机关档案工作测评 标准与实施 东城区档案局 业务指导科 韩萌.

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1 机关档案工作测评 标准与实施 东城区档案局 业务指导科 韩萌

2 背景文件 关于印发《北京市区县属机关档案工作目标管理一级》 考核标准（2001年修订）的通知 （京档发【2001】4号 ）
北京市区、县级机关档案管理工作二级考核标准 （京档局字【1992】33号 ） 国家档案局关于废止部分规范性文件的决定 （档发【2011】2号） 北京市档案局关于废止部分规范性文件的决定 （京档发【2011】17号） 东城区档案局业务指导科 韩萌

3 工作依据 《中华人民共和国档案法》 《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》 北京市档案局关于印发《北京市区县机关档案工作测评办法》
的通知 （京档发【2012】1号） 《东城区档案局关于开展机关档案工作测评的通知》 （东档发【2012】号） 东城区档案局业务指导科 韩萌

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5 测评标准 北京市档案局 北京市区县机关档案工作测评细则 1. 工作保障（20分） 90 2. 基础业务（60分） 100 100 110
1. 工作保障（20分） 90 2. 基础业务（60分） 100 100 110 3. 利用与服务（20分） 4. 对下属单位的监督指导（10分） 东城区档案局业务指导科 韩萌

6 测评内容 对机关档案工作的全面考核 档案工作外部环境 档案法的贯彻落实 档案工作队伍建设 档案工作制度建设 档案科研工作
档案主体的收集、管理、利用、移交 档案监督指导工作（科室及下属单位） 两个覆盖： 覆盖所有机关单位 覆盖全部室藏档案 （包括专业档案）

7 测评范围 各区属立档单位 区划调整中合并的单位，合并前获得的北京市区县机关档案工作目标管理北京市一级或二级证书失效，重新接受测评
未合并的单位，依据取得北京市区县机关档案工作目标管理北京市一级或二级证书的时间，按照《测评细则》接受复查 东城区档案局业务指导科 韩萌

8 测评实施——测评人员 市档案局委托区档案局成立测评组，组织实施测评工作 测评组由3—5名测评员组成，测评员由市档案局进行资格审核
申请测评的机关有上级主管机关，测评组要有上级主管机关档案部门的测评员参加 市档案局负责审核测评员资格，最终审定测评结果和颁发标牌，并对测评工作不定期抽查 东城区档案局业务指导科 韩萌

9 测评实施——参加人员 测评参加人员： 区档案局领导 测评组 市局备案测评员 （上级主管机关测评员） （市档案局抽查人员） 档案工作主管领导
测评组 市局备案测评员 （上级主管机关测评员） （市档案局抽查人员） 档案工作主管领导 迎检单位 办公室主任 档案人员（专/兼职） 东城区档案局业务指导科 韩萌

10 测评实施——工作程序 听取 汇报 （自查 报告） 审查 相关 证明 材料 实 地 查 看 评 议 计 分 反 馈 意 见 程序1 程序2
程序3 程序4 程序5 听取 汇报 （自查 报告） 审查 相关 证明 材料 实 地 查 看 评 议 计 分 反 馈 意 见 东城区档案局业务指导科 韩萌

11 测评实施——测评结果 测评组将测评材料报送市档案局审查批准后,颁发市级优秀机关标牌 机关档案工作测评结果市、区两级通报
年底制发当年全区测评工作通报 市档案局每年6月底前通报上年度通过测评机关名单 测评结果可作为各级组织推荐评选先进集体和先进个人的依据，建议对档案机构及人员予以奖励 东城区档案局业务指导科 韩萌

12 三年复查 北京市区县机关档案工作市级优秀单位认定有效期为三年。到期后，由区档案局进行复查
对复查不合格者，限期整改，整改后仍不合格者，取消资格，收回标牌，并予以公布。 东城区档案局业务指导科 韩萌

13 测评单位 2012年东城区机关档案工作测评单位 序号 单位名称 1 区委办公室 11 区委老干部局 2 区政府办公室 12 区建委 3
区人大常委会办公室 13 区房管局 4 区政协 14 区城管大队 5 区纪委 15 区城管委 6 区委党校 16 区园林局 7 区教委 17 区人民法院★ 8 区卫生局 18 区人民检察院★ 9 区人力社保局 19 公安分局★ 10 区财政局 东城区档案局业务指导科 韩萌

