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稽核計畫之擬定 林 必 慧
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報告大綱 為何要建立內部控制制度 內部控制與內部稽核關係 內部稽核定義與目的 確立稽核工作之目的與範圍 內部稽核方法與程序 風險評估之重要性
擬定稽核計畫與案例
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為何要建立內部控制 私立學校法97年修正精神(私校法第51條第一項) 原則:增加學校經營管理自主性 加強自我監督管理機制 董事會自主權增加
設置監察人 建立內部控制實施自我監督 自我評鑑
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內部控制基本概念 一、內部控制之意義 (一)控制意義:使實際與目標相符 (二)內部控制意義:內部控制為管理過程之一 二、內部控制之目的 (一)合理保障其營運效能之提升 (二)資產之安全 (三)財務報導之可靠性 ◆基本原則:遵循法令規章與書面程序 三、內部控制組成要素 內部控制包括五個相互有關聯的組成要素
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法人內部控制事項 法人人事業務之內控事項 (一)專任董事、專任監察人之選聘及解聘 (二)校長選聘及解聘 (三)學校法人行政人員之聘僱、敘薪、出勤、 差假、訓練進修、考核獎懲、待遇、福利 、保險、退休、資遣及撫卹 (私校內控辦法§4)
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法人內部控制事項 法人財務業務之內控事項 董事、監察人之報酬、出席費及交通費之支給 公債及短期票券之購買、動產購置及其他投資事項
不動產之處分、設定負擔、購置或出租 募款、收受捐贈、借款、資本租賃之決策、執行及 記錄 負債承諾與或有事項之管理及記錄 (私校內控辦法§5)
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法人營運業務之內控事項(一) 董事長、董事候選人之提名、資格審查、改選與補 選、會議通知、會議召開、開票及決議
監察人候選人之提名、資格審查、改選及補選 行使捐助章程所列董事會職權事項 學校投資有價證券、購置動產、設立附屬機構、辦 理相關事業及其他投資事項之審議 學校法人變更登記
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法人營運業務之內控事項(二) 學校不動產之處分、設定負擔、購置或出租之審議 學校借款、資本租賃及累積盈餘流用事項之審議
學校法人及學校預算、決算之審議 其他經董事會會議決議應訂定之董事會及監察人運 作事項 (私校內控辦法§6)
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學校內部控制事項(一) 學校人事業務之內控事項 (一)聘僱、敘薪、待遇、福利、保險、退休資遣及 撫卹 (二)出勤、差假、訓練、進修、研究、考核及獎懲 (私校內控辦法§7)
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學校內部控制事項(二) 學校財務業務之內控事項 (一)投資有價證券與其他投資之決策、買賣、保管及記 錄 (二)不動產之處分、設定負擔、購置或出租。 動產之 購置及附屬機構之設立、相關事業之辦理 (三)募款、收受捐贈、借款、資本租賃之決策、執行及 記錄
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學校內部控制事項(三) 學校財務業務之內控事項 (四)負債承諾與或有事項之管理及記錄 (五)獎補助款之收支、管理、執行及記錄
(六)代收款項與其他收支之審核、收支、管理及記錄 (七)預算與決算之編製,財務與非財務資訊之揭露 (私校內控辦法§8)
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學校內部控制事項(四) 學校財務業務之內控事項 (一)教學事項 (二)學生事項 (三)總務事項 (四)研究發展事項 (五)產學合作事項 (六)國際交流及合作事項 (七)資訊處理事項 (八)其他學校營運事項 前項第四款至第七款所列事項,學校若無相關事項 者,免定之。(私校內控辦法§9)
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學校內部控制事項(五) 學校關係人交易之內控事項 (一)學校應就,訂定作業程序、內部控制點及稽核作業規範 (二)關係人交易指學校法人或學校與下列自然人或法人間之 買賣、租賃、資金借入行為: 1.董事、監察人或校長 2.董事、監察人或校長之配偶 3.董事、監察人或校長之二親等以內親屬 4.由學校法人董事、監察人所擔任董事長之法人 5.其董事、監察人與學校法人董事有二分之一 以上相同之法人 (私校內控辦法§10)
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內部稽核定義 (一)以系統化獨立查核評估內部控制、財務及其他營 運活動的執行效率及效果的活動核驗已建立的作 業原則或標準所被遵循的情況 (二)執行內部稽核工作之人員為內部稽核人員,有如 組織機構之之糾察隊,找出異常與脫軌事項
