文书档案整理 归档文件整理规则 汉中市档案局 郭金光.

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1 文书档案整理 归档文件整理规则 汉中市档案局 郭金光

2 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限 规定》(8号令）
归档文件整理规则

3 第一章 《机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》
第一章 《机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过。

4 一、目前保管期限划分中存在的主要问题 1.归档的范围不够科学 “该收的没收，不该收的一大堆”
2.上级的、宏观的、重复的文件较多，本单位的、具体的文件不突出 3.极大地影响了档案利用工作的开展

5 二、 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 的基本原则
①归档范围要坚持 “以我为主”的 “ 职能“原则： 以突出反映本单位的工作特色； ②保管期限—— 要坚持“简化”原则： 档案实行“两分法”、“标时制” ——永久； ——定期（30年、10年） ③档案的移交和接收工作 要坚持“衔接”原则： ◇各业务部门←→档案部门 ◇档案室←→档案馆

6 三、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》主要内容
　 三、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》主要内容 十五条规定，一个附件（文书档案保管期限表）

7 第二条  本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

8 第三条  机关文件材料归档范围是：    （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（反映本单位职能的）    （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（有凭证作用的）    （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（重要收文）   （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（其它有查考价值的）

9 第四条  机关文件材料不归档范围是：    （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的）
   （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的）    （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）    （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（参阅的）

10 简易方法： （1）发文——都归档； （2）收文——与本单位职能有关的归档； （3）内部运转文件——注意归档。

11 第五条  凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

12 第六条  机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

13 第七条  永久保管的文书档案主要包括：     (一)本机关制定的法规政策性文件材料；     (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；     (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；     (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；     (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；     (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；     (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；     (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

14 划分永久时，需要注意以下问题： 1.突出本机关自身的文件材料 2.突出本机关主要职能的文件材料
3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料 各单位党组、行政办公会议记录、纪要，党员、职工名册，年度综合性会议，年度以上计划、总结、统计材料，获县处级以上先进奖励，受警告以上处分，有领导批示的材料、人事任免、机构设置、大事记等划为永久。

15 第八条  定期保管的文书档案主要包括：     （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；     （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；     （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；     （四）本机关一般性事务管理文件材料；     （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；     （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；     （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；     （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；     （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

16 第九条  机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

17 第十条  机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。     机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

18 第十一条  机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

19 第十四条  本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

20 四、划分保管期限时应注意的几个问题： （一）同一会议形成的文件材料应区分为不同的保管期限
　　 四、划分保管期限时应注意的几个问题： 　 （一）同一会议形成的文件材料应区分为不同的保管期限 1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料    1.1  请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料       永久    1.2  大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久    1.3  重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料  年   1.4  讨论未通过的文件              10年

21 4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
　　　 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料   2.1  公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册    永久   2.2  讨论未通过的文件 年    3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久 4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 4.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久    4.2  典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

22 5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本机关为主办的 5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决 议、决定、纪要
　　 （二）机关联合召开会议，联合行文形成的文件材料，主办机关与协办机关在归档时保管期限应有区别 5 机关联合召开会议的文件材料    5.1  本机关为主办的      请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决 议、决定、纪要 永久      典型材料、代表发言材料、交流材料、简报   年    5.2  本机关为协办的      请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本  年     典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 年

23 （三）、先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，机关在归档时如何划分保管期限？
　　 （三）、先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，机关在归档时如何划分保管期限？ 9.4  先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料     受县级（含）以上表彰、奖励的   永久     受县级以下表彰、奖励的     30年

24 （四）对本机关有关人员的处分材料，归档时其保管期限如何划分？
　　 （四）对本机关有关人员的处分材料，归档时其保管期限如何划分？   9.5  对本机关有关人员的处分材料 9.5.1  受到警告（不含）以上处分 永久      受到警告处分的              30年

25 五、如何区分“重要的”和“一般的”文件材料
（1）看作者：在反映同一问题的文件中，作者为本机关比外机关的重要。以机关名义发文比以内部机构名义发文重要；主要职能部门形成的比一般事务部门形成的重要；直属上下级机关形成的比不相隶属机关形成的重要；作者为高层机关的比基层机关的重要。 （2）看内容：反映本机关主要职能活动的比反映非主要职能活动的重要；方针政策性的比一般事务性的重要；反映本机关全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本机关中心工作的比反映日常工作的重要；反映本机关典型问题的比反映一般问题的重要；有针对性、依据性的比普发性、参考性的重要；有时效性的比没有时效性的重要。

