教学基本状态数据 采集工作流程介绍 华南师范大学 刘晋 贵阳 2015.5.

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1 教学基本状态数据 采集工作流程介绍 华南师范大学 刘晋 贵阳

2 提纲 一 数据采集工作流程及系统功能 二 采集工作实施建议 三 常见问题

3 一、数据采集工作流程及系统功能

4 登录地址是什么？ 如何登录？ 如何填报？需要注意什么？

5 登陆系统：udb.heec.edu.cn

6 密码：pgcj2015 初始化用户 校级审核用户：学校代码+admin 校级填报用户 校级填报用户：学校代码+user 校级审核用户
具有学校所有数据表格查询、填写、保存、修改、校验、提交审核以及二级用户管理和角色分配等权限 校级审核用户 具有数据审查、退回数据表至填报用户、审核数据提交等权限 为了明确责任、避免 误操作。系统设定 审核用户不能编辑 数据，只能进行 退回或提交操作。 【谁填报、谁修改】

7 校内二级用户 — 细分填报任务 登录系统 校级填报用户 分配填报表格 可以填报数据了 分配用户名密码 校内二级用户 角色

8 登陆系统

9 信息发布浏览

10 新用户角色建立方式 建立二级用户 注意：用户名与别名要保证唯一。建议：用户名可为“学校代码+ 业务部门拼音缩写”；别名可以为“学校名称+用户标识（可为中文）”

11 二级用户赋权（确定二级用户有权填报的数据表格）
新用户角色建立方式 二级用户赋权（确定二级用户有权填报的数据表格） 所有二级填报用户 都要勾选【填报】

12 旧用户角色建立方式 建立用户 注意：用户名与别名要保证唯一。建议：用户名可为“学校代码+ 业务部门拼音缩写”；别名可以为“学校名称+用户标识（可为中文）”

13 旧用户角色建立方式 建立角色 注意：角色名与别名要保证唯一且不予用户名与别名相同

14 旧用户角色建立方式 以建立校内二级填报账号“教务填报员”用户为例： 步骤一：
　　角色管理：建立教务管理角色，为该角色分配权限（例如赋予该角色仅有填报表4-2-1、表4-2-2、表4-2-3的权限）； 步骤二： 　　用户管理：建立教务填报员用户； 步骤三： 　　角色用户关联：将教务管理角色所拥有权限赋予教务填报员。 例如学校代码为“12345”的学校用户建立教务处用户，则用户名称为“12345jwc”。

15 旧用户角色建立方式 角色赋权 注意：系统中可赋权的最小单位为“表”。
对表赋权时必须勾选中该表所属的文件夹。如果希望文件夹中的所有表都可操作则选择“该目录、子目录及文件”，如果只希望部分表可操作则选择“只有该目录”

16 旧用户角色建立方式 用户与角色建立关联

17 数据录入顺序 基础数据表：基础数据表中数据要作为数据字典被其他表格数据关联调用，需要优先录入系统中。 学校相关行政单位 学校教学科研单位
表1-3 学校教学科研单位 表1-4 专任教师基本信息 表3-1-1 外聘教师基本信息 表3-1-2 其他师资信息 表3-1-3 相关管理人员基本信息 表3-3 专业基本情况 表4-2-1 大类培养基本情况 表4-2-2 基础数据表：基础数据表中数据要作为数据字典被其他表格数据关联调用，需要优先录入系统中。

18 步骤一: “表1-3 学校相关行政单位”、“表1-4 学校教学科研单 位”两张表可同步填报，作为数据字典；
步骤二: “表3-1-1 专任教师基本信息”、“表3-1-2外聘教师基本 信息”、“表3-1-3 其他师资信息”、“ 表3-3相关管理人员基本 信息”五张表可同步填报，作为数据字典； 步骤三：“表4-2-1专业基本情况” 填报，作为数据字典。如果学 校有大类培养，则需要在“表4-2-1专业基本情况”填报之后填报 “表4-2-2大类培养基本情况表”； 步骤四: 其余采集表可同步填报。