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內部稽核目的(一) 學校法人及學校應實施內部稽核以協助董事會與校長 檢核內部控制制度之有效程度 衡量學校法人及學校營運之效果及效率
適時提供改進建議,確保內部控制制度得以持續有 效實施為目的 (私校內控辦法§11)
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內部稽核目的(二) 檢查學校財務及運作資訊是否可靠與完整 確保政策、計畫、程序及法令是否有效遵循
保障學校資產安全,並查核學校資源之使用是否經濟 有效 調查學校財務及其他相關作業程序是否持續有效運作 並提供改進作業與增進效能之建議
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內部審核與內部稽核之差異 (一)內部審核 由會計人員執行,內部審核包含事前審核事後 複核,著重在財務收支之控管、原始與會計憑
證、帳簿報表之複核及財務面工作績效之查核 範圍則及於計畫、預算之執行與控制、現金及 其他財物處理、程序及成本之審核等
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內部稽核與內部審核之差異 (二)內部稽核: 由內部稽核人員執行,針對內部控制要素中 的監督項目,加以個別檢核與評估,並於每
隔一段時間從全新的觀點去評估
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內部控制 行政主管 應注意是否依據績效 評估指標評估學校各 處、室、系、所、科 之辦學或營運績效
稽核人員 查核行政主管是否依績 效評估指標評估學校各 處、室、系、所、科之 辦學或營運績效
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內部稽核業務範圍 各項業務計畫之規劃擬訂、執行控管、計畫變 更、經費流用、目標達成、服務績效、成果管 理等情形之檢查、評估及建議等
有關組織、人事、財務、會計、營繕、採購、 財產及資訊管理等
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稽核計劃之範圍 (1)預算執行考核 查核預算執行之差異原因並分析整體績效 (2)績效評核 人力、物力、資金利用程度及其效率之評核
(3)內部控制制度之評核 學校內部控制施行的結果及執行偏差 (4)各單位間協調與聯繫 各單位權限劃分是否明確、是否能相互支 援、分工合作及有無各自為政之情況 (5)建議改進事項之追蹤與考核
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法人稽核人員之設置 1.學校法人應置專職或兼職稽核人員 2.指派學校稽核人員兼任 3.委任非辦理學校法人或學校該年度財務 簽證之會計師,辦理學校法人稽核業務 (私校內控辦法§12)
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學校稽核人員之設置 學年度總收入在新臺幣二十億元以上且學生人數在二萬人以 上者,配置隸屬於校長之專任稽核人員一人至數人,得設專 責稽核單位,並置稽核主管一人 學校年度總收入未達新臺幣二十億元或學生人數未達二萬人 者,得準用前項規定,或置隸屬於校長之兼任稽核人員,或 委任非辦理學校法人或學校該年度財務簽證之會計師執行內 部稽核業務 (私校內控辦法§12)
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稽核人員之職責 學校法人及學校之稽核人員應依規定對學校法人及學校內 部控制進行稽核以衡量學校法人及學校對現行人事、財務 與營運所定政策 作業程序之有效性及遵循程度並不得牴觸 會計職掌;其職權如下: 1.學校法人及學校之人事活動、財務活動、業務活 動、教學事務活動、學生事務活動、總務活動、 研究發展活動及資訊處理活動之事後查核 2.現金出納處理之事後查核 3.學校現金、銀行存款及有價證券之盤點 4.財務上增進效率與減少不經濟支出之查核及建議 5.學校法人及學校之專案稽核事項 (私校內控辦法§13)
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內部稽核類別 業務稽核 稽核各單位是否按自訂作業程序確實執行承辦業務亦 為遵循稽核 財務稽核 稽核各單位對於各項經費收支是否均按相關法令與各 校內部控制制度執行為稽核程序 專案稽核 接受校外補助經費之專案計畫各單位向稽核組 提出專專案計畫內部稽核申請表
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內部稽核類別 稽核分為: 1.定期性:年度稽核計畫屬於定期性稽核 2.不定期性:如專案稽核或校長交辦之 稽核事項
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內部稽核人員權責 稽核實施:稽核人員 矯正措施:受稽核單位 追蹤確認:稽核主管或專(兼)任稽核人員
