森林经营认证 文件审核 北京林业大学 郑小贤.

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1 森林经营认证 文件审核 北京林业大学 郑小贤

2 一、文件评审的目的 根据森林经营认证实施规则要求，森林经营认证审核包括文件审核、相关利益者访谈和现场审核（附件1）。 文件评审的目的在于：
确定文件所述体系与审核准则的符合性； 获得对受审核方的适当了解，以策划现场审核，包括编制审核计划。

3 二、评审的文件类型与数量 评审的文件包括： 1.相关的管理体系文件 2.相关的管理体系记录 3.以往的审核报告
包括手册、方针与目标、程序文件、组织结构与岗位职责等。 2.相关的管理体系记录 通常指与管理体系相关的重要记录。对于森林经营认证审核，包括受审核方主要森林经营活动、木材生产、培训、化学药品使用、森林监测等清单、适用的法律法规清单、符合法律法规要求的证明、与相关利益方联络的记录等。 3.以往的审核报告 包括以往进行的各种审核的报告，包括文件评审的结果。例如： 对于复评，调阅上一个认证周期中历次审核的审核报告和记录； 对于认证证书在认证机构之间的转换，考虑其他认证机构以往的审核报告； 在初次审核前，已获得其他体系领域认证的审核报告。 在文件评审时，为获得对受审核方管理体系的了解以及澄清有关问题，可以要求受审核方提交进一步的文件和记录，也可以进行预访问。其他的文件与记录可以留待现场审核进行评审。

4 4.文件评审数量应当考虑 (1)受审核组织的规模、性质和复杂程度 (2)审核的目的与范围
受审核方管理体系文件的数量与详略程度取决于其规模、性质与复杂程度，因此，文件评审时调阅文件的范围、层次及数量与受审核方的规模、性质与复杂程度有关。此外，对文件充分性的判断也需要结合受审核方的规模、性质与复杂程度作出，而没有一个简单统一的标准。例如，东北大型国有林业局与与南方小型林场相比，其文件的结构、数量及详细程度要复杂得多。文件评审人员有关行业的知识与经验，会有助于进行相应的判断。 (2)审核的目的与范围 审核的目的与范围不同决定了审核的任务与内容不同，也影响到对文件的关注程度以及评审的文件的范围、类型与数量。例如，监督审核通常仅对更改的文件进行评审。此外，对于具有多个分部的组织的多现场认证审核，可能需要进一步调阅有关各分部的文件。

5 三、文件评审的要求 文件审核的基本要求 全面性：文件内容是否覆盖并符合森林经营认证标准全部要素中的管理要求，不应回避和遗漏。
系统性：通过文件内容描述的森林经营管理体系是否具备系统性、逻辑性及连贯性，是否体现体系文件的结构和层次，是否给出相关文件的路径。 合理性：初步审查文件的合理性。 有效性：森林经营管理体系文件是否现行有效，符合文件控制要求。 规范性：名词术语是否符合森林经营认证标准要求。

6 四、文件评审实施的方式 文件评审一般在现场审核活动前进行，也可以同时进行。 初次森林认证审核包括预评估和主评估，都需要进行文件审核。
文件评审通常由审核组长和审核员进行。

7 五、文件审核内容 1.文件化体系的审核 ① 了解组织森林经营管理体系文件的层次和结构，判断是否适合于组织的情况，包括其职能设置、规模大小等。
② 森林经营管理体系文件是否能够覆盖并满足标准的全部要求，不应回避及遗漏。例如： 手册是否覆盖标准的各个要素。 程序是否至少覆盖了标准中要求建立并保持程序的要素内容。 ③ 森林经营管理体系文件整体上是否能够覆盖审核认证的范围。 ④ 每一份森林经营管理体系文件(如森林经营方案、森林监测方案、作业指导书)是否明确界定其范围，在其范围内是否描述充分并满足标准要求。 ⑤ 森林经营管理体系文件(如森林经营方案、森林监测方案、作业指导书)之间是否层次清晰，逻辑关联： 每个文件是否给出了相关文件的路径。 如相关文件较多，不能逐一导引，是否以其他方式表明各体系文件的关系。 ⑥ 森林经营管理体系文件从整体上是否能够体现各要素之间的关系，每个文件与其他文件的接口是否内容协调统一。 ⑦ 森林经营管理体系文件在组织管理中是否具备权威性。 最高管理者是否以某种方式(如签署一个森林经营管理承诺文件发布)承认并表明其权威性。 各级文件是否经过具备足够资格和权限的人员审阅和批准。 ⑧ 森林经营管理体系文件是否覆盖了全部主要环节与最大环境影响因素的控制。 ⑨ 受审核方提交的森林经营管理文件是否现行有效版本且符合文件控制的要求，是否修改换版；如非初次审核，文件的修订是否合理，局部的调整是否将有接口关系的其他文件做了相应的调整。 ⑩ 审查森林经营管理体系运行的重要资料：法律法规清单、森林经营方案及其附件清单、作业规程、标准清单、林产品和林副产品清单、森林监测和评价清单等，以此考查体系要素运行的有效性和合理性。

