公文/檔案管理作業流程 簡 報 總務處 文書組 報告人：田至琴 9 7 年3 月7 日 1 1.

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1 公文/檔案管理作業流程 簡 報 總務處 文書組 報告人：田至琴 9 7 年3 月7 日 1 1

2 大 綱 前言 「公文」/「檔案」 本校公文管理系統流程 文書組職掌的相關作業 簽辦處理公文注意事項

3 用詞定義： 從「公文」到「檔案」－－ 公文： 《公文程式條例》第1條：「稱公文者，謂處理公務之文書…」
實質條件：須為處理公務、表達公務意志所製作的文書。 形式條件：須具備公文程式條例所規定的程序與格式。 程式類別：分令﹑呈﹑咨﹑函﹑公告﹑其他公文 6 類. 《文書處理手冊》第15條：「其他公文：其他因辦理公務需要之文書， 如：書函﹑開會通知單﹑電話記錄﹑簽﹑報告﹑箋函﹑聘書﹑證明書﹑ 證書﹑契約﹑提案﹑紀錄﹑節略﹑說帖﹑定型化表單等 16 種。 「文書處理」：文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分下列 步驟：(一)收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞 (二)文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定 (三)文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行 (四)發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、 封發、送達 (五)歸檔處理：依檔案法及相關規定辦理。

4 《檔案法》第7條： 檔案： 《檔案法》第2條： 檔案指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字
或非文字資料(含電子檔﹑光碟﹑微縮片…)及其附件。 《檔案法》第7條： 檔案管理作業包括下列各款事項： 點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護、 其他檔案管理作業及相關(庫房)設施事項。

5 法令規定依據： 「文書處理手冊」 行政院秘書處93.12.1.修正
公文程式條例 制定公布 修正第7條 施行 印信條例 制定公布 修正第5條 檔案法 制定公布 施行 ( 發布 施行細則) 國家機密保護法 制定公布 施行 機關公文電子交換作業辦法 訂定 修正 機關檔案保存年限及銷毀辦法 發布 施行 機密檔案管理辦法 發布 修正 機關檔案點收作業要點 訂頒 修正 ………………………………………………… ……………………………………………等 「文書處理手冊」 行政院秘書處 修正 「文書流程管理手冊」 行政院研考會94.3.編印 「檔案管理作業手冊」 檔案管理局94.12.編印 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ 國立成功大學分層負責明細表 秘書室 國立成功大學校務資訊管理系統－公文系統 計算機與網路中心 國立成功大學公文處理辦法及作業標準 總務處文書組 國立成功大學檔案管理作業標準 總務處文書組

6 本校公文管理系統流程 公文流程 系統控管 線上簽辦

7 國立成功大學公文流程圖 收 承辦人 分 送 發 發 文 ｜ 決行 歸檔 文 書 管 理 單 位 業務承辦單位 總 務 處 文書組
電 子 文 業務承辦單位 總 務 處 文書組 一級業務單位 郵寄文 單位登記桌 分信室 簽收 分送 收 承辦人 點 收 編 號 登 記 分 送 創 稿 簽 辦 會 簽/辦 收文登記表 發 主管 編 號 繕 打 校 印 發 文 存 查 核 稿 會 稿 陳 核 ｜ 判行 發文登記表 決行 歸檔 稽 催 陳 核 送 繕 點 收 整 理 分 類 立 案 編 目 檔案管理

8 公文收發作業流程圖 文書組 總收文登記建檔 1、「受文者」為「國立成功大學」 2、「來文」上有單位名稱、日期、發文字號、速別、密等及主旨等
3、登錄：收文日期、編總收文號、主旨……… 4、判分：鍵入承辦一級單位 （紙本分送各一級承辦單位，不列印「簡簽」 ） 承辦一級單位 (簽收刷條碼分辦) 承辦二級單位 (簽收刷條碼分辦) 承辦人 進入公文系統 續下頁

9 承辦人 本校 公文系統 歸 檔 收文/創稿 簽 擬 創/簽 稿 秘書室 存 查 續上頁 列印簡簽 (紙本) 二級主管 一級主管 陳 核
簽 擬 填入檔號、 保存年限 列印簡簽 (紙本) 本校 公文系統 簽章、註明時間 創/簽 稿 二級主管 會簽／辦 （由內而外、 由下而上） 一級主管 代決 陳 核 秘書室 核稿/代決 存 查 決 行 文書組 發 文 歸 檔

