香港大学深圳医院政策性文件管理办法 解析 Introduction of Document Control Policy

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1 香港大学深圳医院政策性文件管理办法 解析 Introduction of Document Control Policy
医 院 简 报 香港大学深圳医院政策性文件管理办法 解析 Introduction of Document Control Policy 院务部, Hospital Affairs Dept.

2 背景Background 2014年9月之前，医院文件缺乏系统化管理:缺乏统一的编码、格式、标准
Before sept.2014,Hospital documents: no systematic management,      no Unicode,format and standards 科室内部文件：无统一管理 Departmental documents: no management, no unified standard, diversified forms

3 背景Background 规章制度对医院的发展，对医院正常秩序的维护，有着十分重要的作用。
完善的制度可以提高医院医疗服务质量及工作效率，推医院进行进科学化 、规范化、精细化管理。 制度的管理包括：制定、推广、执行、检视、完善 最为重要的是执行！

4 新文件管理制度 The new Document Control
2014年9月，医院正式启用统一的《政策性文件审批表》。在全院范 围内正式启用统一的《政策文件管理审批表》，内容包括文件编码、 制订部门、撰写人、审查人、生效日期、有效期限等。 2015年8月7日，《香港大学深圳医院政策性文件管理办法》印发。

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7 格式规范化： 包括首页、页眉、版本修订、格式、参考文献、源文件。
home page， header，review dates, format, references and source material.

8 格式规范化： 文件编码采用“HKUSZH-部门\科室\委员会英文简写-顺序号（ ） -生效日期（年月日）”。各部门/科室可根据实际需要，在医院统一编 码之后增加本部门/科室的内部编码。 例如院务部（Hospital Affairs Department）负责制订的第001号文件于 2015年7月30日生效，其编码为HKUSZH-HAD 。 有效期最长2年。文件最少2年检视一次。检视期满前2个月，文件制订部 门/科室须进行适用性检讨，需要修订的应修订后重新发布，不需修订的 应重新确定检视日期。

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12 管理流程更新： 文件管理流程： 全院性文件 部门/科室内部文件 部门/科室起草文件 部门/科室负责人审核 部门/科室负责人审批签发
分管院领导会签 院长签发 全院发布文件 院务部保管 内部发布文件 内部保管 督促定期检视 每两年检视 文件管理流程：

13 排版技巧 设置页眉内页码方法： 点击页眉内需要设置页码处-点击左上角菜单页码， 下拉菜单-当前位置 设置首页无页眉方法：
点击设计菜单-左上角页码，下拉菜单-设置页码格 式，起始页码设置为0，点击设计菜单-中间首页不 同

14 增加目录技巧 将每一级别标题在样式中设置好， 将光标置于需要插入目录处，选择引用菜单下的-目 录，选择下拉菜单的目录样式即可
如页码调整，则点击引用菜单下的-更新目录，按提 示选择范围即可

15 角色与责任 Roles and Responsibilities
院务部：统筹全院文件管理工作。通过经常性检视、培训、督促等方式确保文件 管理流程的正确实施。响应部门\科室反应的文件管理问题，推动文件管理流 程的完善。 部门\科室：制订文件的部门/科室为文件负责机构，承担文件的起草、报审、执 行、监督、检视、修订职责。文件在执行过程中，如有疑问，由制订文件的部 门/科室负责解释。 部门\科室负责人：各部门/科室负责人应确保员工知悉、了解已经发布的文件并 严格执行。 部门\科室职员 ：应执行已发布的制度，如发现问题（如缺乏对应制度，没有足 够培训，没有相应设备等），需及时报告部门\科室负责人。 部门\科室文件\档案管理员 ：负责文件的推广、落实、检视和维护工作。定期监 测文件执行情况，并根据实际情况对文件进行维护。文件一般应每2年检视一 次，但涉及高风险因素的文件检视期应不超过1年。检视期满前2个月，进行适 用性检讨，需要修订的应提交修订后重新发布，不需修订的应重新确定生效日 期。

16 角色与责任 Roles and Responsibilities
部门\科室文件\档案管理员工作内容 1.文件备份：将现有内部文件的名称、生效日期、检视日期、做成 2.形成制度：一旦有新的内部文件或重订内部文件，应将信息通知给院 务部； 3.规范文书：逐步对内部文件按规则编码、格式规范，形成内部文件电 子版数据库和纸质版档案。 院务部不定期检查部门\科室文件管理情况，包括数据库和档案保存 情况。

17 小结Conclusion 2015年2月起，纳入文件控制系统的政策文件范围由原来的全院执行 的文件扩展到部门、科室内部执行的文件。
医院政策性文件按照统一格式进行编码与排版，有效期的设置能使政 策文件得到及时的检视与更新。 院务部及各科室设置专门的档案管理人员对此进行规范，并定期进行 档案管理员、部门\科室职员的培训，以保障文件制度的推广落实。

18 行文格式规范 简要版

19 一、标题要求 （一）正文必须要有标题（封面除外）。标题使用二号小标宋体字。
（二）标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意 完整，排列对称，间距恰当。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝 塔或棱形。 （三）标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中 除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。如有副标题则回行 居中，字体使用四号楷体。如标题下附属单位名称和时间则用（）括住 ，字体使用四号楷体，单位名称与时间间隔两个空格，时间使用数字形 式，如：（香港大学深圳医院  2012年3月11日）

20 二、正文的要求 （一）正文要与标题隔一行。 （二）正文字体
使用三号仿宋体字。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回 行。文中一级标题使用三号黑体，二级标题使用三号楷体，三级标题使 用三号仿宋体加粗，四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回 行不使用标点。

21 二、正文的要求 （三）全文层次序号的使用 1.第一层为“一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、 等。 2.第二层为“（一）”，以下可排（二） （三） （四）等，此序号是从 插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何 标点。 3.第三层为“1.” 1后面添加的是圆点，而不是顿号或句号。以下可排 等。 4.第四层为“⑴”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法 输入，括号后面不得添加任何标点。⑴以后可排⑵ ⑶ ⑷ ⑸等。 5.第五层为“①”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，圆圈后面不得 添加任何标点，①以后可排② ③ ④ ⑤⑥等。此序号还可以不单独作为 标题序号在句子里使用。

22 二、正文的要求 （四）行文格式 1.每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）。一级标题前面不空格。 2.请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。 （五）引用内容 正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用 公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称 ，并注明简称。 （六）附件格式 应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号仿宋体字标 识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如 “附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文 正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标 识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

23 三、落款及时间 落款及时间 （一）正文结尾要有单位名称（全称或规范简称）。单位名称一般在正文 的右下方适当的位置，右空两格。 如全称：香港大学深圳医院，简称：港大医院。 （二）时间在单位名称的下一行，右顶格。 （三）落款多个单位时，应该每个单位占一行，两端对齐。

24 四、排版及印章 一般采用国际标准A4型（210mm*97mm）,左侧装订。 版式通用word，页边距上下2.54厘米，左右2.7厘米，行距一般为固定 值30磅。 如有特殊要求，另行处理。 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应加盖印章。 联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都 应加盖印章。

25 ACHS认证倒计时32天 如有问题，请联系院务部 8789,8788 Thank you！