8 多数组织将管理体系文件分为森林经营方案、森林监测手册、程序文件和作业指导书，审核时可以考虑以下方面：
2.森林经营管理手册的审核 多数组织将管理体系文件分为森林经营方案、森林监测手册、程序文件和作业指导书，审核时可以考虑以下方面： ① 审查手册是否简要描述了森林经营管理体系的各个要素并体现了它们之间的相互关系； ② 在每一要素论述中是否针对下级文件给出索引路径； ③ 是否阐明组织的森林经营方针； ④ 是否明确管理体系各个职能与层次的组织机构与职责； ⑤ 是否清晰描述了管理体系文件，包括其层次、结构及相互关系； ⑥ 是否提供了法律法规清单，森林经营环境影响因素(特别是重要环境因素)清单，森林经营方案等重要信息和体系运行结果的路径； ⑦ 是否描述了管理评审的管理内容(如未制订有关程序文件)； ⑧ 是否阐明了体系依据的标准和体系建立实施的范围。

9 如组织制订独立的程序文件，审核时可以考虑以下内容： ①管理程序文件是否覆盖标准中要求建立并保持程序的要素内容。
3.程序文件审核的一般内容 如组织制订独立的程序文件，审核时可以考虑以下内容： ①管理程序文件是否覆盖标准中要求建立并保持程序的要素内容。 ② 每一程序文件是否明确阐述该程序的目的和范围。 ● 是否清晰描述程序运行的职责。 ● 程序及方法描述是否清晰，具备可操作性，是否具备可检查性。 ● 内容是否覆盖其范围。 ③ 运行控制、应急程序，如可能，是否提出明确的运行标准。

10 4.体系要素文件化的审核 以上审核内容件主要针对文件的整体充分性及基本要求而言，对于森林经营方案审核的核心是对方案所规划的内容加以审核，以判断其符合性。其审核应关注以下几点： ① 森林经营方案编制纲要的内容是否全部进行规划，或通过证据表明能够达到纲要要求的功能和目的； ② 是否能够体现出各个经营环节之间的相互关系； ③ 不同的体系文件（如森林监测方案）针对各个森林经营环节的描述是否具备一致性，功能是否明确。 上述审核内容，可作为审核员进行文件审核时的切入点和审核线索来考虑，不应简单地以此作为判断符合与不符合的依据，审核员应结合组织的实际情况，针对发现的问题分析其合理性，最终从体系上依据审核准则进行判断。

11 六、文件评审的结论 如果发现受审核方的管理体系文件不适宜，不充分。例如：
存在与审核准则的不符合； 文件规定与组织的实际情况或行业惯例明显不一致； 体系文件对管理体系的描述不充分，如照抄标准。 审核组长应当通知审核委托方和负责管理审核方案的人员以及受审核方有关文件评审的问题。 针对文件评审中提出的问题，视问题的程度以及对现场审核的风险，应当确定审核是否继续进行或暂停，直至有关问题解决。

12 七、有关说明 1．关于森林经营管理体系文件审核，强调以下几点注意事项：
（1)管理文件的发布日期及其版本变更，体现了管理体系运作的起始和发展状态，审核员应予以注意。 （2) 从管理体系文件及相关资料中，审核员可以了解到受审核方的规模、历史沿革、组织机构、产品数量及其特点、荣誉信誉等基本信息，可为审核判断提供依据。 （3) 在进入现场前进行的文件审核并不意味着文件中存在的全部问题都已经找到。在现场审核时，尚需对管理体系文件是否符合标准进行审查，同时考察其针对实际运作的策划合理性和可操作性。如存在不符合内容，也应构成不符合。 （4)管理体系文件的审核，一般仅限于受审核方提交的手册和程序文件，但如果组织的体系文件层次较为复杂或受审核方提供的部分程序文件较为简略，基本控制内容放在作业指导书中，以及部分组织将某些要素的程序导引到质量等其他体系文件的兼容内容中去，以上几种情况审核组均应请受审核方补充提供充分的文件，以供审核员能够对其管理体系进行把握。 （5) 在初次认证之后的年度监督和复评审核中应重点关注管理体系发展变化涉及的相关文件内容，考查文件的修改调整是否符合标准的要求和持续改进的承诺。 （6) 在文件审查的同时，审核组需要收集适用于该行业的法律法规文件的最新版本，它构成了对受审核方进行认证的不可缺少的依据。

13 2．管理体系包括了方针、目标、组织结构、过程、资源、产品信息等方面的要素及这些要素之间的联系或相互作用。 管理体系文件通常可以包括以下内容：
森林经营方案及其森林经营方针和目标、指标； 森林监测方案手册； 程序文件； 作业指导书； 森林资源统计表格； 计划和(或)财务预期及决算； 规范； 外部文件； 记录。 根据上述管理体系包含的要素，在文件评审阶段，由于还未全面接触到整个管理体系，因此对受审核方的管理体系进行全面的符合性评价是不现实的，有关整个管理体系符合性的结论要在现场审核之后才能做出。文件评审阶段主要还是针对获得的文件和记录，评价其内容所反映的体系与审核准则的符合性，是否与审核准则的要求存在偏离，以判断是否能够进行现场审核。 管理体系文件充分性与适宜性的总体结论，也要在现场审核之后才能做出。在文件评审阶段，只能对所获得的文件做出有关充分性与适宜性的结论，而且这种评价主要是针对审核准则进行的。审核员的专业知识和经验将有助于进行这种判断。

14 第三节 现场认证审核 根据森林经营认证实施规则要求，森林经营认证审核包括文件审核、相关利益者访谈和现场审核，其中主要内容是进行现场认证审核（附件1）。 前面所进行的文件审核可以说是现场认证审核的准备。所以现场认证审核是森林经营审核中工作量最大、涉及的人员和部门最广泛和最重要的审核活动。 森林经营认证审核的目的是：证实受审核方实施了其负责任的森林经营方针、技术和措施，并遵守了相关的各项法律法规和制度；证实受审核方的森林经营管理体系符合森林经营认证体系标准的所有要求，并能够实现组织的方针和目标。通过现场认证审核，审核组要对受审核方的能否通过现场审核做出结论。 根据现场认证审核过程，主要有首次会议、审核内容与审核方法、审核发现、末次会议、审核报告和审核结束。 初次森林认证审核的预评估可以参考本节内容。