10 電腦化系統管理 一、教育部公文電子交換系統 (教育部委託敦陽公司開發) 二、本校公文管理系統
─文書組收、發校外公文使用 二、本校公文管理系統 現行系統由本校計網中心開發設計，目的在協助文書組與 本校各單位、系所之主管、承辦人(含行政人員及老師)、公文管 理者、公文遞送人員，管理單位內部及本人製作公文、使用資料； 並可方便公文流程追蹤與各類案件之查詢，縮短研考統計與各類 報表製作時間 。 於文書組與其他單位主機系統(公文電子交換系統)連接，進 行電子資料( XML)交換，並配合國家檔案局檔案目錄彙送作業等， 以增進單位間之聯繫，減少人工之重複輸入，並加強行政效能。 ＊本校為推動線上簽核及校務資訊系統整合，己規劃進行 委外設計，近期將全面更新。

11 公文系統推動與使用概況 公文流程－校內文(簽呈)
呈核、會簽、會辦單位 校長室 秘書室 簽收 刷公文條碼 簽收 刷公文條碼 創稿文 簽 創稿單位 計網中心 資料庫 刷公文條碼 (歸檔簽收) ※摘取自計網中心簡報資料

12 公文系統功能與架構(圖型) 秘書室及 本校 公文管理系統 文 書 組 公文交換中心 回溯建 各系所單位主管 檔系統 校 外 公文電子 單
公文資料 本校 公文管理系統 公文電子 交換系統 文 書 組 公文資料 公文資料 電子公文資料 紙本公文資料 系所單位承辦人 簽收人員 校外單位 ※摘取自計網中心簡報資料

13 公文系統推動與使用概況 承辦 單位 呈核、會簽、會辦單位 文書組 校長室秘書室 創稿(函覆)單位 公文流程－校外文(校外來文、對外發文)
貼公文條碼 分文 承辦 單位 刷公文條碼 呈核、會簽、會辦單位 公文交換系統 文書組 刷公文條碼 來文歸檔 校長室秘書室 發文至校外 刷公文條碼 刷公文條碼 發文簽收 創稿、函覆文 創稿(函覆)單位 計網中心SUN資料庫 ※摘取自計網中心簡報資料

14 線上簽辦— 承辦人需登入公文系統簽辦製作公文
公文管理系統安裝下載及操作說明 帳號：職員證證號 密碼：身份證後4碼 公文管理系統異常排除 文書組網站 函稿、書函稿、開會通知單稿、簽呈、調案申請單…函、簽稿範本 -----簡簽、公文來函及附件檔案下載…. --- 校外來文、創稿簽呈、會簽、會辦流程查詢PS：送出後需有簽收，才會有流程 -----校內簽、書函、通知使用 -----校內文使用 ----辦畢歸檔之公文(校外來文及函稿)影像調閱(可調閱35-67年及94年以後) -----更改密碼…

15 文書組職掌的相關作業 文書處理 檔案管理 郵件處理 總收、分文處理 繕、校、印、發文處理 公文(含附件)歸檔
點收、整理、立案、編目、儲存、入庫管理、保存修護、 鑑定、清理(清查、銷毀、移轉、移交)、檢調、應用及 庫房安全管理等

16 文書組負責處理之「公文」和管理之「檔案」：
凡校外來文「受文者」為「國立成功大學」； 或各業務承辦單位(人)擬以「國立成功大學」名義發文 (覆函或創稿)；經依學校行政程序及文書處理作業規定，完成發文或存查之公文書. 檔案 各業務承辦人將「辦畢案件」，依本校「歸檔作業標準」，送交文書組歸檔點收整理後，由檔管人員負責後續整理、立案、編目、保管……等作業者。

