第四章 电子表格软件 Excel2003是Office2003中的一个主要成员，并且一直是Office家族中的一个重要成员。它的前身是Excel 95、Excel 97、Excel 2000 。电子表格是日常办公或学习的一个非常方便的工具，在一般办公的情况下，它往往可以代替数据库表对日常数据进行处理。对于一般的办公人员来说，学习电子表格比学习数据库更加有用，也更加现实。

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1 第四章 电子表格软件 Excel2003是Office2003中的一个主要成员，并且一直是Office家族中的一个重要成员。它的前身是Excel 95、Excel 97、Excel 2000 。电子表格是日常办公或学习的一个非常方便的工具，在一般办公的情况下，它往往可以代替数据库表对日常数据进行处理。对于一般的办公人员来说，学习电子表格比学习数据库更加有用，也更加现实。

2 4.1 Excel的基础知识 4.1.1 Excel的启动与退出 2、退出Excel (1)打开“文件”菜单，单击“退出”命令；
(1)单击菜单“开始”/“程序”/“Microsoft Excel”； (2)双击Windows工作桌面上的Excel快捷图标； (3)双击任何一个Excel工作簿文件的图标即可启动Excel。 2、退出Excel (1)打开“文件”菜单，单击“退出”命令； (2)单击Excel窗口右上角的关闭按钮； (3)双击控制菜单图标； (4)“Alt+F4”键。 注意：退出Excel之前应存储现有工作文件 想一想 WORD程序启动与退出的方法？ 练习1：启动、退出Excel 2

3 4.1.2 Excel 工作界面 状态栏 工作簿 编辑框 编辑栏 名字框 列号 操作按钮 与WORD窗口比较，哪些组成元素相同 ？ 行号
工作表 想一想 与WORD窗口比较，哪些组成元素相同 ？ 列号 行号 当前单元格 工作表标签 滚动按钮 工作表标签 状态栏 3

4 4.1.2 Excel窗口组成 1．标题栏 标题栏位于窗口的最顶端，显示应用程序名和当前工作簿的名称。 2．菜单栏
启动Excel之后，将打开如图5.1所示的Excel工作窗口。它由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表标签、状态栏、工作表区等部分组成。 1．标题栏 标题栏位于窗口的最顶端，显示应用程序名和当前工作簿的名称。 2．菜单栏 菜单栏中包括“文件”、“编辑”、“视图”等九个菜单项，单击任意一个菜单项，都会打开对应的下拉菜单，可以根据需要选择相应的命令以完成操作。 3．工具栏

5 4．编辑栏 编辑栏位于工具栏下方，由名称框和编辑栏两部分组成。左边是名称框，显示当前活动单元格或区域的地址及名称。右边为编辑栏，用于输入或编辑活动单元格的数据或公式。输入数据时编辑栏中会出现二个按钮。 按钮：取消按钮，用于撤消该单元格的本次修改，退出编辑状态，功能等同按Esc键。 按钮：输入按钮，用于确认该单元格此次输入的内容，功能类似于回车键，但使用回车键会使活动单元格下移。 输入到单元格的数据会同时显示在单元格和编辑区。 5．工作表区 6．工作表标签 7．状态栏 状态栏显示目前的操作情形，例如：就绪、输入、编辑等状态。

6 4.1.3 Excel的基本概念 1．工作簿 一个工作簿就是一个Excel文件，其扩展名为： “.xls”。
例如新建工作簿，系统默认文件名： Book1.xls Excel允许同时打开多个工作簿。 每个工作簿最多可由255个不同类型的工作表组成， 系统缺省时会显示 3 张工作表。 2．工作表 工作表是 Excel 管理数据的基本单位，每个工作簿可以包含多张工作表。 系统默认三张工作表名为： Sheet1、Sheet2、Sheet3。

7 工作簿与工作表 工作簿（book） 工作表（sheet） 工作簿
工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的 Excel文件。每一个工作簿可以包含多张工作表。 工作表（sheet） 它是工作簿的一部分，也称作电子报表。 工作簿 工作表 ...... 工作簿 7

8 3．单元格 单元格是组成工作表的最小单位，工作表中每一行、列交叉处即为一个单元格，可以输入并保存： 由字符串、数字、公式等组成的数据。 工作表区： 第一行为列标，共256列，表示为： A～Z，AA～ZZ 左边第一列为行号，列数为： 1～65536 Excel的一个工作表最多单元数： 256×65536 4．单元格区域 表示为“A1：F6”