15 一、首次会议 （一）首次会议的目的 首次会议是审核组进入受审核方现场后由审核组长主持召开的第一次正式会议。首次会议的目的是：
① 确认审核计划； ② 简要介绍审核活动如何实施； ③ 确认沟通渠道； ④ 向受审核方提供询问的机会。

16 对于森林经营认证审核，会议应当是正式的，并保存出席人员的记录。会议应当由审核组长主持。首次会议应当包括以下内容：
（二）首次会议的内容 对于森林经营认证审核，会议应当是正式的，并保存出席人员的记录。会议应当由审核组长主持。首次会议应当包括以下内容： 介绍与会者，包括概述其职责； 确认审核的目的，范围和准则； 与受审核方确认审核日程以及相关的其他安排，例如，末次会议的日期和时间，审核组和受审核方管理层之间历史会议以及任何新的变动； 实施审核所用的方法和程序，包括告知受审核方审核证据只是基于可获得的信息样本，因此在审核中存在不确定因素； 确认审核组和受审核方之间的正式沟通渠道； 确认审核所使用的语言； 确认在审核中将及时向受审核方通报审核进展情况； 确认已具备审核组所需的资金和设施； 确认有关保密事宜； 确认审核组工作时的安全事项、应急和安全程序； 确定向导的安排、作用和身份； 报告的方法，包括不符合的分级； 有关审核可能被终止的条件的信息； 关于审核的实施或结论的申诉系统的信息。

17 （三）首次会议的程序 首次会议由审核组长主持，与会的审核组成员和受审核方的与会人员应分别在首次会议签到表上签到（签到表是审核档案中正式记录文件）。 首次会议大致有如下程序（有些步骤可以视情况归并或简化）： 审核组长宣布开会，并介绍审核组成员，如需要可简单介绍其资格 由审核方代表介绍与会的受审核方管理人员和相关部门成员。 由受审核方管理者代表做简单致辞，代表受审核方表态并要求各部门积极参与和配合审核组工作，这是营造和谐、融洽气氛的一个重要步骤。 由审核组长宣布此次认证审核的审核范围、审核目的、审核指标（依据）和审核计划，并由双方最终确认。 由审核组长介绍审核方法和程序，包括：抽样审核的原则，通过交谈、查阅文件和记录及现场观察获取证据的方法，现场审核之后的审核组内部会议，以及与审核方沟通确认不符合项等安排，以使与会人员对审核的全过程有大致了解。 由受审核方代表介绍每个审核小组的陪同审核人员，以建立起双方的联系渠道，并介绍为审核组提供审核所需的资源。如果需要还要向审核组介绍有关现场安全要求和应急程序，以保证审核过程的顺利进行。 审核组长确认末次会议的时间，并宣布首次会议结束。首次会议的时间一般为半小时左右。

18 （四）首次会议的注意事项 ①首次会议是实施现场认证审核的开始，对审核组和受审核方来说都是重要的。所有发言都要认真准备，使首次会议既开得严肃认真、效率高，又开得气氛融洽，使现场审核工作有一个良好的开端。 ②受审核方的最高管理者应参加首次会议，各部门的主要负责人（尤其是接受审核的负责人）也应参加会议。 ③在首次会议上，受审核方代表可简单介绍组织的森林经营认证体系的实施概况以及取得的效果。这可以使审核组成员、观察员（包括受审核方的高中层管理人员）了解森林经营认证体系在本组织实施概况及取得的成绩，可以使以下的现场审核更加富有针对性。这里需要注意的问题是要掌握好本项内容的时间，此项介绍一定要做到简明扼要，一般不超过10～15分钟，以免造成首次会议拖拉。 ④为了保持和谐、融洽的气氛，会上要避免任何争论。双方所讲的内容在会前要做好沟通，如有不一致之处要在会前协调好。

19 二、 审核原则、内容与方法 现场审核应按审核计划进行，具体的审核内容应按准备好的审核检查表（参照附件2）进行。
现场审核是使用抽样检查的方法收集并验证信息的过程。在这个过程中，审核员的个人素质和审核策略、技巧可以得到充分的发挥。一个称职的审核员会在轻松自如并使受审核方口服心服的情况下，完成审核任务。图6-3给出了从收集信息到得出审核结论的过程概述。

20 图6-3 从收集信息到得出审核结论的过程概述

21 （一）审核原则 审核原则是审核成为促进森林经营有效与可靠的工具，并为组织提供可以改进其绩效的信息。现场审核时原则是：
1.坚持以“客观证据”为依据的原则 2.坚持标准与实际核对的原则 3.坚持独立、公正的原则 4.坚持“三要三不要”原则 5.坚持公正表达原则

