公文寫作講習 歐淑慧 980211 國立高雄第一科技大學.

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1 公文寫作講習 歐淑慧 980211 國立高雄第一科技大學

2 他機關來文 民眾家長 會議決議 電話 長官指示 單位間會辦 國立高雄第一科技大學

3 轉知單位 查照或辦理 存查 報教育部請釋 函復 請相關單位 表示意見 發布 新聞 研訂法規 開會研議
國立高雄第一科技大學

4 處理公務的文書 令 呈 咨 函 書函 公告 開會通知 簽 公務電話紀錄 手令或手諭 報告 箋函或便箋 證書 國立高雄第一科技大學

5 呈：對總統有所呈請或報告 咨：總統與立法院、監察院 函：各機關間、人民與機關間 書函：公務未決階段需磋商、徵詢 公告：各機關對公眾有所宣布
簽：機關內部 國立高雄第一科技大學

6 基本用語 期望語 引述語 稱謂語 經辦語 准駁語 附送語 國立高雄第一科技大學

7 期望語舉例 主旨：（敘明目的），（期望語）。 主旨：○○○○○○○○○，請核示。 類型 簽與函 上對下 下對上 平行 國立高雄第一科技大學

8 簽之期望語 請 核示：提出擬辦意見簽核 請 鑒察：將辦理情形簽報長官瞭解 請 鑒核：簽報長官瞭解含有請示之意 請 鈞參：提供長官參考
請　核示：提出擬辦意見簽核 請　鑒察：將辦理情形簽報長官瞭解 請　鑒核：簽報長官瞭解含有請示之意 請　鈞參：提供長官參考 請　鈞（核）閱：檢陳有關資料請長官過目 國立高雄第一科技大學

9 函之期望語 對平行機關 請 查照 請 查照辦理 請 惠予辦理 請 查照見復 請 查照辦理見復 請 查明見復 請 惠復 請 查照轉告
對上級機關或首長 請　鑒核 請　鑒核備查 請　核備 對下行機關 希　查照 希　照辦 希　切實辦理 希　辦理見復 希　查照轉告 希　轉行照辦 對平行機關 請　查照 請　查照辦理 請　惠予辦理 請　查照見復 請　查照辦理見復 請　查明見復 請　惠復 請　查照轉告 國立高雄第一科技大學

10 引述語 引述有關機關意見或規定 形式 引述其意 引述原文 依○○○函(或規定)略以：(說明其大意) 依○○○函(或規定) ：「照錄原文」
不必要者用刪除，如「…○○○…○…」 國立高雄第一科技大學

11 引述語舉例 主旨：○○○○○○○○○，請核示。 說明： 依教育部函略以：(說明其大意) 依○○○函(或規定) ：「照錄原文」
復○年○月○日○字○號函 依○年○月○日○字○號函辦理 ○年○月○日○字○號函 諒蒙（鈞察）：上級 ○年○月○日○字○號函 諒達（計達）：平行 國立高雄第一科技大學

12 稱謂語 上級對下級：貴 下級對上級：鈞、鈞部、鈞長，大(無隸屬) 平行：貴 自稱：本 機關對人民：先生、女士或台端
行文數機關或單位時：貴機關或貴單位 文中再次提及時：該機關 國立高雄第一科技大學

13 經辦語 對上級或首長 茲經 業經 經已 復經 並經 嗣經 迭經 前經 一般使用 遵即 遵經 國立高雄第一科技大學

14 准語 駁語 對平行機關 對平行機關 敬表同意 恕難同意 無法照辦 同意照辦 歉難同意 對下級機關 應予照准 准予照辦 准予備查 准予同意備查
恕難照准 應予免議 應予緩議 應予駁回 國立高雄第一科技大學

15 附件語 主旨段 檢陳：對上級機關或首長 檢送：對平行及下級機關 說明段 檢附○○○ 國立高雄第一科技大學

16 小地方真的重要 簽稿不宜以剪貼方式 文稿如有添註塗改須於添改處蓋章 獨字不成行，獨行不成頁 記錄 / 紀錄 計畫 / 計劃
請記錄相關意見 …會議紀錄 （紀錄：○○○) 計畫 / 計劃 E世代人才培育計畫 本校計（規）劃圓夢助學方案嘉惠學子 請 鑑核 →請 鑒核 國立高雄第一科技大學

17 簽 學校內部對某一案件的處理意見 為處理公務，就案情做相關查證後，對主管報告 依專業職能研擬處理方案供主管為決策參考依據 立場
代表單位（組織規程所列） 請以本處、本中心、本館、本室 勿以「本組」字眼 國立高雄第一科技大學

18 建議敘明是何單位 如「申請單位秘書室」 建議改為 「本案」 國立高雄第一科技大學

19 簽之撰擬 主旨 說明 擬辦 扼要敘述目的與擬辦，不分項1段完成 案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之利弊、後果、影響分析等
應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列 ＊「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複說明。 ＊文字敘述應符合作業需求，引敘有關機關意見或有關規定，僅將其重點節錄或敘明即可，避免全文或全段照錄。 ＊複雜的內容，儘量採用表格敘述、比較，或作為附件附陳。 國立高雄第一科技大學

