股東會委託書徵求與使用 作業說明 臺灣集中保管結算所 中華民國103年3月.

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1 股東會委託書徵求與使用 作業說明 臺灣集中保管結算所 中華民國103年3月

2 大 綱 壹、股東會作業日程 貳、委託書徵求作業流程 參、委託書徵求與使用相關規定 肆、受託辦理委託書事務作業 伍、公司辦理委託書統計驗證
大 綱 壹、股東會作業日程 貳、委託書徵求作業流程 參、委託書徵求與使用相關規定 肆、受託辦理委託書事務作業 伍、公司辦理委託書統計驗證 陸、常見缺失事項說明 2 2

3 壹、股東會作業日程

4 貳、委託書徵求作業流程 公司或其股務代理機構 徵求場所 股東 徵求人 代為處理徵求事務者 徵求場所 股東 徵求場所 股東
2.委託書逐張檢查。 3.委託書區分合格及 不合格件。 4.合格之委託書鍵檔 管理。 5.檢查委託書有没有 重覆，股東會開會 前完成檢查。 6.有選舉董事監察人議案者，送達後5（3）日內，且於股東會開會前1日前，完成統計驗證；另無選舉董事監察人議案者，至遲於股東會開會前1日前，完成統計驗證。 【註：依據102年4月11日修正公開發行公司出席股東會使用委託書規則第13條之1，委託書於股東會開會前，均應經統計驗證。】 徵求人 公司或其股務代理機構 徵求場所 股東 代為處理徵求事務者 1.交付委託書及 明細表。 股東 徵求場所 股東 徵求場所 6.開立出席簽到卡 交付徵求人。

5 參、委託書徵求與使用相關規定 證券交易法第25條之1 － 公開發行股票公司出席股東會使用委託書， 應予限制、取締或管理；其徵求人、受託代
理人與代為處理徵求事務者之資格條件、委 託書之格式、取得、徵求與受託方式、代理 之股數、統計驗證、使用委託書代理表決權 不予計算之情事、應申報與備置之文件、資 料提供及其他應遵行事項之規則，由主管機 關定之。 「公開發行公司出席股東會使用委託書規則」， 即是sfb依本條制定。（以下以委託書規則稱之） 規定sfb就委託書之使用應予限制、取締或管理； 下列範圍，應制定相關規則： 徵求人、受託代理人與代為處理徵求事務者之資格條件。 委託書之格式、取得、徵求與受託方式、代理之股數、 統計驗證。 3 代理表決權不予計算之情事。 4 應申報與備置之文件、資料提供。 5. 其他應遵行事項。

6 － 主管機關或主管機關指定之機構得隨時要求
參、委託書徵求與使用相關規定 （續） 公開發行公司出席股東會使用委託書規則第15條 － 主管機關或主管機關指定之機構得隨時要求 徵求人、代為處理徵求事務者、受託代理人 或其關係人提出取得之出席股東會委託書及 其他有關文件資料，或派員檢查委託書之取 得情形，徵求人、代為處理徵求事務者、受 託代理人或其關係人不得拒絕或規避。 sfb或sfb指定機構（僅指集保結算所一家） （以下以查核單位稱之）， 得對有關人員、機構之資格、業務進行檢查之依據。 徵求人、代為處理徵求事務者、受託代理人或其關係人 應配合查核單位查核 ： 1 提出所取得之委託書、有關文件， 2 派員檢查。 不得拒絕或規避。

7 參、委託書徵求與使用相關規定 （續） 公開發行公司出席股東會使用委託書規則第7條之1 － 主管機關或主管機關指定之機構，得隨時檢查
－ 主管機關或主管機關指定之機構，得隨時檢查 代為處理徵求事務者之資格條件，代為處理徵 求事務者不得拒絕，拒絕檢查者，視同資格不 符，且於三年內不得辦理徵求事務。 代為處理徵求事務機構『資格條件』， 應配合查核單位檢查。

8 參、委託書徵求與使用相關規定 （續） 證券交易法第178條 － 違反主管機關依同法第25條之1所定規則有關
徵求人、受託代理人與代為處理徵求事務者之 資格條件、委託書徵求與取得之方式、召開股 東會公司應遵守之事項及對於主管機關要求提 供之資料拒絕提供之規定者，處新臺幣24萬元 以上240萬元以下罰鍰。 － 主管機關除依規處罰鍰外，並應令其限期辦理； 屆期仍不辦理者，得繼續限期令其辦理，並按 次各處新臺幣48萬元以上480萬元以下罰鍰，至 辦理為止。 主管機關依據證交法第25條之一訂定委託書規則， 但委託書規則並沒有訂定違反規則之處理，所以？ 有關違反主管機關訂定之委託書規則之處理，是證交法第178條， 違反委託書規則，所規範之： 1 徵求人、受託代理人、代為處理徵求事務的資格條件。 2 委託書徵求、取得方式。 3 公司召開股東會應遵守事項。 4 拒絕主管機關提出之提供資料要求。 可連續處罰到辦理為止。

