湛江市中小学校档案分类编号办法 黄 耀.

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1 湛江市中小学校档案分类编号办法 黄 耀

2 　　为了适应学校档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现分类、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进学校档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为学校管理和教育教学工作服务，根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》和广东省档案局、省教育厅印发的《广东省中小学校档案管理工作规范》（粤档发〔2003〕29号文）的要求，结合学校的实际情况，特制定本办法。

3 本分类办法规定了学校档案分类的依据、原则、分类方法及类目设置、编号办法。适用于学校各项工作中形成的各门类档案的分类及编号。
一、主体内容和适用范围 　　本分类办法规定了学校档案分类的依据、原则、分类方法及类目设置、编号办法。适用于学校各项工作中形成的各门类档案的分类及编号。 二、引用办法 　　本分类办法是根据广东省档案局《关于印发〈广东省机关档案分类办法〉的通知》（粤档发[1992]22号）和《广东省中小学校档案管理工作规范》的标准要求，结合学校的实际情况而制订。

4 三、分类原则 　　（一）学校档案的分类，是以学校所形成的全部档案为对象，依据学校的教育、教学职能，结合档案的内容和载体形式特点，便于科学管理和开发利用为原则。 （二）分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。 （三）本办法适用于学校档案进行实体分类、组卷和排架管理，有类设类、无类空类。

5 四、类别设置 　　学校在各项活动中形成的全部档案，按其性质，载体分为八大类，具体为： （一）党政工团档案 代字A （二）基建档案 代字B （三）设备、仪器档案 代字C （四）会计档案 代字D （五）已故人员档案 　 代字E （六）特殊载体档案 代字F （七）教育、教学档案 代字G （八）科研档案 代字H

6 A、党政工团档案，按年度—保管期限—问题— 时间按“件”排列，前后保持一致，不可任意改动。
五、分类方法 A、党政工团档案，按年度—保管期限—问题— 时间按“件”排列，前后保持一致，不可任意改动。

7 B、基建档案，不设一级属类，按建筑工程项 目给予项目代号，然后在每一项目代号下排列案卷。

8 C、设备、仪器档案，不设一级属类，按设备、仪 器的台套给予台套代号，然后在每一台套下排列案卷。

9 D、会计档案，根据其不同类型设置4个一级属类，D1为财务报告、D2为账薄、D3为凭证、D4为其他。

10 E、已故人员档案，不设一级属类，按已故时间先 后顺序排列案卷。
F、特殊载体档案的一级属类，按照片（代号F1）、录音带（代号F2）、录像带（代号F3）、光盘、软件(代号F4)、实物档案 (代号F5) 设置。照片档案根据学校的实际情况，按问题、年度排列。实物档案，按奖旗、奖状、证书、奖杯、奖牌、纪念品形成时间先后排列案卷。

11 各类特殊载体档案

12 G、教育、教学档案，按学年度——问题设置一级属类，一级属类下按保管期限——问题——时间按“件”排列。G1为教育档案、G2为教学档案、G3为教师业务档案、G4为学生档案。 H、科研档案，按科研项目、论著、论文，设一级类目。H1为科研项目，H2为论著，H3为论文。

13 六、编号办法 　　1、党政工团档案的编号，采用以年度、保 管期限为单位结合问题编制件号。

14 2、基建档案的编号，其结构模式由“大类代字＋项目代号＋案卷顺序号”组成。 例： B 1 - 1 案卷顺序号 项目代号 大类代字

15 3、设备、仪器档案的编号，其结构模式由“大类代字＋台套代号＋案卷顺序号”。 例： C 1 － 1 案卷顺序号 台套代号 大类代字

16 　　4、会计档案的编号，其结构模式由“大类代字＋属类代号＋目录号＋案卷顺序号。 例： D 1·1·1 - 1 案卷顺序号 目录号 二级属类代号 一级属类代号 　　　　　　　　　　　　　　 大类代字

17 5、已故人员档案的编号，其结构模式由“大类 代字＋案卷顺序号”组成。 例： E - 1 案卷顺序号 大类代字

18 6、（1）照片档案的编号，其结构模式由“大类 代字＋一级属类代号＋目录号＋张号”组成。 例： F 1

19 　　（2）荣誉实物档案的编号，其结构模式由“大类 代字＋一级属类代号＋件号”组成。 例： F 5 - 1 件号 一级属类代号 　　　　　　　　　　　　 大类代字

20 　　7、教育、教学档案的编号，其结构模式由“大类代字+一级属类代号＋学年＋保管期限代号＋件号”组成。
　　例： G —1 件号 保管期限代号 　　　　　　　　　　　　　　 学年 一级属类代号 大类代字

21 　　8、科研档案的编号，其结构模式由“大类代字+
一级属类代号＋项目号＋案卷顺序号”组成。 　　例： H 案卷顺序号 　　　　　　　　　　　　　　项目号 一级属类代号 大类代字 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

22 　　谢　谢　！