归档文件整理规则 & 机关文件材料归档范围及文书档案保管期限规定 2015年4月 市档案局 业务指导科 刘薇

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1 归档文件整理规则 & 机关文件材料归档范围及文书档案保管期限规定 2015年4月 市档案局 业务指导科 刘薇
归 档 文 件 归档文件整理规则 & 机关文件材料归档范围及文书档案保管期限规定 年4月 市档案局 业务指导科 刘薇

2 归 档 文 件 整 理 归档文件的管理主要由以下几个步骤组成：
一、 收集：需要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。 二、 整理：依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。需要归档人员熟悉本单位的工作职能与主要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。 三、 排架：方便利用、销毁。 四、 编写归档文件整理说明。归档文件整理规则（DA/T ）及详细说明

3 一、归档文件的定义 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 1、文件材料归档范围 ①机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

4 （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 ②机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

5 ③常见的错误： 党政机关的非法规性的一般文件，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，本单位一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些不属归档范围，不应归档。 ④应归档但容易遗漏的文件材料： A、机关内部及直属单位的专门文件材料，如统计部门的普查材料、科委机关的成果材料、纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门（业务）文件材料。 B、白头文件材料：合同、协议、简报、组织沿革、大事记、党组（党委）或行政会议记录、计划总结、统计报表、汇报材料等。 C、会议文件材料，如本机关召开的专业会议，到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料。

6 二 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3.1 归档文件整理的意义： 一是归档文件编号后，能方便排架管理。二是归档案文件经分类、编号后，能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便。四是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。如果不对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起。 3.2 整理方式：采取集中整理的方法，即由文书处理和业务部门分别收集各自形成的归档文件，再由负责档案的工作人员进行统一的整理。

7 3.3 整理时间：最好采用随办随归方式，能够将集中整理归档文件的时间，分散到平时每一份文件形成的过程中，将一份文件的整理、归档作为文件形成或承办的一部分。
3.4 归档文件整理新方法与传统立卷方法相比工作量、经费的节约：传统立卷方法一般有分类、组卷、卷内文件排列、编页号、填卷内目录和备考表、拟写案卷题名、划分保管期限、填写案卷封面、装订、编案卷号、编案卷目录等十几个工作环节，装订在形成案卷之后。归档文件整理新方法只需装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个工作环节，装订一般在其他整理环节之前。简化了一半的工作程序和环节。 传统立卷方法一般每50页用一个硬卷皮，新的归档文件整理方法每400页用一个档案盒，可节省很多装具费用。所以建议一些使用传统立卷方法的企业尽快采用新的归档文件整理方法。 3.5整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.6质量要求 ①归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 ■ ②整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

8 三 整理方法及步骤 4.1装订 ①装订前的处理工作： A拆除金属物、主要是为了防止金属物氧化、腐蚀，损害归档文件的纸张，影响其寿命。 B修裱破损文件。 C复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字，用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。 D折叠超幅面纸张，折叠后应尽量将文件的首页标题露出，折痕应尽量在文字及图表之外，折叠后的纸张应容易打开，如采用手风琴式折叠方式。 ② 装订的单位： 归档文件应按件装订。一般每份文件为一件。正本与定稿一般为一件。正文与附文一般为一件。原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件。特别值得一提的是请示与批复，在原来的管理中也是“为一件”进行管理的，但是为了进一步加大电子档案利用效果，采取分开归档的方式进行管理。

9 内容反映多个单位的报表、名册、图册等由于它们的内容相对完整，按其本来的装订方式，一册（本）为一件。
③装订时文件排序：装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。 ④装订的材料、部位及对齐方式： 统一要求用不锈钢夹，左侧串开装订，归档文件左、下侧对齐。 4.2分类 归档文件的分类是对全宗内的归档文件进行分类。 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立法人资格。

10 ③年度—保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理。
4.2.1 分类方法： 归档文件可以采用以下几种分类方法： ①年度—机构—保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。 ②年度—问题--保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可采用此方法。 ③年度—保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理。

11 ③与“年度—保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2001年：永久、30年、10年；2002年：永久、30年、10年；2003年……
4.2.2与这三种方法对应的分类方案如下： ①与“年度—机构—保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2001年：办公室---永久、长期、短期；业务一科---永久、长期、短期；业务二科---永久、长期、短期。2002年：办公室…..业务一科…..业务二科…… ②与“年度—问题--保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2001年：党群类—永久、长期、短期；业务类—永久、长期、短期；行政类—永久、长期、短期。2002年：党群类…业务类….行政类 ③与“年度—保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2001年：永久、30年、10年；2002年：永久、30年、10年；2003年…… 4.2.3年度：文件的形成年度指具体的年度，例如“2013”。 4.2.4分类机构：即单位的内设机构名。“办公室”“业务一科”等 4.2.5问题：即问题的名称。“党群类”“业务类”“行政类”等。

12 4.2.6文书档案保管期限表 新的保管期限表和旧的相比,大致就是原来的长期改为30年,短期改为10年,还有一些期限调高、降低的，期限调整的会做特别说明，详细规定如下：

13 1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料永久 1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报永久 1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年（强调了重要的） 小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料原为短期 1.4 讨论未通过的文件10年（原为长期） 2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

14 2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册永久
2.2 讨论未通过的文件10年 3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久（减掉了讨论通过的文件） 4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年 减掉了小组会议记录、参考材料。专题改为专业，更注重专业工作职能。专业会议不再区分一般或重要。原一般专业会议文件材料的典型材料、代表发言材料、简报改为30年。

