浅谈HR工作中excel技巧 ----周林涛

Presentation on theme: "浅谈HR工作中excel技巧 ----周林涛"— Presentation transcript:

1 浅谈HR工作中excel技巧 ----周林涛

2 前言： 日常人事工作中，会需要大量的EXCEL技巧，这次总结下我们较为实用的技巧极其扩展，多多指教，也希望能给大家一点收获！ 重点推荐：
Vlookup函数应用 数据透视表 邮件合并

3 一、编辑技巧 （1） 分数的输入  　　如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。   （2） 序列“001”的输入  　　如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“‘”（西文单引号），然后输入“001”。  （3） 日期的输入　  　　如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。 

4 （4） 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“
（4） 填充条纹 　      　如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮。  （5） 多张工作表中输入相同的内容          几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet 来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。

5 （6） 不连续单元格填充同一数据  　　选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 （7） 在单元格中显示公式  　　如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。 

6 （8） 利用Ctrl＋. 选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋
（8） 利用Ctrl＋*选取文本  　　如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。  （9） 快速清除单元格的内容  　　如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。 

7 （10）、奇特的F4键 功能：作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单 （11）连字符“&” 功能：如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定

8 举例： =K2&J J2前插入 K2 =“文字"&B 想在B2名字前面加上“文字”

9 二、自动切换输入法 在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。 如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：  　（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮。  　（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。 

10 三、批量删除空行  有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止。  　　在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。  　　如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制 此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。

11 四、函数的应用 1、VLOOKUP是一个查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。
它的基本语法为：VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找)  相信大家都能用，此次就以四个例子说说几个常用的方式（或许会给些新的收获）

12 Col-index-num处，输入的数字为需要返回的数据在第几列
第一个空格处，选择表中需要匹配的数据，如B3单元格 第二个空格处选择需要获取的数据来源，如明细表中c列~E列 第三个空格处写需要返回的数据在第几列（年龄在第三列，输3） 需要注意的地方： Col-index-num处，输入的数字为需要返回的数据在第几列

13 A 、简单查找

14 B、自动递增

15 C、模糊查找

16 D例、反向查找

17 五、数据透视表 功能:“数据透视表”功能能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成，并生成汇总表格，是Excel 强大数据处理能力的具体体现。

18 1.插入-数据透视表-自动弹出左图-选择需要字段
18

19 值字段设置 （1）如果想统计个数—选择“计数” （2）如果想汇总求和—选择“求和” （3）同样，可选择平均值、最大值等

20 完成

21 六、邮件合并 —— 仅引用我们日常用到的几个模块: 批量打印工资条：从电子表格调用数据
批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息 （供应部门实用） 批量制作员工解除通知书 批量制作解除确认表（客服部门实用）

22 1、首先建立两个文档一个是excel（简单起见没有用到数据库）和一个word文档。

23 在excel我们简单输入几项数据。在实际使用中你可以根据自己的需求使用表里的数据。然后保存该excel文件。

24 打开word点击邮件按钮，然后选择邮件合并按钮，由于没有特殊用途只要选择普通word文档即可 。

25 1.设置数据源 点击邮件合并工具栏上“打开数据源”的按钮（图三中第二个），选择excel文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用“sheet1.xls” ，直接点击确定，完成数据源设置

26 2.插入数据域，点击邮件合并工具栏上“插入域”的按钮 ，重复上述操作数次，依次插入其他元素 ，直至所有项目完毕

27 3.查看合并数据 单击邮件合并工具栏上“合并到新文档”的按即可看到邮件合并之后的数据，查看前一条、下一条和指定的记录

28

29 注意事项 1、此方法适用于批量的数据处理，如果数据列较少，建议还是直接复制粘贴省事。 2、数据表通常结合VLOOKUP来链接数据，效果更佳 3、对于数据里面的日期和含小数点的数据需要做预处理

30 a、邮件合并后有时出现小数点数据很长，就选中这个小数点后面变长了的地方用鼠标右键点击出现的“切换域代码”，在已经存在的域代码后面的反括号内输入\#"0.00”（注意是在英文输入格式下）后右击鼠标选“更新域代码”就可以了。如果只想保留一位小数点就只输入\#"0.0”。

31

32 B、数值转换成年月日用 =TEXT(A1,“yyyy-mm-dd”) ，这样合并到word文档里面的时间就跟显示的日期一致了。

33 深劳十年 我分享、我快乐 谢谢！