A Study on the Cost of Migration for Office Document

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1 A Study on the Cost of Migration for Office Document
辦公室文件轉置成本之研究 A Study on the Cost of Migration for Office Document 指導教授：歐陽崇榮 研究生：關中 中華民國97年5月

2 大綱 第壹章　序論 3 1 第貳章　文獻探討 2 第參章　研究設計與實施 3

3 第壹章　序論 3 1 第貳章　文獻探討 2 第參章　研究設計與實施 3

4 研究動機與目的 數位資訊保存不易，由於科技發展的速度越來越快以及媒體的易碎性、易變性、相容性...等原因，以致於無法讀取其中的內容。
微軟於2006年推出了Office Open XML的文件格式標準，由於其包含XML的特性適合作為電子文件的交換、長期保存與使用，或許在未來會成為使用的趨勢，故很有可能面臨更換新辦公室軟體以及轉置舊格式文件的情況。

5 研究動機與目的（續） 所以本研究的重點在於：
瞭解轉置策略的概念、調查目前辦公室文件使用與保存的情況，以及未來在更換新Office軟體時，所需的成本情形。

6 研究問題 瞭解轉置策略的基本理論、定義及概念為何 ?
瞭解實施轉置策略前所需進行的相關評估與調查，並分析未來面臨更換新office軟體時進行辦公室文件轉置所需的成本為何 ?

7 研究範圍與限制 以探討轉置策略之基本理論以及進行辦公室文件轉置成本為主體，其餘如轉置之軟體、應用程式、實作等偏向資工技術者則不在研究範圍中。
受限於人力、時間、填答意願以及地區範圍之限制，本研究以政府單位以及學術單位之圖書館作為研究調查之對象。

8 第壹章　序論 3 1 第貳章　文獻探討 2 第參章　研究設計與實施 3

9 文獻探討 美國國家檔案及文件署於2006年在其未來發展策略中指出，未來的電子文件將會呈現指數成長的趨勢。
加州柏克萊大學於1999年對全球所製造的數位化訊息總儲存量所做之預測約為15億GB，2003年時數量增加為50億GB。 IDC科技公司針對數位化資訊總量的調查顯示，全球在2006年製造了約為1610億GB的數位資訊。

10 文獻探討（續） 數位資訊的保存與維護之困難在於 數位媒體缺乏耐久性，極容易損壞。 必須經常做轉置或轉存的動作，相當耗費人力與經費。
隨著資訊技術不斷地更新進步，設備容易過時，當硬體改變時，便無法處理過去的資料格式。

11 文獻探討（續） 電子檔案的保存策略 基礎層 核心層 輔助層 轉存（Refresh） 標準化（Standardization）
詮釋資料（Metadata） 核心層 轉置（Migration） 模擬（Emulation） 封裝（Encapsulation） 輔助層 系統保存（System Preservation） 重複一套系統建置（Redundancy） 印成紙張或其他可瀏覽媒體（Converting to Paper）

12 文獻探討（續） 辦公室文件屬於電子文件的一種，包含了文書處理、試算表、簡報檔、資料庫、網頁處理...等。
本研究主要是指使用文書處理、試算表和簡報檔這三項最常使用的辦公室套裝軟體所產生的原生數位文件。過去是屬於封閉格式，相容性較低。 微軟於2006年推出了Office Open XML的文件格式標準，使其文字檔、簡報檔、試算表等文件可以自由地在不同的應用程式及不同的平台作業。

13 文獻探討（續） 由於Office 2007包含XML的特性適合作為電子文件的交換、長期保存與使用，或許在未來會成為使用的趨勢，故很有可能面臨更換新辦公室軟體以及轉置舊格式文件的情況。 將檔案轉換成XML的格式可以視為是一種特殊的轉置處理方式。

14 文獻探討（續） 轉置策略之定義 根據Commission on Preservation and Access（CPA）及Research Libraries Group（RLG）在其研究報告中對轉置的定義是：定期的將數位資源從舊有的軟體或硬體上轉移到新的，或是從舊有的電腦科技轉移到新的電腦上。這樣的定義涵蓋了「轉存refresh」媒體以及「轉移migration」系統兩種概念。 轉置是將電子檔案的內容、架構與關聯性都保存下來，其目的在於保存電子檔案的完整性，並確保使用者可以在持續改變的新科技中繼續檢索與使用。

15 應用程式（Application Program）
文獻探討（續） 硬體（Hardware） 作業系統（Operate System） 轉置策略涵蓋 的層面 應用程式（Application Program） 資料（Data） 儲存媒體（Media）

16 文獻探討（續） 進行轉置之原因 問題 原因 實例 格式陳舊過時 業者停止對格式的支援 市場佔有率下降 支援的程式改變
競爭軟體改成支援TIFF 格式依賴舊有的硬體及作業系統 檔案需要原有的系統才能使用 Commodore 64/128 Apple II 格式為業者私有 業者不願意分享公開格式的資訊，即便該格式已不被使用 Xerox XDOC 格式 機構管理分散 檔案以一樣但不同版本的格式存在 TIFF 詮釋資料的管理複雜 對於檔案的詮釋資料需求增加 8.3 file name格式（i.e.,table1.wk1）

17 文獻探討（續） 轉置策略之評估與成本 在Gregory W. Lawrence等人的Risk management of digital information：A file format investigation報告中提到以轉置策略作為數位保存的方式其過程與結果並不100%穩定，而降低轉置風險的方式便是了解進行轉置可能會遇到的問題，並進行風險評估。 以轉置策略作為數位保存策略時，其風險可能有：檔案格式、檔案轉換軟體、系統的硬體及軟體、以及預算、人員的教育訓練...等組織層面的考量。