22 （二）审核内容 森林经营认证审核的目的是： 1.判断受审核方是否实施了负责任的森林经营方针、目标、经营措施并遵守了相应的法律法规和程序；
2.判断受审核方的森林经营管理体系是否符合森林经营认证标准的所有要求，并能够实现组织的经营方针和目标。 3.判断受审核方是否实施了社会和谐的森林经营，在森林经营过程中是否与周边社区、居民和相关组织发生冲突和纠纷，有无解决冲突和纠纷的机制和途径；重要的森林经营活动是否征求相关利益者的意见，进行必要的沟通和协商，特别是近期规划将要实施并会产生较大影响的作业；受审核方的森林经营方案、监测报告和认证审核，还应让利益相关方了解其相关内容。 4.森林经营认证审核的范围应覆盖受审核方森林经营管理体系所涉及的各有关部门。森林经营管理体系所涉及的范围是比较广泛的，包括行政、生产、管理和服务各有关部门， 5. 根据认证体系标准的规定，审核各级领导和部门负责人的职责落实情况。对各级管理者和其相关管理代表的审核是非常重要的内容。 6.森林经营认证审核要覆盖各重要活动的现场，包括生产现场、化学药品保管现场、森林监测和重点生态公益林现场和其他重要环境因素的作业点。

23 （三）收集审核证据 1.审核方式 审核方式主要有两种：一种是以部门为主线的审核方式；另一种是以森林经营过程/要素为主线的审核方式。
(1)按部门审核的方式 在森林经营单位木材生产中有两种类型的部门。 一种是职能部门。这种部门不仅有管理自身业务的任务而且承担了森林经营管理体系中某一要素的管理责任。例如：森林资源林政管理部门往往承担着森林资源调查设计、档案管理、森林经营方案和采伐等的管理责任；培训中心往往承担着各种培训的管理责任；而营林部承担着造林、森林培育、木材生产等有关的管理责任；安全生产科往往承担森林经营各项作业的安全生产、培训和检查监督的管理责任。对这些部门的审核首先要把重点放在这些要素的管理职责上。 另一种是实施部门(如作业工区/点)，这些部门的主要职责是按程序文件或作业指导书的规定实施运行。不论是哪一种部门，在审核中都要按照标准的规定对涉及该部门的有关主要要素进行审核。 这种审核方式的优点是：审核效率高，对受审核方正常的生产经营活动影响小，但缺点是审核内容比较分散，要素的覆盖可能不够全面，因此审核员要事先做好准备，要对各部门审核编写详细的现场检查表。

24 (2)按要素审核的方式 按要素审核是以要素为主线进行审核。例如:造林、抚育、森林保护、采伐、贮存、加工、销售等的实施情况，可以按标准、指标所列项目分别到所涉及的部门审核其实施情况；如要审核培训这一程序时，也要到每一部门去查培训计划、培训记录等内容。 再如，以森林经营方案为线索进行审核。 通常又可按正向审核和逆向审核两种思路进行，以下举例说明: 正向审核： 即首先选定某一重要森林经营措施（如采伐）并确定其环境影响，审核时可检查: 该措施的重要环境因素是否已被识别评价出来？是如何被识别和评价的？ 对此重要环境因素的管理方案、方法有无管理目标、指标？ 此项管理职责是否明确、落实？相关人员是否接受了培训？ 与此重要环境因素相关的运行控制程序是否文件化？并下发到相关岗位？运行记录情况？ 是否对此重要环境因素实施了监测？监测结果如何？ 日常管理检查结果如何？有无相关不符合项？如何纠正？纠正的结果？ 管理者对相关问题的评论及结论？ 最终综合上述问题的审核发现，作出总体评价。 逆向审核： 与上述思路相反，可先检查选定的重要森林经营措施（如采伐）的监测结果，根据发现的问题向上追踪到各要素，最后作出综合评价。 按要素审核方式的优点是目标集中，容易判断实施的状况与标准规定的符合性。但缺点是审核效率低，对受审核方正常的生产经营活动影响较大，往往审核一个要素要涉及许多部门，而每个部门要重复接受多次审核才能完成受审任务。 对比两种方式的优缺点，为了提高审核效率，建议审核采用以部门为主的审核方式。

25 2.审核方法 审核方法有面谈、查阅文件和记录、现场观察。 面谈
面谈是现场审核中用得最普遍的方法。与各级管理者、管理部门代表及各级部门的领导的交谈，可以确定他们对各自职责的了解程度，对森林认证标准实施情况掌握的程度； 与现场员工的交谈可以判断他们对相关文件和作业指导书中的要求的了解程度和执行情况，从而判断其体系的实施情况。 这里要注意：有时对于交谈所得到的信息，特别是涉及数据的一些信息，还应该通过其他渠道获取支持信息予以核实。例如，通过查阅记录、现场观察来核实面谈所得到的信息，以保证审核的客观性。与相关利益者访谈也是面谈的内容之一。

26 查阅文件和记录 查阅文件和记录也是现场审核中必须采用的方法。在要审核中查阅的记录有：森林经营方案与执行评价记录，法律法规的获取与识别记录，培训记录，安全生产记录，木材生产、运输、贮存、销售记录，化学药品采购、使用记录，日常监测记录，不符合、纠正措施记录，财务记录以及森林认证报告和管理报告等。 由于受审核方的同一类记录往往很多，不可能一一核查。审核员要善于从中选取有代表性的样本进行审核。

27 现场观察 现场观察的方法用于判断受审核单位在实际工作中是否遵守了森林经营认证标准作业指导书的要求。比如规程上规定森林经营要分类经营，在实际工作中是否已执行，要在各部门现场予以观察。又如文件规定了化学药品要实行单独、封闭式存放，在实际生产中是否做到了也要通过现场观察来审核。审核员要做好现场观察就要事先熟悉森林经营认证标准、相关规定对该现场的各项主要要求。 另外，在现场观察中的一个重要内容是判断有没有重要的审核因素被遗漏。要做好这一点，审核员就必须掌握有关的森林经营知识和相关的法律、法规要求。