9 參、委託書徵求與使用相關規定 （續） 徵 求 － 係以公告、廣告、牌示、廣播、電傳視訊、 非屬徵求
徵 求 － 係以公告、廣告、牌示、廣播、電傳視訊、 信函、電話、發表會、說明會、拜訪、詢問 等方式取得委託書藉以出席股東會之行為。 非屬徵求 － 指非以徵求之方式而係受股東之主動委託取 得委託書，代理出席股東會之行為。 （委託書規則第3條） 徵求委託書之目的： 1.為達股東會開會之門檻 1/2 × 1/2 2.為取得公司經營權 多發生在董、間選舉事時 3.為通過股東會相關議 取得方式： 1、徵求人主動向股東（被動）徵求：「徵求」 2、股東主動 委託：「非屬徵求」。 「徵求」方式之「廣播、電傳視訊、發表會、說明會」（無人用） ◎徵求方式應勾選在送交公司及副知證基會之「徵求資料表」 若未勾選之方式不得進行徵求行為。 ◎查核發生「網路」徵求，當時法規不明確， 經與 sfb 研議，認定屬「廣告」應納入管理【已納入標準規範】 必須注意事項： 1 「徵求資料表」中勾選「廣告」項目 2 應以徵求人名義進行徵求 （以董事被選舉人） 3 網路上公告之廣告內容必須與送交公司一致 4 應送交公告之徵求場所 （郵政信箱 ）

10 參、委託書徵求與使用相關規定 （續） 徵求人資格 (一) 公司召開股東會徵求人資格條件 徵求人資格條件因「三構成要件」不同而有差異，
1、 「ㄧ般徵求」：個人及法人股東擔任徵求人。 2、 「委託徵求」：個人單獨ㄧ人；多位意見相同共同委託 有改選時，持股數由10％↑優惠調減為8％↑ ◎投票分配選舉權數【配票】時，獨董之數額 應大於其他ㄧ般董監候選人。

11 參、委託書徵求與使用相關規定 （續） 徵求人資格條件 (二) 金融控股公司、銀行及保險公司，召開股東會 1 無董監改選時：
「ㄧ般徵求」、「委託徵求」和ㄧ般公司相同。 2 有董監改選時： 「ㄧ般徵求」：由一般公司之6個月↑提高為一年↑。 【已無10萬股＞，資本額較大】 「委託徵求」：由一般公司10％ ↑（8↑）提高 12 ％ ↑ 。 最後一張採用圖表方式顯示！

12 參、委託書徵求與使用相關規定 （續） 股東、信託事業、股務代理機構或其負責人，如有「公開發行公司出席股東會使用委託書規則」第5條第2項之情事者，不得擔任徵求人。 信託事業或股務代理機構，有下列情事之一者，於股東會有選舉董事或監察人議案時，不得接受股東之委託擔任徵求人或接受徵求人之委託辦理代為處理徵求事務 - 本身係召開股東會之公開發行公司之股務代理 機構。 - 本身係召開股東會之金融控股公司之子公司。 ◎股東、信託事業、股務代理機構或其負責人之 「消極條件」 例如：兆豐金控子公司：兆豐銀、兆豐證券、兆豐票券 兆豐保險、兆豐投信、兆豐資產等。 ◎對於【有】董監改選之公司，信託事業、股代， 不得受託擔任徵求人，或接受代為處理徵求事務： 1 本身是該公司之股代，例如：鴻海精密之股代福邦證券。 2 本身是金控子公司，例如： 兆豐金控之子公司兆豐證券，兆豐投信。 ◎主管機關 台財證三字第 號函釋， 金控公司【無】董監改選議案時，股代雖為金控子公司， 依委託書規則第14條規定，仍得受託擔任【受託代理人】 但仍應維持公正超然立場，且不得接受股東全權委託。

13 參、委託書徵求與使用相關規定 （續） 金融控股公司召開股東會，其子公司不得擔任徵求人或委託信託事業、股務代理機構擔任徵求人。 （委託書規則第6條之1） 股東委託信託事業或股務代理機構擔任徵求人後，於該次股東會不得再有徵求行為或接受徵求人之委託辦理代為處理徵求事務。 （委託書規則第6條） ◎金控公司召開股東會時，子公司不得擔任 【一般徵求之徵求人】OR【委託徵求之委託人】 例如：兆豐金控子公司：兆豐銀、兆豐證券、兆豐票券 兆豐保險、兆豐投信、兆豐資產等。 ◎

14 參、委託書徵求與使用相關規定 （續） 代理股數 － 股東擔任徵求人，其代理之股數不得 超過公司已發行股份總數之百分之三。
－ 股東擔任徵求人，其代理之股數不得 超過公司已發行股份總數之百分之三。 （委託書規則第20條） － 信託事業或股務代理機構擔任徵求人， 或股務代理機構擔任受託代理人者，其 代理之股數不受限制。 （委託書規則第6條、第14條） 符合公司法＃177代理股數限制之規定

