大型医院体外诊断试剂 信息管理体系建设的实践与思考

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1 大型医院体外诊断试剂 信息管理体系建设的实践与思考
二〇一六年八月

2 项目背景 我们的实践 取得的成效

3 体外诊断试剂管理现状 体外诊断项目 体外诊断试剂 业务科室 涉及量大 涉及面广 全院收费的体外诊断项目（单项）共870个
组成组套项目（医嘱）共1554个 体外诊断试剂 全院体外诊断检验用试剂共2653个品种，2725个品规 涉及量大 涉及面广 业务科室 与体外诊断项目有关的检验业务科室23个 试剂采购与管理科室（药学部试剂采购中心）1个

4 体外诊断试剂管理现状 存在的 主要问题 信息、实物、财务 三流分离 冷链监管缺失 外部供应商 管理失范 消耗、领用失联

5 项目背景 我们的实践 取得的成效

6 体外诊断试剂管理项目 实验室质量控制的要求 医院精细化管理的要求 全面提升临床 实验室管理水平 提高化试 供应效率 降低化试流通 环节成本
逐步建立体外诊断试剂采购、使用、库存管理的信息化与物联网平台 全面提升临床 实验室管理水平 提高化试 供应效率 降低化试流通 环节成本 强化化试 精细化管理

7 项目管理制度创新 供应链服务创新 实物流、信息流、财务流的三流合一 为医院实现服务质量、服务能力、服务技术提升提供了方法和措施。
系统不但满足了医院内部试剂管理的实际需要，还降低了供应商的运营成本，提高了其综合、高效、优质的服务能力。 实物流、信息流、财务流的三流合一 不仅实现了试剂从采购、入库、使用、库存的全生命周期的信息管理和物流管理，同时建立了一套完整的财务核算账目原始数据。通过与财务管理系统的对接，为财务会计核算、成本核算提供了及时准确的业务数据。 项目管理制度创新 通过科学合理地设置项目管理团队，实现项目人力资源、技术资源、设备资源等要素的最优组合。 强化项目过程控制，建立科学的激励、约束和监督机制。

8 体外诊断试剂管理项目 组织结构图 （项目始于2013年1月） 实物流 信息流 财务流

9 信息流 体外诊断试剂管理项目信息化项目建设目标
统一管理 统一审批、统一的采购管理 统一的供应商、统一的采购试剂目录 1 建设供应链平台 通过平台实行电子数据交换 （如采购合同、配送单） 2 加强库存管理 建立库存台账，对全院试剂的实时库存实现可视化 3 4 自动生成采购计划 减少库存积压和库存短缺情况的发生

10 信息流 系统架构、流程及关键要素的实现

11 信息流 体外诊断试剂管理系统 关键管控价值 效率提升价值 1 数据管理 2 3 物流管理 消耗管理 关键应用价值 质量与管理改善

12 信息流 关键管控价值点 1、编码统一管理 2、协议管理规范化 3、订货流程标准化 4、集中验收、库存管理提升 5、试剂消耗与作业量挂钩

13 信息流 编码管理统一化 供应商编码 试剂编码

14 信息流 协议管理规范化 协议品种 协议期限 协议状态

15 信息流 订货流程标准化 科室三级审核 采购中心三级审批

16 信息流 集中验收、库存管理提升 大库集中验收 合同校验 定期盘点 库存实时监控

17 信息流 消耗测算与作业量挂钩 使用该试剂的 项目执行次数 本月领用 实际值 本月差值 累计领用 实际值 累计差值 本月消耗 计算值 累计消耗

18 信息流 效率提升价值点 1、标准化管理提升 2、业务流完整、快捷、准确 3、管理报表的编制提升 4、订货量预测科学性提升

19 信息流 标准化管理提升 相关流程：主数据管理流程 相关部门：试剂采购办公室 1、试剂、供应商的资料信息、价格信息常会发生变动，维护工作量大；
主要问题 提升点 1、试剂、供应商的资料信息、价格信息常会发生变动，维护工作量大； 2、由于未及时维护基础信息，对业务开展产生影响； 3、试剂、供应商编码的不统一导致在跨部门、跨企业之间开展业务时，经常发生错误。 1、将基础资料、供应商协议的数据由系统管理后，信息的查询、变更、归档较原先的手工管理省时省力； 2、在信息系统完成数据维护后，所有需要使用该信息的部门人员都可同步获得最新的数据； 3、统一编码后无论是医院内部的信息沟通还是与供应商之间的信息沟通都可以保持统一，防止差错。