20 一段式 主旨不宜太長，以不超過60字為原則 內容應包括案由、擬辦、期望語
主旨：行政院人事行政局函送民國96年辦公日曆表一案，擬函轉本校各單位並提行政會議報告，請　核示 。 國立高雄第一科技大學

21 二段式 主旨：為提升本校同仁公文寫作品質，擬請於本（98）年○月○日(星期○)上午9時至12時，舉辦公文寫作講習，請 核示。 說明：
主旨：為提升本校同仁公文寫作品質，擬請於本（98）年○月○日(星期○)上午9時至12時，舉辦公文寫作講習，請　核示。 說明： 　一、據本校部分主管反映，近年新近人員多不諳 公文寫作要領，建議舉辦是項講習。 　二、講習開始時，擬請　鈞長蒞會講話勉勵。 （說明不宜夾有擬辦意見） 國立高雄第一科技大學

22 三段式 主旨：為提升本校同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，請 核示。
主旨：為提升本校同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，請　核示。 說明：據本校總務處統計，本校公文處理時效，已連續三個月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講習會。 擬辦： 　一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於○月○日、○月○日、○月○日上午9至12時實施。 　二、本校行政人員均須參加，總共○○人。 　三、講座擬聘請富實務經驗且具專業素養之○○○擔任。 　四、每梯次講習開始時，擬請　鈞長蒞會講話。 國立高雄第一科技大學

23 公文稿 代表學校立場與校長的身分 遣詞造句用字須審慎斟酌 例如： 本校 本校○○學院 本校○○學院○○系所… 國立高雄第一科技大學

24 公文函稿之性質 主動 係承辦人員據公務需要主動擬稿 被動 回復 轉知 國立高雄第一科技大學

25 擬辦復文或轉行之稿件 來文機關之發文日期及字號敘入俾便查考 如有需要 文末首長簽署、敘稿時，首長職銜之下僅書「姓」，名字以「○○」表示
請摘敘來文要點 無法摘敘時，可列為附件 文末首長簽署、敘稿時，首長職銜之下僅書「姓」，名字以「○○」表示 國立高雄第一科技大學

26 函稿撰擬方式 先簽後稿 簽稿並陳 以稿代簽 國立高雄第一科技大學

27 一、先簽後稿 性質 須先行簽請核示，再據以擬稿發文者 簽：主旨、說明、擬辦三段式 函稿：陳核時須檢附「簽」影本供參 訂（修）定法規
或重大興革 重大人事與經費 涉及決策尚無結論 須先行簽請核示，再據以擬稿發文者 簽：主旨、說明、擬辦三段式 函稿：陳核時須檢附「簽」影本供參 國立高雄第一科技大學

28 二、簽稿併陳 性質 將簽與文稿同時陳閱提升公文處理效率 應在稿面右上角註明「簽稿併陳」 文稿內容須做說明、分析或限期辦理
不涉及決策或須請示之案件 將簽與文稿同時陳閱提升公文處理效率 應在稿面右上角註明「簽稿併陳」 國立高雄第一科技大學

29 三、以稿代簽 性質 一般案情簡單或例行承轉案件 不涉及決策或須請示之案件 直接辦稿陳核 應在稿面右上角註明「以稿代簽」 國立高雄第一科技大學

30 公文函稿 一段式：「主旨」一段完成 二段式：主旨、說明 / 辦法 三段式：主旨、說明、辦法/建議/請求 國立高雄第一科技大學

31 如何寫函稿的「主旨」 說明函的目的與期望 力求具體扼要不超過50字 緊接段名冒號之下書寫，不分項一段完成 末加期望語：上行、平行、下行
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32 函之期望語 請 查照 請 鑒核 請 鑒核備查 請 查照辦理 請 惠予辦理 請 核備 請 查照見復 請 查照辦理見復 請 查明見復 請 惠復
對上級機關或首長 請　鑒核 請　鑒核備查 請　核備 對下行機關 希　查照 希　照辦 希　切實辦理 希　辦理見復 希　查照轉告 希　轉行照辦 對平行機關 請　查照 請　查照辦理 請　惠予辦理 請　查照見復 請　查照辦理見復 請　查明見復 請　惠復 請　查照轉告 國立高雄第一科技大學

33 如何寫函稿的「說明」1/2 就事實來源或理由作較詳細之敘述 引據：法令、來文、會議決議… 事實狀況 經過情形 分析檢討 國立高雄第一科技大學

34 如何寫函稿的「說明」2/2 一、《空1個字》 (一) 《空2個字》 １、 《空3個字》 (１) 《空4個字》
格式須遵守，有括弧者後面不須加頓號 舉例 說明： 一、《空1個字》 (一) 《空2個字》 １、 《空3個字》 (１) 《空4個字》 國立高雄第一科技大學