26 六、新保管期限的执行时间 各级机关2007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和30年、10年，其中，永久保管期限档案应按期向同级综合档案馆移交。2007年以前形成的文书档案保管期限划分按原规定执行。

27 七、新保管期限盒号的编号方法 各级机关2007年及以后形成的文书档案，按永久、30年、10年分别进行排列和编目。其中，属永久保存的档案，接续原永久档案编写盒号，属30年、10年保存的档案，分别从“1”开始新编盒号

28 第二章 归档文件整理规则 《归档文件整理归则》2000年12月6日由国家档案局发布，2001年1月1日正式实施。
第二章　归档文件整理规则 《归档文件整理归则》2000年12月6日由国家档案局发布，2001年1月1日正式实施。 一、《归档文件整理规则》的主要内容 《规则》共分5个部分：范围、定义、整理原则、质量要求、整理方法。 1个附录（图示：归档章、归档文件目录、档案盒、备考表）

29 二、《归档文件整理归则》的实施范围 适用于各级党政机关、社会团体和其他社会组织。    企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参考《归则》执行。 《归则》不适用于科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理。    电子公文的归档管理按国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（档发[2003]6号）有关规定执行。

30 三、归档文件整理工作的几个基本概念 归档文件—--立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理—--就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 文件办理完毕—--是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。

31 四、归档文件分类的方法 1、基本分类方法 （1）年度分类法 （2）机构分类法 （3）问题分类法 （4）保管期限分类法 2、复式分类方法

32 3、成都选用推荐的分类方法 （1）保管期限--年度分类法 此时分类方案为； 永久： 2007年、2008年、2009年…… 30年： 2007年、2008年、2009年…… 10年： 2007年、2008年、2009年…… （2）保管期限--年度—机构分类法 永久：2007年 办公室 法规处 人事处 监察室…… 2008年 办公室 法规处 人事处 监察室…… 2009年 办公室 法规处 人事处 监察室…… 30年：2007年 办公室 法规处 人事处 监察室…… 10年：2007年 办公室 法规处 人事处 监察室……

33 （3）保管期限--年度—问题分类法 永久：2007年 党群类 业务类 行政类…… 2008年 党群类 业务类 行政类…… 2009年 党群类 业务类 行政类…… 　　30年：2007年 党群类 业务类 行政类…… 10年：2007年 党群类 业务类 行政类……

34 每个立档单位的分类方案一经确定应保持相对稳定。具体方法如下：
第一步：按保管期限分类，根据归档文件内容划定的不同保管期限进行分类。 第二步：按年度分类，同一保管期限的文件根据归档文件形成的年度进行分类。文件签发日期（即落款日期）为文件所属年度。(公文213) 其中，跨年度形成的文件分类，应视不同情况作不同处理。跨年度的会议形成的文件材料放在会议闭幕年；跨年度的请示与批复放在批复年；跨的度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年。 第三步： 按机构分类，是指根据单位内设承办机构对归档文件进行分类。采用机构分类法，原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。采用机构分类法不能同时采用问题分类法。 其中，由业务部门起草，以机关或办公厅（室）名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件 的机构；由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。

35 五、归档文件的整理的步骤 1、确定文件整理单位：每份文件（自然件）为一件
归档文件一般以每份文件为一件，或与一个事由紧密联系的相关文件为一件。下列文件或文本在实体装订时，可为一件：    ▲正本与定稿为一件；    ▲正文与附件原则上为一件（如果附件内容比正文重要且件数较多，则各为一件）；    ▲转发文与被转发文为一件；    ▲处理单与文件为一件；    ▲来文与复文为一件（也可各为一件）；    ▲会议记录一次为一件（如果几次会议研究同一问题则为一件）；    ▲报表、名册、图表等应按其原装订方式，一册（本）为一件；    ▲中文文本与外文文本对应为一件。  

36 2、划分保管期限 按《档案保管期限表》的规定，确定每份文件的保管期限。

37 3、装订加固 归档文件应按“件”为单位装订。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄稿在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文在前，少数民族文字在后； 文件处理单在前，文件在后；正文在前，发文稿纸在后   归档文件装订前，应去除原装订文件的金属物和易变脆的塑料物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外）。     大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应根据实际情况，按照A4纸型的尺寸加以 折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处。减少文件受损，便于阅读。 装订要采用对档案文件无损的材料和方法，如无酸纸袋、不锈钢材料和夹装、线装等方法。装订要牢固，做到文件不损页；不倒页，不压字。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用袋装的，袋内文件尽量大小一致。采用左侧装订的，要将左、下侧对齐；采用左上角装订的，要将左、上侧对齐。

