採購管理模組 ERP系統上物料的採購循環流程往往由供應商管理模組、採購模組、驗收模組以及庫存管理模組等模組所組成。

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1 採購管理模組 ERP系統上物料的採購循環流程往往由供應商管理模組、採購模組、驗收模組以及庫存管理模組等模組所組成。
在本章節中，敘述關於各模組的資訊系統建置的目的、相關作業流程圖、以及Oracle ERP系統在此功能模組上的個案說明。

2 本章摘要 第1節 緒論 第2節 採購管理作業流程 第3節 電子化採購系統 第4節 ERP採購模組 第5節 ERP採購系統之績效評估
第1節 緒論 第2節 採購管理作業流程 第3節 電子化採購系統 第4節 ERP採購模組 第5節 ERP採購系統之績效評估 第6節 結語 個案探討

3 第1節 緒論 隨著企業資源規劃(ERP)應用範圍的增加，採購正由傳統的書面流程，轉變為電子化採購。電子化採購的主要效益有二： 效率：採購成本較低、處理週期較短、減少未經核准的購買行為、採購功能與重要後端作業系統的整合 效能：對供應鏈控制增加、對關鍵採購資料能主動管理、提高組織內採購決策品質。

4 採購的定義 狹義的採購(Purchase)是指限於以「購買」(Buying)的方式，由買方支付對等的代價，向賣方換取物品的行為過程，亦即所謂的「一手交錢、一手交貨」。 廣義的採購(Procurement)，以物品取得途徑來說明，包含購買、租賃、借貸、交換及徵收。

5 企業採購的目的可分為短期、中期與長期目標。
適時地從最恰當的供應商中提供正確數量，並將符合要求的產品運送到正確的地點給組織內的顧客。 協助組織達成營運目標，有效管理採購部門，並與其他部門維持密切聯繫。 發展企業整合性之採購策略，以協助企業整體營運策略及終極目標之實現。

6 1 2 3 4 5 採購的五大要素 此即所謂的5R(許振邦，2004) 適當的供應商(Right Vendor)
適當的品質(Right Quality) 3 適當的時間(Right Time) 4 適當的價格 (Right Price) 5 適當的數量 (Right Quantity)

7 1 2 3 採購的方式 依採購權責的劃分方式，可將採購的方式分為三類，(王忠宗，2000)。
集中採購(Centralization)：此一方式適用於多工廠生產同一種用品之企業。 1 分散採購(Decentralization)：這種做法大多適用於各事業單位營業性質差異極大的企業。 2 混合採購(Consolidation)：根據物料的價值、數量及各單位之通用程度，同時採用集中採購及分散採購。 3

8 第2節 採購管理作業流程 在採購制度中，一般分為就源採購與統一採購二種。
第2節 採購管理作業流程 在採購制度中，一般分為就源採購與統一採購二種。 就源採購，係指有需求的人或部門，自行進行採購的各項事宜；而統一採購，則指企業內部設有專責的部門，負責各項採購事宜。 目前市面上的ERP系統所支援的採購模組管理資訊系統，大體上約可分為營建工程採購資訊系統、原物料採購作業系統、總務採購作業系統，以及備品零件採購資訊系統等四類。

9 整個採購系統的分布圖，如圖4-1 所示。 未來發展 供應鏈 電子市集 採購類別 原物料採購 備品零件採購 工程採購 總務採購 作業特性
依據生產排程 依據採購排程 依據專案進度 突發性 資訊科技 電子化採購平台系統 圖4-1：電子化採購資訊系統

10 1 2 3 4 為了使採購作業能更順利地進行，基本上應該賦予採購部門以下四種決策權： 供應商的選擇 決定交易的價格與條件
對採購規範的質疑與確認 4 負責對供應商的一切聯繫工作

11 圖4-2 顯示採購的一般作業流程。 圖 4-2：採購的一般作業流程 與使用單位溝通 需求細節 提出請購 確認需求 尋找並確定有潛 力的供應商
發出尋價通知並 審核報價 選擇供應商 準備及發出採購 訂單 收貨與檢驗 訂單的跟蹤與 催貨 付款與結業 採購紀錄歸檔 圖 4-2：採購的一般作業流程

12 確認需求 專業的採購人員必須考慮所需購買物品或服務的種類、型態以及需求的頻率。 提出請購 任何採購行為發生之前，必然經過請購程序。 請購作業流程圖，如圖4-3 所示。

13 安全庫存請購 採購計畫 產銷計畫 填請購單 庫存足夠 NO 臨時需求 核准 採購作業 YES 投入生產/銷售 YES
圖4-3：請購作業流程圖 主管審核請購的重要依據，通常是依安全庫存量來判斷。因此在採購之前，我們了解到良好的庫存管理乃是正確進行採購決策之重要依據。

14 與使用單位溝通需求細節 如果請購者與採購人員甚至供應商能達成團隊合作，通常會對採購的運作有相當大的助益，尤其是在規格的制定上。 尋找並確定有潛力的供應商 是較為先進的公司則會從確認哪些對企業而言，是屬於重要策略性的物料或產品來著手，運用全面性的評估流程，預先審核哪些具有潛力的供應商。

