计算机应用基础 第7讲 Excel 的使用 Computer Base Series Course 主讲人:夏耘

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1 计算机应用基础 第7讲 Excel 的使用 2008.9 Computer Base Series Course 主讲人:夏耘
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2 学习目标 本节从实用出发简要的介绍Excel 2002的基本工作环境和操作方法，重点较详细地介绍有关公式、函数及其应用；单元格格式设置、条件格式、自动套用格式、调整列宽、行高和格式的复制和删除；创建图表、数据排序、筛选、分类汇总和数据透视表等，从而了解和掌握Excel基本功能的概念和操作技能。

3 目录 数据透视表 分类汇总 图表功能 工作表格式化 公式与函数 基本操作 窗口简介

4 目录 下一步 Excel的工作界面 “确认”按钮 名称栏 “取消”按钮 编辑栏 列坐标 行坐标 当前活动单元 工作表标签 当前工作表标签

5 目录 基 本 操 作 1. 数据输入技巧 2. 编辑单元格 3. 工作表的改名 4. 工作表的保存 5. 工作表的打印

6 目录 基 本 操 作 数据输入技巧 1. 从键盘直接输入 2. 记忆式键入 3. 选择列表 4. 自动填充输入系列数据

7 1.从键盘直接输入 可输在单元格中,也可输在编辑栏里 在单元中输入的数值型数据靠右。 在单元中输入的字符型数据靠左。

8 2. 记忆式键入 键入时，Excel会与该列已输入的数据项进行匹配，找出相符的数据项，自动显示其余的字符，如果欲键入的数据项与给出的数据项相同，按回车键就可以完成输入；否则，直接键入后面欲输入的字符。

9 3.选择列表 右击欲输入数据的单元格,然后在快捷菜单上选择“选择列表”,会显示该单元格所在列已键入的数据项列表,从中选择需要的数据项即可。

10 键入前两项 (或一项)数据，然后选中这两个单元格，拖动填充柄就可自动输入系列的其余部分。
返回 4. 自动填充输入 键入前两项 (或一项)数据，然后选中这两个单元格，拖动填充柄就可自动输入系列的其余部分。 自动填充的数据可以是等差数列，也可以是文字序列。星期、月份、甲乙丙等只需输入第一项，然后拖动填充柄即可自动填充。 填充柄

11 目录 基 本 操 作 编辑单元格 1. 已有数据单元格修改 2. 插入、清除、删除 3. 剪切、复制、粘贴

12 １.已有数据单元格修改方法 (1) 选取单元格后,立即输入新数据, 覆盖旧数据,按回车键或单击“输入”按钮确认。
目录 １.已有数据单元格修改方法 “输入”按钮 (1) 选取单元格后,立即输入新数据, 覆盖旧数据,按回车键或单击“输入”按钮确认。 (2) 双击单元格,进入单元格编辑状态,在单元格插入点光标处修改单元格内容。 (3) 选定单元格后单击编辑栏使编辑栏进入编辑状态,一般用于修改公式或数据长度超过单元格宽度的数据。 “取消”按钮 编辑栏 注意：按<Del>键不能删除整个单元格的内容，删除必须使用编辑栏中的“取消”按钮。

13 2. 插入、清除、删除 插入行、列或单元格 下一步 方法1 （1）在活动单元的上面插入一行，可以用右键单击活动单元。
（2）在出现的快捷菜单中选“插入”命令。

14 （3）在新出现的插入对话框的四个选项中选定一项。例如：选“整行”

15 (4)插入的行

16 插入的第二种方法可以用“插入”菜单命令来完成。
例如：在活动单元的左侧插入一列，可以在插入菜单中选列命令。 方法2 2. 插入行、列或单元格

17 插入的列

18 清除 是指将单元格或区域的数据加以清除，单元格或区域本身仍保留在原处。单元格数据由内容(值)、格式和批注等成分组成。利用“编辑＼清除”命令，可以清除单元格或区域数据的某一成分。
删除 “编辑＼删除”命令，不仅删除选定对象中的数据，同时也删除单元格或区域本身。 要删除整行或整列，只需单击行号或列标（选取行或列），然后选择“编辑＼删除”命令即可。 当用“编辑＼删除”删除选定单元格或区域时，会出现“删除”对话框，在选项中选择相应要删除的选项（选项内容同“插入”对话框）后，才能删除。