38 4、编填页号 文件中有图文的页面为一页。每件归档文件以原有页码为序；无页码的文件以件为单位，从“1”开始编制流水页码，正面在文件右上角，背面在文件左上角。

39 5、简单分类 按保管期限／年度／组织机构（问题） 分类法将文件归类；

40 6、排序 归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度等排列。会议材料、统计报表、非诉讼案件、刊物等成套性文件可集中排列。    同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列。    对具有保存价值，但末及时归档的文件，应排列在当年同一保管期限的相应类别归档文件的最后。对排列在最后且与相应类别中的某件归档文件相关联的文件，可在归档文件目录备注中注明“此件与X件为同一事由”或标注“相互参见号”。 已归档年度零散文件的排列

41 （全宗号）★ （年度）★ (室编件号)★ (机构或问题) (保管期限)★ （馆编件号）
7、盖归档章 在文件首页（文件处理单）上方左侧空白处加盖归档章。 归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号等项目。归档章的格式为长60mm，宽22mm，分为6格。 （全宗号）★ （年度）★ (室编件号)★ (机构或问题) (保管期限)★ （馆编件号）

42 归档章的样式 全宗号 年度 室编件号 机构/问题 保管期限 馆编件号 054 2008 5 永久

43 8、编号 由档案室将归档章的各个项目依次填写；
全宗号：是指档案馆给立档单位编制的代号。      年度：是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2000”。    保管期限：是指文件在归档时划定的保管期限，直接标注“永久”、“30年”、“10年”。     机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。不设机构（问题）的立档单位此项可空。       件号：件号又分为室编件号和馆编件号两种。室编件号按文件排列顺序按年逐件编流水号。     页数：是指每一件归档文件的有效页数。 填写归档章内项目时， 应使用碳素墨水等符合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

44 档案排列编号示意图（同一保管期限内跨年度排列,件号每年从1开始编制）
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 2004年 2005年 2006年 2006年 （1—150件） （1—240件） （1—158件） （1—89件）

45 题名：文件标题。文件没有题名或题名不规范，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“[ ]”号。
9、编制归档文件目录   归档文件目录包括以下内容：       件号：填写室编件号。       责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称，不能使用“本局”、“本部”等简称；联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。       文号：文件制发机关的发文字号。       题名：文件标题。文件没有题名或题名不规范，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“[ ]”号。 日期：文件的形成时间。具体填写日期要用8位阿拉伯数字标注年月日，如： 。 页数：填写每件归档文件的实际页数。指每一件归档文件的有效页数。        备注：填写归档文件需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。

46 归档文件目录 056-永久2008-0005 （全宗号-保管期限年度-盒号）
归档文件目录 永久 （全宗号-保管期限年度-盒号） 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 1 汉中市政府目标办 汉府目督发[1997]03号 关于一九九六年年终目标考核奖励的通知 2

47 归档文件目录及封面格式 1、 归档文件目录及封面用纸尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm（长×宽）。归档文件目录原则上采用竖式。归档文件目录应置于盒内文件前面。   2、填写归档文件目录时，可使用档案管理软件生成并打印出目录。 3、归档文件目录目录右上角需录入档号，档案格式为： 全宗号/保管期限/年度/机构或问题。盒号为可选，为四位数，从0001开始编制。例：054/永久/   4、归档文件目录的编制。归档文件目录采用按年度、保管期限编制。如2000年归档文件目录按永久、长期、短期分别装订成册；对文件较少的单位，可按保管期限、年度编制归档文件目录。   4、 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。（见图）

48 归档文件目录封面 归档文件目录 　*全宗名称：汉中市档案局 　*年 度：2000年-2008年 　　　 　*保管期限：永久 　机构/问题：

49 10、装盒 ①按顺序将文件依次装入档案盒中，盒满另装；
　　　 ①按顺序将文件依次装入档案盒中，盒满另装；　　　 　　②填写盒内《备考表》。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期 。 　③填写档案盒封面、盒脊的项目。档案盒封面应标明全宗名称。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，同一保管期限的档案盒排一个流水号。 　④按档案盒顺序依次排架。

50 全宗号 年　度 保管期限 机构（问题） 起 止 件 号 室 馆 盒　号 档案盒脊格式

51 拟写档案盒封面 152 中共汉中市委组织部 2007 永久 1 112 110

52 卷内备考表 卷 内 备 考 表 盒内文件情况说明: 整理人： 　　　　　 检查人： 　　　　　 年月日

53 11、排列上架

54 档案的排列方式 文书档案 （永久） 文书档案 （30年） 文书档案 （10年）

55 结束 谢谢！