18 文獻探討（續） 檔案格式與檔案轉換軟體 系統評估 轉置考量 因素 資料使用者 保存計畫 人員的教育訓練 預算

19 文獻探討（續） Ramboll Management公司在2006年八月針對丹麥中央政府從現有的微軟辦公室文件轉換成OOX或ODF所需之經費進行研究，其研究報告中將進行辦公室文件轉置所需的數種花費項目分成三個構面：

20 文獻探討（續） Ramboll Management之辦公室文件轉置研究構面 技術面 組織面 系統面
包含了文件的批次轉換、獨立轉換、硬體設備的升級、電腦的測試與安裝、儲存與備份所使用的空間...等。 組織面 包含了組織內人員以及資訊雇員的教育訓練、接受教育訓練所需的時間、從現有Office軟體轉換成新Office軟體所需的時間...等。 系統面 包含了授權費用以及開發新界面費用...等。

21 文獻探討（續） 根據其研究結果指出 將其現有的辦公室文件轉置成OOX格式需要DDK 105 Million（約為2200萬美元）
在五年內將其現有軟體（主要是Office XP及Office 2003）更新至Office 2007則需要DKK 380 Million（約為8000萬美元） 將整個辦公室文件軟體轉換成使用ODF標準並導入Office格式需要花費DKK 255 Million（約為5400萬美元）

22 文獻探討（續） Ferris Research公司於2002年4月針對Microsoft Exchange v5.5轉置成Microsoft Exchange v2000進行研究，並於2003年12月進一步針對不同的電子郵件系統轉置電子郵件的成本進行研究，其主要花費項目分成五個構面，分別為： 人事成本、硬體、軟體、資料移轉、使用者影響

23 文獻探討（續） 根據Ferris Research於2002年對Microsoft Exchange v5.5轉置成Microsoft Exchange v2000研究結果指出： 對於大型組織來說，從Microsoft Exchange v5.5轉置成Microsoft Exchange v2000，平均一個mailbox大概需要400美元，根據不同的情況其mailbox平均花費範圍大概在50至700美元左右。

24 文獻探討（續） 根據Ferris Research於2003年針對不同的電子郵件系統轉置電子郵件的成本，其研究結果指出：
硬體及軟體的花費約佔了所有花費的一半，而人事成本佔了總成本的31%，是另一個花費的重點，使用者影響方面則佔了總成本的18%。

25 文獻探討（續） 綜合上述轉置之評估與成本文獻探討內容可以發現 ：
執行轉置計畫前必須考量許多因素，包括了檔案格式、檔案轉換軟體、系統的硬體及軟體、預算、人員的教育訓練…等。 不同的轉置層面具有不同的影響因素，其轉置成本也有所不同，這些轉置因素則可以分為技術面、系統面、組織面以及時間…等。 不同的轉置層面有不同的影響因素及考量，沒有一種轉置策略完全適合所有的轉置層面，必須針對其轉置需求作規劃及考量 。

26 第壹章　序論 3 1 第貳章　文獻探討 2 第參章　研究設計與實施 3

27 研究方法 文獻分析 首先探討數位保存以及電子文件保存策略等相關議題，再針對多種保存策略中之轉置策略以及其成本評估作深入的探討與分析。 問卷調查與訪談 參考文獻探討之內容設計研究問卷之題目。受限於距離之因素，針對問卷題目中部份開放性之問題，部份研究對象採用問卷調查並輔以訪談之方式。

28 研究工具與設計 研究者經過文獻探討後主要參考Gregory W. Lawrence等人的Risk management of digital information：A file format investigation報告中所述之轉置風險，以及Ramboll Management公司針對丹麥中央政府從現有的微軟辦公室文件轉換成OOX或ODF所需經費之研究設計研究問卷。 研究者參考上述文獻進行問卷調查之題目，將不合適的項目刪除，並從其轉置成本構面以及花費項目整理出轉置成本之影響因子，分別為時間、教育訓練以及系統

29 研究工具與設計（續） 本研究之辦公室文件轉置成本影響因子及對應之花費項目： 影響因子 花費項目 時間 轉換文件所需的時間（批次轉換）
轉換文件所需的時間（獨立轉換） 人員接受教育訓練課程所需的時間 安裝Office軟體的時間（一台電腦） 人員適應新Office介面所需的時間 訓練 進行教育訓練的費用 系統 硬體 Office軟體授權費用 文件的轉換軟體 儲存所使用的硬碟空間 備份所使用的硬碟空間 操作與維護

30 研究工具與設計（續） 本研究之轉置成本計算方式為： 時間費用 辦公室文件轉置之成本 訓練費用 系統費用

31 研究對象 研究對象部分，受限於時間、人力以及經費等考量下，本研究選擇政府單位以及學術單位之圖書館作為問卷調查之對象。 編號 學術單位 6
國立台灣大學圖書館 7 國立台北藝術大學圖書館 8 國立中山大學圖書館 9 國立成功大學圖書館 10 國立高雄應用科技大學圖書館 11 陽明大學圖書館 12 淡江大學圖書館 13 輔仁大學圖書館 14 長榮大學圖書館 編號 政府單位 1 國家圖書館 2 國立中央圖書館台灣分館 3 國立台中圖書館 4 台北市立圖書館 5 高雄市立圖書館

32 研究步驟與流程 研究開始 決定研究主題與方向 相關文獻資料之蒐集 整理、分析相關文獻資料 設計問卷題目並進行前測 修正問卷題目
決定問卷對象並發放問卷 綜合分析與整理 研究結束

33 報告結束，謝謝聆聽！ Thank You !