19 清除 操作方法：先选取单元格或区域，然后，选择“编辑＼清除”命令，在子菜单上选择清除的项目（全部、格式、内容或批注）。
目录 操作方法：先选取单元格或区域，然后，选择“编辑＼清除”命令，在子菜单上选择清除的项目（全部、格式、内容或批注）。 清除 注意：用<Del>键来删除选定单元格或区域数据时,它仅清除内容,而保留数据格式及批注。

20 3. 剪切、复制、粘贴 鼠标移向选定单元格或区域的边框线上时，指针由空心十字形变为四向箭头。此时拖动，可以将数据对象移动到新位置；使用<Ctrl>+拖动（指针右上方出现小加号）可以完成复制操作。在复制或移动后，公式中的单元格引用自动调整。 若要将数据复制到它相邻的若干单元格中，还可用填充的方法。 “<Alt>+拖曳”或“<Alt>+<Ctrl>+拖曳”可以将选定的数据源移动或复制到其他工作表上。方法是：先拖至目标工作表标签，该标签被加亮显示，表明已进入目标工作表，再将鼠标拖放到目标

21 选择性粘贴 下一步 4.选择“选择性粘贴”命令 5.在“选择性粘贴”对话框中选择相应的要求,按“确定”完成粘贴
目录 下一步 选择性粘贴 4.选择“选择性粘贴”命令 5.在“选择性粘贴”对话框中选择相应的要求,按“确定”完成粘贴 2.选择“复制”命令或按“Ctrl+C” 选中“转置”选项，实现选定区域的行列转换。 1.选取源单元格 用运算符来组合复制区和粘贴区的数据 3.选择目标单元格

22 工作表改名 （1）在格式菜单中，选 “重命名”命 令。

23 （2）当工作表名反向显示时，键入新名后敲回车键。

24 右键单击当前工作表标签，在快捷菜单中，选“重命名”，当工作表名反向显示时，键入新名后敲回车键。
目录 右键单击当前工作表标签，在快捷菜单中，选“重命名”，当工作表名反向显示时，键入新名后敲回车键。

25 工作表的保存

26 如果输入文件名时不写扩展名Excel会自动将扩展名定为 .XLS。
1. 输入新的文件名

27 目录 2. 单击保存按钮

28 选定打印区域，在文件菜单中选设置打印区域命令。
工作表的打印 设定打印区域 选定打印区域，在文件菜单中选设置打印区域命令。

29 表格打印的页面设置 （1）在文件菜单中选页面设置命令。

30 （3）选打印预览命令。 （2）对页面进行设置

31 对打印的内容放 大或缩小观看。 表格的打印预览

32 发布打印命令。

33 设置打印机 表格的打印

34 设置打印范围

35 设置打印内容

36 目录 设置打印份数

37 目录 公式、函数及其应用 1.公式中的数据引用 2. 公式的创建 3. 函数的应用

38 1．公式中的数据引用 公式 电子表格软件与字处理软件最显著的差别是，它能够对输入的数据进行各种计算。在电子表格中，计算是以公式的形式进行的。因此，公式是电子表格的核心。 所谓公式，类似于数学中的表达式，公式以等号开始，由常数、单元格引用、函数和运算符等组成，如，“=(A1+20)*B4”。公式的运算结果成为单元格的值。

39 （1） 单元格的引用 单元格引用可分为相对引用、绝对引用和混合引用。按F4键，可循环转换引用类型。 相对引用：引用的单元格地址是相对地址(B2),使用填充柄拖动时,随公式位置位移变化而自动调整。 绝对引用：引用的单元格地址是绝对地址($B$2)，即使使用填充柄拖动,始终指向同一单元格。绝对地址在行号与列标前各加“$”符号。 混合引用：单元格引用的地址中，行和列分别使用相对地址和绝对地址，如:$B2，B$2。

