Word、Excel、powerpoint使用技巧

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1 Word、Excel、powerpoint使用技巧

2 Word使用技巧 Word文字方向随意设，排版样式轻松掌控 巧用Word公式 三步实现文档页码自动编排 按单字给Word文档内容快速加上边框
Word表格中Shift+Alt+方向键的妙用 Word一栏与多栏文本快速混排

3 Word文字方向随意设，排版样式轻松掌控
如何将文字作以下排列呢？ 其实，要想做到这样，只需使用Word中的“文字方向”功能即可。但直接在文档中右键单击，并选择弹出菜单上的“文字方向”命令，你会发现在“文字方向”对话框上有五种方向选择，但是只能选用其中三种，另外两种不能被选用。

4 Word文字方向随意设，排版样式轻松掌控
功能即可。但直接在文档中右键单击，选择弹出菜单上 的“文字方向”命令，你会发现在“文字方向”对话框上有五 种方向选择，但是只能选用其中三种，另外两种不能被 选用。这三种能选用的方向却做不出下图所示的排版。 那我们怎么办呢?其实，在图形和文本框中的文字就可以 应用所有的文字方向。 ？？？？

5 Word文字方向随意设，排版样式轻松掌控
首先，在文档中插入一个文本框，然后写入文字，单击右键，在弹出菜单上选择“文字方向”命令，之后在“文字方向—文本框”对话框上选择需的文字方向，然后“确定”。 如果文本框的边框影响了文档的美观，可以将文本框的边框去掉。在文本框的边框上点击右键，在弹出的快捷菜单上选择“设置文本框格式”命令。在弹出的“设置文本框格式”对话框上，把线条的“颜色”选为“无线条颜色”。然后“确定”，这样就可以去除了文本框的边框了。

6 巧用Word公式 三步实现文档页码自动编排
使用Word时很多人都对繁琐的页码操作感到无助，而巧用Word中的公式，就能实现智能的页码编辑，页码数不但能随着文字的多少而自动的增减，而且还能被组合出多种页码果。　　 效果图：自动的显示当前的页码，并且能随着你文档的页数的增加改变。 （第N页，共N页）

7 巧用Word公式 三步实现文档页码自动编排
步骤一：单击“选项卡”中的“文件”“页眉页脚”在页脚创建“(第页，共页)”的字样，并把它设置为居中。 （第页，共页） 步骤二：在“第页”和“共页”的中间各输入两次“Ctrl+F9”并添写如下代码：“{={Page}}{={Numpages}}”。( （第{={page}}页，共{={numpages}}页） 步骤三：输入完毕后，在按两下“Alt+F9”输出代码。看看神奇的变化吧。 （第1页，共2页） 注：公式中“Page”是当前的页数，“Numpages”是总的页数。

8 按单字给Word文档内容快速加上边框 使用Word的稿纸向导可以把整篇文档全部设置成稿纸样式。如果我们需要对文档中的某一部分设置成稿纸样式，如下图所示，那么应该如何处理呢?

9 按单字给Word文档内容快速加上边框 第一步：先选中要加格的文字，按下“Ctrl+F”快捷键或点击功能区选项卡“编辑”功能组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。点击“替换”选项卡。在“查找内容”的输入框中输入“^?”，在下方“替换为”输入框中输入“^&$”，如右图所示。以上内容均需在英文输入法中输入。点击“全部替换”按钮，就可以将选中的每一文字后加上“$”符号，这可以方便我们后面给文字加框。

10 按单字给Word文档内容快速加上边框 替换完成后会弹出一个消息框，询问是否搜索文档的其
它部分。点击此消息框中的“否”按钮。消息框及替换结果下 图所示。然后关闭“查找和替换”对话框。

11 按单字给Word文档内容快速加上边框 　　第二步：选中替换完成的文字。点击功能区“插入”选项卡中“表格”功能组“表格”按钮下的三角形，在弹出的菜单中选择“文本转换成表格”命令。如下图所示。

12 按单字给Word文档内容快速加上边框 此时会打开“将文字转换成表格”对话框。先在对话框
下方的“文字分隔位置”项目中选择“其它字符”单选项，并 在的输入框中输入“$”符号。然后在上方的“列数”输入框 中设置所需要的列数，本例中设置为“23”。如下图所示。

13 按单字给Word文档内容快速加上边框 设置的先后顺序不能颠倒。确定后，所选中的文字 就全部放到一个表格中了，而且那些“$”符号也都无影无
踪了，如下图所示。

