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文書處理與公文寫作.

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1 文書處理與公文寫作

2 前言 公文,對外代表學校,對内代表單位以及個人;因此,公文品質直接影響學校形象,也直接影響個人工作能力評價。
因此,文書處理過程,應秉持高度責任感,並以最嚴謹的態度,力求合法、合理、合情。

3 文書處理 依據行政院秘書處「文書處理手冊」 所稱文書,指處理公務或與公務有關,不論其形式或性質如何之一切資料。
凡機關與機關或機關與人民往來之公文書,機關內部通行之文書,以及公文以外之文書而與公務有關者,均包括在內。 本校為加強文書管理,有效控制其處理之流程速度,提高行政效率,參照行政院訂頒文書處理,訂有「國立勤益科技大學公文處理作業要點」

4 文書處理 所稱文書處理,係指自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程,步驟如下:
1.收文處理:簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 2.文件簽辦:擬辦、送會、陳核、核定。 3.文稿擬判:擬稿、會稿、核稿、判行。 4.發文處理:繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 5.歸檔處理:依檔案法及其相關規定辦理。 依據本校「分文作業要點」第六點規定(略以):「公文分文有誤或有疑問時,四小時內退文通知總收發……若分文至二個單位皆不承辦時,則應填寫退文分辦單,註明退文原因及建議改分意見……陳請主秘核判,經核判確定之承辦單位應即簽收承辦,不得拒絕。」

5 文書處理 文書之機密性,應參據來文規定、業務性質或依相關法規規定辦理。
1.機密文書分為國家機密文書、一般公務機密文書。 2.一般公務機密,指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,依法令或契約有保密義務者。 3.處理一般文書,仍應審核鑑定是否具保密價值,如確有保密必要,應即改作機密文書處理。 4.傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收;非由承辦人員親自傳遞時,應密封交遞。(傳遞過程應使用黃色公文夾) 本校應保密(列為「密」等級)業務項目表,請參閱

6 文書處理 文書時間性,應參據來文規定或實際需要區分辦理 為釐清責任,文書處理過程有關人員,應於文面適當位置蓋職名章,並記明日期及時間。
1.文書處理,應採隨到隨辦、隨辦隨送,不得拖延、積壓、損毀、遺失。 2.除限期公文應依來文規定辦理外,一般公文處理時限基準如下:緊急公文:隨到隨辦(採用綠色公文夾) 最速件:1日(採用紅色公文夾) 速件:3日(採用藍色公文夾) 普通件:6日(採用白色公文夾) 為釐清責任,文書處理過程有關人員,應於文面適當位置蓋職名章,並記明日期及時間。 例如:102年6月30日下午4時30分,縮寫為0630/1630。

7 文書處理 為明確各單位業務劃分及授權範圍,提高行政效率,學校訂有「分層負責明細表實施要領」及「分層負責明細表」(學校網站--人事室—表單下載) 公文處理應依核定之分層負責明細表辦理,依本校現行權責劃分共有--校長(第一層)、單位主管(第二層)、組長(第三層)、承辦人(第四層)。 公文簽辦過程,雖完成送會、陳核、核定等程序,但倘若公文承辦人員製作公文過程,敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等,發生錯誤或遺漏者,承辦人員仍應負責,故不可不甚。

8 文書處理—公文類別 公文程式條例第2條:公文類別分為「令」、「呈」、 「咨」、 「函」、「公告」、「其他公文」六類。
本校「公文處理作業要點」就校內常用公文自訂類別,區分為「令」、「函」、「公告」、 「書函」、 「開會通知」、 「公務電話紀錄」及「其他公文」七類。 所謂「其他公文」,係指其他因辦理公務需要之文書。

9 文書處理—公文類別 函:處理公務過程,有下列情形之一時使用。 簽:承辦人員就職掌事項,或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。
上級機關對所屬機關有所指示、交辦、批復時。 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 民眾與機關間之申請或答復時。 簽:承辦人員就職掌事項,或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

10 文書處理—公文類別 以本校較常使用之其他公文類別,說明如下: 開會通知單:召集會議時使用。 提案:對會議提出報告或討論事項時使用。
紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。 簽:承辦人員就職掌事項,或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 報告:調查報告、研究報告、評估報告等。 聘書:聘用人員時使用。經簽准後,逕予發聘或用「函」檢附。

11 文書處理—公文類別 證明書:對人、事、物之證明時使用;例如:研習證明書、獎狀。
證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用;例如:學位證書。 契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用;例如:聘(僱)用契約書。 說帖:就掌理業務詳述辦理情形,請相關部門予以支持時使用。 為避免聘書、感謝狀、獎狀、研習證書等各類書狀格式雜亂,學校訂有「研習證書暨獎狀套印規範」及範例檔案,請自行參閱