40 （2）工作表和工作簿的引用 工作表引用：当前工作表中的单元格可以引用同一工作簿中的其他工作表中的单元格。工作表的引用格式是：<工作表名>!<单元格引用>。例如，=Sheet2!B1+Sheet3!C2。 工作簿引用：当前工作表还可以引用其他工作簿中的单元格。工作簿表引用的格式是：[<工作簿名>]<工作表引用>!<单元格引用>例如，[ABC.XLS]Sheet3!$A$1。对已关闭工作簿的引用，必须键入工作簿位置的全路径并加单引号，例如：’C:\EXCEL97\[ABC.XLS]Sheet3’!$a$1

41 同前的方法，拖动此填充柄向下和右各一次至9和I，则会生成下页的表
下面是一个乘法口决表: 下表中只有红色的内容是手工输入的,其余的数字和公式是各分两次(纵、横各二次)用拖曳填充柄的方法得到。 下一步 A B C D E F G H I 1 2 3 4 5 6 7 8 9 =B$1*$A2 =C$1*$A2 =D$1*$A2 =E$1*$A2 =F$1*$A2 =G$1*$A2 =H$1*$A2 =I$1*$A2 =B$1*$A3 =C$1*$A3 =D$1*$A3 =E$1*$A3 =F$1*$A3 =G$1*$A3 =H$1*$A3 =I$1*$A3 =B$1*$A4 =C$1*$A4 =D$1*$A4 =E$1*$A4 =F$1*$A4 =G$1*$A4 =H$1*$A4 =I$1*$A4 =B$1*$A5 =C$1*$A5 =D$1*$A5 =E$1*$A5 =F$1*$A5 =G$1*$A5 =H$1*$A5 =I$1*$A5 =B$1*$A6 =C$1*$A6 =D$1*$A6 =E$1*$A6 =F$1*$A6 =G$1*$A6 =H$1*$A6 =I$1*$A6 =B$1*$A7 =C$1*$A7 =D$1*$A7 =E$1*$A7 =F$1*$A7 =G$1*$A7 =H$1*$A7 =I$1*$A7 =B$1*$A8 =C$1*$A8 =D$1*$A8 =E$1*$A8 =F$1*$A8 =G$1*$A8 =H$1*$A8 =I$1*$A8 =B$1*$A9 =C$1*$A9 =D$1*$A9 =E$1*$A9 =F$1*$A9 =G$1*$A9 =H$1*$A9 =I$1*$A9 选中A1、A2二个单元格，将光标移置A2的右下角，光标变为十字后按住鼠标左键不放向下拖动至第9行，放掉鼠标左键，则3~9会自动生成。横向的3~9用同理方法生成（如图）。 同前的方法，拖动此填充柄向下和右各一次至9和I，则会生成下页的表

42 目录 结果

43 2. 创建公式 在工作表上创建公式，也就是把公式输入到单元格中。选中单元格后，首先输入等号，然后输入内容。输入确定后，计算结果显示在单元格中，而公式则显示在编辑栏上。 例题说明： 现在在“教师工资表”工作簿的表Sheet1中用公式计算课时津贴：课时津贴=周课时数*学时津贴（在Sheet2上）*4.5（每月按4周半计算）。首先在在H3单元格输入公式“=E3*Sheet2!A2*4.5” 。公式既可在编辑栏内也可在单元格内进行编辑。 编辑公式时，Excel提供 “区域查找”功能，公式中不同单元格或区域引用与相应单元格或区域的周围显示有相同颜色，对应关系一目了然。

44 可以看到单元格的外框颜色同编辑栏内单元格引用名的颜色相同
目录 单元格引用 工作表引用加 单元格绝对引用 下一步 可以看到单元格的外框颜色同编辑栏内单元格引用名的颜色相同 计算结果

45 3. 函数及其应用 Excel 2002函数是快速简便进行复杂运算的工具。Excel提供了三百多个内部函数，可以满足许多领域如金融财务、统计分析、经济管理等的计算要求。