稽核計劃擬定:稽核主管或專(兼)任稽核人員 稽核實施:稽核人員 矯正措施:受稽核單位 追蹤確認:稽核主管或專(兼)任稽核人員
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內部稽核執行方法 實施內部稽核時需妥善規劃並擬定年度稽核計畫書 各種目標 檢查範圍 預定進度 人力需求 經費預算及工作報告等詳細計畫
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內部稽核程序(一) 擬定學年度稽核計畫 稽核行前準備 執行稽核 撰寫稽核報告 稽核缺失改善追蹤
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內部稽核程序(二) 擬定學年度稽核計畫 進行風險評估 業務之重要性 業務之特殊性 考量作業週期 事實發生時間點
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一般內部控制之評估要點 有關法令規定及各種規章制度遵行情形評估 組織編制及職責劃分之評估 其他一般管理事務之評估 管理資訊系統作業之評估
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內部控制制度自行檢查評估 劃分為控制環境、風險評估、控制作業、資訊及 溝通、監督等五個組成要素 每學年度結束二個月內,由稽核單位與相關單位
「作業層級風險之評估及控制作業評估表」進行 自行檢查後,再由稽核單位覆核,做成自行檢 查報告,並做為風險評估之依據
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擬訂稽核計畫預備 熟知 一、組織職掌、人員配置、管理規章、工作流程、 作業手冊及相關變動情形 二、重要會議記錄及函件
三、工作計畫及目標、預算書表及財務資料 四、工作計畫及預算執行情形 五、上次稽核工作底稿 六、上次稽核報告之建議改善事項辦理情形
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擬定年度稽核計畫 稽核計畫為了解學校法人或學校內部控制之執行 情況,為避免稽核計畫偏離稽核目的,或遺漏高風險
項目之稽核,或對特定派系或人員進行報復性稽核, 爰規定學校法人稽核計畫應經董事會議通過,學校稽 核計畫應經過校長核定
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擬定年度稽核計畫 學校法人及學校稽核人員 應依風險評估結果,擬訂稽核計畫,據以稽核學校 法人及學校之內部控制 學校法人稽核計畫應經董事會議通過 學校稽核計畫應經校長核定,修正時亦同 (私校內控辦法§14)
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風險之性質與風險因素 風險因素係用以衡量對可能造成不利影響之基準 內部稽核單位主管擬訂稽核計畫時應考慮各種風險因
素,以適當分配內部稽核部份之資源 風險評估係一種有系統的過程,用以評估及整合有關 對組織可能造成不利影響之情況或事件的專業判斷
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風險因素(一) 管理階層品德、經營理念及其達成目的所承受之壓力 員工之素質與數量 管理階層對會計事項之判斷及估計 資產之價值、流動性或交易量
財務狀況 競爭情況 營運活動之複雜性或善變性
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風險因素(二) 資訊電腦化的程度 營運地區的分散程度 內部控制制度的充分有效性 組織、營運、科技、或經濟的改變 管理階層的判斷及會計估計
對稽核發現的接受及所採取的改正行動 以前稽核的日期及其結果
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稽核風險模式 風險評估是稽核規劃過程中的一項必要程序 因稽核資源有限,加上被稽核單位或機構數目 及其相關聯的關係增加,而提高風險程度
「稽核風險模式」提供一種客觀的方法,根據 關聯風險的基礎,來分配稽核資源,可協助內 部稽核單位在規劃稽核工作時,將稽核資源重 點地分配在具有最高或較高風險因素的單位上
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風險類型 組織營運均會面臨下列各種風險: 策略風險:此類風險與組織做錯事情(決策)有關 營運風險:此類風險關係到以錯誤的方法去執行
正確的決策 財務風險:此類風險與損失財務資源或發生無法 接受的負債有關 資訊風險:此類風險關係到不正確或不相關資訊、 不可靠的系統、及不正確或誤導的報告
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風險評估之定義 中華民國內部稽核協會準則公報之「第二號公報 -風險評估」第11條對風險評估的定義: 風險評估係依據風險因素對各種不利情況或
事件做有系統之分析與評估,以判斷風險發 生之可能性及重大程度。內部稽核單位可對 風險因素賦予權數,以顯示其相對重性
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造成風險事件 因使用不完整或不可靠之資訊導致決策錯誤 紀錄錯誤、會計處理不當、財務報表不實 資產安全缺乏充分保障