9 5．如何选取单元格或单元格区域 选取区域 操作方法 单元格 单击该单元格 整行（列） 单击工作表相应的行（列）号 整张工作表
单击工作表左上角行列交叉按钮 相邻行或列 指针拖过相邻的行号或列标 不相邻行或列 选定第一行（列）后，按住Ctrl键，再选择其他行（列） 相邻单元格区域 鼠标左键单击区域左上角单元格，拖至右下角（或鼠标左键单击区域左上角后，按住Shift键再单击右下角单元格） 不相邻单元格区域 选定第一个区域后，按住Ctrl键，再选择其他区域

10 4.2 创建工作表 4.2.1 数据的输入 1．输入常量 （1）输入文本 （2）输入数值 （3）输入日期 2．数据的填充 （1）使用填充柄
4.2 创建工作表 数据的输入 1．输入常量 （1）输入文本 （2）输入数值 （3）输入日期 2．数据的填充 （1）使用填充柄 （2）使用自定义序列 （3）利用“记忆式输入”功能填充

11 4.2.1 数据的输入 注意： 单元格内按 Alt+Enter 组合键可强制换行 单元格宽度不够，将显示 ######（文本型数据除外）
数据的输入 注意： 单元格内按 Alt+Enter 组合键可强制换行 单元格宽度不够，将显示 ######（文本型数据除外） 在输入数据时，按Tab键将向右走一个单元格，按 Enter键将向下走一个单元格。 Excel 2003允许在工作表区的单元格中输入文本、数值、日期和时间等多种类型的信息。 文本数据：如“合计”、“姓名”等。 数值：如78.6、12%、￥30.5等。 日期和时间：如Thursday，May 02，2002，10:25:13 AM等。

12 输入、修改数据的方法 输入步骤： 步骤1：明确内容输入的单元格——当前活动单元格 步骤2：内容输入（注意观察编辑栏） 步骤3：确认输入，按
或 或 Enter Tab 取消输入，按 或 Esc 12

13 输入数据 注意： 任何输 入，如果包含数字、字母、汉字及其他符号组合时，系统就认为是文本型。 五种基本数据类型：
数值型、文本型、日期/时间型、逻辑型和公式 注意： 任何输 入，如果包含数字、字母、汉字及其他符号组合时，系统就认为是文本型。 13

14 (1)文本型数据 左对齐 注意: 把输入的数字作为文本处理，可在数字前加英文单引号。如“ ´1234” 14

15 (2)数值型数据(简称数字) 用0～9和特殊字符构成的数字。 右对齐 注意：
如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，则显示为科学记数法，如 E+11、3.235E-08 输入分数，在分数前加0和空格，如“0 2/3” 输入负数，在数字前加-或（ ） 15

16 (3) 日期/时间型数据 表示日期：yy-mm-dd 或 yy/mm/dd。 例如：02-08-02、02/08/02
表示时间 : 11:35:06等 右对齐 注意： 输入日期，用斜线“/”或“-”分隔，如：1/1，6-7 输入时间，用冒号“：”(英文) 分隔， 如：21:17:9，如果添加 PM或 AM，必须放在时间后，且用空格隔开。 在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开 输入系统日期，用 Ctrl+; 组合键 输入系统时间，用 Ctrl++shift+; 组合键 16

17 (4)单元格批注 删除批注 选中单元格后→“编辑”/“清除”/“批注” 添加批注
选单元格→“插入”→“批注”→出现“单元格批注”对话框→输入内容→单击其他单元格 删除批注 选中单元格后→“编辑”/“清除”/“批注” 17

18 2．数据的填充 快速输入数据 填充柄 （1）利用填充柄：复制数据或填充序列 （2）利用填充命令：复制数据 菜单：“编辑”/“填充”
（3）自定义填充序列：“工具”/“选项”/“自定义序列” （4）使用序列功能： 菜单：“编辑”/“填充” /“序列” 填充柄 18

19 填充柄—快速填充数据 在相邻单元格中自动填写数据 填充柄 19

20 同时向多个单元格输入相同的数据 步骤： 先选定要输入同一数据的若干个单元格 键入要输入的数据
输入结束后按 Ctrl + Enter 组合键确认 不连续: Ctrl + 单元 连 续: Shift + 单元 举例：课程表的建立 20