46 2. 点击“插入函数”按钮 下一步 1. 选择单元格 3. 选函数类型 4. 选择函数SUM 5. 确定函数选择

47 目录 下一步 或用鼠标拖选数据源区域 6.在箭头所指的二处都可输入区域号 自动计算结果 7.点击“确定”结束函数插入

48 工作表格式化 格式化 对工作表的数据进行格式化，可使工作表的外形更美观与更具有可读性。可以利用“格式”菜单上的“单元格”、“行”和“列”命令或格式工具栏上的按钮，对数据的表示方式、字体、对齐方式、边界、色彩、图案、列宽、行高等方式进行选择；也可以利用“格式”菜单上的“自动套用格式”命令快速进行格式化。

49 1. 自动套用格式的操作 点击 点击 点击 选择

50 2. 单元格格式设置 “格式＼单元格”命令或格式工具栏上的按钮可对单元格的数据显示形式、字体、对齐方式、边框、底纹和图案进行设置。单元格格式既可以对工作表上某一单元格、区域，也可对整个工作表进行设置。 用“格式＼单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。对话框有数字、对齐、字体、边框、图案和保护6个选项卡，几乎包罗了所有格式化的功能。 格式工具栏共有五类按钮：字体钮、对齐钮、数字格式钮、边界钮和颜色钮。

51 格式工具栏 单元格格式对话框(数字常规选项)

52 数字货币选项 对齐选项 字体选项 边框选项 图案选项 保护选项

53 合并单元格 将要合并的单元选定 后单击合并按钮。 结果

54 3. 条件格式 在工作表中如何突出显示感兴趣的单元格，比如，要求在学生成绩表中，当平均分小于60时显示红色底纹，平均分大于等于90时显示绿色底纹。在Excel中，可应用条件格式来标记单元格的值。

55 4. 调整列宽、行高 （1）改变列宽 使用鼠标将指针移到某列标的右分隔线上，指针变为水平双向箭头。这时，双击，列宽自动调整为最适列宽；拖动分隔线可手动改变列宽，拖动时，列宽显示在列的右上方。当列宽为0时，则可隐藏该列数据。要取消隐藏，首先应选中隐藏列两边的列，然后把指针移动到隐藏处，指针变为双箭头后双击。 使用“格式”菜单的“列”子菜单中的“列宽”、“最合适的列宽”和“标准列宽”命令，也可调整列宽。菜单命令调整列宽虽然不如鼠标快捷，但是精确。 （2）改变行高 Excel 2002自动调整行高以适应行中使用的最大字体。但是使用鼠标拖动和使用“格式”菜单的“行”子菜单中的“行高”或“最适合的行高”命令，仍然可以调整行高来为标题等留出更多的空间。操作方法与改变列宽的方法相似。

56 水平双向箭头

57 目录 5. 格式的复制和删除 (1) 格式的复制 要把工作表中一个区域的格式复制到另一区域，格式复制可使用“格式刷”、“编辑＼复制”和“编辑＼选择性粘贴”命令。 (2) 格式的删除 格式删除，可采用“编辑＼清除＼格式”命令，则选定区域中数据的格式全部被删除。格式删除后，实际上仍然保留着数据的常规格式。 格式刷 注意：选定被复制格式的区域后,单击格式刷按钮,可使用该格式一次。如双击格式刷按钮,该格式就可多次使用，直到再次单击格式刷按钮，则该格式被放弃。

58 图表功能 1．创建图表 2．图表的编辑 创建图表一般有以下几个步骤：正确选取数据、启动图表响导、按图表响导创建图表、编辑修改图表。
缩放、移动、复制和删除图表；重新布局数据系列 ；改变图表类型 注意：选取数据必须有序、正确，有规则的自上向下、自左到右或先左右、后上下,不能交叉、跳跃。