19 以“表4-2-1专业基本情况”为例，与其他表格的关联
表1-4学校教学科研单位 表1-3学校相关行政单位 表4-2-1专业基本情况 表3-1-1专任教师基本信息 表3-1-2外聘教师基本信息 表3-3相关管理人员基本信息 表3-1-3其他师资信息

20 系统提供的数据录入功能 固定表单

21 浮动表单：可根据实际情况增加或删除记录条数

22 注意：保存数据需要依次点击“保存”、“年度保存”
批量导入 注意：保存数据需要依次点击“保存”、“年度保存”

23 注意：部分字段内容需整理为文本格式的标准代码才可以批量导入

24

25 标准代码转换工具

26 数据校验 表单数据保存后，需点击“校验”对填报数据进行校验，如果校验不通过，会有错误提示，修改后再提交校验，直至校验通过。校验完全通过后可以提交审核

27 审核上报 校级管理用户对填报用户提交审核的数据进行审核，若数据审核不通过，则选择“返回至填报” 由填报者修改数据后重新提交审核；若数据审核通过，则选择“提交至评估中心” 请注意，只有校验成功后才能出现提交审核的界面。

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29 无需填报表格情况说明： 如果学校实际办学情况未包含部分表格数据，可使用校级管理员用户在 “附表：未填报表格情况说明”中标明。此表格保存即可，无需提交

30 上报情况统计

31 其他 公共信息查询：系统支持在线查询：批量导入数据标准代码、高等学校本科专业目录、各省市地区代码等信息； 表格搜索：通过关键字快速定位采集表； 数据导出：系统提供针对明细表格的数据导出功能，点击表格菜单栏的“EXCEL导出”，可将数据表内容以EXCEL格式保存至本地 系统帮助：数据采集系统操作说明；

32 数据填报流程 （回顾）

33 二、采集工作实施建议

34 采集工作实践建议 任务分解 学习培训 明确流程
明确校内一行政部门（或成立工作小组）统筹协调管理本校数据填报工作，管理校级管理员账号、校级填报账号 任务分解 明确工作负责部门 成立工作小组 对各项表格内容进行初步分解 学习培训 介绍数据采集的意义和目标 研读、讨论各项指标内涵 系统使用培训 明确流程 确定最终的任务分解表 明确各个数据表填报的进度安排

35 1.工号要保持编码唯一。2.学科代码使用“学科专业目录一级”
序号 表格编号 牵头单位 参与单位 备注 30 表3-1-1 专任教师基本信息 人事处 研究生学院 1.工号要保持编码唯一。2.学科代码使用“学科专业目录一级” 31 表3-1-2 外聘教师基本信息 教务处、继续教育学院 32 表3-1-3 其他师资基本信息 教务处 1.工号要保持编码唯一。3.学科代码使用“学科专业目录一级” 33 表3-2 校领导基本信息 党政办 34 表3-3 相关管理人员基本信息 35 表4-1-1 学科建设 36 表4-1-2 博士后流动站 单位号、单位名称需与表1-3、1-4一致 37 表4-1-3 博士点、硕士点 38 表4-1-4 重点学科 211办 39 表4-2-1 大类培养基本情况表 40 表4-2-2 专业基本情况 各学院 1.单位号、单位名称需与表1-3、1-4一致。2、专业带头人工号需与教师信息中工号一致

36 相关业务部门通过校内二级填报账号填报相关业务数据，并将数据提交校级管理员审核。对于部分明细数据量较大的数据表，如果业务单位没有相关数据，需要各院系上报，则建议由业务部门在采集系统中下载相应的EXCEL模板表格，分表给校内各院系在EXCEL中填报，由业务部门负责汇总后通过系统“批量导入”功能导入。不建议由校内各学院直接使用采集系统填报数据。

37 各学院（计算机学院、文学院、经济管理学院等）
统筹部门（校办、教务处、评估办等） 各业务处室将数据填报至采集系统中并提交校级管理员审核 各业务处室（教务处、人事处、科研处等） EXCEL模板下发各学院 各学院将数据录入模板并交业务处室汇总 各学院（计算机学院、文学院、经济管理学院等）