15 5、机关联合召开会议的文件材料（细化、增加部分）
5.1 本机关为主办的 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 5.2 本机关为协办的 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年。 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 年。

16 六、本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久 6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年 6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排10年 七、上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料 7.1 重要的 永久 7.2 一般的 30年 7.3本地区、本机关工作汇报材料30年 八、本机关业务文件材料 8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久（增加了三处）

17 8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示 重要业务问题的 永久 一般业务问题的 30年 减掉了事务性有参考价值的 8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 重要业务问题的永久（改变了，原为方针政策性的重要问题的，现在强调业务） 一般业务问题的 30年（增加）减掉了事务性有参考价值的 8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年（增加） 减掉了其它的 8.5 机关联合行文的文件材料（增加、细化部分） 本机关为主办的 重要业务问题的永久 一般业务问题的30年 本机关为协办的

18 重要业务问题的30年 一般业务问题的 10年 8.6 本机关编辑、编写的文件材料 大事记、组织沿革等永久 简报、情况反映、工作信息等 10年（原为长期） 8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料（增加、细化部分） 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料永久。 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久 年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久 年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料30年

19 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 重要的 永久 一般的 30年 8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久 8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年（概括性强，原本单位形成的为长期） 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久（细化） 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年（细化） 8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料（细化） 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 年 减掉了其它文件材料，即以上范围以外的出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料不归档。

20 九、本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久 9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年（原一般为永久） 9.3 人事任免文件 永久（原内部机构负责人为长期） 9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 受县级（含）以上表彰、奖励的永久（原为省级） 受县级以下表彰、奖励的 30年（原为地、县级） 9.5 对本机关有关人员的处分材料（细化） 受到警告（不含）以上处分的 永久 受到警告处分的30年 9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久（原为长期） 9.7 人事考核、职称评审工作文件材料永久（原为长期） 9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久（原为长期）

21 9.9 职工名册永久 9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 工作报告、总结，换届选举结果 永久 重要专项活动的报告、总结等 永久 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久 以上党、团、工会工作活动中形成的文件材料原为长期。 情况反映、工作简报 10年（增加） 9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料（增加、细化） 重要的永久 一般的30年 9.12 保卫部门的安全检查、调查记录10年 9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料 有领导重要批示和处理结果的永久（原为省以上领导,上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的为长期） 其他有处理结果的30年（原其它有重要处理结果和没有处理结果的为短期）

22 十、本机关事务管理文件材料 10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料永久（增加） 10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 重要的永久（原来有历史意义和长远利用价值的为永久，重要的为长期） 一般的 10年 10.3 接待工作的计划、方案（增加） 重要的30年 一般的10年 10.4 机关财务预算30年（增加） 10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料 ，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年（增加） 10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料（增加）

23 重要的永久 一般的10年 10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久（增加） 10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年（增加）

24 11 上级机关制发的文件材料 11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 重要的永久 一般的10年（原为长期） 11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 （细化） 永久 12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年 13 下级机关报送的文件材料 13.1 重大问题的专题报告30年 13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年（原为长期） 减掉了年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的

25 归档文件整理 4.3排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。（一般建议按照时间先后顺序排列，但是相关的工作可以放在一起，例如当年的重点工作，例如“党的群众路线”工作）

26 4.4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页左上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)如归档文件有发文签发单或收文处理单（有领导实质性意见时，收文单才归档），可放在这份归档文件的首页，并在其上盖归档章，以保护档案原件，归档章填写应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油。 4.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 4.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 4.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 4.4.4件号：文件的排列顺序号。

27 归档文件目录 *归档文件目录采用A4纸横版正反打印
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。4.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。 4.5编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 4.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。 归档文件目录 *归档文件目录采用A4纸横版正反打印 件 号 责任者 文号 题名 日期 页 数 备注 1 XX市档案局 X市档字［XX年］XX号 XXX市档案局关于XXXXXX的通知 XXXX XX

28 件号：填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。发文机关名称太长，可填写规范化的简称。 文号：文件的发文字号。无文号的不填。 题名：文件标题。有的文件除正题名外，还有并列题名、副题名、说明题名的文字的，视正题名是否能反映文件内容，如可反映文件内容，只填写正题名即可，反之，应写全正副题名；如果说明题名的文字可在目录表的题名、责任者、日期等项目中得反映，不必抄录，否则，应如实抄录。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。

29 4.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，大于或小于A4幅面的纸张，有内容的1幅面算1页。来文与复文及其它合成作为一件的文件材料，为合成的总页数。 备注：注释文件需说明的情况。如：缺损、复印件、声像档案的参见号、密级、归档后修复归档后又插入新文件、归档后移出、销毁等。个别文件的条目需补充和说明的情况较多时，可将其内容填到备考表中“盒内文件情况说明”部分。 4.5.2归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。为了更好地保护手工目录检索工具，应按照保管期限装订成册，并使用目录夹。归档文件目录应一式3份。

30 4.6装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 4.6.1档案盒 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项，见图。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“—”号连接；

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32 盒号即档盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油盖记。
档案盒应采用无酸纸制作。 4.6.2备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期：归档文件整理完毕的日期。 4.7排架 归档文件按分类方案、装盒顺序排架。 年度――保管期限排架法。即先将归档文件按年度分开，同一年度中的归档文件按保管期限分开，同一保管期限中的归档文件按整理时的自然顺序排架。 这种排架方法除具有分年度排架法的共同优缺点外，还具有档案的保管、鉴定、销毁方便等优点。

33 谢 谢