2.工作总结类 工作总结的特点是实践性、经验性、自述性、理论性。不仅要陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。 工作总结一般包括本年度（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下一步工作计划（个人总结写努力方向）。 个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，切忌写成流水帐。 工作总结类材料，要注意亮点的提炼和先进经验的总结。要让阅读者看出，与别的单位相比我们有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，促成以上变化的原因、政策、措施、方法是什么。

37 五、几种常见公文的写作要点 3.领导讲话类 主要有工作报告(代表单位或机构）、会议讲话（报告）、汇报材料、传达提纲、述职报告等。
（1）标题的写法 工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式（主标题、副标题构成，主标题是报告内容的精炼、概括，副标题写报告人、报告时间，）；还有一种常用的标题，就是讲话人＋会议名称+文种构成，如《董事长在党建工作会议上的讲话》，简洁明了。 （2）主体内容和基本要求 内容一般包括：上年（上一阶段）工作回顾、存在问题和困难、下年（下一阶段）工作任务、措施等。 总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。写得好的讲话，还需要生动、富于感情。 工作报告比较正规，用语庄重，一般不用口语化语言，一般不举例子，但工作做得怎么样，要用详实的数据说话，一般不允许脱稿临场发挥。 会议讲话则相反，用语要力求生动，可以较多地使用口语化语言，体现个人风格，可以临场脱稿发挥。

38 五、几种常见公文的写作要点 （3）写好讲话要具备的基本条件
一是全面、深入了解工作情况，包括困难问题、经验教训，才能做到落笔真实、全面、客观； 二是要了解有关形势和政策，特别是新机遇新政策，有什么好的新政策，有什么限制因素和政策，拟订措施才能够有针对性，体现时代性; 三是要有高度，要提炼、归纳、提高。如果是代总裁拟讲话稿，就要站在总裁的角度思考问题，该讲什么，该怎样讲，都有讲究；若是代党委书记拟讲话稿，就要站在书记的角度来考虑，该如何讲、怎样讲，二者是有差别的。

39 五、几种常见公文的写作要点 4.汇报材料和传达提纲 5.礼仪讲话 都要简明扼要，条理清晰，实事求是。
（1）汇报材料事实准确、重点突出、要有事例和数据，事例要有说服力。一般根据工作情况来安排框架，但上级有明确要求内容的，一般按上级要求逐一汇报。 （2）传达提纲的写作要点：一是不能原原本本地照搬领导讲话或讨论发言，要抽取、综合主要的、有代表性的体现会议精神的东西；二是要有侧重，要将本部门、本机构急待落实的方面作为传达重点；三是贯彻落实措施也要紧密结合本部门、本机构的实际。 5.礼仪讲话 欢迎词、答谢词、祝酒词、悼词、纪念性讲话等（开幕词、闭幕词也可以列入礼仪讲话）。 其特点：一是简短精炼；二是富有感情，欢迎词、祝酒词要热情洋溢，悼词要沉痛、沉重；三是力求流畅悦耳，文采飞扬。一般要避免小标题。 欢迎词除在开篇表示欢迎外，要简要介绍本单位的情况、本次活动的目的和安排，要展望今后的合作与情谊，最后要有祝愿的话。

40 五、几种常见公文的写作要点 6.签报 发起签报应当符合以下规则：
（1）签报必须一事一请，必须是针对具体的某一事件。（已经批示的同一事项需再次提出请示签报时，必须在新签报中注明并将上次或同类签报作为附件一并提交。） （2）签报必须有签报人明确的意见或建议。 （3）会签的签报必须由会签部门会签完毕 （4）主送人只能为一人，必须是该签报批阅的具体人员姓名，不得笼统地写为“总裁室”、“总经理室”等字样。 （5）切忌过简过繁。在开展重大活动或制定方案的签报中，要掌握签报正文和附件的功能，正文是摘要，附件是具体细节、报表、明细、说明等。既不能写一句话“详情见附件”，也不能把整个方案照搬到正文里。

41 六、公文中常见问题分析 了解了公文的定义、特点、种类和写作要求，我们再来了解一下公文写作中经常遇到的问题。

42 六、公文中常见问题分析 （一）文种的误用 1.行文目的不同 2.公文内容不同 3.规范性用语不同 4.事例 主要表现在报告和请示的错用
报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。 1.行文目的不同 报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。 2.公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。 3.规范性用语不同 报告用 “特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复” 。 4.事例 这两种文种的滥用主要表现在两个方面。 （1）请示、报告混用 如《关于请公司领导出席开业典礼的报告》 （2）请示、报告并用 如《关于召开----会议的请示报告》

43 六、公文中常见问题分析 （二）随意请报 （三）公文组成要素不全
“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”、“报告”。随意请报主要有三种情况： 1.主送个人，如“xx副总裁”、“xx总经理”。 2.多头主送 ，如“xx部、xx处并xx处”。 3.越级上报。 （三）公文组成要素不全 1.上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。 2.缺附件。 3.成文日期不全，如“二OO九年一月”、“09年2月22日”等。 4.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种词等。 请示不要事无大小，样样都请示，只有当遇到确实无权解决或无力解决的问题时，才能向上级请示。