14 复查单位 2012年东城区机关档案工作等级复查单位 序号 单位名称 升级时间 原有等级 1 景山街道 2000 一级 2 交道口街道 3
东华门街道 2003 4 永外街道 1994 5 龙潭街道 二级 6 体育馆路街道 7 东方康泰 企业国二级 8 环卫二中心 9 王府井建管办 东城区档案局业务指导科 韩萌

15 北京市区县机关档案工作测评申报表 注意： 公安分局须同时 向区档案局及 市公安局档案处 报送此表 单位名称 测评时间 档案机构名称 联系电话
所属部门 联系人 单位及档案工作情况简介 1.单位名称和职能，及其变化情况 2.单位内部科室和下属单位情况 3.档案工作情况：档案的种类、内容、数量 档案管理情况 档案移交工作情况 档案工作特点 年 月 日（盖章） 注意： 公安分局须同时 向区档案局及 市公安局档案处 报送此表

16 2012年测评工作安排 准备 自查 测评 申报 2012年7月 2012年3月 自查打分， 全区统一进
2012年4月—6月 按照《测评细则》制定工作方案，落实工作要求，完善基础业务，做好信息开发，准备文件材料 2012年7月 自查打分， 梳理工作， 查漏补缺， 撰写自查报 告 2012年8月—10月 全区统一进 行机关档案 工作测评， 具体时间安 排另行通知 2012年3月 填写《北京市区县机关档案工作测评申报表》报送区档案局 东城区档案局业务指导科 韩萌

17 北京市区县机关档案工作测评细则 1. 工作保障（20分） 2. 基础业务（60分） 3. 利用与服务（20分） 90 100 100 24
110 3. 利用与服务（20分） 30 4. 对下属单位的监督指导（10分） 东城区档案局业务指导科 韩萌

18 下属单位 区县机关下属的二、三级单位和管理、指导的企事业单位、自治组织 如：教委管理的学校、幼儿园 卫生局管理的医院、卫生站所
委办局下辖的队、站、所 街道、乡镇所辖的社区、村委会 公司管理的企业

19 1. 工作保障（20分） 注意： 所提供材料均 应为档案原件 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 1—1 机关领导重视档案工作 3
档案工作列入机关年度工作计划（1.5分）。 查看近三年年度工作计划中列有档案工作具体内容。缺一年扣0.5分。 档案工作明确由一位机关领导分管（0.5分）；参加区县和本系统档案工作会议（0.5分）；每年至少召开一次档案工作会议或领导班子召开会议专门研究、解决档案工作中存在的问题（0.5分）。 查看领导分管职责和会议记录等。（档案业务监督指导网络图，表1） 东城区档案局业务指导科 韩萌

20 1. 工作保障（20分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 1—2 明确档案工作机构及职责 2.5 1—3 档案工作纳入部门职责
设立档案科或档案室，明确并充分履行档案部门职责（1分）；有档案工作年度计划和总结（1.5分）。 查看设立科室文件或实地查看档案室；查看近三年档案工作年度计划和总结，缺一项扣0.5分。 1—3 档案工作纳入部门职责 2 档案工作纳入各部门和有关人员的职责范围及岗位责任制（1分），坚持考核（1分）。 查看各部门、兼职档案员的工作职责中列入归档工作等内容；查看机关工作考核材料。 向区档案局 报送 东城区档案局业务指导科 韩萌

21 1. 工作保障（20分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 1—4 加强档案工作人员队伍建设 4.5 今年岗位培训 拟于4月进行
档案部门配备适应工作需要的专职档案工作人员（1分）；其它部门配备相应的兼职档案工作人员（1分）。 列表说明，按比例得分。（专兼职档案人员基本情况一览表，表2） 专职档案工作人员接受过档案岗位培训（0.5分），并按有关规定参加了档案专业继续教育培训（1分）；兼职档案工作人员参加了本单位组织的档案业务培训（0.5分）。 查看培训证书、培训情况记录，按比例得分。 积极参与档案科研、学术交流活动或踊跃为各级档案刊物和信息动态等投稿（0.5分）。 查看参与相关活动和向刊物投稿等证明材料。 今年岗位培训 拟于4月进行 组织本单位 专兼职档案 人员培训 东城区档案局业务指导科 韩萌