15 － 委任之公司，以該次股東會並無選舉董事或
參、委託書徵求與使用相關規定 （續） 股務代理機構受公司委任擔任股東之受託 代理人 － 委任之公司，以該次股東會並無選舉董事或 監察人之議案者為限。 － 不得接受股東全權委託。 － 其所代理之股數不受限制。 （委託書規則第14條） ◎【無】董監改選： 無法出席＋沒人徵求委託書→想投票？ 股代擔任股東之受託代理人（手腳功能）「票櫃延伸概念」 只提供股東投票管道，不得接受股東全權委託。 ◎股東【自行勾選】贊成、反對或棄權之意思表示， 現行股東交付委託書，多為領取紀念品為多數， 委託書格式二，股東未勾選者， 視為對各議案表示【承認或贊成】。 另，若採電子投票，但未表示意見者，則以『棄權』論。

16 肆、受託辦理委託書事務作業 信託事業 股務代理機構、受託辦理股東會相關事務之公司 代為處理徵求事務者 受股東委託擔任徵求人
受徵求人委託代為處理徵求事務 受公司委託擔任股東之受託代理人 代為處理徵求事務者

17 肆、受託辦理委託書事務作業（續） - 應符合「公開發行股票公司股務處理準則」 - 實收資本額、證券商股東、獨立董事、正副
受託辦理股東會相關事務之公司 - 應符合「公開發行股票公司股務處理準則」 第3條第2項所列資格條件。 - 實收資本額、證券商股東、獨立董事、正副 主管人員異動及內部控制制度修正時，應於 異動或修正後五日內向集保結算所申報。 在委託書整體過程中有其重要性，旺季， 全省各地都會遇到徵求委託書 尤其台北火車站前的重慶南路、館前路等路段更是兵家必爭 之地，而且行之多年。 ◎主管機關認知委託書收取重要性，在 94年修正管理規則 將所謂委託書業者納入管理，增訂相關規定，

18 肆、受託辦理委託書事務作業（續） - 應符合「公開發行公司出席股東會使用委託書 - 實收資本額、人員異動及內部控制制度之徵求
代為處理徵求事務者 - 應符合「公開發行公司出席股東會使用委託書 規則」第7條之1所列資格條件。 - 實收資本額、人員異動及內部控制制度之徵求 作業程序修正時，應於異動或修正後五日內向 集保結算所申報。 ◎主管機關將委託書業者納入管理，增訂相關規定， 應符合【資本、人員、內控制度】規定。 1、資本 、人員：同股務處理準則第4條 3、內控制度：徵求作業程序＋查核項目 ◎證券商之外，有計6家： 台總公司、全通事務處理公司、 聯洲企管顧問公司、長龍會議公司、 中國信託銀行、台新銀行

19 肆、受託辦理委託書事務作業（續） - 證券商處理委託書事務時，應保持中立，要 證券商從事委託書徵求事務
- 證券商處理委託書事務時，應保持中立，要 注意利益衝突之迴避及權利義務之明訂，且 證券商本身召開股東會而有董事或監察人選 舉案者，不得以其營業處所作為委託書徵求 場所。 - 證券商辦理委託書業務之作業人員，應具業 務員之資格條件。 - 證券商營業處所處理委託書事務時，應明確 標示服務項目且不得於營業櫃檯辦理。

20 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 受徵求人委託代為處理徵求事務，應與徵求 人簽訂契約。代為處理徵求事務者與對於議 案有不同意見之雙方徵求人簽訂契約時，應 告知已有接受另一方徵求人之委託代為徵求 委託書之情形。

21 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 徵求人及代為處理徵求事務者辦理徵求委託書作業，應依規定公告徵求場所、電話及各徵求場所之負責人姓名；如徵求場所變更，應即時更新。 徵求委託書人員於徵求場所處理委託書事務 時，應佩帶識別證。 ◎主管機關在94年函釋， 徵求場所之定義：「在戶政機關編有地址之固 定場所」， 以前在證券商營業時間於盤前舉牌、在路旁、騎樓下 隨意擺張桌仔就進行徵求委託書作業，現在都不合規定。 ◎前述證券商營業處所處理委託書事務時，應明確標示服務項目 且不得於營業櫃檯辦理。證券商處之人員著制服易辨識。

22 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 委託書應由委託人親自簽名或蓋章，並應由委託人親自填具徵求人或受託代理人姓名。但信託事業或股務代理機構受委託擔任徵求人，及股務代理機構受委任擔任委託書之受託代理人者，得以當場蓋章方式代替之。 （委託書規則第10條） ◎名稱可用【簡稱】＋【辨識】： 1「台灣總合股務資料處理（股）公司」 ，可簡稱「台總」。 2「華新科技（股）公司」與「華新麗華（股）公司」， 不能簡稱「華新」，因為無法辨識。 （蓋章） ◎主管機關於 金管證三字第 號函釋， 蓋章應由委託人「當場」為之。 並非交由徵求人收回後再一起蓋章。