20 信息流 业务流完整、准确、快捷 相关流程：订货流程、配送流程、验收入库流程 相关部门：试剂采购办公室、实验室、供应商
主要问题 提升点 1、订货涉及实验室数量多，每周手工统计并制订采购订单目录工作量巨大，耗时长，容易出错； 2、供应商需到医院取订单； 3、为了检验供应商实际送货与原始订单是否相符，验收人员需花费很长的时间进行比对，容易遗漏； 4、每张购货发票信息需人工登记和汇总，工作量巨大； 5、大库与实验室的货物交接缺乏连续性的信息依据。 1、打通科室请领和订单制定的信息流后，数据的统计、分发通过系统来完成，并保证数据完全准确； 2、订单生成后立即通过供应链平台发给供应商； 3、验收工作开始前，系统会自动校验配送信息和订单是否相符，对不符合要求的到货不允许验收； 4、随货同行的票据信息通过供应链平台已提前传送到系统，收货人员只需在系统中将其调出审阅即可； 5、实验室收货是以大库实际发出货物的信息为准，保证了信息的一致性。

21 信息流 1、系统自动出具各业务节点产生的流程单据，单据格式一致； 1、业务单据格式不统一，单据内容需人工填报；
管理报表编制的提升 报表类型：流程单据、统计报表 相关部门：试剂采购办公室、财务、实验室、供应商 主要问题 提升点 1、业务单据格式不统一，单据内容需人工填报； 2、各类报表需要耗费大量的人工工作量进行统计、核查。 1、系统自动出具各业务节点产生的流程单据，单据格式一致； 2、系统自动完成各类业务数据的统计汇总，并根据各类用户的业务需求，出具不同样式的统计报表。

22 信息流 1、试剂采购部门可以实时了解全院各部门的实时库存情况； 1、试剂采购部门无法了解各实验室的实时库存信息； 订货量预测科学性提升
相关流程：科室请领、采购订货 相关部门：试剂采购办公室、实验室 主要问题 提升点 1、试剂采购部门无法了解各实验室的实时库存信息； 2、各实验室由于对自身订货的需求量缺乏具体的数据依据，只能依靠经验判断； 3、上述两点会使得因订货量不精确导致中途缺货或库存偏大。 1、试剂采购部门可以实时了解全院各部门的实时库存情况； 2、系统提供了历史日均消耗量、上期订货量、当前库存量等数据供订货人员参考； 3、对于超过实验室订货量预警阀值的订货行为，试剂采购部门订货时会收到系统的提醒。

23 信息流 质量管理改善 1、业务流程明确清晰 2、业务全过程的追踪

24 信息流 业务流程明确清晰

25 信息流 业务全过程追踪——订货跟踪 订货 配送 验收

26 信息流 业务全过程追踪——库存跟踪 有多少 什么物品 在哪里 有多少 在哪里

27 信息流 业务全过程追踪——消耗跟踪 什么时候 实际使用 多少量 实际使用 成本 什么试剂 应该消耗 多少量 用于什么 项目

28 实物流 物流管理建设内容 管理架构和物流流程 科室申购管理 集中采购管理 配送管理 验收入库管理 试剂领用管理 库存盘点管理

29 中间件(Web Service/RFID/标签打印)
实物流 试剂管理系统整体架构 外网应用 院内固定点应用 RFID移动应用 供应商 试剂采购中心 试剂仓库 系统前端应用 手持 RFID读取器 实验室 广域网(WAN) 无线局域网(WLAN) 网络传输平台 医院内部局域网(LAN) 中间件(Web Service/RFID/标签打印) 数据交换平台 HIS SCM RMS FMS 应用系统 29

30 实物流 RFID信息架构 RMS 应用系统 中间件 RFID硬件 RFID手持式阅读器 RFID固定式阅读器 RFID 超高频 无源标签
试剂管理系统 实现具体的业务功能 中间件 RFID中间件实现对阅读器的管理和控制，获取阅读器的数据过滤处理后提供给应用系统，同时接受应用系统的调用，向阅读器传送指令 阅读器 协调控制 数据过滤 与处理 进程管理 数据输出 路由匹配 RFID硬件 阅读器及电子标签按照标准接口协议实现电子标签的读写，通过硬件厂家提供的驱动接口，将数据提供给RFID中间件 RFID手持式阅读器 RFID固定式阅读器 RFID 超高频 无源标签 RFID 标签条码打印机 30

31 实物流 RFID技术特点 数据存储 比条码标签容量大、数据可随时更新、可读可写 读写速度
速度快、非接触、无方向性要求、可多目标识别、运动识别 使用方便 可远距离读写、体积小，易封装，可以嵌入产品内 数据安全 专用芯片、序列号唯一，访问加密 物理特性 无机械故障、寿命长、抗恶劣环境 31