22 1. 工作保障（20分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 1—5 加强基础设施建设及安全管理 6 计算前三年 档案总量 （延米）
设有独立适用的档案库房，库房要预留保管未来三年形成档案的空间（1分），库房选址、建筑符合有关安全要求（1分）。 查看实地情况和预案。（档案用房面积设备投资一览表，表3） 库房配置符合要求的设备（1分）；有满足需求、符合要求的档案装具（1分）。 实现库房、办公、阅览三分开或在办公区设置专门的阅览区域（1分）。 有档案安全管理应急预案（1分）。 办公、阅览 可共用 库房必须独立 防盗门窗 遮光窗帘 空调 温湿度计 加湿抽湿机 消防设备 (门禁、监视器) 单位整体应急 预案中有专门 针对档案的内 容措施也可以 东城区档案局业务指导科 韩萌

23 1. 工作保障（20分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 1—6 贯彻落实档案法 2 档案工作测评 同时也作为 执法检查
认真组织机关全体人员学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》，积极宣传档案工作（1分）。 查看相关证明性材料。（文字、照片）（法制宣传工作一览表，表4） 认真接受区县档案局开展的执法检查（1分）。 查看执法检查形成的材料。 档案工作测评 同时也作为 执法检查 东城区档案局业务指导科 韩萌

24 2. 基础业务（60分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 2—7 制定并实施各项档案管理制度 7 包含在其他 制度中也可
制定本机关文书、专业、会计、基建、设备、电子文件、声像等文件材料及实物的归档制度（2分）。 建立档案的保管、保密、利用、鉴定销毁等制度（2分）。 查看有关制度内容，实地抽查案卷质量。每缺一项制度，均扣0.5分，扣完该项分值为止。 保管、保密、利用、鉴定销毁等制度要对各门类、载体档案有要求。（档案工作制度一览表，表5） 对机关文件的制成材料和质量有要求和措施（1分）。 检查电子文件管理制度的落实时，要查看电子文件的脱机备份是否保存在符合规定的载体上，及电子文件定期抽检和数据迁移工作单等凭证材料。 制度制定完善，符合实际（1分），有效落实（1分）。 包含在其他 制度中也可 制度签发及 落实证明材料 一次写光盘 硬盘 东城区档案局业务指导科 韩萌

25 2. 基础业务（60分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 2—8 实现档案的集中统一管理 5 2—9 档案分类科学 1 载体：
纸质载体、 数码载体、 实物载体… 门类： 文书 专业 会计 照片 基建 设备 实物… 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 2—8 实现档案的集中统一管理 5 实现机关各门类和载体档案实体的集中统一管理（5分）。 根据实体及信息集中管理情况酌情计分。 2—9 档案分类科学 1 档案全宗划分清楚，制定了切合实际的机关档案分类方案（1分）。 查看分类方案。（分类方案 表6） 东城区档案局业务指导科 韩萌

26 分类方案（示例） 东城区档案局业务指导科 韩萌

27 2. 基础业务（60分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 2—10 指导机关档案工作 2 2—11 完成归档工作 10
对机关各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督指导（1分）；定期对立卷、归档人员进行业务培训（1分）。 查看工作记录等。 （综合档案室组织培训一览表，表7） 2—11 完成归档工作 10 每年按时完成各类文件的归档工作（5分），做到齐全完整，接收手续健全（5分）。 查看档案的接收手续、目录、实体等。 （综合档案室室藏档案结构数量统计表，表8） 档案移交接收登记簿 档案案卷目录 东城区档案局业务指导科 韩萌

28 2. 基础业务（60分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 2—12 档案整理规范化 8 2—13 编制必要的档案检索工具
字迹材料 页号 卷内目录 备考表 案卷题名 期限… 认真自查 各门类案卷 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 2—12 档案整理规范化 8 整理质量符合国家、北京市、本区县有关标准。 每发现一种错误扣0.5分，扣完此项分值为止。 2—13 编制必要的档案检索工具 编制了全部档案案卷级目录（2分）和文书档案文件级目录（2分）；各种目录实现计算机检索（2分）；目录编制符合要求（2分）。 均按比例得分。（档案检索工具一览表，表9） 东城区档案局业务指导科 韩萌