23 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 格式右邊，委託人、徵求人或受託代理人應自行簽章 格式左邊，股東委託行使事項：
委 託 書 委託人（股東） 編號 格式一 茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替），為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就會議事項行使股東權利，並得對會議臨時事宜全權處理之。 請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此致 股份有限公司 授權日期 年 月 日 格式二 一、茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替）為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就下列各項議案行使本股東所委託表示之權利與意見。 （一）年度決算表冊承認案：1.□承認2.□反對3.□棄權 （二）年度盈餘分派案： □承認2.□反對3.□棄權 （三）增資案： □贊成2.□反對3.□棄權 （四）修改章程案： □贊成2.□反對3.□棄權 （五）選任董事、監察人事項。 二、本股東對上述議案未勾選者，視為對各該議案表示承認或贊成。 三、本股東代理人得對會議臨時事宜全權處理之。 四、請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此 致 授權日期 年　 　月　 日 股東戶號 持有 股數 簽名或蓋章 姓名或名稱 徵求人 戶號 受託代理人 身分證字號或統一編號 住址 格式右邊，委託人、徵求人或受託代理人應自行簽章 格式左邊，股東委託行使事項： 格式一：『全權委託』，填寫受託人名稱之處， 格式二：無董監改選案，公司委任股代擔任受託代理人 因不得『全權委託』，應填寫格式二。 【格式一就屬不合格件了】

24 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 委託書填寫完整範例-個人徵求 錢旺來 須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替 134 7,000 丁大木
委 託 書 委託人（股東） 編號 格式一 茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替），為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就會議事項行使股東權利，並得對會議臨時事宜全權處理之。 請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此致 股份有限公司 授權日期 年 月 日 格式二 一、茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替）為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就下列各項議案行使本股東所委託表示之權利與意見。 （一）年度決算表冊承認案：1.□承認2.□反對3.□棄權 （二）年度盈餘分派案： □承認2.□反對3.□棄權 （三）增資案： □贊成2.□反對3.□棄權 （四）修改章程案： □贊成2.□反對3.□棄權 （五）選任董事、監察人事項。 二、本股東對上述議案未勾選者，視為對各該議案表示承認或贊成。 三、本股東代理人得對會議臨時事宜全權處理之。 四、請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此 致 授權日期 年　 　月　 日 股東戶號 134 持有 股數 7,000 簽名或蓋章 姓名或名稱 丁大木 錢旺來 徵求人 戶號 受託代理人 身分證字號或統一編號 住址 須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替

25 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 委託書填寫完整範例-信託事業徵求 華僑信託商業 銀行信託部印 丁大 木印 134 7,000 丁大木
委 託 書 委託人（股東） 編號 格式一 茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替），為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就會議事項行使股東權利，並得對會議臨時事宜全權處理之。 請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此致 股份有限公司 授權日期 年 月 日 格式二 一、茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替）為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就下列各項議案行使本股東所委託表示之權利與意見。 （一）年度決算表冊承認案：1.□承認2.□反對3.□棄權 （二）年度盈餘分派案： □承認2.□反對3.□棄權 （三）增資案： □贊成2.□反對3.□棄權 （四）修改章程案： □贊成2.□反對3.□棄權 （五）選任董事、監察人事項。 二、本股東對上述議案未勾選者，視為對各該議案表示承認或贊成。 三、本股東代理人得對會議臨時事宜全權處理之。 四、請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此 致 授權日期 年　 　月　 日 股東戶號 134 持有 股數 7,000 簽名或蓋章 姓名或名稱 丁大木 徵求人 戶號 受託代理人 身分證字號或統一編號 住址 華僑信託商業 銀行信託部印 丁大 木印

26 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 應檢視徵得之委託書下列相關內容 ☑ 被徵求之公司當次股東會所使用之委託書，
且應為公司所印製者。 ☑ 委託人（股東）應填具徵求人姓名。但信託 事業或股務代理機構受託擔任徵求人者，得 以蓋章方式代替。 ☑ 委託人（股東）於委託書上簽名或蓋章，且 與委託書上記載之股東戶名相符。 股東因可歸責於自己之事由未完成合法委託 經查獲者，徵求場所人員應當場於該委託書 加蓋不合格件之章戳。 委託書必須是公司印發 （若以其他紙張寫下委託出席，是不可行的）