17 總收、分文處理 收件人為「國立成功大學」之信件外; 如有限時、 2.電子公文,除例假日，全天24小時開機接收.
工作 要項 總 收 、 分 文 及 資 料 登 錄 統 計 表 報 作業流程 重點說明 1.文書組除每日上午10時及下午2時,至分信室領取 收件人為「國立成功大學」之信件外; 如有限時、 快捷等特急件,接通知即隨時領取處理。 2.電子公文,除例假日，全天24小時開機接收. ※非經郵寄或電傳公文,持送文書組補辦收文掛號 者，需註明送達日期、時間及送件人單位、姓名. 3.各單位如接電話通知至本組取公文,應請即派人前 來領取,以免延誤處理時效。 4.判分-來文內容涉及2個單位以上,以所涉業務較多,或首項業務主辦單位簽收主辦後,再行分辦或協調會辦 。 5.改分-各單位如對收文有疑義,需填寫公文改分申 請單,敘明理由,並經單位一級主管核可後,儘速退回文書組分文人員辦理改分。 ※如已做「簡簽」，需予刪除。 6.附件-如需附件電子檔，可至公文系統/登記桌作業/公文來函及附件檔案下傳作業(doc1251) ※該文需為電子公文方可下載 7.密件-應以密件「專用封套」作傳遞公文之用(文書組有印製) 1. 至「分信室」取信 2. 接收「 電子公文」 點收、拆封、整理 是否需編 總收文號? 否 是 抄錄至「簽收簿」,通知受文單位(個人) 分文編號(條碼) 登錄公文系統 分送或通知 各一級業務單位 陳送主任秘書 及 校長核閱 收文登記表

18 、繕 、校 、 、發 繕、校、印、發文處理 收 件 打 對 用 印 重點說明 1.送繕公文(校函)須經 校長或授權代決單位主管批示
工作 要項 作業流程 重點說明 收 件 、繕 打 、校 對 、 用 印 、發 文 1.送繕公文(校函)須經 校長或授權代決單位主管批示 核發；函稿內容文字經判行後,非經原判核准,不得再 擅加塗改。 2.用印規定: (1)發文(除電子公文外),需依規定蓋校長(或分層負責決行或代理人)之簽名章或條戳. 。 (2)公務用印: 各式證(明)書、契約書、獎懲令、派令、聘函等用印需附 校長(或授權決行或代理人)核准之簽呈或「送印單/簿」,並請預留大小合適的用印空間。 ＊如已奉核准發文之附件、報表等則毋需另填。 (3)個人申請用印: 需附核准用印之「送印單」 (4)畢業證書等影本,加蓋大印,須出示正本。 3. 電子發文規定: (1)受文機關（學校）需有電子交換系統。 (2)主旨須在127字以內,附件15頁內,且附件毋蓋機 關及首長印信者。 (3)附件裝訂成冊或附有如:支票、領據、憑證及物品等,不得用電子發文 ※線上簽擬稿使用字形，務請參照「公文書橫式書寫 數字使用原則」,否則稿轉函時,會出現亂碼. 校長室 秘書室 (授權代決單位) 編日期發文字號 簽章及附件齊全? 退承辦單位補件備齊 登錄 整理寄發 校對 正確？ 用印 紙本郵寄 附件掃瞄 郵局 電子交換 否 繕打 函稿歸檔

19 補充說明 辦稿發文如有「附件」: 1.附件擬隨函稿發文時，應檢點齊全附送2份 (1份隨文發出、1份歸檔用) 。
2.附件有2種以上時，請分別標示『附件1』、『附件2 』 ……。 3.附件如係隨文附送，辦稿時，用『檢送 』、『檢附』等字様。 4.附件如有表格類文件需各主管用印處，承辦人請用「可再貼籤」標示之。 5.附件隨正本發出外，如副本收受機關尚需要附件時，應在「副本」項內之機 關名稱右側註明『含附件 』,並請加繕附件紙本隨文陳核。 6.附件需隨文寄發但未隨稿附送時，請註明『封發時，附件請向承辦人員或 某某洽取』字樣。 7.有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明『文先發，附件另送』。 並與文書組發文承辦人(50530黃先生)聨繋。 ※有緊急公文,請儘量親送；或於稿上加註繕發(或送達) 時限、寄遞方式及連絡人姓名、電話 。