學生或教職員不滿意、學校形象受損 未遵循法令或機構之政策、計畫、程序及規章 資源之取得不經濟或未有效使用 未能達成學校既定目的
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風險評估之步驟 準則公報之「第二號公報-風險評估」第四條風 險評估包括下列步驟: 辨識可稽核之活動 辨識攸關之風險因素 評估風險之相對重要性
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辨識可稽核之活動 可稽核之活動或事務 政策、計畫與程序 總分類帳之帳戶餘額 資訊系統 重要契約與專案計畫 組織單位,如各學院系所處室
組織功能如電子資料處理 法令規章
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辨識攸關之風險因素 倫理氣候及對管理階層達成目的之壓力 人員的工作能力、品德及人數是否足夠 資產大小、流動性或交易量 財務及經濟的情況
競爭的情況 活動的複雜性或不穩定性 政府法令變動的衝擊
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評估風險之相對重要性 依據風險因素對各種不利情況或事件做有系統之分析與評估, 以判斷風險發生之可能性及重大程度
依據風險因素對各種不利情況或事件做有系統之分析與評估, 以判斷風險發生之可能性及重大程度 內部稽核單位可對風險因素賦予權數,以顯示其相對重性 內部稽核單位主管根據風險評估結果,決定稽核項目之優先順 序,據以擬定稽核計畫。但因校長或主管機關之要求可能修改 原定之計畫項目及排程 稽核工作計畫訂定後,應對可稽核之活動或相關風險之重大改 變,適時評估其影響,對稽核項目及排程作必要之調整
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風險評估 1.風險評估 係指學校辨認影響其目標達不成之因素 (即風險 因子) 評估風險因子之嚴重程度及發生可能性 之過程(項目、金額、機率) 2.如學校採購作業 有哪些因素影響學校採購之效率與效果如採購法 規、採購人員專業知識與操守公告系統之廣度與 深度驗收作業之妥適性……等這些因素的嚴重程 度及發生機率
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風險評估 評估的對象 控制環境是否良好 風險評估是否正確即時與確實 控制作業的設計是否適當執行是否確實 資訊及溝通系統是否良好
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風險評估 指進行內部稽核前,預先評估會造成內部控制失效 或產生缺失之因素 例如:1.內部控制系統之品質 2.管理階層的適任性與道德觀念
3.各部門組織文化與士氣、人員異動性 4.營運複雜程度等 依據對各單位特質與業務性質之風險評估結果 排列須進行稽核之單位與項目之優先次序據以 研擬稽核計畫,進行後續之稽核作業
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風險評估 風險評估過程中應考慮相關之資訊 資訊來源風險評估通常包括: 校長之意見 與管理階層之討論 內部稽核單位人員之討論
外部稽核人員之意見 相關法令之規定 財務及營運資料之分析 以前之稽核報告
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風險評估 財務事項之風險 決策品質不佳或錯誤 執行過程不當 保管或管理未妥善 記錄不實或錯誤 違反法令造成
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風險評估 內部審核鬆散如 向學校報支個人費用 漏列停車場、場地租金或體育設施之收入 校產遭關係人占用 土地購置違反主管機關規定 設備採購作業程序違反 校內採購辦法等業務與財務之缺失
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風險評估與稽核規劃 稽核單位每年底依風險評估結果及上一年度內部稽 核計畫執行情形擬訂年度稽核計畫 學校人事業務之內控事項
學校財務業務之內控事項 置及附屬機構之設立、相關事業之辦理 學校關係人交易之內控事項 列為每年年度稽核計畫之稽核項目 年度稽核計畫經校長通過後,按計畫執行
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風險評估與稽核規劃 上次稽核之日期及結果 財務遭受舞弊之風險 其他潛在損失及風險 管理階層或法令之要求 營運、專案計畫、制度及控制之重大改變
年度稽核計畫之訂定應基於風險評估,包括下列因素之考慮 上次稽核之日期及結果 財務遭受舞弊之風險 其他潛在損失及風險 管理階層或法令之要求 營運、專案計畫、制度及控制之重大改變 稽核人員之能力及異動
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風險評估與稽核規劃 學校人事業務之內控事項 聘僱、敘薪、待遇、福利、保險、退休、資遣 及撫卹 出勤、差假、訓練、進修、研究、考核及獎懲
(私校內控辦法§7)