27 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 徵求人於股東常會38日(臨時會23日)前，應檢附出席股東會委託書徵求資料表、持股證明文件、代為處理徵求事務者資格報經主管機關備查之文件、擬刊登之書面及廣告內容定稿送達公司及副知證基會；未於規定期限內將委託書徵求書面資料送達公司者，不得為徵求行為。 （委託書規則第7條） 徵求人符合資格條件後，應辦事項？ 在常會38日（臨會23日）前 ◎徵求人： 1. 在規定期限內將書面資料送達公司前， 2. （逾期） 不得進行ㄧ切徵求行為。 ◎主管機關 （86）台財證（三）第13649號函釋 徵求人送達被徵求公司之期限末日如遇星期例假日時， 徵求人仍應於所訂期限內送達。 另，期間之計算 股東會及送達當日均不算入 （俗稱頭、尾不計）

28 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 徵求人未依規定期限將委託書徵求書面資料送達被徵求之公司前，徵求委託書人員不得以期約方式向股東詢問收取委託書，或攜帶紀念品拜訪，或以電話向客戶預為徵求委託書之情事。

29 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 不得於徵求場所外徵求委託書，不得持廣告、牌示於路上以流動方式收取委託書。
應於徵求場所將刊登書面及廣告內容為明確之揭示，若同時接受不同意見之徵求人委託時，應於徵求場所以明顯之告示作資訊揭露。 各徵求場所揭示之「徵求人擬刊登之書面及廣告內容定稿」，徵求人身分證字號（統一編號）得不予揭露。 ◎主管機關在94年函釋， 徵求場所之定義：「在戶政機關編有地址之固 定場所」， 以前在證券商營業時間於盤前舉牌、在路旁、騎樓下 隨意擺張桌仔就進行徵求委託書作業，現在都不合規定。 ◎基於個人資料保護之必要，主管機關要求公司編製 「徵求人徵求資料彙總表冊」時，ID應該採取空白或 遮蔽大部，仍有公司全部揭露情形。

30 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 股東無親自或委託他人出席股東會之意願， 惟其依開會通知書所指定地點領取股東會紀
念品者，發行公司不得要求股東於開會通知 書所附之親自出席聯（出席簽到卡）或委託 書上簽名或蓋章後始得領取。

31 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 公開發行公司每屆股東會如有紀念品，以一種為限，其數量如有不足時，得以價值相當者替代之。 （委託書規則第10條） 向客戶收取委託書時，應以被徵求之公司所提供之當次股東會紀念品交付予委託人（股東），且不得自行以其他商品交付之。 代為處理委託書徵求事務者代股東換領紀念品時，應由業者於該委託書上加蓋「代領紀念品」字樣，俾與徵求之委託書作為區別。

32 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 代領紀念品 134 7,000 丁大木 格式一
委 託 書 委託人（股東） 編號 格式一 茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替），為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就會議事項行使股東權利，並得對會議臨時事宜全權處理之。 請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此致 股份有限公司 授權日期 年 月 日 格式二 一、茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替）為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就下列各項議案行使本股東所委託表示之權利與意見。 （一）年度決算表冊承認案：1.□承認2.□反對3.□棄權 （二）年度盈餘分派案： □承認2.□反對3.□棄權 （三）增資案： □贊成2.□反對3.□棄權 （四）修改章程案： □贊成2.□反對3.□棄權 （五）選任董事、監察人事項。 二、本股東對上述議案未勾選者，視為對各該議案表示承認或贊成。 三、本股東代理人得對會議臨時事宜全權處理之。 四、請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此 致 授權日期 年　 　月　 日 股東戶號 134 持有 股數 7,000 簽名或蓋章 姓名或名稱 丁大木 徵求人 戶號 受託代理人 身分證字號或統一編號 住址 代領紀念品

33 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 徵求取得之委託書，應依各公司徵求人別按日編製徵得之合格委託書統計表留存備查，該統計表得以媒體方式保存，記載內容原則應包含徵求場所地址、收件日期、股東戶號及其股數、委託書合計張數及總股數等資料。

34 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 代為處理徵求事務者，以及證券商處理委託書徵求事務者，每年應對其徵求場所處理委託書事務之人員進行教育訓練，說明收取委託書相關法令及應注意事項，教育訓練之過程應錄音錄影，並留存舉辦教育訓練之紀錄備供查核。 留存舉辦教育訓練之紀錄備供查核； 另將教育訓練之執行情形向集保結算所申報。 ◎「影像紀錄」-- --錄音、錄影（102年修正標準規範增訂） 依sfb101年3月6日函為提昇徵求委託書作業品質， 為落實教育訓練並期降低作業之疏失，故應留存影像紀錄， 並向集保結算所申報訓練之執行情形