15 詢價報價作業 採購經辦人員接獲「請購單」後，應參考市場行情、過去採購紀錄、以電話詢價、或請供應商填具「報價單」等來進行詢價作業。 對於供應商之報價資料經整理後，經辦人員應深入分析(如價值分析或成本分析)後向各供應商進行訪價或議價作業。 詢議價完成後，經辦人員應於「請購單」上詳填詢價或議價結果及擬定「訂購廠商」，「交貨期限」 與供應商議定之付款條件，經採購主管審核後，依採購核決權限呈核。

16 1 2 3 4 選擇供應商 如何去選擇一個不會出問題的供應商，在於所有評估標準的整合判斷。 更新供應商品表資料 審核供應商綜合評估表
評估供應商之品質、價格、交貨與服務 3 諮詢相關部門或人員的意見 4

17 採購作業 採購作業流程圖，如圖4-4 所示。 圖4-4：採購作業流程圖

18 物流追蹤 物流追蹤流程圖，如圖4-5 所示。 指起於貨品自供應商的倉庫出庫，終於貨品進入企業倉庫。在其中，因企業要求之不同，而有不同的管制點。 物流追蹤

19 供應商出貨登錄 檢查入關狀態 國外 採購 檢查出貨狀態 檢查入庫狀態 入庫 驗收 國內採購 圖4-5：物流追蹤流程圖

20 訂單的跟催與催貨 有些公司甚至會雇用催貨員來監督供應商，以確保供應商交貨的績效。 當供應商無法如期交貨時，催貨就成了唯一辦法，因此，嚴密監控供應商訂單交貨的狀況，是非常必要的。

21 驗收入庫 驗收入庫流程圖如圖4-6 所示。 指相關人員需核對廠商是否於交貨日備妥送貨資料、發票(三聯式)於指定地點交貨，若未於交貨日當天備妥，依當初所訂定之合約處理。 驗收入庫

22 交貨 核對物品數量 符合 Yes 檢驗品質 合格 No 與合約不符作業 倉儲管理 Yes 入庫記錄 入庫 付款作業 請款 圖4-6：驗收入庫流程圖

23 付款與結案 付款作業流程圖，如圖4-7 所示。 圖4-7：付款作業流程圖

24 採購紀錄歸檔 習慣上，採購部門會保留所有已交訂單，並將其視為歷史交易紀錄，一般來說，多數企業會將這些檔案保存五年。

25 第3節 電子化採購系統 電子化採購是藉由網際網路的力量，改善企業傳統採購作業之無效購買、繁複流程、雜亂蒐尋方式的缺點，以達到降低採購成本、縮短交貨時間、分析顧客採購習性的功效，典型的電子化採購流程如圖4-8 所示：

26 A公司 買方 型錄 ERP/ DBMS A公司 付款 跨組織資訊 交換／ 線上 訂購和投標 資訊蒐集 A公司 供應商 電子商務 伺服器 ERP/ DBMS 網際 網路 網際 網路 圖4-8：電子化採購的示意圖

27 1 2 3 4 釐清電子採購的目標 典型的目標包括： 自動化貨品的選擇與採購 大幅降低整個公司的採購成本 快速且精確的符合公司的採購內控模式
消除非授權員工的採購 4

28 分析現有的採購流程 一旦資料收集完成，並且進行一致性與精確度分析後，就可以將它加入目前採購流程的模型。這個模型是用來做為進階分析的基準，以確保： 目前的流程與組織的策略性目標相符 1 採購流程能滿足顧客的需要 2 目前採購流程的效率 3

29 關係矩陣能根據每家供應商，對公司目前或未來成功的貢獻程度，將供應商總類彙總為下列四個類別如表4-2。
分析與供應商間的關係 關係矩陣能根據每家供應商，對公司目前或未來成功的貢獻程度，將供應商總類彙總為下列四個類別如表4-2。 表4-2：供應商總類 供應商種類 供應商參與程度 有無承諾 重要性 合作期間 策略性協同合作關係 高 有 長期 策略性合作關係 中高 中 中長期 非策略性有限關係 無 低 短期 非策略性商品關係

30 1 2 3 4 選擇採購系統 選擇電子採購應用系統，要考慮許多因素。 它支援公司的採購流程嗎？ 它能提升公司在其他應用系統上的投資嗎？
它能與其他應用系統密切合作嗎？ 3 它具有延伸性嗎？能接納其他廠商的技術嗎？ 4

31 解決人的問題 系統導入失敗的主要原因，「人」的因素所占比例很大，因為改變通常會產生員工的抗拒，進而阻礙新採購流程的發展。

32 第4節 ERP採購模組 1 2 3 4 5 Oracle ERP 採購模組主要的功能有下列幾項：
供應商管理 (Supplier Management) 1 請購單管理 (Purchase Requisitions) 2 詢價報價作業 (RFQs & Quotations) 3 採購單管理 (Purchase Orders) 4 採購收料與退貨 (Receiving & Returns) 5