35 如何寫函稿的「辦法」 提出具體要求或處理意見 視內容改稱「建議」、「請求」 勿重複期望語 (請　核示、請　查照..) 國立高雄第一科技大學

36 抬不抬？空一格 鈞部 大部（會） 大部（會）→ □ 大部（會） 貴校（局） 貴校（局）→ □貴校（局） 鈞部→ □ 鈞部
鈞部→ □ 鈞部 大部（會）→ □ 大部（會） 貴校（局）→ □貴校（局） 應空一格：在一行中間 不必空格 在一行之首 標點符號之後 國立高雄第一科技大學

37 挪抬（ 空一格） 請查照→請 查照 請同意惠復→請 同意惠復 請惠示卓見→請 惠示卓見 請查照辦理見復→請 查照辦理見復
請查照→請 查照 請同意惠復→請 同意惠復 請惠示卓見→請 惠示卓見 請查照辦理見復→請 查照辦理見復 請同意查照惠復→請 查照同意惠復 國立高雄第一科技大學

38 數字使用原則 中文？ 阿拉伯？ 國立高雄第一科技大學

39 請使用阿拉伯 國民身分證統一編號 編號：附表（件）○ 發文字號 ：臺○○內字第○○號 序數 第○屆第○會期 第○階段 第○次 第○名
第○會議室 第○次會議紀錄 國立高雄第一科技大學

40 請使用阿拉伯 日期、時間 民國93年7月8日 7時50分 93年度 38婦女節 延後3週辦理 228事件 520就職典禮 921大地震
電話、傳真 郵遞區號、門牌號碼 計量單位 150公分 35公斤 7.36公頃 土地1.5筆 國立高雄第一科技大學

41 星期 星期一、週一 比例 三分之一 概數 約五、六天 約數
七千餘人、八百多人 國立高雄第一科技大學

42 百分比 80﹪、3.59﹪ 金額 6億3,944萬2,789元 人數 639,442,789人 比數 1：3 國立高雄第一科技大學

43 依兒童福利法第33條規定：「違反第20條第2項規定者..
法規條項款目、 編章節款目之 統計數據 事務管理規則共分10 編、25 條條文 引敘摘述法規內容 依兒童福利法第33條規定：「違反第20條第2項規定者.. 法規制訂修正廢止 草案總說明 條文對照表 修正「事務管理規則」第 九條條文 ○○法草案總說明：爰擬具「○○法」草案，計十條 國立高雄第一科技大學

44 來文擬辦 要寫在哪裡? 擬辦位於文末處下方 預留會辦及批示空間 簽辦單：會辦單位2個以上 押日期/時間 國立高雄第一科技大學

45 國立高雄第一科技大學

46 國立高雄第一科技大學簽稿會核單 案情摘要 ○○○○○○○○○○○○○○○ 主辦單位 秘書室 總收文字號 098102345 受會單位
會核意見及簽章 收會時間 會畢時間 教務處 總務處 國立高雄第一科技大學

47 歸檔一二事 98 / B111 / 000 / 001 / 001 騎縫章：職名章 / 「騎縫章」 編頁碼 檔號
年度號 / 分類號 / 案次號 / 卷次號 / 目次號 98 / B111 / / 001 / 001 (承辦人) (文保組) 保存年限：檔案分類及保存年限區分表 調閱 國立高雄第一科技大學

48 加蓋騎縫章 公文及原稿在 2 頁以上時 附件部分 簽辦單：應與其他頁次加蓋騎縫章 電子收文已有騎縫章圖戳者得免 已裝訂成冊並已有頁碼者
附件首頁與本文末頁加蓋騎縫章 2 件以上並各編有頁碼者 前後附件之間蓋末/首頁間騎縫章 國立高雄第一科技大學

49 如何編頁碼 案件首頁註明總頁數：先編本文、次編附件 按文件產生時間先後順序 以鉛筆於每頁右下角編寫 - 文件為雙面列印者，編寫於背頁左下角
早者在下，晚者在上 簽稿併陳案件依序以簽、稿及來文之次第編寫 以鉛筆於每頁右下角編寫 - 文件為雙面列印者，編寫於背頁左下角 附件已編有頁碼免併本文連續編寫頁碼 國立高雄第一科技大學

50 案件調閱 線上查詢 本校網頁／公文檔案線上查詢系統 案件調閱權限 承辦人：現職承辦檔案 組長：該組承辦檔案 單位主管：該單位所有承辦檔案
不同單位間調案應會辦權責單位同意 國立高雄第一科技大學

51 國立高雄第一科技大學

52 按下收發文號 國立高雄第一科技大學

53 叮 嚀 承辦公文時瞭解 所涉及法令規章 過去的相關案例 案情的來龍去脈 陳核公文前檢視 歸檔公文後放心 國立高雄第一科技大學

54 簡報完畢 敬請指教 國立高雄第一科技大學