14 按单字给Word文档内容快速加上边框 第三步：这一步其实是表格修饰的过程。如果对于 表格的美观程度并不太在意的话，这一步操作可以省
略。要想得到好的效果。 请先选中刚刚得到的表格，点击右键，在弹出的快捷 菜单中选择“表格属性”命令。打开“表格属性”对话框。点 击“表格”选项卡，然后点击下方的“选项”按钮，打开“表 格选项”对话框。设置“默认单元格边距”的“上”、“下”均 为“0”，同时为使文字均位于单元格的正中间，可以试着 调整“左”、“右”边距为“0”和“0.05”，将“允许调整单元格 边距”复选框选中并设为“0.05”。完成后，点击“确定”按 钮，一切就算是OK了。

15 按单字给Word文档内容快速加上边框

16 按单字给Word文档内容快速加上边框

17 Word表格中Shift+Alt+方向键的妙用
　　一、调整行序 　　用Shift+Alt+上(或下)方向键能够调整文档中段落的 顺序，也可以调整Word表格中的行序。 方法是：将插入点置于要调整行的任意一个单元格内(或 行尾段落标记前)，按下Shift+Alt键，然后按上下方向 键，按↑键可使该行在表格内向上移动，按↓键可使该 行向下移动。

18 Word表格中Shift+Alt+方向键的妙用
二、拆分表格 　　例如有一个四行表格，如果要拆分为上下两个两行表格，可先选择第三、第四行(或这两行中的部分连续单元格，不连续选择仅对选择区域的最后一行有效)，然后按Shift+Alt+↓，即可按要求拆分表格。 　　相对于“表格”菜单中的“拆分表格”命令，用这种方法拆分表格更加自由，因为它可以把表格中间的某几个连续的行拆分出来，成为一个独立的表格，方法同上：先选择这几行(或部分连续单元格)，然后按Shift+Alt+↓，这些行会向表格下部移动，当到达表格底部后再按一次Shift+Alt+↓，即可完成拆分。

19 Word表格中Shift+Alt+方向键的妙用
三、合并表格 　　用Shift+Alt+上(或下)可以合并表格，甚至扩越表格间的普通段落合并表格。 四、改变表格中文本的大纲级别 将插入点置于表格中的某一单元格内，按下Shift+ Alt键，再按→键，此行文字样式即变为标题2(如果按 ←键，则变为标题1)。再按→或←键可以使该行文字 样式在标题1和标题2间切换。

20 Word表格中Shift+Alt+方向键的妙用
注意：此方法在一般段落中同样适用，但效果不尽相 同。在普通段落中，按Shift+Alt+左(或右)方向键将段 落样式改变为标题样式后，再继续使用即会在标题1和 标题9之间切换。按Shift+Alt+→键，降低级别;按Shift +Alt+←键，则会升高级别。

21 Word一栏与多栏文本快速混排 在默认情况下，Word的Normal模板被设置为一栏 格式，因此，当我们输入文本段落时，输入的格式也是
一栏。 然而有时候我们需要在一段文字之后使用两栏或 三栏的格式，而在分栏的文字之后又可能再使用一栏的 段落，也就是说，经常会遇到一栏与多栏混合出现在同 一文档中的情况。 　　通过设置分栏格式，就可以轻松实现一栏与多栏混 合出现在同一文档中。例如，有时我们写一篇文章，先 有一段介绍文字是一栏的，介绍完了之后就出现两栏或 多栏的文本，在最后再加一段一栏的小结，在一些文摘 类杂志中经常遇到这种情况。

22 Word一栏与多栏文本快速混排 下面我们就来看一下如何实现一栏的段落与多栏文 本的混合使用。
示。 2.将插入点定位到这一段落下方，然后选择菜单命令“格式|分栏”。

23 Word一栏与多栏文本快速混排 3.在“分栏”对话框中选择想要分成的栏数，例如“三栏”，然后在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如下图所示。如果需要在栏与栏之间加分隔线，则选中复选框“分隔线”。设置完毕单击“确定”按钮。

24 Word一栏与多栏文本快速混排 　4.输入将要出现在分栏中的文字，如图所示。

25 Word一栏与多栏文本快速混排 5.将插入点定位到分栏文字结尾处下方，然后选择菜单命令“格式|分栏”。
6.在“分栏”对话框中选择“一栏”，在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如下图所示，然后单击“确定”按钮。