59 依左面选取内容而生成的一种图表 表内兰底的区域为选取的范围 注意：此为最后选中的单元格

60 分类汇总 1．数据排序 为了查询数据或以某种顺序显示数据列表，需要对数据列表中的数据进行排序。尤其是在分类汇总前必须对数据进行排序。 降序
升序

61 2．数据筛选 使用“数据＼筛选”命令，能将需要的数据显示出来,隐藏不符合筛选条件的数据。“筛选”命令包括三条子命令：自动筛选、高级筛选和全部显示。“自动筛选”命令进行简单条件筛选，“高级筛选”命令是复杂条件筛选。 4 3 每个字段名旁出现“筛选箭头” 1 5 2 6 结果

62 3．分类汇总 分类汇总可以对数据进行求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、标准差和变异值等的统计运算，分类汇总表是一种常用的摘要报告。
目录 3．分类汇总 分类汇总可以对数据进行求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、标准差和变异值等的统计运算，分类汇总表是一种常用的摘要报告。 3．分类汇总 按职称分类 按职称排序的表 结果 在使用分类汇总命令前，必须对数据列表以进行分类的字段为关键字进行排序。

63 目录 数据透视表 数据透视表字段分为四种类型：行字段、列字段、页字段和数据字段。数据字段通常用于汇总数值型数据，行字段、列字段和页字段中使用的是可分类字段，如“性别”、“职称”等字段。 结果 汇总各职称、不同性别职工的实发工资平均值，“职称”按行，“性别”按列汇总。这就必须使用数据透视表，因为分类汇总只能按列汇总。

64 本节小结 通过以Excel 2003为平台，学习了电子表格的基本工作环境和操作方法。 重点掌握了电子表格的基本操作、公式、函数的应用；
较熟练的掌握单元格格式设置、条件格式和自动套用格式、调整列宽、行高以及格式的复制和删除的操作； 初步掌握数据排序和筛选以及图表、分类汇总与数据透视表的创建和编辑。

65 作业 在Excel中，单元格区域“A1：B3”代表的单元格为_________。 A、A1 A2 A3 B、B1 B2 B3 C、A1 A2 A3 B1 B2 B3 D、A1 B3 在Excel中，若填入一列等比数列（单元格内容为常数而不是公式），可使用_________。 A、“插入”菜单命令 B、填充柄 C）“工具”菜单命令 D、填充序列对话框 在Excel中，若想输入当天日期，可以通过<Ctrl> + _________组合键快速完成。 A、A B、 ； C、<Shift>+A D、<Shift> + ； 在Excel中，为了加快输入速度，输入单元格C1到F1的字符时，可使用_______功能。 A、复制 B、移动 C、自动填充 D、自动重算

66 作业 在Excel中，如果要选择多个不相邻的工作表，则在先按住______键的同时，用鼠标逐个单击所需要的工作表的标签即可。 A、Shift B、Alt C、Ctrl D、F1 如果用$D7来引用工作表D列第7行的单元格,称为对单元格的_________。 A、绝对引用 B、相对引用 C、混合引用 D、交叉引用 Excel中，字符串连接符是_________。 A、$ C、% D、&

67 作业 使用EXCEL时，若打开多个工作簿后，在同一时刻有____个是活动工作簿。 A、4 B、1 C、9 D、2

68 作业 10、打开 “素材”文件夹下的“diy2-2-5.xls”文件，按下列要求操作，将结果以原文件名保存到“实验结果”文件夹下。操作样张所示。 ① 计算所有职工的实发工资（条件为：工龄>=15年者，其实发工资为：基本工资×1.3+奖金，工龄<15年者，其实发工资为：基本工资×1.1+奖金）；计算基本工资和奖金的平均值（不含隐藏项），计算后隐藏该行。 ② 将标题“职工工资统计汇总表”占据工作表的A1、A2两行，并使该标题在A1：G2区域中垂直居中，所有金额数据采用“货币样式”。 ③ 对Sheet1工作表中的数据列表，建立如样张所示的分类汇总，在A1：G16区域设置边框线，外框为最粗实线，内框为细线。

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70 谢 谢 敬请提出宝贵意见和建议 2008.9 Computer Base Series Course 上海理工大学 计算机基础教研室
谢 谢 敬请提出宝贵意见和建议 2008.9 上海理工大学 计算机基础教研室 主讲人:夏耘