20 檔案管理(歸檔點收)作業 工作 要項 作業流程 重點說明 點 收 、 立 案 編 目 上 架 檢 調 清 理 ︵ 銷 毀 ︶ 庫 房 管
點 收 、 立 案 編 目 上 架 檢 調 清 理 ︵ 銷 毀 ︶ 庫 房 管 1.各單位收發(承辦人員)應將辦畢案件，逐件依序彙齊後， 送文 書組清點、簽收－－ 2.擬歸檔案件以原件為原則，有「附件」而未以原件歸檔者， 應敘明具體理由 ，簽陳權責長官核准. 3.附件屬抽存續辦者，承辦人應於本文 (簡簽)敘明，並於附件 顯著處註記文號，簽奉長官核准；俟其辦畢後，再依規定辦 理附件歸檔。 4.歸檔案件需逐件(含附件)逐頁編寫頁碼： (1)本文編碼前，應依文件產生時間早晚，以早者在下，晚者 在上排序後，再予編號。 (2)編號順序： a.創稿：本文→附件 依序連續為之. b.校外來文：簡簽→本文→附件 依序連續為之. c.簽稿併陳：簽呈→函稿→來文 (如簽、稿、文各有「附 件」，則各附其後)，再各依序連續為之. (3)附件頁碼之編寫，除書籍型式或無法隨文裝訂者(已有頁 碼)外，應併同其本文連續為之。 (4)頁碼應以2B鉛筆編寫於每頁之右下角。 (5)文件為雙面書寫或列印者，應以2頁計算，其背頁碼則於 左下角為之。 業務單位 承辦人 辦畢公文(發文或各單位存查文) 檔案點收 檢查案件 是否正確齊全? 否 是 檔案管理系統簽收 是 是否為 一般文件? 否 機密文件 （專人管理） 是 1整理、分類、立案 2依文件產生日期排序 3編目 1置入檔案卷夾 2背脊卡 3目次表 4立卷

21 補 充 說 明 下列物品不得歸檔： 常見退件原因： 1.現金、有價證券及其他貴重物品 2.司法訴訟有關物證
　　1.現金、有價證券及其他貴重物品 　　2.司法訴訟有關物證 　　3.流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共 安全之物品 　　4.易變質而不適長期保存之物品 常見退件原因： 1.案件或附件不全，或附件未經簽准而抽存者 2.案件未經批准或漏印、漏會、漏發者 3.案件未填註保存年限或分類號者 4.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者 5.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者 6.缺掛號信封

22 簽辦處理公文請注意配合… 線上製作公文（簡簽、函稿） 「檔案分類」及「保存年限」 公文簽稿的「附件」著錄 公文「處理時限」及「逾期稽催」
檔案的借調閱覽(校內單位) 「密件」之處理 ……………

23 線上製作公文 簡簽: 本校為保持校外來文原版之清晰完整，並配合公文電子化線上簽辦，
規定承辦人需先進入公文系統「簽擬」後，再列印出「簡簽」紙本， 加訂在來文之前. 擬會辦單位，如超過 3個以上，或會簽意見可 能較多，則請加列印 「簽稿會核單」

24 「簽擬」：承辦人擬稿編輯文字時，務請依系統畫面指示之「操作」及
「注意事項」之說明操作運用。

25 已奉 校長(或授權代決者)批示核發之簡簽/函稿，承辦人不得再擅加
補 充 說 明 全形、半形字形標準之規定： 一、分項標號： 另列縮格以全形書寫為一、二、三、…，(一)、(二)、(三)……， １、２、３、……，(１)、(２)、（３）……。 二、內文： （一）中文字體及併同於中文中使用之標點符號，應以全形為之。 （二）阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號，應用 半形 簽章署名原則： (一)簽章順序為由左而右，由上而往下簽 (二)簽全名(中文)、蓋職章，並加註簽辦之日期時間（年月日時）。 已奉 校長(或授權代決者)批示核發之簡簽/函稿，承辦人不得再擅加 塗改；如確有修改需要，應用「函稿勘誤申請表」再循原簽程序，將修 改處再陳 核可後，始得送文書組繕發或歸檔。