21 （2）使用自定义序列 Excel 2003除本身提供的预定义的序列外，还允许用户自定义序列，可以把经常用到的一些序列做一个定义，如季节序列“春天，夏天，秋天，冬天”。

22 （2）使用自定义序列 鼠标拖动选择“自定义序列
Excel 2003除本身提供的预定义的序列外，还允许用户自定义序列，可以把经常用到的一些序列做一个定义，如季节序列“春天，夏天，秋天，冬天”。 鼠标拖动选择“自定义序列

23 （3）利用“记忆式输入”功能填充 （4）使用“选择列表”填充
在工作表中输入一列具有许多相同或部分相同的数据。当在单元格中输入第一个字符或前几个字符（或汉字）时，Excel 2003会与该列已输入的数据项进行比较，找出相符的数据项，自动填写其余的部分，如左图所示。如欲输入的数据项与给出的数据项相同，按回车键即完成输入，否则可以继续输入其它的字符。 （4）使用“选择列表”填充 自动输入重复字符项的方法为：右击欲输入数据单元格，在快捷菜单中单击“从下拉列表中选择”命令，如右图所示，从中选择需要的数据项。

24 （5）使用“编辑|填充”命令 Excel 2003支持用户在工作表中填充一些有规律的数据。例如：要从单元格A1开始向下填充一系列学生学号，而学生学号是一组有规律的数据，例如：从1001开始，相隔为2，输入到1019。对于填充这样的数据，不必全部手工输入。 在单元格A1中输入1001。 [编辑][填充][序列] (弹出“序列”对话框)如右图所示。 在该对话框中分别指定序列产生方式为“列”方式，类型为“等差序列”，然后填入步长值“2”及终止值“1019”，最后单击“确定”按钮，系统会自动在A1~A10中填入1001~1019。

25 3．数据的有效性 （1）选取要定义有效数据的单元格区域。 （2）[数据][有效性]
（3）在“允许”下拉列表框中选择允许输入的数据类型，如“整数”。 （4）在“数据”下拉列表框中选择所需操作符，如“介于”、“不等于”等，然后在下两行数值栏中根据需要填入上下限即可。

26 选定活动单元格或区域 选定活动单元格 1）用鼠标单击（单元格有黑框）、双击（单元格有闪烁光标）目的单元格，修改单元格已有部分内容必用双击。
2）在编辑栏的“名字框”中输入目的单元格地址。 3）“编辑”/“定位”/“引用位置”中输入单元格的地址。 4）用键盘。 26

27 选定单元格区域 1）选取整个工作表 2）选定整行或整列 单击工作表左上角的小格（快捷键：Ctrl+A）。
选取整行或整列——左键单击某行号或列号。 选取连续的多行/列——单击首行号→按“Shift”→单击尾行/列号。 选取不连续多行/列——按住“Ctrl”键→单击行（列）号。 27

28 3）选取一个矩形区域 （1）鼠标操作 （2）键盘操作 指针移到选取区域的左上角→按住“Shift” →按方向键
法1：鼠标指向该区域的第一个单元格→按左键→沿着对角线拖动鼠标到该区域右下角位置上的最后一个单元格→松开鼠标。所选取的范围将反白显示。 法2：单击要选取区域的左上角第一个单元格→按住“shift”→单击该区域右下角最后一个单元格。 法3：单击第一个单元格→按F8→单击最后一个单元格→按F8 （2）键盘操作 指针移到选取区域的左上角→按住“Shift” →按方向键 28

29 单元格区域的表示方法 用“：”（冒号）连接区域左上角第一个单元格的地址及右下角最后一个单元格的地址。
C1：E6 表示一个以C1和E6为顶点的矩形区域。 （B2：D4，A2：E4）表示两集合的联（并）集。 （B2：D4 A2：E4）表示两集合的交集。 29