33 供應商管理 Oracle ERP 採購模組在管理供應商的資料是利用階層式的方式來進行管理，在階層管理上分為表頭層(Header Level)與內容層(SiteLevel)，如圖4-9 所示。 圖4-9：階層式 概念的管理模式

34 Oracle ERP 採購模組提供對供應商採購相關行為之管控功能如下：
付款與發票核准之暫止 (Hold) 採購行為之暫止 (PO hold) 貨款之止付 (Unmatched Invoice hold) 付款所需憑證種類之管控 (Invoice Matching Way) 送料數量與訂購數量之差異管控 (Qty Receive Tolerance) 送料交期與訂購交期之差異管控 (Days Early/Late) 收料途徑之設定 (Direct, Standard, Inspection) 多址供應商管控區分 (Site-Specific Information)

35 圖4-12：Oracle ERP之供應商基本資料——收貨頁籤

36 請購單管理 在Oracle ERP採購模組中，請購單主要由以下幾種方式產生而來，如圖4-13所示： 圖4-13：請購之管理

37 圖4-14：Oracle ERP採購模組的請購單輸入畫面

38 詢價報價作業 而電子化詢價報價的方式，已轉變成人員針對特定物料設定強制性之詢價機制，而在詢價機制中利用多重之價格區間及折扣供廠商參考，最後系統將自動告知有效期限到期之詢價，以讓企業進行採購報價的程序，當報價程序完成即可進行採購單的設定工作，如圖4-15。

39 申請單 詢價單 自動產生 引進 請求 人工 自動產生 列印並寄出詢價單 請購單 報價單 人工 圖4-15：電子化詢價議價程序

40 在Oracle ERP採購管理模組中，可直接開立詢價單如圖4-16 所示。圖4-17是Oracle ERP之報價單。

41 採購單要在進貨確認數量以及品質無誤之後才能進行歸檔的作業。各相關單位利用採購單的用途如圖4-18：
採購單管理 採購單要在進貨確認數量以及品質無誤之後才能進行歸檔的作業。各相關單位利用採購單的用途如圖4-18： 請購部門 採購部門 會計部門 收貨部門 驗收貨品 掌握供應商資訊 追蹤採購案 財務歸劃 申請單 自動產生 採購文件 歸檔 採單單 認可 圖4-18：採購單之用途

42 1 4 2 5 3 6 Oracle ERP 採購模組利用類別的方式將採購單做以下的分類： 標準訂單 總括採購的訂單 合約訂單 預購訂單
總括採購合約 6 預估訂單叫貨

43 圖4-19：Oracle ERP採購模組之採購單

44 採購收料與退貨 採購單經由公司送交供應商之後，供應商會根據採購單所要求的相關規格原物料進行配送，當採購的原物料送達公司後，收貨部門會根據採購單或是到貨單進行簽收的動作。 銷售系統 庫存計劃 Internal Shipment 供應商 Shipment 收貨行徑 Inspect檢驗 Receive收料 Transfer 移轉 目的地 Deliver入庫 Shop Floor 生產線上 Inventory 庫存 Expense 費用性 圖4-20：收料、驗收以及入庫的程序

45 1 2 3 1 2 3 在Oracle ERP 系統中，收貨程序可分成三種： 圖4-21 即為驗收收貨程序，主要分成三個階段： 直接收貨
標準收貨 3 驗收收貨 1 貨品運送至收貨區 2 貨品移轉、檢驗 3 送達目的倉庫儲位

46 圖4-21：驗收收貨程序 運送至收貨區 門房代收 20 Items 收貨區 暫收區 20 Items 移轉 檢驗區 目的地 原料倉B
倉庫儲位10-A 10 Items 原料倉A 倉庫儲位10-B 移轉 移轉 運送 圖4-21：驗收收貨程序

47 圖4-22：Oracle ERP 採購模組之收貨單

48 Oracle公司的企業資源規劃系統中，與採購模組連結的有下列幾項，而整體流程如圖4-23所示：
採購模組與其他模組間的關係 Oracle公司的企業資源規劃系統中，與採購模組連結的有下列幾項，而整體流程如圖4-23所示： 規劃 訂單登錄 專案製造 在製品 採購 供應商排程 人力資源 會計總帳 庫存 圖4-23：採購模組與其他模組間的關係

49 第5節 ERP採購系統之績效評估 採購管理不善所導致的庫存或物料過剩，會造成企業無法計算的損失，故導入ERP 採購系統以降低存貨成本為解決方案的主要目的之一。 存貨成本 導入ERP 採購系統為解決方案，能夠促使其整體採購流程透明化，對採購效率的提升有很大的幫助。 訂單回應時間 藉由與供應商的整合與協同運作，除了可提升採購效率之外，更能有效掌握可靠的供應商，以確保其交貨日期與正確交貨。 供應商交貨準確度

50 第6節 結語 故企業必須有效整合採購、生產、存貨、銷售、配送及相關作業功能，以期降低成本、提升顧客滿意度與增加企業競爭優勢。

51 個案探討