38 参考文档 填报指南：《本科院校教学基本状态数据库数据填报指南》 校验关系：《教学基本状态数据库校验公式》
代码索引：《本科院校教学基本状态数据库表格与指标代码索引》 代码转换： 采集系统代码自动转换导入模板 《采集系统代码自动转换导入模板使用说明》 常见问题：《数据填报常见问题解答（FAQ）》（不断更新） 在线支持： 数据采集答疑QQ群

39 三、常见问题

40 角色：虚拟的概念，通过资源授权该角色可以填报哪些表格；
1、学校想进行二级填报，不知如何设置？ 角色：虚拟的概念，通过资源授权该角色可以填报哪些表格； 用户：对应实体操作人员，通过具体用户登录系统进行填报操作，需要与角色关联赋予权限。 最简单明了的设置方式：将分配了较多表格任务的二级单位每个单位设置一个角色，并设置用户，将用户和角色关联。例如：给教务处分配了若干表格，可为教务处建立一个角色（12345jwgl，XX大学教务管理）并对其资源授权相应的填报表格，同时建立教务处的用户（12345jwc，XX大学教务处用户），将该用户与教务管理员账号关联。教务处使用账号12345jwc进系统填报相关表格。 自有教师：1.招聘的 2.长期返聘 专任教师含以教学为主的实验系列，图书系列，财会系列等其他系列的技术人员，但这些人员一旦计入专任教师，就不能再重复填报了。 即工程背景还行业背景的一种，这个逻辑关系再和大家明确下。

41 2、校级填报用户和校级审核用户可以修改二级填报用户的数据么？
答：为了明确责任并避免误操作的情况发生，系统设计为数据表只能由该表最初填报者修改。校级填报用户和审核用户都无法修改二级填报用户所填的表格，如表格提交校内审核后要修改，必须由校级审核用户退回给该表最初的填报用户进行修改。 3、是否可以一个账号分给多人填报？ 答：为了避免操作冲突或数据冲突，不允许多人使用同一账号填报同一张表格。允许同一账号分给多人填报不同的表格。 自有教师：1.招聘的 2.长期返聘 专任教师含以教学为主的实验系列，图书系列，财会系列等其他系列的技术人员，但这些人员一旦计入专任教师，就不能再重复填报了。 即工程背景还行业背景的一种，这个逻辑关系再和大家明确下。

42 4、如何提高批量导入工作效率及成功率？ 答：目前批量导入是采用导入后报错的机制。所以建议如果某表格有大量数据导入，可先截取几十条数据试导入，待共性问题解决后再导入完整数据表。这样可以在短时间内发现数据存在的共性错误，避免花时间等整表导入后出现大量共性错误。 自有教师：1.招聘的 2.长期返聘 专任教师含以教学为主的实验系列，图书系列，财会系列等其他系列的技术人员，但这些人员一旦计入专任教师，就不能再重复填报了。 即工程背景还行业背景的一种，这个逻辑关系再和大家明确下。

43 5、基础表修改影响其他表格么？如果基础表修改，其他已填报的表都需要重做么？
答：基础表中被其他表引用的数据项如果修改或删除，其他引用此数据项的已填报表格需要同步修改并保存。如果基础表中修改的是没有被其他表格引用的信息，或只是增加新的明细数据，则对其他表格没有影响。 例如：表3-1-1专任教师信息中某位教师的工号发现错误需要修改，那么引用了此教师工号的表格都需要同步修改并重新保存校验；如果表3-1-1中只是修改某位教师的职称、学历等未被其他表格引用的数据项，则仅需修改表3-1-1即可。 自有教师：1.招聘的 2.长期返聘 专任教师含以教学为主的实验系列，图书系列，财会系列等其他系列的技术人员，但这些人员一旦计入专任教师，就不能再重复填报了。 即工程背景还行业背景的一种，这个逻辑关系再和大家明确下。

44 表号 表名 数据项 表1-3 学校相关行政单位 单位号 表1-4 学校教学科研单位 表3-1-1 专任教师基本信息 工号 表3-1-2 外聘教师基本信息 表3-1-3 其他师资信息 表3-3 相关管理人员基本信息 表4-2-1 专业基本情况 校内专业代码 表4-2-2 大类培养基本情况表 大类代码

45 感 谢 参 与 高 校！