30 释放选定的区域 按ESC键 单击任意单元格。 30

31 4.2.2 公式与函数的使用 公式与函数是Excel的重要组成部分，具有非常强大的计算功能，为分析和处理工作表中的数据提供了方便。
公式与函数的使用 公式与函数是Excel的重要组成部分，具有非常强大的计算功能，为分析和处理工作表中的数据提供了方便。 1．公式的使用 （1）公式运算符 公式以等号开始，由数字、字符串、单元格引用、函数和运算符等组成，用以实现各种运算。例如：=A1+B1+C1 算术运算符包括：+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、^（指数）等，其操作对象和运算结果均为数值。 文本运算符是：& ，它可以将两个文本连接起来，其操作对象可以是带引号的文字，也可以是单元格地址。 比较运算符包括：=（等于）、>(大于)、<(小于)、>=（大于或等于）、<=（小于或等于）、<>(不等于)，比较运算的结果为逻辑值TRUE（真）或FALSE（假）。

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33 公式与函数的使用 （2）公式输入 既可以在编辑栏中输入公式，也可以在单元格中输入公式。选中要输入公式的单元格，先输入等号（=），再输入公式中的其他部分（如A1+B1），最后按回车键或单击编辑栏中的 按钮。如果输入有错误或需要重新输入，单击编辑栏中的 按钮。

34 4.2.2 公式与函数的使用 2．函数的使用 函数是 Excel 为用户提供的内置算法程序。
公式与函数的使用 2．函数的使用 函数是 Excel 为用户提供的内置算法程序。 函数处理数据的方式与直接创建的公式处理数据的方式是相同的。 例如： =（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9 等价于函数： =Average(B2:B10) （1）函数输入 Excel提供了三种基本的函数输入法： 粘贴函数法 公式选项板法 直接输入法。

35 (1) 粘贴函数法 Excel 提供了几百个函数。 粘贴函数的方法，指导我们正确输入函数。 粘贴函数的启动： 常用工具栏中粘贴函数按钮 ；
常用工具栏中粘贴函数按钮 ； 菜单栏中“插入”|“函数”命令； 均可出现有关函数分类、用途、函数形式及使用说明的“粘贴函数”对话框。 例如：求和函数SUM(B2:D2) ① 选中要输入函数的单元格，如E2。 ② 单击“常用”工具栏上的粘贴函数按钮 ，或在菜单栏中选择“插入”|“函数”命令，弹出“粘贴函数”对话框：

36 “粘贴函数”对话框

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38 求和示例 求和示例

39 ① 选中要输入函数的单元格，如E2。 ② 单击编辑栏上的“插入函数”按钮 ，或在菜单栏中选择“插入”|“函数”命令，弹出“插入函数”对话框，如图4.7所示。 ③ 在“插入函数”对话框中的“选择函数”列表框中选中函数名称“SUM”，单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，如图4.8所示。

40 ① 选中要输入函数的单元格，如E2。 ② 单击编辑栏上的“插入函数”按钮 ，或在菜单栏中选择“插入”|“函数”命令，弹出“插入函数”对话框，如图4.7所示。 ③ 在“插入函数”对话框中的“选择函数”列表框中选中函数名称“SUM”，单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，如图4.8所示。 ④ 在Number1参数框中输入单元格区域（B2:D2）。如果对单元格或单元格区域的地址无把握时，可单击参数框右侧“折叠对话框”按钮 ，以暂时折叠起对话框，显露出工作表。拖拽鼠标选中单元格区域(B2:D2)，单击折叠后的输入框右侧的按钮，恢复“函数参数”对话框，此时系统将自动完成Number1参数框中单元格区域的输入。 ⑤ 单击“确定”按钮，在单元格E2中显示计算的结果，而在编辑栏中显示公式“=SUM(B2:D2)”。

41 常用函数 取整函数INT(number)：返回小于number的最大整数。
例：INT(0.56)=0； INT(8.56)=8； INT(-8.56)= - 9 求和函数SUM(number1，number2，…)：返回参数表中所有参数值之和。 取最大值函数MAX(number1,number2,…)：返回参数表所有参数中的最大值。 取最小值函数MIN(number1,number2,…)：返回参数表所有参数中的最小值。 取平均值函数AVERAGE(number1,number2,…)：返回参数表中所有参数的算术平均值。 随机函数RAND( )：返回一个大于或等于0且小于1的平均分布随机数。 自动求和 SUM函数是Excel 2003 中最常用的函数之一，为了方便用户操作，Excel 2003在常用工具栏上设置了一个自动求和按钮 ，它能自动检测可能需要进行操作的数据区域，并将计算结果填入用户指定的单元格中。 选择一个区域以及其右侧一列（或下方一行）空单元格。 单击常用工具栏中按钮，各行（或列）数据之和分别显示在右侧一列（或下方一行）单元格中。