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風險評估與稽核規劃 學校財務業務之內控事項 不動產之處分、設定負擔、購置或出租。動產購置 負債承諾與或有事項之管理及記錄
獎補助款之收支、管理、執行及記錄 代收款項與其他收支之審核、收支、管理及記錄 預算與決算之編製,財務與非財務資訊之揭露 教學事項 學生事項 總務事項 (私校內控辦法§9)
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風險評估 據教育部統計資料,發現95至97年度私立技專校 院,因業務與財務疏失,遭受扣減私立學校獎補 助款及招生人數之學校數約占百分之五十 疏失之主要類別: 1.董事會運作缺失 2.人事聘僱、升等或敘薪錯誤 3.招生作業程序違反法規或簡章規定
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擬定年度稽核計畫 一、依據 內部稽核作業辦法 二、目的 三、範圍 四、權責 五、稽核期間 六、執行方式 七、受查單位 八、稽核計畫表 九、完成稽核報告
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擬定年度稽核計畫案(一) 一、依據:依本校稽核室施行細則第二條第一項辦理 二、目的:查核各式制度、法規完整性及遵循情形 辦公費支付情形及其他有關內部稽核事項 適時提供改進建議,以確保校務營運正常 三、範圍:(1) 現有制度、規章之完整性及遵循情形 (2) 辦公費支付辦理情形 (3) 其他有關內部稽核事項
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擬定年度稽核計畫案(一) 四、稽核業務期間:自98年8月1日至99年5月31日止 五、執行方式:實地訪查 六、受查單位:本校會計室、人事室、總務處 七、本計畫查核結果完成稽核報告簽奉校長核准後 提報相關會議 八、本計畫經校長同意後施行
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擬定年度稽核計畫案(一) 七、稽核事項
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擬定年度稽核計畫表(二) 日期 稽核項目 受查單位 備註 99年08月 單位網頁更新維護作業 全校各單位 99年09月 財務事項-決算之編製
會計室 99年12月 營運事項-總務事項-出納管理作業 總務處出納組 100年2月 營運事項-總務事項-財物管理作業 總務處保管組 100年3月 營運事項-產學合作事項 研發室 100年4月 財務事項-不動產之處分、設定負擔、購置或出租 100年6月 財務事項-預算之編列 人事事項-教師資格審查訓練進修研究福利及保險獎金津貼敘薪級待遇 人力資源室 營運事項-資訊處理事項-資訊文件管理作業 電算中心 100年7月 營運事項-教學事項-增減調整科系所學程及招生人數 教務處招生組
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擬定年度稽核計畫表(三) 100學年度稽核作業計畫 採購及付款 編號 項目 受查 單位 稽核人員 8月 9月 10月 11月 12月
次數合計 3.1 請購作業稽核 v 1 3.2 採購作業稽核 3.3 驗收作業稽核 3.4 請款做作業稽核 3.5 付款作業稽核
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擬定年度稽核計畫表(四) 99學年度稽核計畫 編號 稽核頻率 稽核項目 預定稽核期間 受稽單位 稽核人員 備註 100-01 月
現金及票據收入 99/09- 100/05 100-02 年 獎補助款-固定資取得作業程序 100/12/01-12/10 100-03 獎補助款收支作業 100/12/10-15 100-04 採購作業 100/11/10-11/15 100-05
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擬定年度稽核計畫案(五) 一、依據:依本校內部稽核作業辦法辦理 二、目的:旨在檢查及評估各部門之活動 (1)檢查學校財務及運作資訊是否可靠與完整 (2)確保政策、計畫、程序及法令是否有效遵循 (3)保障學校資產安全,並查核學校資源之使用是否經濟有效 (4)調查學校財務及其他相關作業程序是否持續有效運作,適 時提供改進建議,以確保校務營運正常 三、範圍:(1)學校業務及財務作業之稽核 (2)基於風險評估,排定稽核項目之優先順序 (3) 其他有關內部稽核事項 四、稽核業務期間:自99年8月1日至100年5月31日止 五、執行方式:實地訪查 六、受查單位:全校各單位
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結語 制度的建立是推動內部控制的開始 制度的落實是內部控制成功的關鍵 內部控制為學校治理重要一環 內部稽核具前瞻性應積極協助學校進行風控
內部稽核是警鈴而非特定派系之暗樁 擁有嚴謹內部控制與稽核制度必能創造最佳且有競 爭力的學校
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簡報結束 敬請批評指教
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