28 收集到的信息形式有： 存在的客观事实； 被访问人员关于本职范围内工作的陈述； 现有的文件、记录等。 对收集的信息应注意以下几个问题： 信息并不是越多越好，而是适用的信息（即审核证据）越多越好，过多过滥信息反而会湮没真正需要的关键信息； 信息必须是有效的，如所提供的文件和记录应经过批准或签字，应是实际使用执行的，应是管理体系运行期间有效的，应是反映当前实际情况的，信息应尽量靠近审核日期； 应注意核查信息之间的相关性及一致性，从两个以上相关的信息之间发现问题或线索； 应注意核查信息的真实性，受审核方提供的信息有可能还夹杂着不真实的信息。因此，要注意核查，如询问有关人员、观察实际结果等； 应收集能确定审核目标是否可以达到的信息。只有经验证的信息才可作为审核证据。

29 （四）审核计划及其活动的控制 首先是要很好地控制审核计划。
现场审核工作应按双方商定的计划进行。在审核过程中，也可能会遇到原来没有预料到的情况。这时应及时调整审核计划，将不受影响的部门提前审核。 要保证审核按计划实施的关键是要掌握每个部门的审核时间。在审核一开始就要向受审核方声明，这项审核预计花费的时间，请对方回答问题时注意掌握时间。即使这样声明了，对方的回答时间也可能超过，这时需要审核员有礼貌地加以提醒，适时终止。 从审核员方面来讲，控制审核计划的方法，就是充分利用审核检查表。要根据在该部门所应花费的总时间，掌握每个问题应占的时间长短。当然计划终究是计划，在实际审核中往往会发现有某些不周密，需要调整，这时经过双方同意，做必要的调整也是允许的，但总的审核天数在一般情况下不应变更。

30 审核活动的控制要注意以下几个问题。 1.要合理地选择样本
由于审核是在有限的时间内并在有限的资源条件下进行的，这决定了审核是基于抽样的过程。在审核中，应当通过适当的抽样收集信息并予以验证。 审核抽样的采用决定了审核证据基于可获得信息的样本，因此审核中存在不确定因素。审核不是对所有信息的逐一查证。对于没有抽查到的区域、活动、人员、场所、文件、记录、设施等，其实际情况存在着不确定性，这也反映了审核的局限性。根据审核结论采取措施的人员应当意识到这种不确定性。针对审核发现，包括不符合，要分析没有审核的区域是否存在类似情况。例如，对不符合原因的分析与纠正措施的采取，要做到举一反三，分析没有抽查到的区域是否也会存在类似的不符合。

31 (1)根据审核中提供的线索，有针对性地抽取样本
审核抽样遵循“明确总体，合理抽样”的原则，即首先要针对审核的项目或问题，参照“实用帮助”确定所有可用的信息源，并从中选择适当的信息源。针对所选择的信息源，明确样本总量，并从中抽取代表性的样本与足够的样本量，进行查证。在选择样本时，为确保抽样的代表性，可以考虑： (1)根据审核中提供的线索，有针对性地抽取样本 现场审核中需要审核的内容很多，不能面面俱到，要把重点放在重要的生产岗位和重要经营措施的现场。另外也不需要在每处现场都检查各指标的实施情况，因此审核员要注意合理策划样本。例如，我们需要检查的记录种类很多，不一定在同一部门都要检查，可以在一个部门查培训记录，在另一个部门查作业记录，在第三个部门查检查控制记录。检查培训效果也是如此，标准中要求员工要了解森林经营方案的主要内容，重点生产岗位员工要了解本岗位活动中实际的或潜在的重大环境影响，审核中也不需要在每个部门都去提问。但是对一个组织的总体来看，即把所有部门的问题综合起来看，森林经营认证标准中规定的这些所有要求均应覆盖。 (2)分层与分类地进行随机的抽样 如在一个林业局有5个林场，可以抽取2～3个林场、1/2个作业点做现场审核。选取哪个林场去审核？不要事先通知受审核方，而是临时抽取，这样更有代表性。 需要注意的是，不同性质的场所、作业、过程之间不能进行抽样审核。这也是确定抽样计划是需要注意的。

32 2.要注意发现主要问题 在现场审核中，审核员会发现各种各样的问题。在这种情况下审核员一定要头脑清醒，集中精力把可能造成管理混乱、影响作业安全、有可能造成重大环境影响的问题抓住。要从整体上审核其森林经营管理体系运行的适用性、充分性和有效性。 对于现场审核中发现的一些具体问题要认真分析。有的可能属于在具体实施运行中个别的、孤立的问题；而有的则可能是体系运行中重要缺陷的具体表现，所以对于这些问题必要时要进行追踪，以判断在体系策划方面或实施运行方面是否存在缺陷。

33 3.要注意收集有效性的证据 森林经营管理体系运行的有效性应是现场审核的重要内容之一。因此在现场审核时不但要注意收集不符合的证据，而且也要注意收集森林经营管理体系运行有效性的证据，例如，生物多样性保护、环境影响及其监测控制方面的效果，森林资源（木质和非木质资源）利用方面的效果等。通过体系运行前和运行后各种有关数据的比较，来证明体系运行的有效性。

34 4.要始终营造良好的审核气氛 营造良好的气氛是保证审核顺利进行的重要条件。这是审核组长的职责，也是每个审核员的职责。
谨慎是审核员从事审核过程中的职业守则之一，在现场审核中必须遵守。也就是说在任何情况下都要谦虚、谨慎、尊重受审核方。 要努力把各种事实查清楚，没有搞清的问题千万不要轻易下结论。审核员在现场审核时也可能会受到来自受审核方人员的各种干扰，有的人态度冷淡，不重视审核；有的人对管理体系审核有怨气；有的人有意、无意地转移审核员的视线等。对于这些情况，审核员要始终保持冷静、耐心和礼貌，现场审核中尽量避免与受审核方发生争论，以确保审核的客观性和公正性。