42 常用函数

43 3．单元格引用 公式中相对引用和绝对引用 相对地址：A1 绝对地址：$A$1 混合地址：$A1 A$1 43

44 3．单元格引用 复制公式结果 复制公式 单元格引用分为：相对引用、绝对引用和混合引用。 （1）相对引用
这种引用的特点是：当进行公式复制时，保存公式的单元格的行、列将发生变化，公式参数中的行号与列标会根据公式所在单元格和被引用数据所在单元格之间的相对位置自动变化。 复制公式结果 复制公式

45 （2）绝对引用 绝对引用是特定位置单元格的引用，引用时需在行号、列标前均加“$”符号。公式复制或移动时，被绝对引用的单元格将不随公式位置变化而改变，总是锁定为指定位置的单元格。 如下图: 将公式 SUM(B2:D2) 改成 SUM($B$2:$D$2) 再使用 [复制] 和 [粘贴] 命令. 在复制公式时: 被绝对引用的单元格其结果不发生变化； 被相对引用的单元格却会使结果发生变化。

46 （3）混合引用 混合引用是指既包含绝对引用又包含相对引用的单元格引用。 例如：制作一个九九乘法表（三角形）。

47 =B$1&"*"&$A2&"="&B$1*$A2

48 4．单元格区域引用 对某一单元格区域进行引用时，用区域左上角及右下角两个对角单元格地址表示，两地址间以冒号“：”分隔。 例如区域A1:F6。
（1）区域名称的建立 区域的名称可以包含大写或小写字母A到Z、数字0到9、句点“.”和下划线，第一个字符必须是字母或是下划线，名称不长于256个字符，不能与单元格的引用相同。 方法一，选中要命名的区域，单击编辑栏左端的名称框，进入编辑状态，输入该区域名称后按回车键结束。

49 4．单元格区域引用 方法二，选中要命名的区域，[插入][名称][定义](弹出“定义名称”对话框)
在“当前工作簿的名称”文本框中，输入该区域名称，如“成绩表”，单击“确定”按钮完成区域名称的建立。

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51 （2）区域名称的应用 辑栏左端名称框下拉列表，将会显示本工作簿中所有已定义的区域名称。单击其中任一名称，该名称所代表的单元格或区域即被激活，可快速进行区域选择和引用。例如单击编辑栏左端名称框下拉列表，选择区域名称“英语分数”，则相应区域C2:C8即被选中。

52 求成绩表中的最高分 =MAX(L2_1) 或 =MAX(B2：D8)

53 5．工作表引用 引用同一工作簿的其他工作表中单元格时，需在工作表名与引用单元格之间用感叹号“！”分开。例：“=Sheet2 ！A5+A6”，其中A5为Sheet2工作表中单元格，A6是当前工作表中单元格。

54 1．数据修改 4.2.3 数据编辑 法1：单击单元格→输入新内容 法2：双击单元格→出现闪烁光标→方向键/退格键/Delete →修改数据。
数据编辑 1．数据修改 法1：单击单元格→输入新内容 法2：双击单元格→出现闪烁光标→方向键/退格键/Delete →修改数据。 法3：单击编辑栏→出现闪烁光标→修改内容。 54

55 数据编辑 2．数据删除 （1）数据清除 数据清除是指可以将单元格中的格式、内容或批注等成分删除，而不影响单元格本身。要清除指定成分，可选取单元格（或区域）后，在菜单中选择“编辑”|“清除”命令，再选择子菜单（全部、格式、内容、批注）中合适的命令，可清除单元格数据的相应成分，而单元格本身不发生变化。如果在选定单元格或区域后按Delete键，可以直接清除单元格中的内容。

56 数据编辑 2．数据删除 （2）数据删除 数据删除是指将选中的单元格（或区域）的数据及其所在的单元格（区域）位置一起删除。一旦删除后将影响其他单元格的位置。选取要删除的单元格（区域），在菜单栏中选择“编辑”|“删除”命令，弹出“删除”对话框，如图4.13所示。 在对话框中可以选择删除后相邻单元格的移动方式，以填充被删除的单元格所留下的空缺。 要删除整行或整列，也可单击其行号或列标，在菜单栏中选择“编辑”|“删除”命令，该行或列即被删除。