29 2. 基础业务（60分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 2—14 使用计算机管理档案 3 2—15 完成档案移交工作
运用计算机档案管理系统实现档案辅助立卷、归档、编目、检索、统计等功能（3分）。 机关OA系统中有档案管理模块并运行。 具备三项以上功能才可得满分。 2—15 完成档案移交工作 向档案馆移交档案手续健全（1分），移交档案的同时移交电子目录（1分）；按区县档案局规定移交电子文件（1分）。 查看交接凭证、移交清册等。 使用档案局研发的 档案室管理系统 此项可得分 使用Excel酌情减分 东城区档案局业务指导科 韩萌

30 2. 基础业务（60分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 2—16 开展档案鉴定销毁工作 1 2—17 实现库房安全管理 4
对超过保管期限的各门类档案按要求鉴定（0.5分）和销毁（0.5分）。 查看鉴定报告和销毁清册。 2—17 实现库房安全管理 4 库房管理达到“八防”要求（4分）。 查看有关记录及实地情况,每一防达不到要求扣0.5分。 2—18 登记并保管与本单位工作相关的各类资料 编制了各类资料目录（0.5分）；资料上架排列有序（0.5分）。 查看目录和实体。 鉴定未销毁 此项减分 库房安全 检查记录 东城区档案局业务指导科 韩萌

31 2. 基础业务（60分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 2—19 建立符合要求的全宗卷 3 2—20 开展档案统计工作 4
全宗卷内容齐全完整（1分），撰写准确、规范（1分）,根据全宗内档案变化情况及时补充内容（1分）。 查看全宗卷内容、质量。 2—20 开展档案统计工作 4 对机关档案工作情况有统计且数据准确（2分），定期或及时向区县档案局报送档案管理统计数据和信息（2分）。 查看统计数据。(统计年报) 全宗卷内 材料按件 整理编号 东城区档案局业务指导科 韩萌

32 全宗卷 全宗卷的内容： 收集： 整理： 鉴定： 保管： 统计： 利用： 档案管理新技术应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料
移交接收登记簿 移交(接收)档案凭证… 整理工作方案 分类方案 立卷说明… 保管期限表 鉴定报告 鉴定销毁清册… 库房安全检查记录 重点档案管理记录… 室藏结构数量统计 档案统计年报… 全宗指南 利用情况统计 利用实例汇编… 东城区档案局业务指导科 韩萌

33 全宗指南 全宗指南编制规范 全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 全宗指南结构形式如下：
（中华人民共和国行业标准DA/T 国家档案局1995年6月12日批准，1995年10月1日实施）　 全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 全宗指南结构形式如下： 封页 正文 a.全宗构成者沿革 　　 b.全宗内档案情况简介 　　 c.全宗内档案内容与成分介绍 备注

34 3. 利用与服务（20分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 3—21 借阅档案手续健全 3 3—22 开展档案编研工作 12
坚持做好借阅登记（2分）和利用效果登记（1分）。 查看近三年的借阅登记簿和利用效果登记簿。（档案提供利用情况统计表，表10） 3—22 开展档案编研工作 12 利用档案编制了机关或系统大事记（1分）、组织机构沿革（1分）、基础数字汇编等（2分），编辑两种以上专题汇编（5分）。 查看编研材料。（档案编研材料一览表，表11） 后每三年定期续编或至少新编一种专题资料（3分）。 可由不同 部门开展 题名具体 到“基础数 字”的名称 东城区档案局业务指导科 韩萌

35 3. 利用与服务（20分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 3—23 总结、宣传档案服务成效 3 3—24
编写了档案利用效果实例汇编（2分），并定期将典型事例报送区县档案局（1分）。 查看汇编和报送事例。 3—24 举办展览，发挥档案宣传教育作用 2 利用档案举办展览或为区县档案馆等单位办展提供档案素材（2分）。 查看展览或相关证明材料。 报送 利用实例 文件 东城区档案局业务指导科 韩萌

