04 招生簡章信件套印 Word 合併列印與標籤套印

Presentation on theme: "04 招生簡章信件套印 Word 合併列印與標籤套印"— Presentation transcript:

1 04 招生簡章信件套印 Word 合併列印與標籤套印
如果要將同一份文件寄發給 許多人時，如帳單、成績 單、邀請函...等只能逐次修 改收件者姓名與相關資料後 再列印嗎？這時不妨試試合 併列印的功能來製作這個繁 雜且重複的功能。

2 關於「招生簡章信件套印」 4.1 什麼是合併列印 合併列印是關於利用文件與資料來源結合後產生的結果，它能夠在相同的文件中插入不同 的資料內容，產生對予不同對象的成品。 例如：常見的通知單，文件的內容相同，可是要給予的人員姓名不同，若要一一製作就十 分耗時。如果已經事先整理好人員名單，只要在完成文件後，指定名單中姓名欄位插入在 文件中顯示姓名的地方，快速產生不同的文件，這就是合併列印。

3 合併列印中使用的資料來源可以為 Word、Excel、Access、TXT，甚至是 Outlook 通訊錄中 的人員等資料，合併列印的結果可以選擇另存為新文件，也可以直接列印，十分方便。本 章將利用同一份通訊錄文件產生不同的合併列印結果。

4 設定信件合併列印 4.2 請開啟範例原始檔 <招生簡章.docx>，這是一份西點烘焙班的招生文宣，目前已經建置好 所有內容，接著就是要利用合併列印的功能，將所有學員的姓名插入即可。 將插入點移至要插入姓名的位置，然後於 郵件 索引標籤選按 啟動合併列印 \ 逐步合併列印精 靈。 此時會開啟 合併列印 工作窗格，接著就依照精靈的指示步驟開始逐項設定，首先是設定文件 類型及開始文件。 接著要設定收件者資料的來源，所有學員的資料已經建置在範例資料夾的 <通訊錄.docx> 中，這裡將要匯入檔案中的表格到目前的文件來使用。

5 設定信封單一列印 4.3 完成了信件的製作後，接下來就可以進行郵寄信封的列印。若只是單純列印一個信封，在 Word 中有提供不少可以直接套印的版式，並貼心的為您填上所需的資訊。 設定寄件人地址資訊 在列印信封時收件人的資訊會隨資料改變，但是寄件人的資料大多是固定的。我們可以在 Word 設定常用的寄件人地址，在信封產生時即可自動填入。 請新增一空白文件，接著於 檔案 索引標籤選按 選項 開啟 Word 選項 對話方塊。 在 進階 \ 一般 \ 地址 欄位中請輸入地址相關資料後按 確定 鈕完成設定。

6 執行單一信封的列印 如果只要郵寄一封信件時，可以使用下述方式簡易完成。 於 郵件 索引標籤選按 信封。
在 信封及標籤 對話方塊，寄件者地址 裡已經填入預設的資料，請填入 收件者地址 的資料 以供列印，最後按 選項 鈕進行設定。 為了讓信封上收件者的地址資訊能夠更為突出，這裡要進行字型的設定。 完成了字型的設定後，將結果新增到文件中。 最後請儲存列印文件為 <信封-單一列印.docx>。

7 設定信封合併列印 4.4 若是郵件的對象很多，可以將收件人資訊整理到一個表格中，再利用合併列印的功能，分 別列印出不同收件人地址的郵寄信封。 請新增一個空白文件，然後於 郵件 索引標籤選按 啟動合併列印 \ 逐步合併列印精靈。 設定信封文件格式 此時會開啟 合併列印 工作窗格，接著就依 照精靈的指示步驟開 始逐項設定，首先是 設定文件類型及開始 文件。 接著設定使用的信封 格式，這裡使用預設 的 信封選項 與 列印 選項，此時的頁面會 根據設定的內容修改 版面大小，並填入預 設的寄件者地址。

8 插入收件者的合併欄位 設定好信封之後，接著就要將另一個文件中表格裡的資料合併到信封上來：
接著要設定收件者資料的來源，所有郵寄的資料已經建置在範例資料夾的 <通訊錄.docx> 中，這裡要匯入檔案中的表格到目前的文件來使用。 接著要將匯入的通訊錄資料欄位，插入到信封上顯示。 在頁面上即可顯示第一筆資料的結果，可以利用 收件者 的左右鍵來切換顯示的資料。 完成 合併後的文件可以使用二種方式來展現結果，第一種是直接列印出來。

9 設定標籤合併列印 4.5 插入收件者的合併欄位 接著要設定收件者資料的來源，這裡也要將範例資料夾的 <通訊錄.docx> 匯入檔案中的表格 到目前的文件來使用。 接著要將匯入的通訊錄資料欄位，插入到信封上顯示。 請選按 郵件 索引標籤 \ 更新標籤 鈕，即可將剛才所指定的欄位名稱套用到所有的儲存格 中。

10 預覽合併結果及完成合併 請選按 郵件 索引標籤 \ 預覽結果，即可在文件內看到資料套入標籤後的結果。
請選按 郵件 索引標籤 \ 預覽結果，即可在文件內看到資料套入標籤後的結果。 請選按 郵件 索引標籤 \ 完成與合併 \ 編輯個 別文件，即可將資料 合併成新文件以供編 輯。 在 合併到新文件 對話 方塊設定 合併記錄： 全部，最後按 確定 鈕 即會將成品新增到一 個檔案中。 最後請儲存原來的合 併列印文件為 <標籤- 合併列印.docx>，並將 合併後的新文件儲存 為 <標籤-合併列印結 果.docx>。