26 Word一栏与多栏文本快速混排 7.继续输入最后一段小结文字，如下图所示。

27 Excel使用技巧 快速录数据 让单位自动补全 把Excel里的一列数据快速转成多列数据 在Excel中快速添加间隔空行

28 用Excel做表格，经常遇到需要在某一列使用同一单位
快速录数据 让单位自动补全 用Excel做表格，经常遇到需要在某一列使用同一单位 的情况。如果先在第一个单元格输入对应单位的名称， 然后使用“拖拽”的方法使其它行复制这一单位，达到的 效果不尽人意，要么需要再改单位前的数值，要么单位 与数值分在两列。 通过预先设置某一列的格式可以让这些单位“自动补 全”。这里以将某一列的单位设置为千克(kg)，最终的效 果是在该列任一单元格中输入数字后，按下回车键或将 光标移至其它单元格，在数字后会自动补齐“kg”。

29 快速录数据 让单位自动补全 　第一步：运行Excel，单击选中需要设置格式的列。右键单击选中的列，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”(如下图)。

30 快速录数据 让单位自动补全 第二步：在打开的“单元格格式”对话框中，在“数字”标签
中，选中“自定义”项，在右侧“类型(T):”下方的文本框中 输入“0.00“kg””(如下图,不含外侧引号)，最后单击“确 定” 按钮。

31 快速录数据 让单位自动补全 经过这样设置之后，在该列单元格中输入数据时，不用再考虑单位问题了，直接输入数字即可。
　 经过这样设置之后，在该列单元格中输入数据时，不用再考虑单位问题了，直接输入数字即可。 　　 小提示：其中“0.00”表示该列单元格保留两位小数，小数点后面几个“0”就代表几位小数，具体多少可根据需要自行设置。如果是其它单位符号，只要更改双引号中的kg为相应的字符即可。

32 在Excel中快速添加间隔空行 如果需要在下图的Excel数据区域每一行的上部添加 一空行，如何快速实现?
对于这种添加的行数不多的情况，可按住Ctrl键依次单击行按钮，然后单击右键，选择快捷菜单中的“插入”命令，这样就会在每一个选中行的上面添加一空行。

33 如果要添加的行数比较多(成百上千行)，上述方法就比
在Excel中快速添加间隔空行 如果要添加的行数比较多(成百上千行)，上述方法就比 较麻烦了，可以通过添加辅助列并利用Excel的定位功能 进行实现，步骤如下： 1、在数据区域的后面找到一空列作为辅助列，在第一个单元格中输入“2”，下面的单元格置空，选择这两个单元格，按住Ctrl键的同时拖动填充柄向下填充，直至目标位置。如下图。

34 在Excel中快速添加间隔空行 2、保持此时的选中状态，执行“编辑”→“定位”，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“空值”。如下图。

35 3、单击“确定”按钮，原选择区域中的空单元格格将被
在Excel中快速添加间隔空行 　3、单击“确定”按钮，原选择区域中的空单元格格将被 选中，如下图。 4、在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，在对话 框中选择“整行” ，如下图。

36 在Excel中快速添加间隔空行 5、单击“确定”按钮，将在辅助列每个空格行上添加一空行。
6、选中复制列中的所有参考单元格，执行“编辑”→“定位”，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“常量”。单击“确定”按钮，原选择区域中的“2”单元格将全部被选中，在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，再在对话框中选择“整行”，单击“确定”按钮，每个选择单元格所在行上将添加一空行。

37 在Excel中快速添加间隔空行 最后，删除辅助列，任务完成。

38 Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来
在幻灯片中使用图表。如果使用图表后再为它设置一下 序列动画，让数据演示也动起来，则通常能达到吸引听 众注意力，强化演示说服力的良好效果。

39 Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来

40 Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来
单击幻灯片正文占位符中的“插入图表”按钮，进入图表 创建状态，这时就可以直接将用于创建图表的数据填入 数据表，如下图。

41 Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来
填写好以后，单击图表外任意位置，完成图表的创建， 创建好的图表效果如下图。

42 第二步：为图表设置序列动画 Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来
　　 选中要设置动画的图表，切换至“自定义动画”单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“进入－其他效果－渐变”命令。 单击“确定”后，再单击“自定义动画”列表中的渐变 图表1的下拉箭头，在下拉菜单中选择“效果选项”命令，如右图.

43 Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来
在弹出的“渐变”对话框中选择“图表动画”选项卡，然后单击“组合列表”框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“按序列中的元素”项，如下图，单击“确定”按钮后就可以预览动画的效果了。

44 Ppt使用技巧-让PowerPoint文档中的数据图表动起来

45 此次讲课到此结束 谢谢观看！