57 4.2.3 数据编辑 3．移动和复制单元格数据 （1）数据的复制和移动
数据编辑 3．移动和复制单元格数据 （1）数据的复制和移动 可利用菜单命令或常用工具栏上的相应按钮进行移动、复制数据。如果原单元格区域与目标位置相距不远，也可采用鼠标拖拽操作。 当执行“剪切”或“复制”操作时，原单元格区域周围会出现闪烁的虚线，只要闪烁的虚线不消失 ，粘贴可多次进行，在任一单元格中双击，可取消所选区域上闪烁的虚线。 同一张工作表内数据的移动 ① 选取需要移动的单元格或区域。 ② 将指针移到选中单元格或区域的边框线上，拖拽该单元格或区域到目标位置，原数据即被移动到新位置。 同一张工作表内数据的复制 ① 选取需要复制的单元格或区域。 ② 将指针移到选中单元格或区域的边框线上，在按住Ctrl键的同时，拖拽该单元格或区域到目标位置（当按下Ctrl键时光标右上方出现加号“+”，提示当前为复制状态），先释放鼠标按钮，再松开Ctrl键，则在目标位置复制一份数据。若原数据为数字或文字，则原样复制；若为公式，公式中单元格引用会根据引用位移自动调整。

58 4.2.3 数据编辑 3．移动和复制单元格数据 不同工作表内数据的移动和复制
数据编辑 3．移动和复制单元格数据 不同工作表内数据的移动和复制 拖拽选中单元格或区域时，按住Alt键，并将光标拖至目标工作表标签，该标签被加亮显示，表明已进入目标工作表，再将指针拖拽到目标单元格或区域。此时，选中单元格或区域的数据就被移动到目标工作表中。如拖拽时按住Alt + Ctrl 键，可以在工作表之间复制选中单元格或区域的数据。 （2）单元格数据的选择性粘贴 一个单元格含有多种特性，如内容、格式、批注等，如果是公式，还会含有有效性规则等，数据复制时有时只需复制其部分特性，如果在复制的同时还要进行算术运算、行列转置等操作，就需要通过选择性粘贴来实现。 ①选取欲复制的单元格或区域。 ②在菜单栏中选择“编辑”|“复制”命令，将数据复制到剪贴板中。 ③选择目标区域中左上角单元格，在菜单栏中选择“编辑”|“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，如图4.14所示。 ④在对话框中选择相应选项后，单击“确定”按钮。

59 4.2.3 数据编辑 3．移动和复制单元格数据 （2）单元格数据的选择性粘贴
数据编辑 3．移动和复制单元格数据 （2）单元格数据的选择性粘贴 一个单元格含有多种特性，如内容、格式、批注等，如果是公式，还会含有有效性规则等，数据复制时有时只需复制其部分特性，如果在复制的同时还要进行算术运算、行列转置等操作，就需要通过选择性粘贴来实现。 ①选取欲复制的单元格或区域。 ②在菜单栏中选择“编辑”|“复制”命令，将数据复制到剪贴板中。 ③选择目标区域中左上角单元格，在菜单栏中选择“编辑”|“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，如图4.14所示。 ④在对话框中选择相应选项后，单击“确定”按钮。

60 4.2.3 数据编辑 4．单元格、行、列的插入和删除 （1）插入单元格 ① 选定要插入单元格的位置。
数据编辑 4．单元格、行、列的插入和删除 （1）插入单元格 ① 选定要插入单元格的位置。 ② 在菜单栏中选择“插入”|“单元格”命令，弹出“插入”对话框（也可鼠标右键单击选中单元格，选择快捷菜单中的“插入”命令）。 ③ 选择一种插入方式后，单击“确定”按钮。 （2）插入行、列 ① 用鼠标单击要插入新行或新列的单元格。 ② 在菜单栏选择“插入”|“行”或“列”命令，完成行或列的插入。 删除单元格、行、列的方法与“删除数据”方法相同，在此不作介绍。 顺序性的应为编号