36 4. 对下属单位的监督指导（10分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 4—25 组织学习宣传档案法 0.5 4—26
组织学习、贯彻《档案法》及档案工作的方针、政策、法规（0.5分）。 查看学习宣传材料或记录。 4—26 明确提出档案工作要求 有监督指导档案工作的计划、总结等（0.5分）。 查看计划和总结。 4—27 建立档案管理网络 1 建立业务监督指导网络（0.5分），开展档案工作协作交流活动（0.5分）。 查看工作网络图和活动记录等。（业务监督指导网络图 ，表12） 东城区档案局业务指导科 韩萌

37 4. 对下属单位的监督指导（10分） 编号 测评 内容 分值 测评细则 测评方式 4—28 开展对档案工作人员的业务培训 2 4—29
组织下属单位档案工作人员参加区县档案局举办的培训（1分），机关每年对下属单位档案工作人员进行针对性业务培训，培训率每两年达100%（1分）。 查看培训记录或统计等证明材料。 （下属单位档案人员培训一览表,表13） 4—29 实现档案工作规范化管理 4 下属单位的档案工作符合档案管理要求，实现各门类档案的集中统一管理（4分）。 按单位比例得分。 4—30 按规定完成向档案馆移交档案工作 指导列入区县档案馆接收档案范围的二、三级单位，按计划完成档案移交工作（2分）。 查看总结、移交手续等证明材料。 提供证明材料 抽查或提前查 下属单位 参加专业 主管机关 业务培训 也可 东城区档案局业务指导科 韩萌

38 测评细则说明 由于单位性质不同，对于有些机关实际工作职责中不存在的项目，考核相关内容时按得分计算 分值计算到小数点后一位
检查涉及时间为最近三年 2009、2010、2011年形成的档案 2010、2011、2012年有关工作材料 东城区档案局业务指导科 韩萌

39 回看：测评实施——工作程序 听取 汇报 （自查 报告） 审查 相关 证明 材料 实 地 查 看 评 议 计 分 反 馈 意 见 程序1
程序2 程序3 程序4 程序5 听取 汇报 （自查 报告） 审查 相关 证明 材料 实 地 查 看 评 议 计 分 反 馈 意 见 东城区档案局业务指导科 韩萌

40 自查报告的撰写 测评细则四个部分内容 自查中发现的问题及整改措施 附表（11——13张） 工作保障 基础业务 利用与服务
对下属单位的监督指导 自查中发现的问题及整改措施 附表（11——13张） 东城区档案局业务指导科 韩萌

41 13个附表 表1 档案业务监督指导网络图 表2 专兼职档案人员基本情况一览表 表3 档案用房面积设备投资一览表 表4 法制宣传工作一览表
表5 档案工作制度一览表 表6 档案分类方案 表7 综合档案室组织培训一览表 表8 综合档案室室藏档案结构数量统计表 表9 档案检索工具一览表 表10 档案提供利用情况统计表 表11 档案编研材料一览表 表12 对下属单位业务监督指导网络图 表13 对下属单位档案人员培训一览表 东城区档案局业务指导科 韩萌

42 准备工作分类 基础工作：各门类档案案卷质量 收集材料：有关证明材料（原件） 文书 会计 照片 实物 基建 设备 光盘 各门类档案案卷目录
…… 收集材料：有关证明材料（原件） 计划总结 领导职责 会议记录 制度汇编 部门职责 人员岗位责任制 专业证书 培训证书 档案安全管理应急预案 展览材料 东城区档案局业务指导科 韩萌

43 准备工作分类 整理提供材料：各项工作记录 撰写材料： 温湿度记录 借阅登记 监督指导工作记录 移交接收登记簿 交接凭证 鉴定报告 销毁清册
…… 撰写材料： 自查报告及图表 全宗指南 编研材料：大事记 组织机构沿革 基础数字汇编 利用效果实例汇编 东城区档案局业务指导科 韩萌

44 工作要求 1.提高认识，加强领导 2.措施到位，责任到人 3.依据标准，认真筹备 东城区档案局业务指导科 韩萌

45 提 示 联系业务指导人员： ☏：87556446 67113472 有关资料下载： 邮箱：dcdajywzdk@163.com
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46 感谢您的关注 祝您工作顺利