35 （五）审核中的沟通 根据审核的范围和复杂程度，在审核中可能有必要对审核组内部以及审核组与受审核方之间的沟通作出正式安排。
审核组应当定期讨论以交换信息，评定审核进展情况，以及需要时重新分派审核组成员的工作。 审核组长应当定期向受审核方和审核委托方通报审核进展及相关情况。在审核中收集的证据显示有即将发生的和重大的风险(如安全方面)可能时，应当立即报告受审核方，适当时向审核委托方报告。对于超出审核范围之外的引起关注的问题，应当指出并向审核组长报告，可能时，向审核委托方和受审核方通报。 当获得的审核证据表明不能达到审核目的时，审核组长应当向审核委托方和受审核方报告理由以确定适当的措施。这些措施可以包括重新确认或修改审核计划、改变审核目的、审核范围或终止审核。 随着现场审核的进展，若出现需要改变审核范围的任何情况，应当经审核委托方和受审核方的评审和批准。

36 1.审核中沟通的必要性 2.审核组内部沟通 根据审核的范围和复杂程度，有必要对审核中的沟通作出安排，以确保审核有序与顺利地进行。
审核中的沟通包括审核组内部的沟通、审核组与受审核方之间的沟通以及审核组与审核委托方之间的沟通。 2.审核组内部沟通 审核组应当定期交换意见。交换意见可采用审核组内部会议以及其他适宜方式。审核组内部沟通的目的在于审核组成员之间交换信息，评定审核进展情况，以及需要时重新分配审核组成员的工作任务。 审核组内部沟通的内容包括： 审核组成员从不同渠道所获得信息的汇总以及相互补充印证，以获得审核证据和形成审核发现； 评审审核发现，包括不符合； 提出需要审核组其他成员进一步追踪的问题； 审核是否按照审核计划，完成了预期的进展； 审核计划是否需要调整，以适应实际情况； 审核组成员工作任务分工是否适宜，是否需要重新分配； 讨论审核过程中出现的异常情况。

37 在审核过程中，审核组长还应当定期向受审核方通报审核的进展情况及关注的问题。 (1)审核进展的通报
3.审核组与受审核方以及审核委托方的沟通 在审核过程中，审核组长还应当定期向受审核方通报审核的进展情况及关注的问题。 (1)审核进展的通报 通常每天安排与受审核方进行简短的沟通会议，沟通的内容包括： 审核计划的实施情况； 审核发现的简述，以及可能的不符合； 对以后审核活动的调整，包括审核计划与任务分工的变动； 需要受审核方提供进一步的配合与支持。 提请审核委托方对审核组难以判定的潜在不符合予以澄清； 审核时间不够的问题； 审核中遇到的障碍和困难。 (2)风险的报告 如果审核中收集的证据表明存在紧急的或重大的风险，审核组应当及时向受审核方报告。这类风险涉及安全、环境等方面，例如，生产设备即将失去能力、安全装置失效、危险化学品混放等。这些风险一旦发生，通常会给受审核方造成损失，包括人员伤亡。 即使引起关注的问题超出了审核范围，也应当予以记录并向审核组长报告，并在可能时向审核委托方或受审核方通报。 (3)审核的调整 当已获得的审核证据表明不能达到审核目的时，例如: 组织的森林复杂程度远远超过其事先声明的，导致审核时间量不够，无法获得充分的客观证据； 森林经营管理体系达不到负责任经营的要求: 出现严重违反法律法规要求的情况； 管理体系未覆盖一些关键的过程、场所或活动； 审核范围中的过程与活动部分或全部未开展，不能提供充分的客观证据。 审核组长应当向审核委托方和受审核方报告，以确定适当的措施。这些措施包括: 重新确认或修改审核计划，例如，延长审核时间、修改审核日程、增加审核组成员等； 改变审核目的，例如，将认证注册的目的改为识别潜在的改进机会； 改变审核范围，例如，增加受审核的场所、过程或活动，或缩小审核范围； 终止审核。

38 第四节 审核发现的形成 审核组应当对照审核指标评价审核证据以形成审核发现。审核发现能表明符合或不符合审核指标。
审核组应当根据需要在审核的适当阶段共同评审审核发现。应当汇总与审核指标的符合情况，指明所审核的场所、职能或过程。如果审核计划有规定，还应当记录具体的符合的审核发现及其支持的审核证据。 应当记录不符合及其支持的审核证据。可以对不符合项进行分级。应当与受审核方一起评审不符合项，以确认审核证据的准确性，并使受审核方理解不符合项。应当努力解决对审核证据和（或）审核发现有分歧的问题，并记录尚未解决的问题。

39 一、审核发现的性质 审核发现是对照审核指标评价审核证据得出的结果。审核发现判定的依据是审核指标，而不是审核人员个人的经验与偏好。审核发现可以表明符合或不符合审核指标，因此，审核发现既有正面的，也有负面的。