61 新建、打开和保存文件 1．新建工作簿 （1）在菜单栏中选择“文件”|“新建”命令，在窗口右侧打开“新建工作簿”任务窗格，如图4.15所示。 （2）在“新建”选项组中选择“空白工作簿”命令。 如果要创建一个基于模板的工作簿，可在“模板”选项组中选择相应的选项命令。

62 2．打开工作簿 （1）在菜单栏中选择“文件”|“打开”命令，弹出“打开”对话框，如图5.16所示。
（2）在“查找范围”列表框中选择要打开文件所在的驱动器或文件夹。 （3）在列表框中双击文件所在的文件夹。 （4）选中要打开的文件图标后，单击“打开”按钮。

63 3．保存工作簿 当建立工作簿文件后，在编辑的过程中或者编辑完成后都需要保存工作簿文件，在工作中经常保存当前文件是一个好习惯，可以减少意外发生时的不必要损失。 （1）保存新工作簿 ①在菜单栏中选择“文件”|“保存”命令或单击常用工具栏中“保存”按钮，弹出“另存为”对话框。 ②在“保存位置”及其下方的列表框中选择文件保存的驱动器和文件夹。 ③在“文件名”编辑框中输入新的文件名。 ④单击“保存”按钮，完成新工作簿的保存。 （2）保存已有工作簿 文件已经保存后，就不需要用“另存为”对话框来保存该文件了。要保存对现有文件的更改结果，在菜单栏中选择“文件”|“保存”命令，或单击常用工具栏中“保存”按钮即可。Excel 2003将用工作簿的当前内容覆盖上次保存的文件，并保持工作区中的窗口不变。 （3）用新文件名保存 如果对已保存过的文件要用新的名称保存，或将其保存到新的位置，则在菜单栏中选择“文件”|“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，其后的操作步骤与“保存新工作簿”相同。

64 4.3 工作表格式化 4.3.1 格式化数据 [格式][单元格]
4.3 工作表格式化 对工作表进行格式设置，可使工作表的外观更美观，排列更整齐，重点更突出，更具有可读性。 工作表格式包括单元格、区域、行列和工作表自身的格式，单元格格式包括数字格式、对齐格式、字体、边框线、图案及列宽、行高等格式。 设置格式前，首先选中拟设置格式的单元格、区域、一个或多个工作表，完成设置后，它们将自动套用新设置的格式。 格式化数据 [格式][单元格] 在六个选项卡中进行选择，用于设置单元格格式，使得单元格中的内容更加突出，视觉效果更好。 。 1．设置数字格式

65 4.3 工作表格式化 1．设置数字格式

66 2．设置对齐格式 默认：文字左对齐，数字右对齐格式。 “对齐”选项卡自行设置单元格对齐格式，
在“文本控制”下的三个复选框，用来设定单元格中内容较长时的显示样式。 （1）“自动换行”： 对输入的文本根据单元格列宽自动换行。 （2）“缩小字体填充”： 减小单元格中的字符大小，使数据的宽度与列宽相同。 （3）“合并单元格”：将多个单元格合并为一个单元格，用来存放长数据。

67 3．设置字体 字体类型 字体形状 字体尺寸

68 4.3.2 设置边框和底纹 1．设置边框线 边框可以放置在所选区域各单元格的上、下、左、右或外框(即四周)
设置边框和底纹 1．设置边框线 边框可以放置在所选区域各单元格的上、下、左、右或外框(即四周) 边框的式样有：点虚线、实线、粗实线、双线等。 2．设置图案 图案是指区域的颜色和阴影，设置合适的图案可以使工作表显得更为生动活泼、错落有致

69 设置边框线示例： 图4-43 边框对话框 内部加表格线 清除所有框线 所选区域加外框线 预览效果 选择边框线的线型和粗细 画对角线
选择边框线 的颜色 清除或添加左边线 图 边框对话框

70 例如:成绩单 边框与图案编辑效果 打印效果

71 4.3.3 设置列宽、行高 1．设置列宽 精确设置列宽的区域：[格式][列][列宽] 双击此分隔线，列宽自动调整，以适合列中最宽数据
设置列宽、行高 1．设置列宽 精确设置列宽的区域：[格式][列][列宽] 双击此分隔线，列宽自动调整，以适合列中最宽数据 拖拽此分隔线到适当宽度。 当列宽为0时，隐藏该列数据。 2．设置行高 Excel根据输入字体的大小自动调整行高以适应行中最大字体 行的高度决定打印时行的间距，设置方法与列宽的设置类似。