35 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 出席股東會委託書之取得，除委託書規則另有規定者外，限制如下：
不得以給付金錢或其他利益為條件。但代為 發放股東會紀念品或徵求人支付予代為處理 徵求事務者之合理費用，不在此限。 不得利用他人名義為之。 不得將徵求之委託書作為非屬徵求之委託書 出席股東會。 （委託書規則第11條） 委託書的取得，除依委託書規則之規定外，還不可以有下列情事？ （一）首先，絕對不可有用金錢或其他利益為交換條件取得委託書 之行為，但是，如果是付給代發紀念品或給代 為處理徵求事 務業者之合理費用是不受限制的。 【主管機關於民國85年前，鑑於市場屢屢發生以金錢換取委託書 亂象已越來越嚴重，所以修正委託書規則列入禁止行為予以管理】 在此也向大家說明，徵求行為是徵求人個人行為，ㄧ切徵求所產生 之費用皆與公司無關，所以即使徵求人是公司大股東，公司也不可 代為給付費用。 （二）在最前面已經特別說明徵求人應具備之積極或消極之資格條 件，所以徵求行為是不可以利用他人名義為之 的。 （三）前面第17號簡報有說明股東擔任徵求人之「ㄧ般徵求」不可 超過發行股份總數 3％之限制，所以，由「ㄧ般徵求」取得 之委託書是不可以移給非屬徵求使用。

36 肆、受託辦理委託書事務作業（續） 使用委託書有下列情事之一者，其代理之 表決權不予計算： 一、其委託書用紙非為公司印發。
二、因徵求而送達公司之委託書為轉讓而取得。 三、違反第五條、第六條或第七條之一第一項規定。 四、違反第八條第二項規定於徵求場所外徵求委託書 或第四項規定。 五、違反第十一條第一項規定取得委託書。 5、第十一條第一項【前一張投影片】

37 肆、受託辦理委託書事務作業（續） （委託書規則第22條） 六、依第十三條出具之聲明書有虛偽情事。
七、違反第十條第一項、第十三條第一項、第十四條、 第十六條第一項或第十九條第二項規定。 八、徵求人或受託代理人代理股數超過第二十條或第 二十一條所定限額，其超過部分。 九、徵求人之投票行為與徵求委託書之書面及廣告記 載內容或與委託人之委託內容不相符合。 十、其他違反本規則規定徵求委託書。 （委託書規則第22條） 7、第十條第一項：委託書應由委託人親自填具徵求人或受託代理人姓名

38 伍、公司辦理委託書統計驗證 委託書之統計驗證 (一) 公司召開股東會，委託書於股東會開會前應經 公司之股務代理機構或其他股務代理機構予以
統計驗證。但公司自辦股務者，得由公司自行 辦理統計驗證事務。公司應將統計驗證機構載 明於股東會召集通知，變更時，公司應即於公 開資訊觀測站公告。 （委託書規則第13條之1） 5、第十一條第一項【前一張投影片】

39 伍、公司辦理委託書統計驗證（續） 一、委託書為該公司印製。 委託書統計驗證之內容： 二、委託人簽名或蓋章。
三、填具徵求人或受託代理人之姓名，且其姓名 正確。 （委託書規則第13條之1） 5、第十一條第一項【前一張投影片】

40 伍、公司辦理委託書統計驗證（續） 委託書統計驗證之內容，有下列情形之一者，認定為不合格件： 一.委託書非公司印製。
二.非當次股東會之委託書。 三.股東未於委託書上簽名或蓋章。 四.股東簽名或蓋章與股東戶名不符。 五.委託書上未填具徵求人或受託代理人之姓名。 六.委託書上填具之徵求人非公司公告之委託書徵 求人。 5、第十一條第一項【前一張投影片】

41 伍、公司辦理委託書統計驗證（續） 七.徵求人或受託代理人未於委託書上簽名或蓋章。 八.徵求人或受託代理人之簽名或蓋章，與委託書上
股東填具之徵求人或受託代理人姓名不符。 九.徵求人或受託代理人非為信託事業或股務代理機 構者，股東以蓋章方式填具徵求人或受託代理人 之姓名。 十.填具之徵求人或受託代理人姓名，有塗改情形者， 股東未於塗改處簽名或蓋章。 （股務單位內部控制制度標準規範之委託書管理作業） 5、第十一條第一項【前一張投影片】

42 伍、公司辦理委託書統計驗證（續） 有選舉案之程序 無選舉案之程序
徵求人或受託代理人送達委託書之日起5日(臨會3日)內完成統計驗證;並將驗證結果逐次作成書面紀錄，由承辦人及主管簽章後，通知徵求人或受託代理人。 徵求人或受託代理人送達之委託書至遲應於開會前1日前完成所有統計驗證作業。 委託書區分: 1.合格件應按日建檔 2.不合格件:裝訂成冊備供 查核不退還徵求人或受託 代理人。 1.合格件應建檔 5、第十一條第一項【前一張投影片】