12 文書處理—公文寫作 文字使用應符合「簡、淺、明、確」之要求: 簡(文句少而意義足) 淺(不用奇字、奧義、僻典) 明(不為隱語、誇張、諷刺)
確(所述時間、數字,皆精確真實) 文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏 同一案情的處理方法不可前後矛盾。 對每份公文,均應從各種角度、立場詳加考量,並與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法,應力求具體、適切可行,並備齊各種必需文件,構成完整之幕僚作業。

13 文書處理—公文寫作(簽) 「簽」是行政人員最常撰寫的公文,為幕僚處理公務意見之表達,以供長官暸解案情,並作為抉擇之依據。
「簽」經由「擬辦、送會、陳核、核定」流程,應可完整呈現從承辦單位、相關單位、核稿長官及校長,所有橫向、縱向關係對案件之整體意見。 一份好的簽呈,應該有組織、有條理、具連貫性,讓核稿長官能用最短時間,理解所有案情及其可行方案之利幣得失。

14 文書處理—公文寫作(簽) 案件主要來源 簽--撰擬過程 1.主管機關或其他機關、學校來文。 2.會議決議、長官交辦。
3.民眾、學生等之陳情或反應事項(含電話紀錄、 )。 4.輿論報導或依法應主動辦理之事項。 5.業務創新、流程改善或主動發現問題之處理等。 簽--撰擬過程 1.充份瞭解案件背景、法令依據。 2.思考所有可行、不可行方案,並換個角度再多想一下 --從學生(或老師)、承辦單位、配合單位、學校等多元角度考量。 3.整理所有資料,草擬乙份長官容易看得懂的簽。

15 文書處理—公文寫作(簽) 一段式 二段式 制式簽 三段式 「主旨」一段完成。 分「主旨」、「說明」或 「主旨」、「擬辦」二段。
便箋 制式簽 一段式 二段式 三段式 不分段 二段以上 「主旨」一段完成。 分「主旨」、「說明」或 「主旨」、「擬辦」二段。 分「主旨」、「說明」、「擬辦」三段。 簡易案件,直接簽擬處理意見。 每段冠以一、二、三……等序號。

16 文書處理—公文寫作(簽) 一段式:「主旨」一段,案情簡單者適用之;案件一般為「無應辦事項之存查公文」。
二段式:採「主旨」及「說明」或「擬辦」二段。 主旨段:扼要說明目的、期望或擬辦意見。 說明段:其他需要讓長官瞭解的案情、理由及相關事項;案情複雜者可於說明段以一、二、三…分項 敘述。 三段式:採「主旨」、「說明」及「擬辦」三段。用於案情複雜,且擬辦意見無法於主旨段容納者。 因應校務推動涉及層面甚廣,目前陳請「一層決行」之簽核公文,核稿秘書建議以「主旨」、「說明」及「擬辦」三段式撰擬。

17 文書處理—公文寫作(簽) 綜合以上,簽呈應按事理發展先後順序敘述: 請示類案件 報告性質案件 案情複雜或過程瑣碎之案件:
案件背景>法令依據>處理經過>分析利弊>擬處意見  報告性質案件 按時間或空間順序敘述。 案情複雜或過程瑣碎之案件: 1.附件附陳方式,讓案件具完整性,公文亦不會過長。 2.引述法規或來函意見,應擇錄重點,避免全文照錄。 3.例外情形或特殊狀況,應於適當文句間以( )方式加註。 4.應極力避免疏漏或前後矛盾。 要兼具「簡明扼要」、「完整陳述」;更要「條理分 明」、 「具連貫性」。

18 文書處理—公文寫作(函稿) 機關、學校之一般公文以「函」為主,「公文稿」於校長判行後即對外發出,公文內容如有錯誤或疏漏,影響層面廣。
函的結構,採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式;應視案情複雜程度靈活運用,可用一段完成者,不必勉強湊成二段、三段。 主旨:全文精要具體提出行文目的與期望或核復意旨。 (不分項,文字緊接段名冒號之下書寫以不超過60字為原則。) 說明:就來源、事實、經過或理由等詳細敘述。 (如無項次,文字緊接段名冒號書寫;如分項條列,另列縮格書寫。) 辦法:提出具體要求或處理意見。 (現行公文少用到「辦法」段。)

19 函稿之用語,應力求簡潔、語意明確、互相尊重,避免艱深用語或不確定語句。 公文正、副本收受單位之審酌,應力求周延。
文書處理—公文寫作(函稿) 函復之公文,應於函稿之說明段引敘或說明來文日期、文號,俾便受文單位調案處理。 說明:復 貴校102年6月30日義大學字第 B號函。 說明:依據 鈞部102年6月30日臺訓(三)字第 號函辦理。 函稿之用語,應力求簡潔、語意明確、互相尊重,避免艱深用語或不確定語句。 公文正、副本收受單位之審酌,應力求周延。

