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EasyFlow 系統操作教育訓練 陳杏君 鼎新電腦 EF諮詢部 顧問師
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Agenda EF第一階段上線表單 EF登入方式說明 表單追蹤處理區操作說明 個人區操作說明 請假申請單操作說明 填表人如何抽單
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Agenda 主管如何批示 主管簽核中如何加簽 主管如何撤簽 如何轉寄表單內容給他人
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EF電子表單第一階段上線表單 事務性表單 請假申請(ESSF07) 銷假申請(ESSF17) 補刷卡申請(ESSF03)
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返回Agenda EasyFlow 登入方式說明
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EasyFlow登入方式說明 1.開啟 IE 瀏覽器 2.網址列輸入
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帳號:員工編號 密碼:初始值同員工編號 PS.第一次登入後請務必要自行設定個人登入密碼
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第一次登入系統時會提示設定個人登入密碼
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輸入密碼兩次後按儲存
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第一次登入後請將EasyFlow網址加到【我的最愛】
加入我的最愛
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第一次登入後請參照【首次使用須知】調整個人電腦IE設定
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個人電腦IE瀏覽器設定 1. 2.
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3. 4. 5. 6. 7.
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由上往下找所有的ActiveX控制項都勾【啟用】
9. 8. 由上往下找所有的ActiveX控制項都勾【啟用】
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11. 10. 使用快顯封鎖程式要【停用】
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【登入者建立與密碼變更作業(ADMI10) 】
設定個人登入密碼 【登入者建立與密碼變更作業(ADMI10) 】 1. 2. 4. 3.
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返回Agenda 表單追蹤處理區 操作說明
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表單追蹤處理區位置 2. 1.
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使用者可在此區查看與個人有關的所有表單，
表單追蹤處理區 使用者可在此區查看與個人有關的所有表單， 包含七個資料匣，請見圖示及說明如下。 畫面圖示 資料匣名稱 說明 收件資料匣 存放使用者需簽核的表單 通知資料匣 存放通知使用者的表單 原稿資料匣 存放使用者(填表人)表單原稿，使用者可在此查看已送出的表單進度或是進行抽單 回函資料匣 存放使用者(填表人)已結案表單回函 逐級通知資料匣 存放結案通知的表單 轉寄資料匣 存放其他使用者轉寄的表單 草稿資料匣 存放未填寫完成的暫存草稿表單
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返回Agenda 個人區操作說明
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個人區 個人使用系統之相關設定 1. 2.
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如何新增個人片語 簽核表單或抽單時，可套用個人片語 2點選新增按鈕 4點選儲存按鈕 1. 3.輸入序號、片語內容
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表單代理人設定作業 代理您簽核表單的人 1. 2. 23
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請先閱讀表單代理人設定原則 3. 每一個使用者只能設定及檢視自己的代理人員設定。 您可以針對不同的表單設定不同的代理人員。
例如:『請假單』由張三代理，『加班單』由李四代理。 代理人員設定時，必須指定起始與截止的日期時間。 目前時間介於起始及截止時間內的設定，則視為有效 的代理人員設定。 3. 每一個使用者只能設定及檢視自己的代理人員設定。 當代理人員設定有效時，原表單收件人及代理人都會 同時收到該表單，此時其中一位簽核即可，系統會自 動記錄簽核的人員是誰。 24
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新增表單代理人設定 25
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系統以【多頁籤】呈現畫面，若需關閉該頁籤，
只要頁籤名稱上連點滑鼠左鍵兩下即可
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EasyFlow使用完畢按【登出】離開系統
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返回Agenda 請假申請操作說明
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員工請假單-填單畫面 1. 2. 29
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員工請假單-填單畫面 30
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員工請假單-填單畫面 幫同部門人員代填單時可選擇請假人 查詢請假記錄 31
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員工請假單-傳送表單 傳送表單產生流程 可夾帶附件 32
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送單後系統會自動帶出請假簽核流程關卡(此圖為範例流程)
員工請假單-簽核流程 送單後系統會自動帶出請假簽核流程關卡(此圖為範例流程)
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填表人如何抽單 (情境:填表人送單產生流程後,才發現內容填錯,需取消申請)
返回Agenda 填表人如何抽單 (情境:填表人送單產生流程後,才發現內容填錯,需取消申請)
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填表人定義 填表人: 登入EF系統填寫表單的人。 表單送出流程後會記錄在填表人的EF原稿資料匣裡。
簽核流程尚未結案前(包含已有主管簽核過),都可以進行抽單。系統會發抽單通知mail 給已簽核過主管。
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EF畫面-填表人查看原稿資料夾 2. 3. 1.