44 六、公文中常见问题分析 （四）公文标题病误 1.标题无文种 2.不伦不类的标题 3.标题中事由表达不全 4.标题中乱用标点符号
将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如《民生人寿……管理办法（暂行)》、 《民生人寿……总结报告》。 转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如《……关于转发……的方案》。 2.不伦不类的标题 两个文种并用：如请示报告、任免决定的通知等。 混用文种：将“请示”错用成“申请”。 字面意义重复：关于申请 的请示。 3.标题中事由表达不全 如《关于追加---分公司预算的请示》。 4.标题中乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 公文中乱用标点符号主要表现在： （1）转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。 （2）不必用其他标点符号而随意使用。如：《关于2010年“文明礼貌月活动”安排的通知》。 标题指标明某一公文主要内容的概括性名称。位置在文件的开首，正文上端，在有红头时，标题放在红线下面的第一行；没有红头时，标题放在首页上端第一行，居中安排。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、事由和公文文种组成。

45 六、公文中常见问题分析 （五）语言结构和文字方面问题 1.段落层次不清，主次不分。 2.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。
不善于用结构层次序数，如一、二、，（一）（二），1.、2.、……。在不同的段落用不同的层次序数。 2.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。 3.以公司名义发布的公文，正文中出现“---部门制定了《-----》”。 4.主语谓语搭配不当。 如 ：全系统的工作水平普遍增加了。（提高） 上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）

46 六、公文中常见问题分析 5.引文文号错放在文件名前 6.标点符号错用
例： 根据保监会〔2009〕3号文件颁布的《-----》的文件精神，……。 6.标点符号错用 （1）句号、逗号错用 为了加强营销渠道管理，规范销售行为，维护消费者利益，在全系统建立防范违法违规行为监督检查体系。根据保监会----会议精神，决定…… （2）顿号、逗号错用 在时间紧，任务重，困难多的情况下，公司号召全体员工……。 （3）在小标题上用标点符号 （4）正文中标注附件的部分用标点符号： 附件：《民生人寿专职讲师津贴管理办法》

47 六、公文中常见问题分析 （六）公文时效及废止问题 1.由于缺乏计划性，公文发布时间仓促，未给执行单位留足准备时间。
公文都有时效，目前在这方面主要有两类问题： 1.由于缺乏计划性，公文发布时间仓促，未给执行单位留足准备时间。 2.修订制度类文件，对文件的历史缺乏了解，在印发新制度时，未对旧制度废止。

48 七、OA中的文件流转 （一）通用介绍 1.目前公司OA系统中的文件流程包括发文、收文和签报（分为总部签报和分公司-总部签报）；

49 七、OA中的文件流转 流转状态查询（流程图） 红色方框表明文件已经流转至该处。

50 七、OA中的文件流转 流转状态查询（流程状态）

51 七、OA中的文件流转 打印 本节点已提交 本节点未提交

52 七、OA中的文件流转 （二）发文流程

53 七、 OA中的文件流转 常见问题说明 1.所有的退回均将文件退至“2-部门负责人审核”； 2.部门负责人及以上拥有“转发”权限；
3.多人同时处理同一环节，均为平行设置，当最后一人处理完毕后进入下一环节； 4.责任人审核环节如为多选，每个操作人都有退回权限。

54 七、 OA中的文件流转 （三）收文流程

55 七、 OA中的文件流转 （四）签报流程 1.总部签报 主送人指的是“魏均勇总裁”。

56 七、 OA中的文件流转 2.分公司-总部签报

57 七、OA中的文件流转 （五）OA文件流转的几点注意事项 1.正文附件和发文依据的运用
“正文附件”主要用来上传需要附于文件后，但不在版记以内的各类文件。 “发文依据”主要用于选择本操作人参与过的流程作为本次发文的发文理由及依据。 由于受到系统功能限制，一些作为依据的本地文件或不挂网但具有参考意义的文件也可以以“正文附件”的方式上传，但要注明“（不挂网）”、“（仅供决策参考）”等字样。

58 七、OA中的文件流转 2.发文的时间预留 在OA中发文，受到流程环节的制约，“特事特办”比较难，故需要注意发文时的时间预留。
按照董事长的指示，涉及面较大的会议、培训通知等要至少提前5天发文挂网，而领导审签、部门会签同样需要时间，并且受到出差、开会等因素的限制，无法保证第一时间签批。特别，董事长公务繁多，若需董事长签发，要特别记得多留时间。 根据OA系统时效统计结果，办公室建议各发起机构及部门： 会议、培训类通知至少提前15天发起，并随时关注审批进度，保证时效。 需董事长签批并有时间限制的发文，特别是上行文，要保证至少提前5个工作日流转至董事长签发环节。

59 七、OA中的文件流转 3.附件的格式 4.签报流程的正文与附件
我公司OA在发文、收文和签报流程中均可添加附件，由于系统自带打开Office文件功能，推荐使用Office软件系统的文件类型（.doc/.xls/.ppt）进行文件上传。 如有纸质版文件需扫描后上传，建议制作为.pdf格式的文件，但不推荐使用其他图片格式进行附件上传。 如附件数量很多，可以使用压缩文件包.rar对文件进行压缩后上传为附件。 4.签报流程的正文与附件 我公司OA系统的签报流程中有正文和附件项目，正文的使用要做到不过繁亦不过简，做到包括了签报全部要点，但不需要一定体现出全部细节，保证在不打开附件的情况下主体内容明确，重点不漏不失真。这一点需要签报发起人员在实际工作中逐步体会提高。

60 结束语 要具体讲怎么能写好公文很难，想通过听讲，就能写好公文，基本上也不大可能。我个人的体会是，要写好公文，除了多了解、多熟悉工作，多写、多练笔以外，没有别的好办法。 在此，只是就我对公文的理解和大家作粗浅的交流，希望能够抛砖引玉，共同提高。

61 感谢大家的时间