72 设置列宽、行高示例 格式菜单中行高、列宽命令

73 自动套用格式 所谓自动套用格式，是指一整套可以迅速应用于某一数据区域的内置格式和设置的集合，它包括诸如字体大小、图案和对齐方式等设置信息。

74 4.3.5 格式的复制和删除 1．格式复制 格式复制是指将某单元格或区域中已有的格式复制到目的单元格或区域中去。
格式的复制和删除　 1．格式复制 格式复制是指将某单元格或区域中已有的格式复制到目的单元格或区域中去。 （1）选中有相应格式的单元格作为样板单元格。 （2）单击“格式刷”按钮，鼠标指针变成刷子形状。 （3）用刷型指针选中目标区域，即完成格式复制。

75 4.3.5 格式的复制和删除 2．格式删除 （1）选取要删除格式的单元格区域。
格式的复制和删除　 2．格式删除 （1）选取要删除格式的单元格区域。 （2）在菜单栏中选择“编辑”|“清除”|“格式”命令，则选中区域中的格式被删除。 格式被删除后，单元格中的数据仍以常规格式表示，即文字左对齐，数字右对齐。

76 4.4 工作簿的编辑 4.4.1 工作表的删除、插入和重命名 系统默认三个工作表: “Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”
4.4 工作簿的编辑 工作表的删除、插入和重命名 系统默认三个工作表: “Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3” 用户可增加或减少工作表的数目。 1．设定工作簿中工作表的数目

77 2．选取工作表 工作簿通常由多个工作表组成，如果要对一个或多个工作表进行操作，必须先选取工作表，然后才能使用。 单击第一个工作表的标签。
按住 Shift 键的同时鼠标左键单击最后一个工作表的标签，则连续工作表被选中。 按住 Ctrl 键的同时鼠标左键单击工作表标签，选中多个不相邻的工作表。 同时选择多个工作表后，这些工作表将组成为一个工作组。向工作组中某一工作表的任意单元格中输入数据或设置格式，工作组中其他工作表的同一位置单元格中将出现相同数据或格式。

78 3．删除工作表 （1）选定工作表。 （2）[编辑][删除工作] （3）[确定] / [取消] 4．插入工作表 （1）选取要在其前插入新工作表的工作表标签。 （2）[插入][工作表] 5．重命名工作表 （1）选定工作表标。 （2）[格式][工作表][重命名] 也可以双击欲更名的工作表标签，输入新工作表名。。

79 4.4.2 工作表的移动和复制 1．用菜单命令移动或复制工作表 （1）打开两个工作簿，选中要移动或复制的工作表。
工作表的移动和复制 1．用菜单命令移动或复制工作表 （1）打开两个工作簿，选中要移动或复制的工作表。 （2）[编辑][移动或复制工作表] (移动或复制工作表”对话框) 在“工作簿”列表框中选择另一工作簿 在“下列选定工作表之前”列表框中选择插入的位置 选中“建立副本”复选框则进行复制工作表操作，否则执行移动操作。 在同一工作簿内工作表的移动或复制也可采用上述方法完成，只是在“工作簿”列表框中应选择原工作簿。

80 2. 用鼠标移动或复制工作表 移动工作表时，沿标签处拖拽当前工作表标签到所需插入处即可.
复制方法类似于移动的方法，只需拖拽的同时按下Ctrl 键即可。

81 4.4.3 工作表窗口的拆分与冻结 1. 工作表窗口的拆分 工作表窗口的拆分可分为三种： 水平拆分 垂直拆分和水平 垂直同时拆分。
工作表窗口的拆分与冻结 1. 工作表窗口的拆分 工作表窗口的拆分可分为三种： 水平拆分 垂直拆分和水平 垂直同时拆分。 （1）单击欲分割处的单元格。 （2）[窗口][拆分] 则在所选单元格的上方和左侧出现分割框。 撤消拆分 : [窗口][取消拆分 ]

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83 2．工作表窗口的冻结 窗口冻结操作步骤与窗口拆分相似: [窗口][冻结窗格]
冻结线为一黑色细线，当滚动条位置发生变化时，只有水平冻结线下方及垂直冻结线右侧的部分会发生移动。 撤消窗口冻结: [窗口][撤消冻结窗口]