43 伍、公司辦理委託書統計驗證（續） 有選舉案之程序 無選舉案之程序
驗證人員逐張於委託書上加蓋章戳，惟合格之委託書得以不超過 100張為單位，並於足以表彰每單位明細內容之表單加蓋驗證人員章戳。 驗證人員逐張於委託書上加蓋章戳，或於足以表彰明細內容之表單加蓋驗證人員章戳。 驗證合格的委託書於徵求人或受託代理人送達之日起5日內編製明細表送交公司或其股務代理機構並留存簽收紀錄。 驗證合格的委託書最遲應於股東會開會前1日前，編製明細表送交公司或其股務代理機構並留存簽收紀錄。 5、第十一條第一項【前一張投影片】

44 陸、常見缺失事項說明 未填具徵求人或受託代理人姓名或名稱。 委託人誤植徵求人或受託代理人姓名或名稱。 委託人未於委託書上簽名或蓋章。
違反委託書規則第10條 委託人誤植徵求人或受託代理人姓名或名稱。 委託人未於委託書上簽名或蓋章。 違反「股務單位內部控制制度標準規範」之 「受託辦理委託書事務作業」規定 ◎案例第一至第五：屬歸責於股東造成之不合格件原因。

45 陸、常見缺失事項說明（續） 委託人之簽名或蓋章名稱與委託書之股東 股東於委託書格式一（全權委託）填具受託 代理人之名稱。 戶名不符。
違反「股務單位內部控制制度標準規範」之 「受託辦理委託書事務作業」規定 股東於委託書格式一（全權委託）填具受託 代理人之名稱。 違反委託書規則第14條

46 陸、常見缺失事項說明（續） 收取之委託書非發行公司當次股東會之委託書。 代為處理委託書徵求事務者，將查核發現不符
違反「股務單位內部控制制度標準規範」之「受託 辦理委託書事務作業」規定 代為處理委託書徵求事務者，將查核發現不符 規定之委託書，再交付予徵求人使用。 違反「股務單位內部控制制度標準規範」之「委託 書管理作業」規定 委託書徵求場所，未將徵求委託書之書面及廣 告內容為明確之揭示。 違反委託書規則第8條

47 陸、常見缺失事項說明（續） 代為處理委託書徵求事務者，寄送予投資人 之廣告信函內容，登載非徵求事務者公告之 徵求場所地址，或登載非受託處理徵求事務 之公司名稱。 證券商受某公司股東會委託書徵求人之委託代為處理徵求事務，其分公司之員工於徵求人將委託書徵求書面資料送達公司前，即以電話向客戶預為收取委託書。 違反委託書規則第7條

48 陸、常見缺失事項說明（續） 代為處理委託書徵求事務時，以給付金錢為條件向股東價購委託書。 違反委託書規則第11條規定
本案係某證券商受徵求人委託擔任代為處理徵求事務， 某證券商員工受投資人拜託幫忙詢問是否有徵求 特定公司委託書情事，該員工向其朋友詢問獲得 同意後，就幫他朋友以每千股200元之代價交付 投資人取得委託書， 雖然該員工表示係個人行為， 但因委託書之取得有金錢給付之對價關係，顯已 違反委託書規則之規定，故除委託代理權數不予計算外。 另，主管機關並得依證交法第178條規定進行裁罰。

49 報告完畢 敬請指教

50 不合格件-未填寫徵求人姓名（空白委託） 林金海 未填寫徵求人姓名 4923 3,000 格式一
委 託 書 委託人（股東） 編號 格式一 茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替），為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就會議事項行使股東權利，並得對會議臨時事宜全權處理之。 請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此致 股份有限公司 授權日期 年 月 日 格式二 一、茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替）為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就下列各項議案行使本股東所委託表示之權利與意見。 （一）年度決算表冊承認案：1.□承認2.□反對3.□棄權 （二）年度盈餘分派案： □承認2.□反對3.□棄權 （三）增資案： □贊成2.□反對3.□棄權 （四）修改章程案： □贊成2.□反對3.□棄權 （五）選任董事、監察人事項。 二、本股東對上述議案未勾選者，視為對各該議案表示承認或贊成。 三、本股東代理人得對會議臨時事宜全權處理之。 四、請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此 致 授權日期 年　 　月　 日 股東戶號 4923 持有 股數 3,000 簽名或蓋章 姓名或名稱 林金海 徵求人 戶號 受託代理人 身分證字號或統一編號 住址

51 不合格件-誤植徵求人姓名 （徵求人為自然人）
委 託 書 委託人（股東） 編號 格式一 茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替），為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就會議事項行使股東權利，並得對會議臨時事宜全權處理之。 請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此致 股份有限公司 授權日期 年 月 日 格式二 一、茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替）為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就下列各項議案行使本股東所委託表示之權利與意見。 （一）年度決算表冊承認案：1.□承認2.□反對3.□棄權 （二）年度盈餘分派案： □承認2.□反對3.□棄權 （三）增資案： □贊成2.□反對3.□棄權 （四）修改章程案： □贊成2.□反對3.□棄權 （五）選任董事、監察人事項。 二、本股東對上述議案未勾選者，視為對各該議案表示承認或贊成。 三、本股東代理人得對會議臨時事宜全權處理之。 四、請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此 致 授權日期 年　 　月　 日 股東戶號 134 持有 股數 7,000 簽名或蓋章 姓名或名稱 丁大木 徵求人 戶號 受託代理人 身分證字號或統一編號 住址 華僑信託商業 銀行信託部印