40 二、审核发现的评审和汇总 审核发现的评审应当有审核组成员共同参与，并且作为审核组内部沟通的一项内容；在审核的适当阶段进行。审核发现的评审可以是阶段性的，也可以是总结性的和全面性的。 审核发现评审的内容可包括： 按照审核计划与任务分工，回顾有关场所、现场、组织单元、职能单元、过程和活动等的审核情况，包括符合的审核发现与不符合； 针对由不同成员设计的同一审核对象，例如，一些通用的管理体系要素（如文件和记录控制等）以及由不同职能实施的同一过程等，对审核组成员各自获得的审核证据及信息进行汇总与分析，以形成相应的审核发现； 讨论不符合，包括支持性的客观证据及对应的审核指标； 为形成审核发现，需要从审核组其他成员获得的印证信息或客观证据； 讨论审核中的疑点，包括以后审核中需要重点跟踪的问题。

41 三、审核发现的记录 （一）记录内容 在对审核发现评审的基础上，审核组应当汇总与审核指标的符合情况，并予以记录，以表明审核过的场所、职能或过程。如果审核计划有规定，还应当记录具体的符合的审核发现及支持的审核证据。 不符合项审核证据应当予以记录，如以不符合报告的形式。 森林经营认证审核，为了给认证决定提供充分与足够详细的信息，应记录具体的符合性的审核发现和支持性的证据。审核记录的内容包括： 审核覆盖的区域（如场所、职能或过程），包括审核的线路； 具体的审核发现，包括正面的、负面的以及支持的审核证据； 确定的有审核证据支持的不符合的报告。 上述内容可以直接作为审核报告的一部分，也可以记录在调查表、观察记录、审核员笔记或不符合报告中。在确定这些内容的详略程度时，需考虑： 为认证决定提供支持； 在诸如申诉、策划下次审核（审核组可能不同）情况下，可追溯： 保证连续性。

42 （二）不符合 对于审核来说，不符合指不符合审核指标的要求。 形成不符合一般应考虑的原则 1.必须以客观事实为基础
文件、记录审阅以及现场观察中发现的客观事实。 场审核中受审核人员对审核员所提问题的回答，也可以成为客观证据。 2.必须以审核指标为依据 判定不符合项时一定要以审核指标为依据。不能够以审核员个人的任何意见、观点做依据。也就是说审核员开具的不符合项必须在三项审核指标中明确地找到所不符合的条款。 3.对产生不符合的原因进行分析，找出体系上存在的问题 审核员不能满足于发现个别的不符合现象，应对这些现象进行追踪和分析，以找出体系上存在的问题。这也是正确判断不符合标准哪一个条款的需要。 有时为了正确判断不符合项，需要汇总审核组在整个组织的审核情况，对在各个部门发现的问题，进行综合分析，以判断该组织在哪一个要素上存在问题。 4.形成不符合项前，审核组要充分讨论，互通情况，统一意见 由于组织森林经营是一个整体，体系中存在的问题不是孤立的，常常存在共性。所以在形成不符合项前，审核组成员要充分讨论，交流情况，以能正确判断受审核方体系中存在的问题。另外审核组成员的充分讨论，可以更准确、更全面地做出判断，避免由于某个审核员个人收集信息有限所带来的片面性。审核发现最终是否形成不符合项，由审核组长确定。

43 对于确定向受审核方报告的不符合，通常以不符合报告的形式，提交给受审核方。不符合报告通常包括审核证据（事实描述）、审核发现（判定为不符合的结果，包括不符合的理由——对应的审核指标的具体要求）以及不符合的分级。 应当与受审核方一起评审不符合。其目的在于，一方面确认支持不符合的审核证据的准确性，另一方面使受审核方理解不符合所反映的问题以及有关审核指标的要求。如果受审核方与审核组对审核证据和（或）审核发现有分歧，应当努力予以解决，包括重点确认审核证据的准确性。 解决分析的结果通常包括撤销不符合或汇总合并、维持不符合或对不符合的内容进行适当地修改。对于未得到解决的分析，应当予以记录。

44 不符合分级 有严重不符合、一般（轻微）不符合和观察项。 （1）严重不符合 一般出现下列情况之一，即构成严重不符合： （2）一般不符合
①森林经营管理体系运行出现系统性失效，例如，某一要素、某一关键过程重复出现的失效现象。即多次重复发生的不符合现象，而又未能采取有效地纠正措施加以纠正，因而形成系统性失效。 ②体系运行出现的区域性失效，如某一部门中有关要素的全面失效。 ③体系运行后仍然造成了严重的环境等危害，这说明体系并未能对重要环节因素进行有效控制。 （2）一般不符合 对满足森林经营管理体系要素或体系文件的要求而言，是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的，并对森林经营、环境、健康安全无直接影响的问题。如森林资源中有一张图纸或一份文件的版次不是最新的，某一份文件没有标明日期，个别数字不准确，签字不符合要求等。

45 （3）观察项 出现“观察项”的情况主要有： 证据稍不足，但存在问题，需提醒的事项； 已发现问题，但尚不能构成不合格，如发展下去就有可能构成为不合格的事项； 其他需提醒注意的事项。 观察项报告不属于不合格报告，但要列入最后的审核报告中去。观察项的设置无疑为审核方和受审核方各准备了一个台阶，对于缓解审核气氛会带来好处。使用得法，对内部审核有积极意义。

46 严重不符合项和一般不符合项性质的判定，对审核结论有决定性的影响，对受审核方能否通过认证有关键作用。因此审核组在判定不符合性质时要特别谨慎，对于可能成为严重不符合项的审核发现，审核组长一定要认真对待，反复核实。

47 （三）不符合报告 1.不合格报告的内容 不符合报告应包括下列主要内容：
①受审核方名称； ②不符合事实描述； ③不符合项的性质判定； ④不符合森林经营认证标准、指标的条款号或编号； ⑤审核员姓名及开具日期； ⑥受审核方代表确认并签字。 以上内容中对不符合事实描述，应准确地描述审核员观察到的事实。抓住问题的核心加以概括，文字力求简明精炼（必要时要写明发现不符合的时间、地点和当事人职务）。