32 实物流 RFID物流应用框架 32

33 实物流 功能应用设计 物流门禁系统 一体化冷链运输RFID周转箱 温度监控系统(供应商可选) 标签管理系统
报警指示灯 液晶显示屏 验收入库管理程序 温度监控系统(供应商可选) 车载温度RFID标签读取器 车载GPRS数据发射器 温度监控管理程序 标签管理系统 外箱标签管理 试剂盒标签管理 温度标签管理 一体化冷链运输RFID周转箱 功能应用设计 RFID温度标签和读写器(含GPRS) 33

34 实物流 基于RFID的院内冷链物流 ●保温周转箱可提供1～4小时低温环境 ●含GPRS模块，温湿度信息实时上传
●周转箱非法开启或温湿度值超过预设，实时报警 ●点到点跟踪，1小时未送达报警 ●管控化学试剂，双人双卡开锁 集中授权、集中监控 34

35 实物流 科室请领管理 详细流程记录 请领流程

36 实物流 集中采购管理 三级管控 订单执行进度 申购来源

37 实物流 配送管理 订单详情 录入配送信息：数量、批号 效期、生产日期、发票号

38 实物流 配送管理 按实验室打印送货单 按实验室粒度开票 一张发票对一份送货单

39 实物流 配送管理 缺货提醒 供应商承诺到货时间 自动产生缺货单 签字栏

40 实物流 验收入库管理 价格校验 扫描送货单条码 调出收货信息 数量校验

41 实物流 验收入库管理

42 实物流 试剂领用管理 扫描试剂盒标签条码 自动登记 领用审核

43 实物流 库存盘点管理 全院各科室实时库存 单一品种的 存储地点、货位、数量 色标提醒近效期、过效期 黄色：近效期 红色：过效期

44 实物流 库存盘点管理 盘点流程 如有盘点差异 会体现在这里 盘点结束后 的金额账 签字栏

45 财务流 凭证 管理 会计核算 报表管理 发票 管理 财务管理 建设内容

46 财务流 发票管理 按发票号审核 采购协议价 与发票价格校验 按末级核算单元 开具发票 总额一致方能通过

47 财务流 凭证管理 按财务月和 供应商出具凭证 每张发票明细 入库总金额 按财务月和末级 核算单元出具凭证 出库总金额

48 财务流 报表管理 按财务月汇总 按不同院区类别统计 账目平衡

49 财务流 报表管理 按财务月汇总 按院区和末级 核算单元统计

50 项目背景 我们的实践 取得的成效

51 整体成效 冷链监管 三流合一 领供一致 体外诊断试剂管理项目取得成效 建立了完善的供应链平台 实现了信息流、实物流、财务流的有机统一
切实实现了冷链运输，解决了化学试剂运输“最后一公里”的难题 领供一致，帐物相符。节约资源、减少库存、提高效益 整体成效 冷链监管 三流合一 领供一致

52 有注册证试剂比率 % 供应商资质齐全比率 % 供应商配送准确率 % 供应商发票准确率 % 供应商订单交付时间 天 集采科室 个 集采品种数 个 采购退货率 库存品种准确率 % 库存金额准确率 %

53 信息系统总体评价 数据管理：基础数据和信息实行集中管理，高度共享，保证了医院基础数据的唯一性、共享性、准确性，保障了业务系统的持续正常运转。
1 数据管理：基础数据和信息实行集中管理，高度共享，保证了医院基础数据的唯一性、共享性、准确性，保障了业务系统的持续正常运转。 2 信息系统总体评价 流程管理：实现流程信息化，系统成功实现了订货计划、采购订单、供应配送、验收入库、领用出库、财务核算的完整业务过程，把各业务流程之间有机集成地连接起来，促使流程所涉及各岗位的工作更加规范高效。 业务管理：运用完整的企业资源计划及供应链管理，全院进行统一采购、统一配送、统一验收、统一核算的管理，各部门协调运作、跟踪，达到了整体的最优，最大程度上保证了临床检验试剂的交货和使用，提高客户满意度。 3

54 1 数据应用：在已建成的业务作业系统的基础上通过对基础信息和业务数据的整理、挖掘和展现，可以建立起一套实时、动态的指标分析管控系统，为流程优化、管控优化提供数据依据 2 系统建设规划 管理精细化：基于指标分析管控系统提供的数据，将管理要求与业务流程进一步融合，加强系统智能管控，提高自动化业务的应用水平。 新技术应用：运用物联网相关技术进一步提高在试剂物流管理过程中的质量控制和运作效率。运用移动互联技术使信息的传递更迅捷、展现更美观、体验更友好。 3

55 Thank you! 55