52 不合格件-股東未簽名蓋章 股東未簽名或蓋章 134 7,000 丁大木 格式一
委 託 書 委託人（股東） 編號 格式一 茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替），為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就會議事項行使股東權利，並得對會議臨時事宜全權處理之。 請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此致 股份有限公司 授權日期 年 月 日 格式二 一、茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替）為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就下列各項議案行使本股東所委託表示之權利與意見。 （一）年度決算表冊承認案：1.□承認2.□反對3.□棄權 （二）年度盈餘分派案： □承認2.□反對3.□棄權 （三）增資案： □贊成2.□反對3.□棄權 （四）修改章程案： □贊成2.□反對3.□棄權 （五）選任董事、監察人事項。 二、本股東對上述議案未勾選者，視為對各該議案表示承認或贊成。 三、本股東代理人得對會議臨時事宜全權處理之。 四、請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此 致 授權日期 年　 　月　 日 股東戶號 134 持有 股數 7,000 簽名或蓋章 姓名或名稱 丁大木 徵求人 戶號 受託代理人 身分證字號或統一編號 住址 股東未簽名或蓋章

53 不合格件-股東蓋章與戶名不符 王 天生 何淑玲 股東蓋章與戶名不符 國富證券 股份有限公司 13692 27,000 格式一
委 託 書 委託人（股東） 編號 格式一 茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替），為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就會議事項行使股東權利，並得對會議臨時事宜全權處理之。 請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此致 股份有限公司 授權日期 年 月 日 格式二 一、茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替）為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就下列各項議案行使本股東所委託表示之權利與意見。 （一）年度決算表冊承認案：1.□承認2.□反對3.□棄權 （二）年度盈餘分派案： □承認2.□反對3.□棄權 （三）增資案： □贊成2.□反對3.□棄權 （四）修改章程案： □贊成2.□反對3.□棄權 （五）選任董事、監察人事項。 二、本股東對上述議案未勾選者，視為對各該議案表示承認或贊成。 三、本股東代理人得對會議臨時事宜全權處理之。 四、請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此 致 授權日期 年　 　月　 日 股東戶號 13692 持有 股數 27,000 簽名或蓋章 姓名或名稱 何淑玲 徵求人 戶號 受託代理人 身分證字號或統一編號 住址 國富證券 股份有限公司 天生 王 股東蓋章與戶名不符

54 不合格件-股東於委託書格式一（全權委託）填具受託代理人之名稱
股務代理擔任委託書之受託代理人 委 託 書 委託人（股東） 編號 格式一 茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替），為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就會議事項行使股東權利，並得對會議臨時事宜全權處理之。 請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此致 股份有限公司 授權日期 年 月 日 格式二 一、茲委託 君（須由委託人親自填寫，不得以蓋章方式代替）為本股東代理人，出席本公司 年 月 日舉行之股東常會（或臨時會），代理本股東就下列各項議案行使本股東所委託表示之權利與意見。 （一）年度決算表冊承認案：1.□承認2.□反對3.□棄權 （二）年度盈餘分派案： □承認2.□反對3.□棄權 （三）增資案： □贊成2.□反對3.□棄權 （四）修改章程案： □贊成2.□反對3.□棄權 （五）選任董事、監察人事項。 二、本股東對上述議案未勾選者，視為對各該議案表示承認或贊成。 三、本股東代理人得對會議臨時事宜全權處理之。 四、請將出席證（或出席簽到卡）寄交代理人收執，如因故改期開會，本委託書仍屬有效（限此一會期）。 此 致 授權日期 年　 　月　 日 股東戶號 49 持有 股數 3,000 簽名或蓋章 姓名或名稱 吳元楷 徵求人 戶號 受託代理人 身分證字號或統一編號 住址 宏亮證券 股份有限公司 楷吳 印元

55 徵求人資格條件簡表 無董監議案 一般徵求 5 萬股↑ 80萬股↑ 積極資格 or 徵求 有董監議案 金 1年↑ 受3﹪限制 2 ％0 ↑
委託書 一般 80萬股↑ 6個月↑ or 無董監議案 2 ％0 ＞10萬 1年↑ 10﹪↑ 委託徵求 消極資格 被選舉人 非屬徵求 or 不受3﹪限制 1年↑ ＋ 12％ ↑ 有董監議案 金 獨董 10﹪↑ ＋ 被選舉人 一般 1年↑ or 8 ﹪↑ ＋ 獨董 金：金融控股公司或依銀行法、保險法規範之銀行、保險公司