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EF畫面-填表人抽單 抽單
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需輸入抽單原因
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EF畫面-確認是否要抽單
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EF畫面-簽核流程呈現已抽單
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流程已解析到的簽核主管會收到【抽單通知】Mail
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返回Agenda 主管如何批示 (核准、退件)
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收到簽核通知Mail
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若無Email帳號者或無收mail習慣者
可直接登入EF系統查看
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登入系統後，在收件資料匣 即可看到需簽核的表單
1. 2.
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開啟簽核畫面
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【流程設定】查看簽核流程
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表單下方顯示詳細簽核記錄
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同 意
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簽核意見可挑選常用片語帶入或者直接輸入內容
EF簽核畫面-核准 2.核准 1. 簽核意見可挑選常用片語帶入或者直接輸入內容
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EF簽核畫面-常用片語視窗
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簽核完成後可繼續下一張待簽核表單或返回收件資料匣
EF簽核畫面-核准 簽核完成後可繼續下一張待簽核表單或返回收件資料匣
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收件資料匣可查看未簽核/已簽核/所有簽核表單
EF簽核畫面-查看已簽核表單 收件資料匣可查看未簽核/已簽核/所有簽核表單
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簽核完成後查看簽核歷程
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流程結束填表人會收到【回函通知】Mail
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若無mail帳號者或無收mail習慣者 可直接登入EF系統查看【回函資料夾】
1. 2.
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退 件
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EF簽核畫面-退件 2.退件 1.
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選擇退回 -退件 可選擇退件回填表人 或是退回流程中間關卡
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EF簽核退件給填表人，簽核結果不同意
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填表人收到【回函通知】Mail
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若無mail帳號者或無收mail習慣者 可直接登入EF系統查看【回函資料夾】
1. 2.
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返回Agenda 主管簽核中如何加簽
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EF簽核人員-加簽 一般加簽 向前加簽 向前加簽
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加簽的意義 一般加簽 情境1、若流程簽核至部門經理， 部門經理簽核時判斷需上呈總經理， 由總經理核決，即可使用一般加簽。
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加簽的意義 情境2、若流程簽核到A主管， 但A主管簽核時需詢問相關主管意見， 即可使用向前加簽，相關主管簽核後， 流程將回到原A主管身上。
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選擇加簽的簽核種類 1.及2.皆可做核准及退件 僅為字義上的差別 1.為上對下簽核關係 2.為平行單位簽核關係
會辦只能同意不可退件,可寫會辦意見
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選擇加簽人員(可多選-會簽)
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加簽完成 需將表單簽核同意才會執行加簽關卡 若要取消加簽，將畫面關掉或跳出即可
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返回Agenda 主管如何撤簽 (簽錯，需重新簽核)
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表單追蹤處理區->收件資料夾->已簽核表單
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注意:已結案表單與最後一關的簽核人不可撤簽
點選【撤簽】功能 注意:已結案表單與最後一關的簽核人不可撤簽
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返回Agenda 如何轉寄表單給他人
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EF人員-轉寄
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EF簽核人員-轉寄
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選擇轉寄人員
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填寫轉寄說明並傳送
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轉寄完成
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返回Agenda 銷假申請操作說明
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銷假申請畫面 81
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返回Agenda 補刷卡申請操作說明
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補刷卡申請畫面 83
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簡報結束 Q&A
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