48 不合格项报告的内容：受审核方名称、审核员、陪同人员、日期、不合格现象的描述（应指出不合格、缺陷的客观事实），不合格现象结论（违反标准、文件的条文），不合格项性质（按严重程度），受审核方的确认，纠正措施及完成时间，采取纠正措施后的验证记录等。 不合格项报告三要素是：不合格现象的描述，不合格现象结论和不合格项性质，这是任一不合格项报告不可缺少的。 不合格项现象的描述应严格引用审核证据，并可追溯。例如观察到的事实、地点、当事人、涉及的文件号、产品批号，有关文件内容，有关人员的陈述等。描述应尽量简单明了，事实确凿，直笔表述，不加修饰。 不合格项现象的结论主要是指所描述的现象违反了约定文件（质量管理体系标准、质量管理体系文件、合同等）的哪条规定。

49 （1）不合格项报告必须写出审核准则要求下的不合格客观事实，描述应清楚、正确、完整，并取得受审核方代表确认。
2.不合格项报告的注意事项 （1）不合格项报告必须写出审核准则要求下的不合格客观事实，描述应清楚、正确、完整，并取得受审核方代表确认。 （2）不合格项陈述应是： 事实确凿，可追溯，不会引起受审核方争执或不予确认； 陈述在何地、何时、什么、何人等，涉及具体人员时，宜提岗位或职务； 为对其有所帮助，陈述应指出若使之正确需要做什么； 适当陈述理由。 （3） 在审核结束前，所有的不合格项应与受审核方共同评审并得到其确认。

50 （4） 受审核方拒绝确认不合格项报告情况及对策：
受审核方认为这不是客观事实。 对策：拿出充分证据，证明这是客观事实。如无充分证据，应取消不合格项报告。 受审核方提出相反的客观事实。 对策：验证其提供的相反客观事实是否真实有效，且发生时间在后。如其提供的相反客观事实成立，则予取消；如不成立，应坚持原判。 受审核方认为这不是审核准则要求。 对策：对照标准、文件规定，如是，应坚持原判，如不是则予取消。 受审核方认为这是方法问题。 对策：审核员应坚持方法的多样性，只要该方法是有效的，能达到规定要求的就给予承认。如是无效的，应有充分理由和证据说服受审核方。审核员切忌用自己的想法、做法作为标准进行判断，甚至强加于人，这会遭致受审核方的强烈反感。 总之，审核员应冷静、耐心，应阐明理由，让受审核方口服心服，而不是居高临下，以势压人。受审核方是审核员的“顾客”，审核员应全心全意地为其提供优质服务。

51 （5）不合格项报告应至少分发到不合格项的责任部门和实施纠正措施责任的部门，以便实施纠正措施并对其验证效果。
（6）开具不合格项报告时，不能感情用事，不能用形容、夸张的语言描述，不能扩大不合格的客观事实范围，不能以自己的想法、做法作为不合格判断的依据，不能任意拔高标准、文件要求。 （7）开具不合格项报告时，必须考虑其后纠正措施的效果，是积极的还是消极的，其对产品质量的影响是直接的、主要的还是间接的、次要的。

52 第五节 利益相关者访谈 一、利益相关者 （一）利益相关者确定
第五节 利益相关者访谈 一、利益相关者 （一）利益相关者确定 森林经营认证机构与受审核方签订合同后，由审核组组长确定利益相关者名单。一般，利益相关者是指与受审核方的森林经营有利益关系的单位和个人，包括：当地政府代表、周围居民代表、工会代表、当地环保、农业、水利、税务机构、受审核方上级管理部门、非政府环境保护组织、林业规划、科研和高校代表等。可以与受审核方沟通，共同确定相关利益者名单。 （二）利益相关者联系方式 每个受审核方都应有一本最新的利益相关者名册，名单应该注明利益相关者姓名、单位、联系方法，并指定专门联络员。定期召开多种形式的联系会，每次联系会要有记录和出席人签名。 （三）与利益相关者沟通机制文件及冲突处理预案 受审核方应与各利益相关方就森林经营方案和主要森林经营活动进行沟通和协商，特别是那些近期规划将要实施并会产生较大影响的作业。如果组织正在进行森林经营认证审核或监测，还应让利益相关方了解监测和审核结果。 对各利益相关方提出的问题，森林经营单位应积极、客观对待，并就需要采取行动或进一步跟踪的问题与其进行沟通，建立沟通机制及其文件，设置沟通途径，如设立信访办，公开沟通方法，如设立专用电子信箱和电话。为预防冲突发生，需要建立处理预案，所有沟通和处理都要及时录存档。

53 二、利益相关者访谈 （一）利益相关者访谈与意见核实记录
利益相关者访谈的形式可以多种多样，通常包括：电话、传真、邮件访谈，上门访谈和会议访谈等，访谈要求和技巧参考本章的7.2节。访谈者名单及其内容要保密，不得外漏。每次访谈要有记录，如访谈内容涉及受审核方的不符合时，需要进一步补充验证核实。 （二）利益相关者访谈整理汇总 审核组长应当负责整理分析利益相关者的意见，作为利益相关者访谈报告的主要内容。 （三）利益相关者访谈报告 审核组长应当负责编制利益相关者访谈报告，并对审核报告的内容负责。 报告内容包括：利益相关者名单、不符合的补充验证核实材料、利益相关者访谈整理汇总，并提供给审核的同行专家作为必要信息。

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