20 文書處理—公文寫作(擬辦方式) 先簽後稿: 1.制定、訂定、修正、廢止法令案件。 2.有關政策性或重大興革案件。
3.牽涉較廣,會商未獲結論案件。 4.擬決策會議討論案件。 5.重要人事案件。 6.其他性質重要必須先行簽請核定案件。

21 文書處理—公文寫作(擬辦方式) 簽稿併陳: 1.文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
2.依法准駁,但案情特殊須加說明之案件。 3.須限時辦發不及先行請示之案件。 以稿代簽:為一般案情簡單,或例行承轉之案件。

22 文書處理—公文寫作(公文用語) 期望及目的用語: 對上級:請 鑒核、請 鑒察、請 核轉、請 備查、請 釋示、復請 鑒核、請 核示。
對上級:請 鑒核、請 鑒察、請 核轉、請 備查、請 釋示、復請 鑒核、請 核示。 對平行:請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、請 同意見復、請 查明見復、請 惠允見復。 對下級用:希查照、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。 用語解析: 請 核示(提出擬辦意見簽核時) 請 鈞閱、請 核閱(檢陳資料請長官過目) 請 鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解) 請 鑒核(除簽報長官瞭解外,並含有請示之意) 請 鈞參(提供長官參考)

23 文書處理—公文寫作(公文用語) 稱謂用語: 附件語(有附件時用) 有隸屬關係:下對上稱「鈞」;上對下稱「貴」;自稱「本」。
無隸屬關係:下對上稱「大」;上對下稱「貴」;自稱「本」。 機關對人民:「台端」。 行文數機關或單位:於文內同時提及,通稱「貴機關」、「貴校」。 附件語(有附件時用) 附、附送、檢附、檢送:對平行及下級機關或人員用。 附陳、檢陳:對上級機關或首長用。

24 文書處理—公文寫作(公文用語) 准駁語: 應予照准、准予照辦、准予備查:上級機關對下級機關或首長表示同意時用。
未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准:上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。 敬表同意、同意照辦:對平行機關表示同意時用。 歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦:對平行機關表示不同意時用。 應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進:對下級機關斥責時用。

25 文書處理—公文寫作(法律統一用字) 公布、分布、頒布 佈 徵兵、徵稅、稽徵 征 部分、身分 份 帳、帳目、帳戶 賬 釐訂、釐定 厘
公布、分布、頒布 佈 徵兵、徵稅、稽徵 征 部分、身分 份 帳、帳目、帳戶 賬 釐訂、釐定 厘 行蹤、失蹤 踪 妨礙、障礙、阻礙 碍 賸餘 剩 占、占有、獨占 佔 牴觸 抵 雇員、雇主、雇工 僱 (名詞用「雇」) 僱、僱用、聘僱 雇(動詞用「僱」)

26 文書處理—公文寫作(法律統一用字) 黏貼 粘 計畫 劃 (名詞用「畫」) 策劃、規劃、擘劃 畫 (動詞用「劃」) 蒐集 搜 儘先、儘量 盡
黏貼 粘 計畫 劃 (名詞用「畫」) 策劃、規劃、擘劃 畫 (動詞用「劃」) 蒐集 搜 儘先、儘量 盡 電表、水表 錶 拆除 撤 貫徹 澈 澈底 徹 祗 只 ( 副詞) 並 并 (連接詞 ) 關於、對於 于

27 文書處理—公文寫作(法律統一用字) 聲請、申請 對法院用「聲請」 對行政機關用「申請」 關於、對於 于 給與 予 (給與實物)
聲請、申請 對法院用「聲請」 對行政機關用「申請」 關於、對於 于 給與 予 (給與實物) 給予、授予 與 (給予名位、榮譽等抽象事物) 紀錄 記 (名詞用「紀錄」) 記錄 紀 (動詞用「記錄」) 事蹟、史蹟、遺蹟 跡 覆核 複 復查 複 複驗 復

28 常見問題 未收集、瞭解相關法令規定,或未探究案件始末。 僅依循前例辦理,未充分考量案件所有應辦理事項。
製發開會通知卻未附會議議程或討論議題。 開會通知及議程太晚發出,造成與會人員無法會前準備。 錯別字太多、文句不通、數字前後不合,附件欄未填、塗改經費數額或附件未隨附。 同一單位,承辦人和主管意見不一致,呈現不同的擬議。 來文訂有復文期限,文存查後卻未續辦或續辦後未依限回復。

29 文書處理-參考資料 文書處理手冊 國立勤益科技大學公文處理作業要點 國立勤益科技大學分文作業要點 國立勤益科技大學研習證書暨獎狀格式套印規範
國立勤益科技大學應保密(列為「密」等級)業務項目表 以上所有參考資料,均可由總務處文書組網頁「法令規章」項下查閱。 個人常用參考書:公文書寫作要領 鐘昱男編著 臺北市政府人事處編印 總務處文書組

30 報告完畢 期待日後一起切磋研究


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