26 檔案分類及保存年限 分類暨保存年限區分表」 ＜已鍵入公文系統線上簽稿內＞，點選適當之「檔號」 及「保存年限」始列印出「簡簽」
承辦人上線簽擬公文時，務須根據檔案內容之業務性質，參照本校「檔案 分類暨保存年限區分表」 ＜已鍵入公文系統線上簽稿內＞，點選適當之「檔號」 及「保存年限」始列印出「簡簽」 承辦公文『簡簽』系統畫面 函(書函、令)稿製作系統畫面 ★同一內容性質公文，請放同一分類號下、簽稿並陳時 ，分類號要一致。 ★在同一「綱」下選擇適合之分類號，如確無適合者，再往上一層(「類」) 選擇較適合者。

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28 簽、稿的「附件」著錄 1.進入公文系統 3 函稿部份 2 3 2 簡簽部份

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30 公文「處理時限」及「逾期稽催」 2.速件:3日內 3.普通件:6日內 4.限期公文：依來文規定期限 5.專案管制案件：
一、處理時限 1.最速件:1日內 2.速件:3日內 3.普通件:6日內 4.限期公文：依來文規定期限 5.專案管制案件： (需30日以上方可辦結之複雜或特殊性案件，得視需要自行訂定) ※承辦人應隨時注意承辦公文時效，如不克在規定期限內將公文辦妥，請填 寫「展期申請單」，經核准後，將正本送文書組辦理展期手續。 ※來文如需函覆處理，亦應在規定期限前辦理完成，再將辦結之簽、稿一併 歸檔，不宜僅將文先存查歸檔。 二、逾期歸檔之稽催 1.文書組每月25日列印「未送出公文清單」稽催各單位逾期未歸檔公文，並陳 校長核閱。 2.各單位應將「未送出公文清單」，送各承辦人查填後簽章，並經單位主管簽 核後送回文書組。

31 檔案的借調閱覽(校內單位) 1.紙本調閱—68年至93年之檔案 ＊需用「調案單 」－線上申請操作步驟：
檔案的借調閱覽(校內單位) 紙本調閱—68年至93年之檔案 ＊需用「調案單 」－線上申請操作步驟： ※如借調之案件為主管業務時，其「調案單」須經本單位主管核准. 非主管業務時，應先經該單位主管核章後，送會原承辦業務主管 同意，或簽請 校長或權責主管核准。 調案單經簽准後，由調案人送至文書組辦理調案。

32 ２ ３ １

33 2.影像調閱—35年至67年及94年以後檔案 35年至67年 1 94年以後 2 3 4

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35 「密件」之處理 二、各單位應由主管、祕書或指定層級較高之專人負責機密文書 之處理(拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔)；並儘可能
一、承辦業務持有或保管之資訊，依法令或契約有保密義務者， 簽辦相關公文應列為「密件」。 二、各單位應由主管、祕書或指定層級較高之專人負責機密文書 之處理(拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔)；並儘可能 實施隔離作業，減少處理層級及程序。 二、承辦或簽擬公文如屬「密件」，於會簽、陳核時，儘量親自 持送；如不能親送，則應使用封套密封，以藍色公文夾遞送 三、密件歸檔時，要使用「機密檔案專用封套」密封；並詳實 填註：年度、分類號、收發文字號、承辦單位、案件內文 件起迄日期、頁數、件數、附件數、機密等級、解密條件、 保密期限、保存年限；並彌封蓋章(職名章)。

36 國立成功大學機密檔案專用封套 ˇ ˇ件數 總收文號 承辦單位 發(來)文 字號 承辦人 案由(名) 密不錄由 案卷內文件 起迄日期
年度 分類號 根據檔案分類暨保存年限區分表) 國立成功大學機密檔案專用封套 總收文號 ˇ 承辦單位 發(來)文 字號 承辦人 案由(名) 密不錄由 案卷內文件 起迄日期 收文日期至 發文日期 頁數 (公文總頁數) ˇ件數 (每一公文號為一件) 附件數 附件之總頁數 機密等級 □密 □機密 □極機密 □絶對機密 解密條件 □公布時解密 □至某年某月某日解密 □工作完成或會議終了時解密 □附件抽存後解密 □其他(請填註原因)_______________________________________ 保密期限 至 ˇ 年 ˇ 月 ˇ 日(解密) 備註 保存年限 (根據檔案分類暨保存年限區分表)

37 簡報結束 請多指教 謝謝